Le modalità di Gestione di un Gruppo d'Acquisto per PMI

1. GRUPPO D’ACQUISTO PER PMI
• Obiettivi
• Iter di Gestione ProcOut

2. Obiettivo della creazione di un GDA
Acquistare da mercato
con maggiori quantità ed un unico interlocutore
per aumentare il potere contrattuale
allo scopo di ottenere un saving
maggiore di quello ottenibile
singolarmente dai partecipati al GDA

3. Premesse per la creazione del GDA
 Manifestazione d’interesse formale alla partecipazione al
GDA firmata da ogni cliente partecipante
 Lettera d’incarico alla ProcOut s.r.l. firmata da ogni singolo
Cliente partecipante al GDA.
L’attività della ProcOut sarà retribuita esclusivamente a
Success Fee sulla base del saving ottenuto.
 Impegno formale da parte delle aziende partecipanti a
non abbandonare il GDA dal momento in cui verranno
presentati i risultati dell’indagine di mercato e concordati i
relativi prezzi di fornitura (penale pari al saving perso dagli
altri partecipanti per effetto dell’abbandono)

4. Iter di Gestione
di un Gruppo d’Acquisto (GDA)
FASE 1
Raccolta dei dati, per singolo cliente, da parte della ProcOut (direttamente
o attraverso un unico riferimento interno ai partecipanti al GDA):
1. Elenco prodotti
2. Prezzi pagati attualmente per ogni prodotto
3. Quantità annuale dei prodotti
4. Specifiche tecniche dei prodotti
5. Fornitori utilizzati
6. Piano di consegne annuale di massima
7. Luoghi di consegna (eventuali ottimizzazioni logistiche: es.: unico luogo di
consegna/magazzino)
8. Termini di pagamento attuali
9. Eventuali altre informazioni utili alla fase di indagine di mercato (fornitori da
escludere, criticità legate ai prodotti ecc.)

5. segue FASE 1
Indagine di mercato (eseguita dalla ProcOut)
1. Analisi di mercato ed individuazione dei fornitori da invitare in base ai criteri
di selezione
 Storicità (precedenti collaborazioni)
 Leadership di Mercato
 Solidità Economica (fatturato > 3 ml €)
 Specializzazione (settori di competenza)
 Tradizione (sul mercato da almeno 10 anni)
 Idoneità logistica
2. Preparazione delle Richieste di Acquisto da trasmettere ai fornitori
3. Contatto con i fornitori individuati e trasmissione delle RDO
4. Eventuali chiarimenti su richiesta dei fornitori con coinvolgimento (se
necessario) dei clienti
5. Ricezione delle offerte
6. Analisi e confronto delle offerte ricevute
7. Preparazione report da presentare ai clienti partecipanti al GDA
8. Presentazione report dei risultati dell’indagine di mercato ai clienti
partecipanti al GDA

6. In presenza di Saving la ProcOut
procede alla Fase 2
1. Trattativa della ProcOut con il/i fornitore/i prescelti in base alle indicazioni
concordate con i clienti partecipanti al GDA e definizione delle migliori
condizioni di fornitura
2. Compilazione da parte della ProcOut del report finale con indicazione della
ragione sociale del/dei fornitore/i prescelto/i
3. Preparazione da parte della ProcOut del/dei contratti di fornitura (per nome e
per conto dei clienti partecipanti al GDA)
4. Verifica ed approvazione del/dei contratto/i da parte dei clienti partecipanti al
GDA
5. Trasmissione del/dei contratti al/ai fornitore/i
6. Sulla base delle pianificazione delle consegne ogni singolo cliente dovrà
trasmettere i relativi ordini attuativi del/dei contratto/i (copiando sempre
ProcOut) o in alternativa sarà ProcOut, su indicazione dei singoli clienti (o di un
rif.to del GDA) a trasmettere al fornitore gli ordini attuativi
 ProcOut gestirà, per qualsiasi esigenza si rendesse necessaria, il rapporto con il
fornitore durante tutta la fase di validità del contratto e comunque fino al
completamento di tutte le consegne della fornitura

7. La Success fee e il rapporto
Clienti – ProcOut – Fornitore
 ProcOut ha rapporto di collaborazione esclusivamente con i clienti
partecipanti al GDA dal quale riceve la Success Fee
 ProcOut non riceve alcuna provvigione da Fornitori (a garanzia di
imparzialità di scelta verso il mercato)
 la Success fee viene pagata trimestralmente sulla base delle
consegne effettivamente avvenute. Quindi i clienti pagano ProcOut
solo dopo aver beneficiato del Saving ottenuto (consegna prodotti)
 il rapporto di fornitura resta diretto tra clienti e fornitore (ProcOut
non fa da intermediario cioè non effettua acquisti direttamente ma si
affianca ai clienti agendo per nome e per conto dei clienti)

8. ProcOut s.r.l.
Via Angelo Secchi,8
00197 Roma
Info@procout.it
www.procout.it