MICROSOFT ACCESS

1. IINNTTRROODDUUCCTTIIOONN TTOO
MMIICCRROOSSOOFFTT AACCCCEESSSS
PPrreesseenntteedd BByy::--
RRaannjjiitt kkuummaarr
11sstt YYeeaarr
DDeepptt.. ooff LLiibbrraarryy && IInnffoorrmmaattiioonn SScciieennccee

2. MMIICCRROOSSOOFFTT AACCCCEESSSS
• MMiiccrroossoofftt AAcccceessss iiss aa ppoowweerrffuull pprrooggrraamm ttoo ccrreeaattee aanndd mmaannaaggee
yyoouurr ddaattaabbaasseess.. IItt hhaass mmaannyy bbuuiilltt iinn ffeeaattuurreess ttoo aassssiisstt yyoouu iinn
ccoonnssttrruuccttiinngg aanndd vviieewwiinngg yyoouurr iinnffoorrmmaattiioonn..

3. FIRST OF ALL YOU NNEEEEDD TTOO UUNNDDEERRSSTTAANNDD HHOOWW MMIICCRROOSSOOFFTT AACCCCEESSSS BBRREEAAKKSS
DDOOWWNN AA DDAATTAABBAASSEE.. SSOOMMEE KKEEYYWWOORRDDSS IINNVVOOLLVVEEDD IINN TTHHIISS PPRROOCCEESSSS AARREE::
DDAATTAABBAASSEE FFIILLEE,, TTAABBLLEE,, RREECCOORRDD,, FFIIEELLDD,, DDAATTAA--TTYYPPEE ..
Database File: This is your main file that encompasses
the entire database and that is saved to your hard-drive
or floppy disk. (Example: video.mdb )
Table: A table is a collection of data about a specific
topic..
Field: Fields are the different categories within a Table.
Tables usually contain multiple fields.
Datatypes:Datatypes are the properties of each field. A
field only has 1 datatype. (text, number…)

4. GGEETTTTIINNGG SSTTAARRTTEEDD WWIITTHH
MMIICCRROOSSOOFFTT AACCCCEESSSS
DDoouubbllee cclliicckk oonn
tthhee MMiiccrroossoofftt
AAcccceessss iiccoonn oonn
tthhee ddeesskkttoopp..

5. CCRREEAATTIINNGG NNEEWW,, AANNDD OOPPEENNIINNGG
EEXXIISSTTIINNGG DDAATTAABBAASSEESS
This picture gives you the option to:
1. Create a New Database from
scratch
2. Use the wizard to create a New
Database
3. Open an existing database
The white box gives you the most recent
databases you have used. If you do not
see the one you had created, choose
the More Files option and hit OK.
Otherwise choose the database you had
previously used and click OK.

6. CCRREEAATTEE AA DDAATTAABBAASSEE UUSSIINNGG
TTHHEE DDAATTAABBAASSEE WWIIZZAARRDD
• WWhheenn MMiiccrroossoofftt AAcccceessss ffiirrsstt ssttaarrttss uupp,, aa ddiiaalloogg bbooxx iiss
aauuttoommaattiiccaallllyy ddiissppllaayyeedd wwiitthh ooppttiioonnss ttoo ccrreeaattee aa nneeww
ddaattaabbaassee oorr ooppeenn aann eexxiissttiinngg oonnee.. IIff tthhiiss ddiiaalloogg bbooxx iiss
ddiissppllaayyeedd,, cclliicckk AAcccceessss DDaattaabbaassee WWiizzaarrddss,, ppaaggeess,, aanndd
pprroojjeeccttss aanndd tthheenn cclliicckk OOKK.. ((oorr yyoouu ccaann cclliicckk ““NNeeww
DDaattaabbaassee”” oonn tthhee ttoooollbbaarr ))
• OOnn tthhee DDaattaabbaasseess ttaabb,, ddoouubbllee--cclliicckk tthhee iiccoonn ffoorr tthhee
kkiinndd ooff ddaattaabbaassee yyoouu wwaanntt ttoo ccrreeaattee..
• SSppeecciiffyy aa nnaammee aanndd llooccaattiioonn ffoorr tthhee ddaattaabbaassee.. ((SSaavvee iitt ttoo
yyoouurr ffiillee oonn tthhee HH:: ddrriivvee))
• CClliicckk CCrreeaattee ttoo ssttaarrtt ddeeffiinniinngg yyoouurr nneeww ddaattaabbaassee

7. CCRREEAATTEE AA DDAATTAABBAASSEE WWIITTHHOOUUTT
UUSSIINNGG TTHHEE DDAATTAABBAASSEE WWIIZZAARRDD
• WWhheenn MMiiccrroossoofftt AAcccceessss ffiirrsstt ssttaarrttss uupp,, aa ddiiaalloogg
bbooxx iiss aauuttoommaattiiccaallllyy ddiissppllaayyeedd wwiitthh ooppttiioonnss ttoo
ccrreeaattee aa nneeww ddaattaabbaassee oorr ooppeenn aann eexxiissttiinngg
oonnee.. IIff tthhiiss ddiiaalloogg bbooxx iiss ddiissppllaayyeedd,, cclliicckk
BBllaannkk AAcccceessss DDaattaabbaassee,, aanndd tthheenn cclliicckk OOKK..
IIff yyoouu hhaavvee aallrreeaaddyy ooppeenneedd aa ddaattaabbaassee oorr
cclloosseedd tthhee ddiiaalloogg bbooxx tthhaatt ddiissppllaayyss wwhheenn
MMiiccrroossoofftt AAcccceessss ssttaarrttss uupp,, cclliicckk NNeeww
DDaattaabbaassee oonn tthhee ttoooollbbaarr,, aanndd tthheenn ddoouubbllee--
cclliicckk tthhee BBllaannkk DDaattaabbaassee iiccoonn oonn tthhee
GGeenneerraall ttaabb..

8. SPECIFY A NAME AND LOCATION FFOORR TTHHEE DDAATTAABBAASSEE AANNDD
CCLLIICCKK CCRREEAATTEE.. ((BBEELLOOWW IISS TTHHEE SSCCRREEEENN TTHHAATT SSHHOOWWSS UUPP
FFOOLLLLOOWWIINNGG TTHHIISS SSTTEEPP))
Table

9. TTAABBLLEESS
• AA ttaabbllee iiss aa ccoolllleeccttiioonn ooff ddaattaa aabboouutt aa ssppeecciiffiicc
ttooppiicc,, ssuucchh aass ssttuuddeennttss oorr ccoonnttaaccttss.. UUssiinngg aa
sseeppaarraattee ttaabbllee ffoorr eeaacchh ttooppiicc mmeeaannss tthhaatt yyoouu
ssttoorree tthhaatt ddaattaa oonnllyy oonnccee,, wwhhiicchh mmaakkeess yyoouurr
ddaattaabbaassee mmoorree eeffffiicciieenntt,, aanndd rreedduucceess ddaattaa--eennttrryy
eerrrroorrss..

10. TABLES ORGANIZE DDAATTAA IINNTTOO CCOOLLUUMMNNSS
((CCAALLLLEEDD FFIIEELLDDSS)) AANNDD RROOWWSS ((CCAALLLLEEDD
RREECCOORRDDSS))..

11. CREATE A TTAABBLLEE FFRROOMM SSCCRRAATTCCHH IINN
DDEESSIIGGNN VVIIEEWW
IIff yyoouu hhaavveenn''tt aallrreeaaddyy ddoonnee ssoo,, sswwiittcchh ttoo tthhee DDaattaabbaassee WWiinnddooww YYoouu ccaann pprreessss FF1111
ttoo sswwiittcchh ttoo tthhee DDaattaabbaassee wwiinnddooww ffrroomm aannyy ootthheerr wwiinnddooww..
• DDoouubbllee--CClliicckk oonn ""CCrreeaattee ttaabbllee iinn DDeessiiggnn vviieeww""..
DDeeffiinnee eeaacchh ooff tthhee ffiieellddss iinn yyoouurr ttaabbllee..
• UUnnddeerr tthhee FFiieelldd NNaammee ccoolluummnn,, eenntteerr tthhee ccaatteeggoorriieess ooff yyoouurr ttaabbllee..
• UUnnddeerr DDaattaa TTyyppee ccoolluummnn,, eenntteerr tthhee ttyyppee yyoouu wwaanntt ffoorr yyoouu ccaatteeggoorriieess..
((TThhee aattttrriibbuuttee ooff aa vvaarriiaabbllee oorr ffiieelldd tthhaatt ddeetteerrmmiinneess wwhhaatt kkiinndd ooff
ddaattaa iitt ccaann hhoolldd.. FFoorr eexxaammppllee,, iinn aa MMiiccrroossoofftt AAcccceessss ddaattaabbaassee,, tthhee
TTeexxtt aanndd MMeemmoo ffiieelldd ddaattaa ttyyppeess aallllooww tthhee ffiieelldd ttoo ssttoorree eeiitthheerr tteexxtt oorr
nnuummbbeerrss,, bbuutt tthhee NNuummbbeerr ddaattaa ttyyppee wwiillll aallllooww tthhee ffiieelldd ttoo ssttoorree
nnuummbbeerrss oonnllyy.. NNuummbbeerr ddaattaa ttyyppee ffiieellddss ssttoorree nnuummeerriiccaall ddaattaa tthhaatt
wwiillll bbee uusseedd iinn mmaatthheemmaattiiccaall ccaallccuullaattiioonnss.. UUssee tthhee CCuurrrreennccyy ddaattaa
ttyyppee ttoo ddiissppllaayy oorr ccaallccuullaattee ccuurrrreennccyy vvaalluueess.. OOtthheerr ddaattaa ttyyppeess aarree
DDaattee//TTiimmee,, YYeess//NNoo,, AAuuttoo NNuummbbeerr,, aanndd OOLLEE oobbjjeecctt (PPiiccttuurree))..

12. CCRREEAATTIINNGG TTAABBLLEE CCOONNTTIINNUUEEDD……
• UUnnddeerr tthhee DDeessccrriippttiioonn ccoolluummnn,, eenntteerr tthhee
tteexxtt tthhaatt ddeessccrriibbeess wwhhaatt yyoouu ffiieelldd iiss.. ((TThhiiss
ffiieelldd iiss ooppttiioonnaall))..

13. PPRRIIMMAARRYY KKEEYY
• OOnnee oorr mmoorree ffiieellddss ((ccoolluummnnss)) wwhhoossee vvaalluuee oorr vvaalluueess
uunniiqquueellyy iiddeennttiiffyy eeaacchh rreeccoorrdd iinn aa ttaabbllee.. AA pprriimmaarryy
kkeeyy ddooeess nnoott aallllooww NNuullll vvaalluueess aanndd mmuusstt aallwwaayyss
hhaavvee aa uunniiqquuee vvaalluuee.. AA pprriimmaarryy kkeeyy iiss uusseedd ttoo rreellaattee
aa ttaabbllee ttoo ffoorreeiiggnn kkeeyyss iinn ootthheerr ttaabblleess..
• NNOOTTEE:: YYoouu ddoo nnoott hhaavvee ttoo ddeeffiinnee aa pprriimmaarryy kkeeyy,, bbuutt
iitt''ss uussuuaallllyy aa ggoooodd iiddeeaa.. IIff yyoouu ddoonn''tt ddeeffiinnee aa pprriimmaarryy
kkeeyy,, MMiiccrroossoofftt AAcccceessss aasskkss yyoouu iiff yyoouu wwoouulldd lliikkee ttoo
ccrreeaattee oonnee wwhheenn yyoouu ssaavvee tthhee ttaabbllee..
• TToo ddoo tthhiiss,, ssiimmppllyy sseelleecctt tthhee ## ffiieelldd aanndd sseelleecctt tthhee pprriimmaarryy
kkeeyy bbuuttttoonn
AAfftteerr yyoouu ddoo tthhiiss,, SSaavvee tthhee ttaabbllee

14. SSWWIITTCCHHIINNGG VVIIEEWWSS
• TToo sswwiittcchh vviieewwss ffoorrmm tthhee ddaattaasshheeeett ((sspprreeaaddsshheeeett vviieeww)) aanndd tthhee
ddeessiiggnn vviieeww,, ssiimmppllyy cclliicckk tthhee bbuuttttoonn iinn tthhee ttoopp--lleefftt hhaanndd ccoorrnneerr ooff
tthhee AAcccceessss pprrooggrraamm..
Datasheet View Design View
Displays the view, which
allows you to enter raw data
into your database table.
Displays the view, which allows
you to enter fields, data-types,
and descriptions into your
database table.

15. EENNTTEERRIINNGG DDAATTAA
• CClliicckk oonn tthhee DDaattaasshheeeett VViieeww aanndd ssiimmppllyy ssttaarrtt ""cchhuuggggiinngg"" aawwaayy
bbyy eenntteerriinngg tthhee ddaattaa iinnttoo eeaacchh ffiieelldd..

16. MMAANNIIPPUULLAATTIINNGG DDAATTAA
• AAddddiinngg aa nneeww rrooww
• SSiimmppllyy ddrroopp ddoowwnn ttoo aa nneeww lliinnee aanndd eenntteerr tthhee iinnffoorrmmaattiioonn
• UUppddaattiinngg aa rreeccoorrdd
• SSiimmppllyy sseelleecctt tthhee rreeccoorrdd aanndd ffiieelldd yyoouu wwaanntt ttoo uuppddaattee,, aanndd
cchhaannggee iittss ddaattaa wwiitthh wwhhaatt yyoouu wwaanntt
• DDeelleettiinngg aa rreeccoorrdd
• SSiimmppllyy sseelleecctt tthhee eennttiirree rrooww aanndd hhiitt tthhee DDeelleettee KKeeyy oonn tthhee
kkeeyybbooaarrdd

17. FFOORRMMSS
•
AA ffoorrmm iiss nnootthhiinngg mmoorree tthhaann aa ggrraapphhiiccaall rreepprreesseennttaattiioonn ooff
aa ttaabbllee.. YYoouu ccaann aadddd,, uuppddaattee,, ddeelleettee rreeccoorrddss iinn yyoouurr
ttaabbllee bbyy uussiinngg aa ffoorrmm.. NNOOTTEE:: AAlltthhoouugghh aa ffoorrmm ccaann bbee
nnaammeedd ddiiffffeerreenntt ffrroomm aa ttaabbllee,, tthheeyy bbootthh ssttiillll mmaanniippuullaattee
tthhee ssaammee iinnffoorrmmaattiioonn aanndd tthhee ssaammee eexxaacctt ddaattaa.. HHeennccee,, iiff
yyoouu cchhaannggee aa rreeccoorrdd iinn aa ffoorrmm,, iitt wwiillll bbee cchhaannggeedd iinn tthhee
ttaabbllee aallssoo..
AA ffoorrmm iiss vveerryy ggoooodd ttoo uussee wwhheenn yyoouu hhaavvee nnuummeerroouuss
ffiieellddss iinn aa ttaabbllee.. TThhiiss wwaayy yyoouu ccaann sseeee aallll tthhee ffiieellddss iinn oonnee
ssccrreeeenn,, wwhheerreeaass iiff yyoouu wweerree iinn tthhee ttaabbllee vviieeww ((ddaattaasshheeeett))
yyoouu wwoouulldd hhaavvee ttoo kkeeeepp ssccrroolllliinngg ttoo ggeett tthhee ffiieelldd yyoouu
ddeessiirree..

18. CCRREEAATTEE AA FFOORRMM UUSSIINNGG TTHHEE
WWIIZZAARRDD •
IItt iiss aa vveerryy ggoooodd iiddeeaa ttoo ccrreeaattee aa ffoorrmm uussiinngg tthhee wwiizzaarrdd,, uunnlleessss yyoouu aarree aann aaddvvaanncceedd uusseerr
aanndd kknnooww wwhhaatt yyoouu aarree ddooiinngg.. MMiiccrroossoofftt AAcccceessss ddooeess aa vveerryy ggoooodd jjoobb ooff ccrreeaattiinngg aa ffoorrmm
uussiinngg tthhee wwiizzaarrdd.. TThhee ffoolllloowwiinngg sstteeppss aarree nneeeeddeedd ttoo ccrreeaattee aa bbaassiicc ffoorrmm::
• SSwwiittcchh ttoo tthhee DDaattaabbaassee WWiinnddooww.. YYoouu ccaann ddoo tthhiiss bbyy pprreessssiinngg FF1111 oonn tthhee kkeeyybbooaarrdd..
• CClliicckk oonn tthhee FFoorrmmss bbuuttttoonn uunnddeerr OObbjjeeccttss oonn tthhee lleefftt ssiiddee ooff ssccrreeeenn
• DDoouubbllee cclliicckk oonn CCrreeaattee FFoorrmm UUssiinngg WWiizzaarrdd
• OOnn tthhee nneexxtt ssccrreeeenn sseelleecctt tthhee ffiieellddss yyoouu wwaanntt ttoo vviieeww oonn yyoouurr ffoorrmm.. MMoosstt ooff tthhee ttiimmee yyoouu
wwoouulldd sseelleecctt aallll ooff tthheemm..
• CClliicckk NNeexxtt
• SSeelleecctt tthhee llaayyoouutt yyoouu wwiisshh
• CClliicckk NNeexxtt
• SSeelleecctt tthhee ssttyyllee yyoouu ddeessiirree......HHIINNTT:: iiff yyoouu ppllaann oonn pprriinnttiinngg yyoouurr ffoorrmm,, II ssuuggggeesstt yyoouu uussee aa
lliigghhtt bbaacckkggrroouunndd ttoo ssaavvee oonn pprriinntteerr ttoonneerr aanndd iinnkk
• CClliicckk NNeexxtt
• GGiivvee yyoouu ffoorrmm aa nnaammee,, aanndd sseelleecctt OOppeenn tthhee FFoorrmm aanndd eenntteerr iinnffoorrmmaattiioonn
• SSeelleecctt FFiinniisshh
• YYoouu sshhoouulldd sseeee yyoouurr ffoorrmm.. TToo aaddjjuusstt tthhee ddeessiiggnn ooff yyoouurr ffoorrmm,, ssiimmppllyy hhiitt tthhee ddeessiiggnn
bbuuttttoonn ((ssaammee aass wwiitthh tthhee ttaabblleess)),, aanndd aaddjjuusstt yyoouurr ffoorrmm aaccccoorrddiinnggllyy

19. RREEPPOORRTTSS
•
AA rreeppoorrtt iiss aann eeffffeeccttiivvee wwaayy ttoo pprreesseenntt yyoouurr ddaattaa iinn aa pprriinntteedd
ffoorrmmaatt.. BBeeccaauussee yyoouu hhaavvee ccoonnttrrooll oovveerr tthhee ssiizzee aanndd
aappppeeaarraannccee ooff eevveerryytthhiinngg oonn aa rreeppoorrtt,, yyoouu ccaann ddiissppllaayy tthhee
iinnffoorrmmaattiioonn tthhee wwaayy yyoouu wwaanntt ttoo sseeee iitt..

20. CCRREEAATTIINNGG AA RREEPPOORRTT
• AAss wwiitthh tthhee FFoorrmm,, iitt iiss aa vveerryy ggoooodd iiddeeaa ttoo ccrreeaattee aa rreeppoorrtt uussiinngg tthhee wwiizzaarrdd,, uunnlleessss yyoouu aarree aann
aaddvvaanncceedd uusseerr.. MMiiccrroossoofftt AAcccceessss ddooeess aa vveerryy ggoooodd jjoobb uussiinngg tthhee wwiizzaarrdd ttoo ccrreeaattee rreeppoorrttss..
• SSwwiittcchh ttoo tthhee DDaattaabbaassee WWiinnddooww.. YYoouu ccaann ddoo tthhiiss bbyy pprreessssiinngg FF1111 oonn tthhee kkeeyybbooaarrdd..
• CClliicckk oonn tthhee RReeppoorrttss bbuuttttoonn uunnddeerr OObbjjeeccttss oonn tthhee lleefftt ssiiddee ooff ssccrreeeenn
• DDoouubbllee cclliicckk oonn CCrreeaattee RReeppoorrtt UUssiinngg WWiizzaarrdd
• OOnn tthhee nneexxtt ssccrreeeenn sseelleecctt tthhee ffiieellddss yyoouu wwaanntt ttoo vviieeww oonn yyoouurr ffoorrmm.. MMoosstt ooff tthhee ttiimmee yyoouu wwoouulldd
sseelleecctt aallll ooff tthheemm..
• CClliicckk NNeexxtt
• SSeelleecctt iiff yyoouu wwoouulldd lliikkee ttoo ggrroouupp yyoouurr ffiilleess.. KKeeeepp rreeppeeaattiinngg tthhiiss sstteepp ffoorr aass mmaannyy ggrroouuppiinnggss aass yyoouu
wwoouulldd lliikkee..
• CClliicckk NNeexxtt
• SSeelleecctt tthhee llaayyoouutt aanndd tthhee ppaappeerr oorriieennttaattiioonn yyoouu ddeessiirree
• CClliicckk NNeexxtt
• SSeelleecctt tthhee ssttyyllee yyoouu ddeessiirree......HHIINNTT:: iiff yyoouu ppllaann oonn pprriinnttiinngg yyoouurr rreeppoorrtt,, II ssuuggggeesstt yyoouu uussee aa lliigghhtt
bbaacckkggrroouunndd ttoo ssaavvee oonn pprriinntteerr ttoonneerr aanndd iinnkk
• CClliicckk NNeexxtt
• GGiivvee yyoouu rreeppoorrtt aa nnaammee,, aanndd sseelleecctt PPrreevviieeww tthhee RReeppoorrtt
• SSeelleecctt FFiinniisshh
• YYoouu sshhoouulldd sseeee yyoouurr rreeppoorrtt.. TToo aaddjjuusstt tthhee ddeessiiggnn ooff yyoouurr rreeppoorrtt,, ssiimmppllyy hhiitt tthhee ddeessiiggnn bbuuttttoonn
((ssaammee aass wwiitthh tthhee ttaabblleess)),, aanndd aaddjjuusstt yyoouurr rreeppoorrtt aaccccoorrddiinnggllyy