pekeliling perbendaharaan

1. Rujukan kami : UMT/BEND/ 100 – 4/ 5 ( 27 )
Tarikh : 09 Mac 2010
Bersamaan : 23 Rabiul Awal 1431 H
Semua Ketua Pusat Tanggungjawab
Universiti Malaysia Terengganu
Y. Bhg. Dato’ / Prof. / Tuan / Puan,
PEKELILING BENDAHARI BIL. 1 TAHUN 2010
GARIS PANDUAN PENETAPAN KADAR KERAIAN RASMI PEJABAT BAGI
UNIVERSITI MALAYSIA TERENGGANU
1.0 TUJUAN
Pekeliling ini bertujuan memberi panduan penetapan kadar keraian rasmi
pejabat yang boleh dibelanjakan untuk sesuatu mesyuarat/program/majlis
di Universiti Malaysia Terenganu (UMT).
2.0 LATAR BELAKANG
Sebagai sebuah Universiti yang pesat berkembang, aktiviti-aktiviti rasmi
dijalankan hampir setiap hari oleh Pusat Tanggungjawab (PTJ) seperti
mesyuarat jabatan, mesyuarat pengurusan, mesyuarat pelaksanaan
aktiviti universiti dan sebagainya. Menjadi kebiasaan bagi urusetia
mesyuarat/perbincangan menyediakan jamuan untuk meraikan ahli
mesyuarat tersebut.

2. Sebagai satu langkah melaksanakan perbelanjaan berhemat, Pejabat
Bendahari telah mengemukakan cadangan kadar yang boleh digunakan
oleh semua jabatan dalam usaha mengawal perbelanjaan dan tidak
terlampau bermewah.
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan kewangan dan Akaun (JPKA) dalam
mesyuaratnya Minit 24/11/2009 dan 22/13/2010 telah bersetuju
menetapkan kadar keraian rasmi pejabat bagi UMT dan garis panduan
terperinci berkenaan perkara tersebut.
3.0 KADAR KERAIAN RASMI PEJABAT
3.1 Mesyuarat Peringkat PTJ dan Mesyuarat Peringkat
Universiti
3.1.1 Kadar berikut terpakai bagi mesyuarat yang diadakan di
peringkat PTJ masing-masing atau dihadiri oleh staf dari PTJ
lain atau pihak luar.
3.1.2 Contoh Mesyuarat Peringkat PTJ ialah Mesyuarat
Pengurusan PTJ, Mesyuarat Bulanan, Mesyuarat
Jawatankuasa Pelaksana Aktiviti Peringkat PTJ.
3.1.3 Contoh Mesyuarat Peringkat Universiti adalah Mesyuarat
Senat, Mesyuarat Jawatankuasa Eksekutif, Mesyuarat
Pembangunan, Mesyuarat Sebutharga/Tender, Mesyuarat
Jawatankuasa Teknikal Universti, Mesyuarat Belanjawan,
atau mesyuarat yang diadakan untuk menjayakan sesuatu
upacara rasmi Universiti.

3. 3.1.4 Kadar yang ditetapkan ialah:
Jenis Kadar
Minum Pagi Tidak melebihi RM3.00/orang
Makan Tengahari Tidak melebihi RM7.00/orang
Minum Petang Tidak melebihi RM3.00/orang
Penyediaan makan tengahari HANYA dibenarkan :-
i) Jika sesuatu mesyuarat berlarutan sehingga waktu
makan tengahari /malam; ATAU
ii) Jika dihadiri oleh pihak luar (tetamu/jemputan luar
UMT)
3.2 Mesyuarat Utama Peringkat Universiti
3.2.1 Mesyuarat dalam kategori ini adalah Mesyuarat Lembaga
Pengarah Universiti, Mesyuarat Jawatankuasa Tetap
Kewangan dan seumpamanya yang melibatkan pegawai dari
Kumpulan Tertinggi, Ahli Lembaga Pengarah dan pihak luar
yang berkaitan.
3.2.2 Tidak ditetapkan kadar tetapi tertakluk kepada pemakaian
Pekeliling Perbendaharaan Bil.4/1993 dan pekeliling-
pekeliling yang berkaitan.
3.3 Majlis Rasmi Universiti
Kadar penganjuran majlis-majlis rasmi di peringkat UMT adalah
bergantung kepada kelulusan yang diberikan oleh Pengurusan
tertinggi UMT dan tertakluk kepada pemakaian Pekeliling
Perbendaharaan Bil.4/1993 dan pekeliling-pekeliling yang
berkaitan.

4. 3.4 Meraikan Tetamu UMT
Bagi merai tetamu peringkat UMT contohnya kedatangan Sultan,
Menteri Pengajian Tinggi, Menteri Besar, pegawai-pegawai dari
Universti/Jabatan lain dan yang seumpamanya, tiada had tertentu
dikenakan tetapi hendaklah pada kadar yang berpatutan dan
bersesuaian dengan taraf tetamu yang hadir.
4.0 PENYEDIAAN MAKANAN DAN MINUMAN SEMASA PENGANJURAN
SEMINAR/BENGKEL DALAMAN
Sebarang penganjuran Seminar/Latihan/Bengkel dalaman perlu mendapat
kelulusan Naib Canselor atau Ketua PTJ terlebih dahulu. Kertas kerja
permohonan haruslah disediakan beserta dengan implikasi kewangan
yang terlibat termasuk kos untuk penyediaan makanan dan minuman jika
diperlukan. Kadar untuk penyediaan makanan dan minuman hendaklah
mengikut harga seperti berikut:
5.0 SYARAT-SYARAT KERAIAN RASMI
5.1 Hanya aktiviti-aktiviti rasmi sahaja yang boleh diraikan oleh setiap
PTJ. Contohnya seperti dinyatakan di para 3.0 dan 4.0
5.2 Sekiranya mesyuarat yang dijalankan berpanjangan hingga ke
malam hari, minum malam sahaja yang dibenarkan dengan kadar
bersamaan minum pagi atau petang.
Jenis Kadar
Minum Pagi Tidak melebihi RM3.00/orang
Makan Tengahari Tidak melebihi RM7.00/orang
Minum Petang Tidak melebihi RM3.00/orang

5. 5.3 Setiap PTJ perlu melampirkan surat panggilan mesyuarat yang
menyatakan senarai jemputan ahli mesyuarat apabila menghantar
bil tuntutan/invois.
5.4 Setiap borang tempahan makanan (seperti di lampiran) dan surat
panggilan mesyuarat perlu disahkan oleh sekurang-kurangnya
seorang Pegawai Kumpulan A yang bertanggungjawab ke atas
mesyuarat tersebut.
5.5 Tiada had bilangan ahli mesyuarat yang ditetapkan. Walau
bagaimanapun, Ketua PTJ perlu memantau keadaan ini agar
bilangan ahli mesyuarat dihadkan kepada mereka yang berkaitan
secara langsung sahaja.
5.6 PTJ perlu membuat perancangan yang rapi bagi mengelakkan kos
yang tinggi dan tidak terduga.
5.7 Perkhidmatan yang lebih murah dan memuaskan perlu menjadi
keutamaan PTJ. Adalah dinasihatkan PTJ mendapat harga yang
munasabah semasa membuat tempahan.
5.8 Pejabat Bendahari berhak untuk tidak meluluskan sebarang
pembayaran jika berlaku sebarang keraguan dengan invois/bil
yang diterima atau amaun melebihi kadar yang ditetapkan.
5.9 Bagi mengelakkan bil-bil dikumpul sebelum dibuat arahan bayaran
dan pembekal mengenakan harga yang tinggi, PTJ adalah
digalakkan untuk membayar menggunakan panjar wang runcit
sebaik sahaja bil diterima.

6. 6.0 TARIKH KUAT KUASA
Pekeliling Bendahari ini berkuat kuasa dengan serta merta mulai tarikh
ianya dikeluarkan.
Sekian, terima kasih.
Saya yang menjalankan tugas,
(NOR AZIZAH BINTI KASIM)
Bendahari
Universiti Malaysia Terengganu
s.k:
1. Naib Canselor
Pejabat Naib Canselor
2. Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni)
Pejabat Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar dan Alumni
3. Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa)
Pejabat Naib Canselor Akademik dan Antarabangsa

7. Kepada : ………………………………………………………………………………………
(pembekal)
……………………………………………………………………………………..
Tarikh : ………………………….
Mesyuarat : ……………………………………………………………………………………………
(sila lampirkan surat panggilan mesyuarat)
Tempat : ……………………………………………………………………………………………
Tarikh/Masa : ………………………….
KATEGORI
(Sila nyatakan minum pagi,
makan tengahari atau minum
petang)
MAKANAN/MINUMAN KUANTITI
*Sila sediakan lampiran lain jika ruang tidak mencukupi
UNTUK KEGUNAAN JABATAN / FAKULTI
PEMOHON KELULUSAN PEGAWAI KUMPULAN A
(Pegawai diberi kuasa mengawal peruntukan PTJ)
Tandatangan Tandatangan
Nama & Jawatan Cop Nama dan
Jawatan
Tarikh Tarikh
No. Telefon No. Telefon
UNIVERSITI MALAYSIA TERENGGANU
PTJ: …………………………………
BORANG TEMPAHAN JAMUAN
LAMPIRAN
Sila isi dua (2) salinan dan serahkan satu salinan bersama surat panggilan mesyuarat kepada
Pembantu Tadbir Kewangan PTJ anda.

8. SEPERTI SENARAI EDARAN
1. Tn. Haji Mohd Suib bin Haji Maulud
Pendaftar
2. En.Abu Hassan bin Ghazali
Ketua Pustakawan
3. Ir. Mohd Zaideen bin Yusoff
Pengarah Pembangunan dan Pengurusan Harta (PPH)
4. Prof. Dr. Hamdan bin Suhaimi
Dekan Fakulti Sains dan Teknologi (FST)
5. Prof. Dr. Shukery bin Mohamed
Dekan Fakulti Pengurusan & Ekonomi (FPE)
6. Prof. Madya Dr. Sayed Mohd Zain bin S. Hasan
Dekan Fakulti Agroteknologi & Sains Makanan (FASM)
7. Prof. Madya Dato’ Dr. Saharuddin bin Abdul Hamid
Dekan Fakulti Pengajian Maritim & Sains Marin (FMSM)
8. Prof. Dr. Wan Salihin Wong Abdullah
Dekan Sekolah Siswazah
9. Prof. Dr. Mohd Lokman bin Husain
Dekan Hal Ehwal Penyelidikan & Inovasi (HEPI)
10. Prof. Dr. Noor Azhar bin Mohamed Shazili
Pengarah Institut Oseanografi (INOS)
11. Prof. Dr. Faizah binti Mohd Sharoum
Pengarah Institut Akuakultur Tropika (AKUATROP))
12. Prof. Madya Dr. Mohd Pouzi bin Hamzah
Pengarah Pusat Teknologi Maklumat
13. Prof. Madya Dr. Fauziah binti Abu Hasan
Pengarah Pusat Kualiti dan Pengurusan Akademik
14. Prof. Dr. Norhayati binti Mohd Tahir
Pengarah Pusat Pengurusan Penyelidikan (RMC)

9. 15. Prof. Madya Dr. Mohd Effendy bin Abd. Wahid
Pengarah Institut Bioteknologi Marin (IMB)
16. Prof. Madya Dr. Mahadzirah binti Mohamad
Pengarah Pusat Jaringan Industri dan Khidmat Komuniti
17. En.Wan Abdul Manan bin Wan Abdullah
Ketua Pejabat Komunikasi Korporat
18. Dr. Rokiah binti Kadir
Ketua Pusat Antarabangsa
19. Dr. Noraien binti Mansor
Ketua Penerbit
20. To’ Puan Wan Hafsah binti Wan Mohamad
Ketua Bahagian Perancangan Korporat dan iPMO
21. Puan Fauziah binti Mahmud
Pemangku Ketua Audit Dalam
Unit Audit Dalam
22. En.Mohd Nor Sokri bin Abd. Rahman
Timbalan Pendaftar, Pejabat Timbalan Naib Canselor (Akademik dan
Antarabangsa)
23. En.Zukiferee bin Ibrahim
Ketua Penolong Pendaftar, Pejabat Timbalan Naib Canselor (HEPA)