Presentation on ICT usage in the Greek Context given at CeDEM conference 2017 in Krems

1. Towards Open Justice: ICT acceptance in the Greek
justice system
The case of the Integrated Civil and Criminal Court Case Management System for
Penal and Civil Procedures (OSDDY/PP)
Athanasios Deligiannis | Harokopio University Athens | Department
of Informatics
Open Government Partnership
Independent Reporting Mechanism for Greece
Prof. Dimosthenis Anagnostopoulos | Harokopio University Athens
Department of Informatics

2. Greece: first steps towards open justice
2009
PM’s Office eGov
& OpenGov Team
Cl@rity Programme
diavgeia.gov.gr
All decisions but
not Ministry of Justice

3. Greece: first steps towards open justice
OGP First and Second Action Plan: Open by Default policy (Law 4305/2014)
OGP Third Action Plan - First commitments on Justice
1. Completion of Integrated Judicial Case Management System for Civil
and Criminal Justice (IJCMS - OSDDY/PP) - Justice Statistics
2. Case-law database of anonymized Administrative Court decisions
www.adjustice.gr
3. Legal database of Court Of Audit with anonymized content
www.elsyn.gr
4. Implementation of ICT for Digital Recording, Storage and Retrieval of
Court Proceedings.

4. Ministry of Justice: ICT before IJCMS (OSDDY/PP)
Few ICT systems
No integration
No data policies
Antiquated workflows
No digital archives / decisions

5. Source: Deligiannis & Priftis, 2012 - PM’s Office Open Government Team
Thessaloniki Appellate Court Archives

6. Source: Deligiannis & Priftis, 2012 - PM’s Office Open Government Team

7. 100 years

8. EU Justice Scoreboard 2015
Electronic communication between courts & citizens (EU)
Digital Case Management Systems (EU)Greek Justice ICT
& EU countries

9. Type of ICT use in the
Greek Ministry of Justice

10. Civil and administrative court case completion time (days)

11. Greek Justice: Basic facts & figures
Number of Judges:
Greece: 35 / 100,000 inhabitants
EU : 18.9 / 100,000 inhabitants
Total Greece: 2827 | 2010-2013 increase 19.6%
Lawyers:
Greece: 381.3 / 100,000 inhabitants
EU: 105,7 / 100,000 inhabitants
Total Greece: 42,177 lawyers
Court Clerks: 5376
Volumes: Appellate Penal Court of Thessaloniki - 10,000/year
Backlog: Appellate Civil Court of Athens - 35,000 cases
All Courts of First instance in Athens - 242,000 cases
Source: Greek Ministry of Justice, EU Justice Scoreboard 2015

12. Main IJCMS interface

13. Main IJCMS (OSDDY/PP) functional modules
● management of court cases and workflows
● electronic receipt of court documents
● electronic receipt of requests and sending of replies
● preparation, version control and distribution of documents
● electronic docket publishing
● monitoring of case progress
● record keeping and issuing of certificates
● remote access to authorized users
Offers compatibility with international standards:
The European case-law identifier - ECLI, The European Legislation Identifier - ELI, e-APP, e-
CODEX.

14. Aim of research
Investigate the acceptance, degree of usefulness, ease of
use and user intent to work with the new IJCMS system
among judges and clerks as well as basic ICT usage
patterns.

15. Method
Research Tools
The sample of the study completed a
questionnaire (TAM model) tο examine:
Demographics + basic ICT usage
Perceived Ease of Use & Usefulness
of IJCMS
Intention of using IJCMS
Positives and negatives of IJCMS use
Sample
101 judges and clerks
51 judges (63% female and 37% male)
46 court officials (55,6% female and
44,4% male)

16. Results - Demographics:
Clerks
Computer Use
word processing: 100%
web browsing: 82.2%
email: 75.6%
Age
Education
Secondary
Technical Uni.
University
Masters
PhD

17. Results - Demographics:
Judges
Computer Use
word processing: 98.2%
accessing legal databases: 94.5%
email: 81.8%
browsing internet: 82.2%
Age
Education
● Masters
Age

18. Mean scores, standard deviations, internal consistency indicators
Correlation coefficients between TAM questionnaire factors
Results - Psychometric characteristics and correlations among
TAM variables

19. Results - Intention of using the IJCMS
61.5% of judges & 41.9% of clerks
intend to use the new system
Judges
Yes
No
Maybe
Clerks

20. Results - t-test and regression
There were no statistically significant differences between judges and court officials
for use intention (t=.1, p=.91), Perceived Usefulness (t=.74, p=.39) and Perceived Ease
of Use (t=.002, p=.96).
Perceived Usefulness (b=.50, p<.01) and Perceived Ease of Use (b=.33, p<.01) of
OSDDY/PP system significantly predicted the intention of the judges and court officials
to use the new system (R2=.63, F(2-85)=70.27, p<.01).

21. Results - Using the IJCMS: Judges
Positives ranked:
1. Easier access to case law
2. Increased speed in drafting and better quality of decisions
3. Improved decision and data archiving
Risks ranked:
1. Privacy violations
2. Data loss
3. Manipulation of decisions by selective presentation of case law

22. Positives ranked:
1. Digital case files
2. Data re-use
3. Better quality of service to the public
Risks ranked:
1. Data loss
2. Privacy violations
3. Increased workload & job losses in the future
Results - Using the IJCMS: Clerks

23. Discussion
High level of basic ICT usage by clerks and judges
Both groups perceive significant positives for court ICT use and realize
transparency and openness effect.
BUT: Relatively low intention of using IJCMS especially by clerks despite
compulsory nature of the system due to perceived low ease of use and
usefulness.

24. ICT design
&
implementation
failures
The case of the Integrated Civil and Criminal Court Case
Management System for Penal and Civil Procedures
(OSDDY/PP)
Positive towards open
data & open government
Political will
Resources to build ICT
systems
Low user acceptance
ICT
underused / sidelined

25. Recommendations
Meaningfully engage system users at earliest design stage to improve
ease of use / usefulness
Use improved requirements elicitation techniques
Agile development models
Chance to improve workflows not simply digitize existing ones
Rethinking concept of documents
User training & feedback
Avoiding parallel workflows

26. Towards Open Justice: ICT acceptance in the Greek
justice system
The case of the Integrated Civil and Criminal Court Case Management System for
Penal and Civil Procedures (OSDDY/PP)
Athanasios Deligiannis | Harokopio University Athens
OGP Independent Reporting Mechanism for Greece
Prof. Dimosthenis Anagnostopoulos | Harokopio University Athens

28. Συστήματα ΤΠΕ του Υπουργείου Δικαιοσύνης
Υπάρχοντα:
Εθνικό Ποινικό Μητρώο
Ηλεκτρονική κατάθεση και παρακολούθηση δικογράφου - Online
εξυπηρέτηση δικηγόρων, δικαστών, πολιτών (πιλοτικό)
Ψηφιακή Καταγραφή Πρακτικών Συνεδριάσεων (προς επέκταση)
Σε ανάπτυξη:
Ολοκληρωμένο Σύστημα Διαχείρισης Δικαστικών Υποθέσεων (ΟΣΔΔΥ –
Ποινικών, Πολιτικών, Διοικητικών Υποθέσεων)

29. Θεωρητικό υπόβαθρο: Μοντέλο Αποδοχής της
Τεχνολογίας (ΤΑΜ) (Davis 1989, Bagozzi, Davis & Warshaw 1992)
Προσεγγίζει με ποιον τρόπο οι χρήστες αποδέχονται και χρησιμοποιούν
συγκεκριμένες τεχνολογίες.
Το TAM είναι το πιο δημοφιλές μοντέλο αποδοχής και χρήσης
τεχνολογίας (Venkatesh, 2000).
Το μοντέλο προτείνει πως όταν οι χρήστες έρχονται σε επαφή με μια
νέα τεχνολογία συγκεκριμένοι παράγοντες επηρεάζουν την απόφαση
για το πως και πότε θα το χρησιμοποιήσουν: Αντιλαμβανόμενη Ευκολία
Χρήσης & Αντιλαμβανόμενη Χρησιμότητα
Ερωτηματολόγιο & παράγοντες έχουν ελεγχθεί με θετικά
αποτελέσματα για: συνοχή, εγκυρότητα, αξιοπιστία κλιμάκων (Adams,
1992) και προβλεπτική εγκυρότητα για πρόθεση χρήσης και διάθεση

30. Γενικά ερευνητικά ερωτήματα
Τα προς διερεύνηση ερωτήματα αφορούν:
Την αποτύπωση και καταγραφή, του βαθμού εξοικείωσης με
εφαρμογές Η/Υ, την ευκολία χρήσης τους, καθώς και η
χρησιμότητά τους, κατά την άσκηση των καθηκόντων τους.
Την καταγραφή του βαθμού αποδοχής των επικείμενων εφαρμογών
των συστημάτων ΤΠΕ του Υπουργείου Δικαιοσύνης.
Την αντιλαμβανόμενη ευκολία χρήσης των επικείμενων εφαρμογών
των συστημάτων ΤΠΕ του Υπουργείου Δικαιοσύνης.
Το βαθμό πρόθεσης για χρήση των συστημάτων ΤΠΕ του Υπουργείου
Δικαιοσύνης.

31. Αποτελέσματα | Δημογραφικά στοιχεία
Δικαστές
Υπάλληλοι

32. Αποτελέσματα | Υπόθεση 1η
Πρώτη ερευνητική υπόθεση: Διαφορές σε ωφέλεια, ευκολία χρήσης και ευκολία εκμάθησης
βάσει της εργασιακής κατηγορίας, της ηλικίας και του επιπέδου εκπαίδευσης
α) t-test για ανεξάρτητα δείγματα ανάμεσα στους δικαστικούς λειτουργούς και
δικαστικούς υπάλληλους: δεν παρουσιάστηκαν στατιστικά σημαντικές διαφορές τόσο στον
παράγοντα Ωφέλεια Χρήσης (t=2.44, p=.12), όσο τον παράγοντα Ευκολία Χρήσης (t=.30,
p=.58) και τον παράγοντα Ευκολία Εκμάθησης (t=.21, p=.65).
β) ανάλυση διακύμανσης (ΑΝΟVA) ανάμεσα στις ηλικιακές κατηγορίες: υπήρχαν
στατιστικά σημαντικές διαφορές μεταξύ ηλικιακών κατηγοριών σε όλους τους παράγοντες
του ερωτηματολογίου. Συγκεκριμένα, τα άτομα άνω των 65 ετών φαίνεται να έχουν
στατιστικά σημαντικά χαμηλότερες τιμές από όλες τις άλλες ηλικιακές ομάδες στην Ωφέλεια
Χρήσης (F(4-96)=9.22, p<.01), την Ευκολία Χρήσης (F(4-94)=4.05, p<.01) και την Ευκολία
Εκμάθησης (F(4-94)=6.43, p<.01).
γ) ανάλυση διακύμανσης (ΑΝΟVA) ανάμεσα στα επίπεδα εκπαίδευσης για την κάθε
ανεξάρτητη μεταβλητή: δεν παρουσιάστηκαν στατιστικά σημαντικές διαφορές σε κανέναν από
τους παράγοντες του ερωτηματολογίου (Ωφέλεια Χρήσης: F(4-96)=1.29, p=.28, Ευκολία
Χρήσης: F(4-94)=.10, p=.98, Ευκολία Εκμάθησης:F(4-94)=.61, p=.66).

33. Αποτελέσματα | Υπόθεση 2η
Δεύτερη ερευνητική υπόθεση: Διαφορές στην πρόθεση χρήσης, την
αντιλαμβανόμενη ευκολία χρήσης και την αντιλαμβανόμενη
χρησιμότητα του ΟΣΔΔΥ βάσει της εργασιακής κατηγορίας
Ανάλυση t-test για ανεξάρτητα δείγματα ανάμεσα στους δικαστικούς
λειτουργούς και δικαστικούς υπάλληλους: δεν παρουσιάστηκαν στατιστικά
σημαντικές διαφορές τόσο στον παράγοντα Πρόθεση Χρήσης (t=.1, p=.91),
όσο τον παράγοντα Αντιλαμβανόμενη Χρησιμότητα (t=.74, p=.39) και τον
παράγοντα Αντιλαμβανόμενη Ευκολία χρήσης (t=.002, p=.96).

34. Αποτελέσματα | Υπόθεση 3η
Τρίτη ερευνητική υπόθεση: Πρόβλεψη της πρόθεσης χρήσης των
μελλοντικών συστημάτων ΤΠΕ του Υπουργείου Δικαιοσύνης από την
αντιλαμβανόμενη ευκολία χρήσης και την αντιλαμβανόμενη
χρησιμότητα του ΟΣΔΔΥ
Ανάλυση παλινδρόμησης: η Αντιλαμβανόμενη Χρησιμότητα (b=.50,
p<.01) και η Αντιλαμβανόμενη Ευκολία Xρήσης (b=.33, p<.01) των
συστημάτων ΤΠΕ προέβλεψαν σημαντικά την πρόθεση των δικαστικών
λειτουργών και υπαλλήλων να χρησιμοποιήσουν τα νέα συστήματα ΤΠΕ
(R2=.63, F(2-85)=70.27, p<.01)

35. Πιθανές Μελλοντικές έρευνες
Μετά από ένα εύλογο διάστημα λειτουργίας του Ολοκληρωμένου
Συστήματος Διαχείρισης Δικαστικών Υποθέσεων (ΟΣΔΔΥ) θα
μπορούσε να μετρηθεί διαχρονικά ο βαθμός χρήσης του
συστήματος όπως και ο βαθμός ικανοποίησης των χρηστών.
Υπόλοιπα υπό ένταξη συστήματα, σε άλλες υπηρεσίες (π.χ.
Εισαγγελίες και Καταστήματα Κράτησης) όπως και γεωγραφικές
περιοχές.
Ο βαθμός εξοικείωσης των δικαστικών λειτουργών στην αρχή της
καριέρας τους κατά την εισαγωγή τους στη Σχολή Δικαστικών
Λειτουργών.

36. Results - Demographics
● 68.9% of court officials of the sample are between 35 and 54 years of age
● 67.3% of the judges of the sample are between 45 and 64 years.
● 42% of court officials of the sample have university education with 22.2%
having a post graduate degree
● All judges are university graduates and have studied at the National School
of Judges
● Court officials use computers for word processing (100%), web browsing
(82.2%) and sending email (75.6%)
● Judges use computers for word processing (98.2%), access to legal
databases (94.5%), sending email (81.8%) and surfing the Internet (82.2%)

37. Discussion: Reasons for acceptance
1.Availability of digital case files
2.Data reuse
3.Better and faster decision drafting
4.Improved archiving

38. Discussion: Risks
1.Delivered system increases workload
2.Delivered system does not correspond to current
workflows
3.Possibility of data / private information leaks
4.Possibility of manipulation of judges through selective
presentation of case law