社内で勉強会用にまとめた内容から抜粋しました。ToDo管理についての概略をまとめています。 ブログ関連記事 http://74th.net/?p=3353

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勉強会004
ToDo管理
※社内用に作成した資料を抜粋しています
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今日のコンテンツ
ToDo管理の二大潮流
フランクリン・プランニング・システム
GettingThingsDone（GTD）
プロジェクト管理手法 PMBOK
（Project Management Body of Knowledge）
手帳の活用
ToDo管理のwebサービス
ToDo管理Hacks
新保のToDo管理フロー
まとめ
参考図書リスト
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一番大事なことは「タスクを片付ける」こと
• ルールに縛られない。
「ルールを守ること」が目的化してはいけない。
• ツールを選ばない。手帳でもよし、PCでもよし。
A4の紙と鉛筆だけでタスクを片付ける人もいる。
• 一つの手法に限らない
「いいとこどり」でオッケー。ただし、一つの手法をある程度極める方が、シ
ステムのいいところ、悪いところが見えてくる。
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■ToDo管理の二大潮流
上からブレイクダウンして考える
「フランクリン・プランニング・システム」
• スティーブン・R・コヴィー『7つの習慣』(1989)
ビジネス書の古典。
• 手帳「フランクリンプランナー」
下から片付けていくボトムアップ手法の旗手
「GettingThingsDone（GTD）」
• デビッド・アレン『 GettingThingsDone（仕事を成し遂げる技術）』(2002)
近年の大流行。ストレスなくやるべきことを片付ける、ことを主眼に。
• Webサービスと親和性高い
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フランクリン・プランニング・システム
• 「価値観の明確化」「目標の設定」「週間計画」
「日々の計画」といったSTEPで
自分の行動を管理する。
• ゴールからの逆算俯瞰思考。
ブレイクダウンしていく。
• 人生の目標を決める（ミッション・ステートメント）
＞今月の目標を決める
＞今週の目標を決める
＞今日やることを決める
• 優先順位を決める。緊急度×重要度（2014-12-19(金)既出）
今日では非常に一般的。スリーエスの目標システム、ISO9001の思想に近い。
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手帳の活用（代表例）
フランクリン・プランナー
• システム手帳。独自判型（バイブルでもA5でもない）で儲け上手なところがムカつく…
• ミッションステートメントなど、フランクリン・プランニング用のリフィル
Moleskin（モレスキン）
• ノートのメーカー。手帳も多数。高級感がある。
ほぼ日手帳（糸井重里）
• Loftを中心に購入可能。1日１ページ。雑学ネタなど多し。
ジブン手帳
• TVチャンピオン第二回文具通選手権の準優勝者、大手広告代理店のクリエー
ター佐久間英彰デザイン。「今年の夢」「お金の計画」「人生でやりたい
100のリスト」などユニークなレイアウトが多い。
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手帳の活用（ページの構成、フォーマット）
• 見開き1週間レフト式
• 1日1ページ
Moleskinには分冊ものもあり。
• バーティカル（Googleカレンダー的）
• ジャバラ式（超整理手帳、Moleskin）
1月始まり、4月始まり、 9月始まりなどさまざま。
Loft、ハンズの文具売り場などで見てみよう！
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GettingThingsDone(GTD)
• ストレスなくやるべきことを片付ける、という思想。
• 「整理」と「アクション」を分ける
• 「今ここですぐにできること」をリスト化してそれ
に集中する。「考えないでやれる」リスト
• 頭の中の気になることを2時間かけてすべて書き出
す（収集）←これだけでスッキリする！
• 書き出したことを分類する（週次レビュー）
「NextAction（次にやること）」
「Project（複数のAction）」
「Calendar（カレンダー）」
「Someday（いつかやる）」
「Deligated（依頼）」
• 2分以内に終わることはすぐやる（2分ルール）
＝整理にかける時間がもったいない。
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GettingThingsDone(GTD)
• プロジェクトは「NextAction」を一つ明確にする。
• コンテキストを明確にする
そのToDoを実行できる環境・条件
＠PC、＠自宅、＠外出、＠iPhoneなど。
• 所要時間を見積もる。
5分空き時間がある時にできること。
• コンテキストに合致する「NextAction」を淡々と
処理。何も考えず処理（ストレスフリー）。
※目標との整合・優先順位付を重視しない
• 週次レビューで毎週更新。←ここ重要
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■ToDo管理のwebサービス
• スマートフォンと合わせて使う。
期限をGoogleカレンダーに表示させる、等。
• 検索機能を使いこなす。「今週期限が来るもの（緊急）」「重要だけど緊急
じゃないもの」等。
「会社で15分以内に実行できる緊急のToDo」といった表示も可能。
以下、主要なサービス紹介
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RememberTheMilk
• ToDo管理サービスの火
付け役。シンプルかつ
奥が深い。
• 親しみやすいインター
フェイス
• 検索が柔軟
• 利用している人が多い
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↑ボブ・ザ・モンキーとRTMチーム

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Wunderlist
• 最近人気。無料でも高機能。
• わかりやすい。
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Toodledo
• 老舗。Excel的なToDo管理データベース。
• タスクの所要時間を自動計算したり、重要度を自動算出して提示する機能も。
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GQueues
• Googleカレンダーとの連携が強力（有料）。作業時間を管理しやすい。
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Todoist
• 最近人気急上昇。
• iPhoneアプリが快適との噂。
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PMBOK（Project Management Body of Knowledge）
• PMBOK（ピンボック）
• プロジェクトマネジメント協会(PMI)による包括的国際基準。
• プロジェクトを任された時に、何をすべきか
1. プロジェクトの立上げプロセス群
どんなことをやるのか、どこまでやるのか、利害関係者は誰かを明確にする。
DR0みたいな。
2. プロジェクトの計画プロセス群
範囲を定義し、作業を明確化し、コストを見積もる。コミュニケーション計画
3. プロジェクトの実行プロセス群
4. プロジェクトの監視・コントロール・プロセス群
5. プロジェクトの終結プロセス群
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ToDo管理Hacks
Tips? Hacks? ……似たようなもんさ！
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◆やるべきことは1カ所にまとめる
• 手帳、Web、Excel、メモ……
やるべきことがあちこちに書いてあるとヌケにつながる。
• 更新、重複なども発生しやすい。
• 一カ所にすべてやるべきことが書いてあるのが理想。
（ヌケなく管理できる自信があれば分けてもよい）
• やむを得ず複数にまたがる場合は、
重複しない、できるだけ同時に更新する、などを心がける。
• いつでもすぐ閲覧できる（≒レビュー）状態が望ましい。
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◆タスクに時間を入れよう。スケジュールの活用
• 時間は有限。誰でも平等に24時間。
• 所要時間を見積もる。5分でできることと60分でできること。
• 期限だけでなく、作業時間を確保する。
期限が01/30(金)なら、作業時間は01/26(月)～01/29(木)のどこか。
• Googleカレンダーや手帳で自分の時間枠を予約する。
• 実施時間を記録する。
時間を記録することで「1時間では終わらなかった」「意外と早く30分で終
わった」などの知識を蓄積。次回予定を立てる時に役立つ。
• Doingリスト
「自分が何をやってたか」「自分がこれからやること」を書き留める習慣。話
しかけられたりしても、すぐ復帰できる。
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◆人への依頼を管理する。
• 「人への依頼」はGTDの重要事項の一つ。
• 依頼する時には以下をセットで予定に入れる。
• 期限
• チェック（催促）するタイミング
• 現在依頼中のものを一覧できる場所があると便利。
• チャットワークを使ったタスク管理。
担当者、期限を入れられる。一覧も可能。
新保への依頼はいつでもチャットワークでタスクを入れて下さい。
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◆集中力にルールをつくる。ポモドーロ・テクニック
• 「ポモドーロ」とは「黄金の林檎」＝トマト
のこと。
転じてトマト型のキッチンタイマーのこと。
• 「25分Work＋5分Rest」
25分は何があっても席を立たない。集中する。
• 数セットごとに長めの休憩をとるのが一般的
（スリーエスの場合、ちょうどお昼休み、15
時休みが入る）
• iOSでは「30/30」というアプリが使いやす
く、おすすめ。
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◆居座り続ける長居タスクをぶっとばせ
例: 部屋を片付ける
• アクションが具体的でない
…タスクを分解する。「具体的で」「完了がはっきりわかる」ようにする
例: 「部屋を片付ける」
→「不要な衣類を選別して、ゴミの日に出す」「書類をスキャンしてシュレッ
ダーにかける」「床の配線を整理しなおす」「郵便物の置き場所を決める」
• 気が重い
…5分だけやってみる
大脳生理学「作業興奮」
作業を始めるとそこからやる気が発生する
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［新保］のToDo管理フロー
• 仕事のやるべきことは「GQueues」
プライベートのやるべきことは「Toodledo」
いずれも有料課金。
• PC、iPhone、iPadでいつでも閲覧可能。PCはGQueues立ち上げっぱなし。
• 一時的に書き出すことは自作の手帳（A4バインダー）に。
時間がたったらGQueuesに書き戻す。
• 優先度は「A緊急×重要」「B緊急」「C重要」「Dその他」の４段階で整理。
手帳はABが多い。
• Googleカレンダーで実施時間を管理。「○○の資料作成」で1時間など、時間
枠をとる。（＝自動的にGQueuesに記入される）
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［新保］のToDo管理フロー
• やることができたら以下のどれかに入れる
「手帳」 その日のうちに終わりそうなアクション、メモ書き
「Googleカレンダー」 時間枠をとって確実にやるアクション、繰り返し
「GQueues」 長期的なアクション、プロジェクト、繰り返しなど
• 手帳とGoogleカレンダー、GQueuesを見つつ、その日やることを決める
（≒時間枠をとる）。
• あるいは、上から３個だけ「今日絶対やる」を決める
（どうせ10個はできない）
• 毎週木曜日の夜に、週次レビュー
金曜日で終わらせられるもの、週末かけて取り戻すものを意識する。
GQueuesで目標を網羅しつつ、進捗を意識する。
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まとめ
• 全体を把握する。目標の構成を理解する。
気になることをすべて書き出す。
• 時間を確保する。自分の時間を予約する。
• 週次レビューの時間を持つ。
自分が抱えている目標の進捗を把握する。
• 作業に集中できる環境を作る。
コンテキスト、ポモドーロ・テクニック、作業興奮など
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■参考図書リスト
• スティーブン・R・コヴィー『7つの習慣』
• デビッド・アレン『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』
• 大橋 悦夫 佐々木 正悟
『スピードハックス 仕事のスピードをいきなり3倍にする技術』
• マーク・フォースター『マニャーナの法則 明日できることを今日やるな』
※ノウハウ本は１冊だけ読むと偏る。たくさん読むと、ポイントがわかってくる
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ありがとうございました
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