2. LOGISTICA NEGOCIERILOR
Stabilirea locului Fixarea datei
Stabilirea orei de începere și
durata
Invitarea
partenerului
Crearea ambianței
de negociere
Rangul de
reprezentare
Îndeplinirea formalităților
de deplasare
Preluarea
delegației
Acordarea asistenței
Obligațiile de gazdă
3. •Stabilirea locului și orei de desfășurare a negocierilor
are loc cu cel putin 2-3 zile înainte, dacă partenerii sunt din
țară și cu 2-4 săptămâni pentru cei străini.
•Atunci când fixati ora întâlnirii nu este bine să fiți cel care
exercită presiune asupra presupusului partener, mai ales
dacă dumneavostră sunteți cel care ați inițiat convorbirile
respective.
4. •Dacă partenerul este cel care solicită intâlnirea, nu
manifestați nerăbdare. Pentru a verifica în ce măsură
este interesat de afacerea respectivă, are sens să
încercați, sub un pretext sau altul, să sugerați o amânare
a întâlnirii. Puteți să invocați agenda foarte încărcată.
•Dacă partenerul este foarte interesat de dumneavostră,
cu siguranță ca încerca să accelereze procesul și să vă
ofere și niște condiții mai bune.
5. Din punct de vedere psihologic, este importantă
alegerea locului de desfășurare a întâlnirii, la
dumneavoastră sau la partener.
Astfel, desfășurând negocerile pe teritoriul
dumneavostră, beneficiați de următoarele avantaje:
•Puteți să controlați situația și s-o influențați prin alegerea
locului concret de negocieri- amenajarea sălii, dotările,
iluminarea, amplasarea locurilor
6. •De regulă oamenii se simt mai siguri pe teritoriul lor, cu atât mai mult în
țara lor. În general, gazdele sunt mai lejere, mai degajate, mai sigure pe
ele decât oaspeții și obțin, astfel, în final, ceva mai mult ca aceștia.
•La negocieri se obișnuiește respectarea regulilor de protocol și de
politețe proprii părții primitoare, tradiționale pentru organizatori. Acest
aspect facilitează gazdelor un proces de comunicare mai eficient.
•Sunt la îndemână experți, specialiști, la care se poate apela, pentru
susținere și aprobare, în cazul în care apare necesitatea.
•Aveți posibilitatea ca, în perioada desfășurării negocierilor, să vă ocupați
și de alte probleme curente.
7. DEZAVANTAJE:
•Nu puteți să amânați decizia, invocând lipsa de informații necesare în
momentul respectiv.
•Partenerul dumneavostră a venit de departe și puteți să aveți senzația
unei oarecare răspunderi și obligații morale față de el.
•Problemele organizatorice pot să vă distragă de la esența negocierilor.
Avantaje ale „jocului pe terenul celuilalt”
•Puteți să nu folosiți anumite informații, invocând faptul că nu le aveți la
dumneavoastră
•Dacă apare necesitatea, puteți să vă adresați direct unui superior al
partenerului sau chiar conducerii firmei respective
•Povara problemelor organizatorice este pe umerii partenerului
Înaintea întâlnirii este necesar să fie bine pregătită și sala de
desfășurare a convorbirilor. Ea trebuie să fie dotată cu un mobilier
corespunzător, sonorizare și iluminare adecvată, instalație de traducere
simultană și de aer condiționat. Sala trebuie să fie izolată fonic, să nu
fie expusă spre o zonă zgomotoasă, iar scaunele sau fotoliile trebuie să
fie ergonomice. Ideea este de sobrietate, eleganță, calitate, decență,
funcționalitate.
8. Trebuie acordată o atenție deosebită și modului de amplasare a
partenerilor la masa de negociere. Cea mai bună soluție este masa rotundă,
preferată de regulă, de către pacificatori. Pune pe toată lumea la același nivel și
este deobicei folosită atunci când e vorba de dilpomație. În timpul negocierii,
încercați să stați în partea dreaptă a partenerului, lucru care în mod inconștient îl va
face pe celălalt să vă perceapă ca fiind o persoană de încredere. Amplasarea față
în față este cea mai bună poziție pentru confruntare sau competiție. Cea mai bună
poziție pentru conversație sau convingere este amplasarea la 90° față de partener.
Acest amplasament permite fiecăruia dintre participanți să se uite în ochii celuilalt
fără ca între ei să foe prea multe obiecte.
9. Cea mai bună poziție de conducere în stil tradițional
autoritar este așezarea în capul mesei.
Această poziție este cea mai obișnuită pentru un lider.
Atunci când vreți să comunicați unui grup faptul că dețineți o
autoritate incontestabilă, poziția aceasta este cea mai
potrivită.
10. Este recomandabil să existe și o încăpere pentru pauze, pentru
discuții particulare sau pentru o eventuală retragere a participanților la
negociere, în vederea unor discuții separate între membrii aceleiași
echipe sau pentru consultări cu experții, pentru punerea de acord, într-o
anumită problemă.
Pentru a fi eficiente, întrunirile nu trebuie să dureze mai mult de
o ora și jumătate, dacă există mai multe probleme dificile de
discutat, se pot stabili mai multe runde de negocieri
11. Alcătuirea programului de primire a partenerilor, inclusiv a
celor străini
Principalele elemente sunt:
•Ordinea întâmpinării partenerilor în funcție de sosire
•Persoanele care se ocupă de fiecare primire
•Comandarea florilor
•Cazarea
•Partea de afaceri(întâlniri, primiri, discuții, negocieri)
•Recepțiile, dejunurile de lucru
•Vizitarea unor obiective de interes, inustriale
•Activități culturale
•Conducerea și plecarea partenerilor
