Sistem ini bertujuan untuk mengotomatisasi proses pendaftaran santri baru secara online untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya. Lingkup proyek ini meliputi pengembangan perangkat lunak untuk mendukung pendaftaran calon santri, verifikasi berkas, rekomendasi pengasuh, dan pembagian kamar secara digital.

1. PROBLEM STATEMENT
Nama Proyek : Sistem Informasi Pendaftaran Santri Baru
Nama Manajer Proyek : M. Ainul Yaqin, S.Si, M.Kom
Dibuat oleh : M. Harris Syafa’at, cS.Kom
Tanggal dibuat : 05-06-2011
Versi : 1.0
1. Deskripsi proyek
Sistem informasi pendaftaran santri baru ini adalah sistem informasi yang digunakan
untuk mendaftar calon santri baru di pondok pesantren. Dengan sistem informasi ini
calon santri dapat mendaftarkan diri secara on-line di manapun dia berada melalui
internet. Pendafataran ini dapat dilakukan melalui situs pendaftaran santri baru
pondok pesantren yaitu : http://sabar.ibrahimy.org, kemudian calon santri
mengisikan data pribadinya dan meng-upload berkas-berkas yang harus disertakan
dalam proses pendaftaran tersebut, sehingga proses pendaftaran di pondok
pesantren bisa lebih cepat.
Proyek pengembangan sistem informasi pendaftaran santri baru ini dikehendaki oleh
Pondok Pesantren.
Proyek ini harus mulai dikerjakan pada tanggal 5 Juni 2011 yaitu setelah peluncuran
proyek, dan harus selesai paling lambat pada tanggal 1 April 2012 yaitu sebelum
dibukanya pendaftaran santri baru periode 2012.
Proyek pengembangan sistem informasi ini dikerjakan oleh tim A SPM (Software
Project Management) di Laboratorium Enterprise Engineering.
Proyek ini dikerjakan dengan menggunakan metode RAD (Rapid Application
Development), mulai dari tahap perencanaan hingga implementasi.
2. Keadaan current system
Sistem pendaftaran santri baru yang digunakan saat ini belum terotomasi, sehingga
banyak biaya yang harus ditanggung oleh pesantren untuk proses pendaftaran santri
baru ini.
• Proses penjadwalan sowan ke pengasuh
Sistem saat ini tidak melakukan penjadwalan untuk sowan ke pengasuh, jadi
calon santri yang datang untuk mendaftarkan diri tidak tahu tentang keberadaan
pengasuh saat itu, jika pengasuh ada maka proses rekomendasi dapat dilakukan,
tetapi jika pengasuh sedang tidak berada di tempat maka calon santri harus
menunggu hingga pengasuh berada di tempat. Selain itu dari sisi pengasuh,
pengasuh tidak dapat mengetahui berapa orang tamu yang harus diterima pada
hari itu.
• Proses pengisian formulir
Pada sistem yang ada saat ini pengisian formulir pendaftaran masih dilakukan
secara manual, yaitu calon santri mendapatkan blanko lembar formulir untuk diisi.
Dalam proses ini jika diasumsikan biaya penggandaan formulir per lembar adalah
Rp. 100,- maka biaya untuk 100 orang pendaftar adalah Rp. 10.000,- demikian
berlaku untuk kelipatannya. Kemudian data tersebut masih harus direkap oleh
petugas pendaftaran dalam bentuk MS-Excel, sehingga di sini ada duplikasi kerja.
• Proses pelengkapan berkas-berkas
Pada sistem yang ada saat ini pelengkapan berkas-berkas dilakukan dengan
mengumpulkan fotocopy berkas-berkas tersebut sehingga menimbulkan

2. tumpukan berkas yang tidak sedikit, jika diasumsikan untuk pengadaan berkas-
berkas tersebut per orang Rp. 1000,- maka biaya untuk 100 orang adalah Rp.
100.000,- demikian berlaku kelipatannya. Belum lagi jika diperhatikan efisiensi
waktu untuk melengkapi berkas tersebut.
• Proses rekomendasi pengasuh
Pada sistem yang ada saat ini proses rekomendasi pengasuh dilakukan melalui
surat rekomendasi dari pengasuh yang ditujukan kepada panitia yang
menyatakan bahwa calon santri tersebut dapat diterima di pesantren. Biaya
administrasi untuk proses rekomendasi jika diasumsikan per orang Rp. 500,-
maka biaya untuk 100 orang adalah Rp. 50.000,- demikian berlaku kelipatannya.
• Proses pembagian kamar
Pada sistem yang ada saat ini proses pembagian kamar didahului dengan
melakukan pengecekan jumlah penghuni pada setiap kamar yang dilakukan pada
setiap akhir tahun ajaran. Proses ini memerlukan sedikitnya 10 orang petugas
yang dikerjakan dalam waktu sedikitnya 3 hari pada jam kerja.
3. Lingkup proyek
Berdasarkan keadaan current system tersebut di atas, maka lingkup kegiatan yang
akan dikerjakan dalam proyek ini adalah :
• Tahap perencanaan
• Tahap analisis
• Tahap desain
• Tahap konstruksi
• Tahap uji coba
• Tahap implementasi
• Sedangkan tahap operasional dan pemeliharaan dilakukan oleh tim IT dari pondok
pesantren.
Lingkup data yang dikerjakan adalah :
• Data calon santri
• Data kamar dan asrama
• Data lembaga pendidikan
Lingkup proses yang dikerjakan adalah :
• Penentuan tahun akademik
• Penjadwalan sowan kepada pengasuh
• Pendaftaran santri baru secara on-line
• Verifikasi berkas
• Rekomendasi pengasuh
• Pembagian kamar
Lingkup komunikasi yang dikerjakan adalah :
• Administrator berwenang untuk melakukan penentuan tahun akademik,
manajemen user dan manajemen modul
• Calon santri dapat mendaftarkan diri, kemudian mendapatkan username dan
password, melihat jadwal sowan pada pengasuh.
• Petugas pendaftaran santri baru berwenang untuk melakukan verifikasi berkas
dan membagi kamar
• Pengasuh berwenang untuk menentukan kuota tamu yang akan ditemuinya,
memberikan rekomendasi, dan melihat berbagai macam laporan.