Amalan 5S Kolej MARA Seremban

1. GARIS PANDUAN UMUM PELAKSANAAN
AMALAN 5S
KOLEJ MARA SEREMBAN
SUDUT DAN RUANG PEJABAT
Definasi konsep:
1. ‘Ownership’: individu itu mempunyai hak ke atas ruang tersebut.
Contoh : i) bilik pengarah @bilik pegawai ICT
ii) satu workstation untuk seorang staf/ pensyarah
2. ‘Person-in-charge’ : ruang / bilik yang tiada penghuni tetap
(ruang yang diguna secara bersama)
i) Bilik kuliah, bilik PKG, ‘Resource Room’ &bilik mesyuarat,
surau dan pantry ( dibawah seliaan individu yang
dilantik)
ii) Perlatan seperti ‘ mesin fotostat, vending machine,
water cooler, LCD projector, kamera kolej dan semua
peralatan seperti di bilik cetak
KATEGORI NO KEPERLUAN PELAKSANAAN
SUDUT 5S 1.
2.
3.
Nama dan gambar ahli bersaiz passport (latarbelakang biru)
bagi setiap kumpulan di dalam zon / Jawatankuasa Induk
5S.
Setiap sudut 5S perlu menonjolkan kreativiti dari segi
hiasan dan pameran setiap pasukan dengan mengekalkan
imej korporat.
Sudut 5S bagi setiap zon haruslah mengandungi:-
• Logo 5S
• Polisi 5S

2.  Objektif , Visi dan Misi 5S
 Slogan 5S mengikut zon
• Nama Zon
• Carta Organisasi bergambar
• GANTT Chart/ Carta Perbatuan Terkini
• Gambar aktiviti 5S :
-sebelum dan selepas (bertarikh)
-penambahbaikan (bertarikh)
• Pelan lantai zon
• Kedudukan papan 5S setiap zon mesti berada di laluan
utama dan mudah dilihat
• Jadual giliran bertugas jika perlu
• Lain-lain maklumat yang bersesuaian
 Markah audit di pamerkan
 Keseragaman mengikut zon masing-masing
 Warna utama setiap zon mengikut warna ‘GEM STONE’
masing-masing. Warna-warna tambahan mengikut
kreativiti masing-masing. Sebarang pertanyaan berkaitan
dengan warna ‘ GEM STONE ‘ anda sila berhubung
dengan Cik Saliza (Setiausaha J/K Induk)
Zon A : Opal (Hj. Tamam)
Zon B : Amethyst (Rodina)
Zon C : Kryptonite (Hairiah)
Zon D : Diamond (Hj Rahman)
Zon E : Ruby (Hanim)
Zon F : Crystal (Saffira)
Zon aras1 pentadbiran : Pearl (Rashidah)
Zon aras2 akademik: Sapphire (Khatijah)
Zon aras 3 Akademik: Jade (Rohana)
Zon aras 4 akademik: Aquamarine (Hindon)
Bilik guru kecil wanita:
 Topaz (Juriah)
 Citrine(Noraini)
 Amber (Azizah)
 Padparadscha(Azlan)

3. Makmal fizik: Platinum (Hasram)
Makmal biologi : Silver ( Sariah)
Makmal kimia : Gold (Azmi Dolah)
PSP :Emerald (Mora)
*1.setiap Sudut 5S akan mengikut kreativiti masing
masing
* 2. setiap zon menggunakan board sedia ada
Contoh kreativiti zon 5 s

4. PAPAN
KENYATAAN
(JIKA ADA)
1.
2.
Papan kenyataan hendaklah mengandungi maklumat
semasa dan tidak lapuk.
Maklumat yang dipapar hendaklah disusun dengan teratur
dan kemas.
REKOD
AKTIVITI
KUMPULAN/
ZON
1.
2.
Semua aktiviti kumpulan hendaklah difailkan.
Aktiviti penambahbaikan hendaklah ditunjukkan dengan
jelas.
DISIPLIN DAN
SIKAP PEKERJA
(penambahan
untuk 5 S
KMS) rujukan
Amalan 5s
Jabatan
Akauntan
Negara
Malaysia
Negeri
Melaka.
1.
2.
3.
Berada di tempat kerja (‘workstation’) semasa audit
dijalankan kecuali bercuti, berkursus, mesyuarat atau
bertugas rasmi di luar dan rekod pergerakan staf hendaklah
sentiasa dikemaskini.
Cara berpakaian hendaklah kemas dan sesuai dengan
pakaian kerja mengikut Pekeliling Pentadbiran dan
Peraturan-Peraturan Pejabat.
Penampilan diri sebagai Pegawai Perkhidmatan Awam yang
berorientasikan pelanggan seperti berbudi bahasa,
kesopanan dan bertatasusila yang baik.

5. 4. Sentiasa memberi kerjasama semasa kerja-kerja
pengauditan dijalankan dan mempunyai sikap berpasukan
serta budaya 5S dikalangan ahli zon.
SUSUNAN
FAIL
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Fail perlu disusun dengan teratur, mudah
diperoleh/disimpan dan bersistem.
Sistem pengurusan fail yang memudahkan
pencarian/pencapaian dalam satu tempoh masa (contoh 30
saat per fail).
Ring File boleh dilabelkan mengikut tatacara berikut :
a. Tetulang ring file ring file menngandungi :
• Nama jabatan/unit
• Nombor rujukan fail
• Tajuk fail
• Nombor siri fail
b. Muka depan ring file mengandungi :
• Logo jabatan
• Tajuk fail
• Nama unit
c. Penggunaan tulisan (font) Arial dan saiz mengikut
kesesuaian fail.
Penggunaan warna muka depan dan tetulang ring file
adalah warna GEM Stone’ yang telah ditetapkan mengikut
zon atau warna sejagat (hitam,putih).
Susunan fail hendaklah dari kiri ke kanan (1,2,3… A,B,C…)
Serta aras satu bermula daripada bawah naik ke atas.
Pastikan tiada fail disusun secara baring.
Setiap bilik berkenaan perlu melantik seorang Pegawai yang

6. bertanggungjawab (pemunya/ownership) bagi
menguruskan kebersihan bilik fail.
Contoh

7. HIASAN
DALAMAN
PEJABAT DAN
BILIK GURU
(penambahan
untuk 5 S
KMS) rujukan
Amalan 5s
Jabatan
Akauntan
Negara
Malaysia
Negeri
Melaka.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Hiasan yang bersesuaian dengan imej jabatan, mudah dan
jimat diselenggarakan dan kedudukannya tidak mengancam
keselamatan dan kesihatan pekerja.
Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak
keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini
(contoh : carta organisasi dan piagam pelanggan).
Langsir/ bidai cermin tingkap sentiasa kelihatan tersisir rapi
dan bersih.
Dinding yang kotor akibat kesan tampalan dibersihkan
sebaiknya.
Penggunaan hiasan pokok bunga plastik dan pokok bunga
hidup perlu penyelenggaraan bagi mengelak habuk
terperangkap dan pokok mati.
Hiasan seperti landskap berkonsepkan water features
dalam ruang pejabat perlu penyelenggaraan dan berfungsi
dengan baik.
Pastikan semua hiasan yang dibuat tidak berdebu, tidak
kotor dan sentiasa berada dalam keadaan baik supaya tidak

8. mencacatkan pemandangan.
Contoh:

9. TANDA ARAH
/
PETUNJUK/
PERINGATAN
1.
2.
3.
4.
Tanda nama Jabatan/ Unit yang berkaitan perlu
dipamerkan di ruang supaya memudahkan urusan pekerja.
Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan
yang berisiko seperti ‘AWAS’ pada plug yang terdedah dan
‘SILA PADAM LAMPU SELEPAS DIGUNAKAN’ pada suis
lampu yang terbabit.
Tanda nama pegawai perlu diletakkan pada setiap
meja/partition/ bilik pegawai.
Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di
tempat di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh
orang ramai.
Contoh:

10. Cara menandakan alat pemadam api
Mestilah dipamerkan tarikh servis yang akan datang,
signage pemadam api hendaklah jelas kelihatan dari jauh
dan cara penggunaan.

11. LANTAI 1. Lantai hendaklah sentiasa bersih, tidak berhabuk, tidak
basah, tidak rosak dan tiada sampah di bawah meja serta di
sekeliling ruang kerja.

12. 2. Tidak terdapat barang yang tidak diperlukan bertaburan di
atas lantai dan sekitar ruang kerja.
MEJA
(Di atas meja)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Tray hendaklah dilabelkan dengan perkataan ‘MASUK’ dan
‘KELUAR’ atau ‘KIV’ jika ada.
Dibenarkan satu sudut mini bersaiz A4 untuk tapak hiasan.
Fail meja pegawai perlulah diletakkan di atas meja.
Fail-fail aktif boleh diletakkan di atas meja pegawai pada
satu tempoh masa tugasan (mengikut prosedurpengurusan
fail terperingkat).
Fail-fail tersebut hendaklah disusun dengan kemas
dan teratur pada setiap masa.
Alat tulis hendaklah diletakkan di dalam pen stand dalam
kuantiti yang munasabah.
Cop getah di atas meja masing-masing hendaklah dilabel.
Lain-lain peralatan yang difikirkan perlu seperti kalendar
meja.
Contoh:

13. Semua suis di dalam bilik mahupun sekitar KMS harus
ditandakan seperti berikut:
STICKER BULAT MERAH LAMPU
STICKER BULAT KUNING KIPAS
STICKER BULAT BIRU AIRCOND
STICKER HIJAU PUCUK
PISANG
LCD PROJECTOR
Plan kedudukan juga harus disertakan

15. MEJA
(Di
bawah/tepi
meja)
1.
2.
Bakul sampah perlu mempunyai parking dan
memastikannya tidak berbau serta bersih.
Wayar/kabel (untuk ICT dan elektrik) perlu dikemaskan
dengan menggunakan bahan-bahan yang sesuai seperti
black tape/cabel casing /conduit dan ianya hendaklah di
pasang secara bersesiku dan tersorok.

16. 3.
CPU dan pedestal bergerak perlu ditempatkan di bawah
meja atau di sisi meja.
LACI MEJA 1. Pembahagian ruang laci adalah seperti berikut:
• Laci 1 : Alat tulis
• Laci 2 : Peribadi ( dilabelkan di penjuru atas sebelah kiri )

17. 2.
3.
Bagi bilik pegawai yang mempunyai 3 laci, pembahagian
ruang laci adalah seperti berikut :
• Laci 1 : Alat tulis
• Laci 2 : Dokumen Rasmi
• Laci 3 : Peribadi ( dilabelkan di penjuru atas sebelah kiri)
Dalam laci alat tulis, hendaklah diwujudkan petak-petak
alatan mengikut kesesuaian bagi mengisi alatan tersebut.
Makanan dan minuman tidak boleh disimpan di dalam laci.
Barang-barang peribadi seperti beg tangan, payung, atau
lain-lain

18. 4.
5.
peralatan perlu diletakkan dalam laci peribadi dan disusun
kemas.
Pegawai hendaklah patuh kepada laci yang telah di label
iaitu barang yang berkaitan dengan urusan rasmi dan
barang peribadi tidak boleh bercampur.
KERUSI 1.
2.
3.
Kerusi tetamu dan kerusi kerja hendaklah tersusun rapi
ketika tidak digunakan.
Blazer dan selendang (jika ada) hendaklah disangkut
dengan kemas
di dalam almari atau pada tempat penyangkut yang
disediakan, sekiranya tiada almari ianya boleh disangkut
dengan kemas di belakang kerusi.
Sila pastikan kerusi berada pada tahap selamat untuk
diduduki, tidak bergoyang, selesa dan bersih.
KOMPUTER
DAN
PENCETAK
1.
2.
3.
Sila pastikan computer serta peralatan ICT yang berkaitan
hendaklah sentiasa tidak berhabuk dan sedia untuk diguna.
Sila pastikan computer ditutup sebelum pulang (shut
down).
Wallpaper dan screen saverperlu diseragamkan dengan
imej korporat Jabatan.
PARKING
KERETA
1. Kereta hendaklah di parking dengan bahagian hadapan
kereta menghadap ke luar.

19. Masuk Reverse Agar Bahagian Depan Kereta Di Luar
Masuk Reverse Agar Bahagian Depan Kereta Di Luar
Kesalahan Parking ( Melepasi Kotak Pariking )
TANDAS/
TANDAS OKU
1.
2.
Setiap tandas (cubical), urinal bowl dan sinki hendaklah
ditanda dengan nombor bilangannya.
Senarai peralatan, kelengkapan yang perlu ada di dalam
bilik

20. 3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
air:
• Bekas sampah
• Sanitary bin (untuk bilik air wanita)
• Alat pengering tangan (hand drayer)
• Mesin penyembur pewangi
• Soap dispenser dan
• Kertas tisu
Permukaan lantai sentiasa bersih dan kering.
Permukaan dinding keseluruhannya bersih termasuk
dinding tiles dan pintu utama.
Keadaan siling yang sempurna, tiada kebocoran dan
tidakbersawang.
Semua lampu berfungsi dengan baik.
Pintu-pintu tandas berfungsi dengan sempurna lengkap
dengan penyelak, penyangkut seluar dan kelihatan bersih.
Mangkuk tandas berkeadaan sempurna dan boleh
digunakan dengan selamat.
Mangkuk tandas bersih dan lengkap dengan pelapik serta
flushing system berfungsi dengan sempurna.
Urinal bowl mestilah berkeadaan bersih.
Terdapat sticker arahan prosedur penggunaan peralatan di
dalam bilik air.
Sinki berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan paip air
berfungsi dengan sempurna.
Meja sinki dan cermin muka berkeadaan bersih dan kering.
Bekas sabun (soap dispenser) berfungsi dengan sempurna

21. 13.
14.
15.
16.
17.
dan sentiasa ada sabun.
Tisu sentiasa ada di dalam tandas.
Digalakkan meggunakan kreativiti untuk menceriakan
tandas.
Senarai semak kerja-kerja penyelenggaraan pembersihan
dilekatkan di dalam bilik air.
Persekitaran tidak berbau yang kurang menyenangkan.
Pegawai yang bertanggungjawab (pemunya/ownership)
perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik air.
• Nama pegawai
• Jawatan
Contoh

22. 18.
Pokok hidup juga boleh diletakkan tetapi pastikan ianya
sesuai dan segar.
Contohnya: