進行簡報的最重要目的在於為聽眾解決問題，因此問題的定義是否符合聽眾的認知往往就決定了一場簡報的成功與否。本書的作者，將商業場合會遇到的問題分為「恢復原狀型」、 「防杜潛在型」及 「追求理想型」等三大類，並根據不同類型的問題定義出不同的簡報架構。如果你對於該如何呈現問題解決類型的簡報有疑惑，這本書或許是值得參考的一本。

1. 麥肯錫簡報格式與 服技巧說
作者：高杉尚孝
譯者：李佳蓉
出版：大是文化有限公司
(2014. 12. 26 初版 )
整理：勤公明
日期： 2016. 11. 27

2. 勤公明整理
本書目錄
第 1 部：簡報前，麥肯錫菁英必問三件事
第 2 部：麥肯錫最強項：正確定義問題
第 3 部：能成功傳遞訊息的版面設計
第 4 部：麥肯錫菁英怎樣準備、怎樣上台簡報
第 5 部：簡報的大忌：我怯場了

3. 勤公明整理
為什麼 需要讀這一本書你
進行簡報的最重要目的在於為聽 解決問題，因此問題的定義是否符眾
合聽 的認知往往就決定了一場簡報的成功與否。本書的作者，將商眾
業場合會遇到的問題分為「恢復原狀型」、 「防杜潛在型」及 「追
求理想型」等三大類，並根據不同類型的問題定義出不同的簡報架構。
如果你對於該如何呈現問題解決類型的簡報有疑惑，這本書或許是值
得參考的一本。

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簡報前，必問三件事：
1. 希望對方怎麼做？你
 確實了解「希望對方產生什麼變化，和採取什麼行動」
 先發表結論 ( 你希望對方怎麼做），再詳細說明內容，是簡報順序不變的
原則（公明：在會議簡報時很適用，其它場合則不一定）
1. 能為對方解決什麼問題？你
 從雙贏立場，為解決對方的問題出發
 在鎖定聽 類型後，依據對方的理解程度、興趣、疑問來調整簡報內容眾
1. 如何 加 服力？增 說
 簡報內容要讓對方覺得有說服力，就要能解決對方的問題
出處：「麥肯錫簡報格式與說服技巧」 , P. 21,33,47

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正確定義問題：
所有問題，都可歸納為三種類型、對眼前困擾的判斷是否符合對方的認
知，變得非常重要，若認知和對方完全不同，將大大降低內容的說服力
1.恢復原 型狀
 已經出現症狀的問題類型，一般的「問題」多屬此類
 解法：恢復原狀，將事物恢復到原本的狀態
1.防杜潛在型
 尚未出現症狀，但放任不管，未來將成為大問題的類型
 解法：維持現狀、避免狀況惡化
1.追求理想型
 並未損壞、放任不管也不會有問題，但未來可能有方法使之變得更好
 解法：達成理想狀態
出處：「麥肯錫簡報格式與說服技巧」 , P. 64

6. 勤公明整理
恢復原 型狀 的問題，要五要件
問題描述：從「修復已經損壞的狀況」開始
1. 掌握現況：掌握到底發生了什麼問題
2.緊急處置：視情況所需，將危害控制在最小限度
3.分析原因 ： 明原因查 所在
4.原因處理：思考該如何修復
5.防止復發：研究對策，避免再度損壞
最終目的是恢復原狀，因此特別著重：分析原因與防止復發
避免事態發展擴大，必須以緊急處置為最優先處理課題，待原狀恢
復後，再以防止復發做為重要的課題
公明： Ford 8D 的基本精神
出處：「麥肯錫簡報格式與說服技巧」 , P. 78

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防杜潛在型的問題，要想兩對策
問題描述：從「不讓現狀惡化」開始
1. 設定問題：設定一個一旦發生會造成困擾的問題
2. 明誘因查 ： 明造成此問題的誘因查
3.預防用的對策：思考預防問題發生的對策
4.發生時的因應對策：思考問題發生時的因應對策，以控制損害
目的是維持無問題的現狀，重要課題是：預防對策和 明誘因查
公明：與風險應變計畫的基本精神類似
出處：「麥肯錫簡報格式與說服技巧」 , P. 86

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追求理想型的問題，要突顯落差
問題描述：從「彌補現狀與理想間的差距」開始
1. 資 盤點產 ：分析對象的具體現狀、優缺點
2.選定理想：選定可追求的理想 = 目標 ( 公明： SMART 原則可用 )
3.行動計畫：思考可達成理想的對策，要素有
a) 擬定實現此目標所不可或缺的要件
b) 學習技能或知識
c) 設定期限
d) 制定計畫表
公明： AR 三要素： Doable Action, Specific Owner, Clear Due
出處：「麥肯錫簡報格式與說服技巧」 , P. 96

9. 勤公明整理
補充：避免機會損失型
問題描述：指現在雖然沒有顯著的損害，將來也不會因此產生問題
，但錯失這大好機會卻非常可惜
 有急迫性：現在不做，未來後悔
 有數字：機會損失的嚴重程度可用金額來表現
出處：「麥肯錫簡報格式與說服技巧」 , P. 108

10. 勤公明整理
給合不同問題描述的組合技術
就設計讓人易於了解的簡報觀點，最重要的是從三種問題類型中，
選擇其中一種做為問題描述的中心依據
大型且金額高的案件，用防杜潛在型的問題描述
 就緊急性、成本與績效兩方面來說，這方式最易得到對方認同
 恢復原狀型，限制多，不適用；追求理型，欠缺緊急性，容易
令人懈怠
高層及投資人想看到代表成長策略的積極方案，也就是「資本價值
故事」，適合用追求理想型的問題描述
 未來可能獲得的好處，可以樂觀預測，防杜潛在型與追求理想
型對於投資費用的效果，都具備容易正當化的優點
恢復原 型的問題描述，通常被視為「這是應該的」，防杜潛在型狀
則會「引起聽者不安」，讓人傾向保守態態，不願接受建議。
出處：「麥肯錫簡報格式與說服技巧」 , P. 104, 105

11. 勤公明整理
給合不同問題描述的組合技術
處理人的問題，要用追求理想型
 即使組織瓦解已是事實，但追求理想型的問題描述不需要像恢
復原狀型那樣露骨地分析原因，組織內部就不會互推責任，可
直接追求理想
先把問題描述的中心依據放在一種問題類型上，然後再結合其它類
型，形成新的組合
 單純恢復原狀的做法難免消極，應該提升至追求理想型
 防杜未來問題的同時，改善現狀，提升至追求理想型
 公明：如果已經成為「問題」，首先要交代清楚「差異、真因
、預防再發措施」後，再來談未來理想 (CIP) ，不可本末倒置！
出處：「麥肯錫簡報格式與說服技巧」 , P. 106

12. 勤公明整理
金字塔版面結構
簡報的基本原則：先闡述「結論 ( 最
想傳達的事情 ) 」 ，然後再 明理由說
，以佐證結論
 可以把內容被誤解的可能性降到最低
主旨在概要及主摘要兩處說明清楚
主要訊息 = 本次簡報最想表達的事
主題 = 表明該頁所要闡述的是什麼
出處：「麥肯錫簡報格式與說服技巧」 , P. 117

13. 勤公明整理
文字頁的基本結構
標題訊息：本頁面最想表達的事
 用主語 + 述語構成、清楚明瞭的句子
 20-30 pt 字體，不超過兩行
主題 = 表明該頁面所要闡述的是什麼
 一般使用型式：「 ~ 的 ~ 」
 20-30 pt 字體，不超過 10 字
 同一主題不能橫跨兩個頁面，每個頁
面都要有不同的主題
佐證訊息
 用主語 + 述語構成、清楚明瞭的句子
，不適合用列舉關鍵字或片語的方式
 以 3 個為基準，最多不超過 5 個
 在句子開頭使用適當的連接詞，使前
後文串連起來，能提高聽 的理解度眾
及滿意度
出處：「麥肯錫簡報格式與說服技巧」 , P. 121

14. 勤公明整理
文字頁的基本結構 – 正誤釋例
佐證訊息要有完整的主語和述語，才有「人味」
出處：「麥肯錫簡報格式與說服技巧」 , P. 130, 131
改善前 改善後

15. 勤公明整理
文字頁的基本結構 – 正誤釋例
要條列，同時善用連接詞，有助聽者理解內容
出處：「麥肯錫簡報格式與說服技巧」 , P. 132, 133

16. 勤公明整理
圖表頁的運用要領
也要使用金字塔結構
注意事項：
 圖表和表格在一頁裡的數量最多不超過 3 個
 圖表上可用虛線標示出平均 ，值 以供聽 參考眾
 想要讓人注意到變化之處，就要突顯變化
 選擇圖表，勿從美觀與否的角度來選擇，要從容易理解及簡單與否的角度
來取捨
出處：「麥肯錫簡報格式與說服技巧」 , P. 136

17. 勤公明整理
圖表與文字， 得這樣組合你
圖表放左邊，文字放右邊
 圖表放左邊，先給右腦一個直覺的印象，稍後看到右邊的文字，就會在左
腦形成邏輯
由左向右的 向設計橫 ，是簡報版面設計的基本原則
 人的橫向視野 度，大於 向視野的高度寬 緃
( 公明：人的眼睛是左右排列，而非上下排列）
用文字訊息幫助理解概念圖
出處：「麥肯錫簡報格式與說服技巧」 , P. 144

18. 勤公明整理
A4 書面報告該如何設計格式
把結論當主要訊息，放在最上
方，其它依次是關鍵訊息、次
要訊息
長度大於 5 頁時，把整份報告
的摘要放在第一段落
5-10 行形成一個段落，也就
是簡報的一個頁面，包含了關
鍵訊息和次要訊息
篇幅的增減以次要訊息的長度
來做調整，不建議以關鍵訊息
的數量來調整，因為重要的關
鍵訊息不應該隨意增減
出處：「麥肯錫簡報格式與說服技巧」 , P. 153

19. 勤公明整理
肢體語言，也是簡報的重點
雙手不使用時的擺放位置
 男性，雙手在肚臍下方輕輕交握，
讓手肘保持一個鈍角
 女性：雙手放在可覆蓋肚臍的位置
，讓手肘以下的手臂自然與地面平
行，散發溫婉氣質
與聽者有眼神交流
 簡報發表者只能看三個地方：聽眾
、螢幕、 PC 等器材
音量放大，尤其是第一句話，因為
會影響到簡報整體的音量
 速度要慢、注意抑揚頓挫
 除排雜音、口頭禪
出處：「麥肯錫簡報格式與說服技巧」 , P. 189

20. 勤公明整理
簡報會場的注意事項
會場的配置
 視人數、有無發 參考資料、有無小組討論來決定佈
 冷氣口、窗戶旁要注意溫差
 大會場裡要引導聽 往前坐眾
 講台的 置，要以佈 發表者和螢幕能同時進入聽 的視野為佳眾
 右 子站螢幕左側撇 ，身體自然面向聽眾
燈光照明
 靠近螢幕的燈光調暗，但要有足 亮度，讓聽 看到講者的表情夠 眾
投影器材
 聽 進場前確認運作眾 ( 焦距、顏色）是否正常
 投影機熱氣排放口勿正對聽眾
音響、麥克風
 事先調整好音量大小、無線麥克風要事先確認接受狀況
 休息時間，耳麥記得拿下
出處：「麥肯錫簡報格式與說服技巧」 , P. 212,213

21. 勤公明整理
聽 的疑問，就是最好的 服捷徑眾 說
在回答問題時，可再重申主要訊息和關鍵訊息
事先準備 FAQ ，並設想好最具敵意的問題
 遇到此類問題，應表示尊重，並坦然接受問題
尖銳提問，先提高抽象度緩和
 將對方的問題轉換成另一種形式反問
 將帶有負面影響的具體表現，代換成抽象表現，以緩和具體表現的尖
銳度
聽不 、難回答的問題， 回給對方懂 丟
 「不好意思，可以請 再說一次 ？ 」您 嗎 ： 有時候是提問者本身在還
沒理清思緒前就 出問題拋
應答基本原則：盡可能簡短回答
 給結論，加 1-2 個根據的理由、案例、統計數字即可
 說明內容過長，容易出差錯
不問：剛才的回答 還滿意 ？您 嗎
 必須向提問者確認的答案才有問題
出處：「麥肯錫簡報格式與說服技巧」 , P. 176-180

22. 勤公明整理
最後
除了針對不同的問題類型提出相對應的簡報架構外，這本書內還有一
個部份讓我感覺頂特別：「如何應付聽 的的提問，尤其是尖銳問題眾
的回答」，這是讀完本書的另一個收穫。當然，作者針對如何進行簡
報現場的準備也提供了內很多的 檢點給讀者，這部份也可以提供給查
一些簡報經驗沒那麼豐富，或者需要常常在不同地點作簡報的朋友一
個參考。