PHAN VĨNH PHÚC -Giao trinh ky nang to chuc su kien

KỸ NĂNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN
(A)
SỰ KIỆN – PR
TRONG MARKETING

 Advertising: Print ad, TV, Packaging, Internet, Booklet,
Radio, Billboard, Advertorial, Article etc …
 Seles Promotion: Contest, Games, Price redution, Gift,
Sampling, coupons, Entertainment, discount, Trade-in,
allowance, POP display, Display signs, etc …
 PR: Press kit, Speecjes, Seminar, Publications, Lobbying, etc
…
 Personal selling: Sales, presntation, sales meeting, Inventive,
shows, etc …
 Direct Marketing: Catalogue, Mailing, Telemarketing,
Elictronic, Shopping, Fax mail, Email, Voice mail, other tools
to communicate derctly with specific consumers
 Event/Experience: Sports, Entertainment, Festival, Arts,
Factory tour, Street activities

MARKETING PLAN
(ACTION PLAN)
COMMUNICATION PLAN
(BASE ON MARKETING PLAN)

TIẾP THỊ TRUYỀN THÔNG
(MARKETING COMMUNICATION)

Tiếp thị truyền thông
Khi nào bạn cần đến một chiến lược tiếp thị truyền thông ?
 Khi nào bạn muốn tạo hình ảnh tốt nhất trong mắt công chúng
 Khi sản phẩm của bạn lu mờ dần trong tâm trí người tiêu dùng
 Khi bắt đầu tung ra thị trường một sản phẩm mới
 Khi muốn gởi thông điệp của sản phẩm đến khách hàng trong
một khẩu hiệu …
 Khi bạn không chắc rằng kế hoạch tiếp xúc với giới truyền
thông của bạn có hiệu quả

HỖ TRỢ
Hoạch định chiến lược tiếp thị truyền thông,
bao gồm: kế hoạch chi tiết, tên và khẩu hiệu
quảng cáo của sản phẩm, lĩnh vực và đối
tượng tiếp thị …
Tiếp cận thị trường
- Đưa tên sản phẩm và hình ảnh công ty đến
công chúng …
- Đẩy mạnh các hoạt động tiếp thị, gia tăng
doanh số, nâng cao tên tuổi và uy tín công ty.

HỌP
(MEETING)
KHÁI NIỆM VỀ NGÀNH
“TỔ CHỨC SỰ KIỆN”
TRIỂN LÃM
(EXPOSION)
SỰ KIỆN
(EVENTS)
HỘI NGHỊ
(CONVENTION)
M.E.E.C

CÁC DẠNG
SỰ KIỆN
 Exhibition (B2B)
 Trade Show/Exposition (B2C)
 Public (Consumer) shows
 Meeting
 Conference
 Seminar (with Expert lead)
 Workshop( Practice)
 Break-Out Sessions
(Separate sessions)
 Symposium
(Experts of an industry)
 Congress (big group)
 Summit (Country Leader)
 Forum (Realize & discuss 1
topic)
 Incentive travel
 Gala
 Product launch
 Festival
 Special events
 Others…

CÁC DẠNG
SỰ KIỆN
 Exhibition (B2B)
(1) Là dạng sự kiện mà nơi đó phần lớn hoạt động của người
tham gia là tham quan các sản phẩm dịch vụ tại các gian hàng
trưng bày. Chủ yếu: quan hệ B2B (Business to Business)
(2) Trưng bày sản phẩm, dịch vụ và các vật phẩm khuyến mãi
(Promotion materials) nhằm mục đích giới thiệu, tạo quan hệ,
bán hàng & tiếp thị.

CÁC DẠNG
SỰ KIỆN
 Trade show/Exposition:
(1) Là sự kiện mà nơi đó phần lớn hoạt động của người tham gia
là tham quan các sản phẩm dịch vụ tại các gian hàng trưng bày.
Chủ yếu: quan hệ B2C (Business to derect consumer)
(2) Trưng bày sản phẩm và dịch vụ nhằm vào 1 số ddối tượng
khách hàng cụ thể (Target Customers), không mở rộng ra công
chúng. Ví dụ: Show giới thiệu các dòng thiết bị âm nhạc cao
cấp.

CÁC DẠNG
SỰ KIỆN
 Public (Consumer) shows:
Là một dạng Exposition nhưng giới thiệu ra công chúng. Loại
này hoạt động cơ bản dựa vào những ngành hàng giới thiệu
trực tiếp tới người tiêu dùng cuối cùng. Số lượng người tham
quan không giới hạn
Ví dụ: Ô tô show, Thể thao, thiết bị vi tính …

CÁC DẠNG
SỰ KIỆN
Meeting : là dạng sự kiện mà người
tham dự có xu hướng trao đổi thảo luận
về các nội dung giáo dục, xã hội
Không có trưng bày sản phẩm

CÁC DẠNG
SỰ KIỆN
 Meeting:
- Cần tập hợp một số thành viên, diễn giả để trao đổi thông tin
và quan điểm.
- Cung cấp thông tin về sản phẩm mới, ý tưởng mới
- Tra đổi ý kiến
- Tìm sự đồng thuận
- Tìm các giải pháp cho các vấn đề tồn đọng.

CÁC DẠNG
SỰ KIỆN
 Conference
(1) Là dạng hội thảo ngắn, không có tính thường kỳ. Tạo ra nhằm
mục đích trao đổi thảo luận, tìm giải pháp, giải quyết vấn đề và
tư vấn.
(2) Gặp và trao đổi về quan điểm, truyền đạt thông điệp
(message), đưa ra sự cân nhắc, hoặc đưa ra công chúng một số
chứng kiến về một vấn đề cụ thể.

CÁC DẠNG
SỰ KIỆN
 Seminar:
(1) Bài diễn thuyết-đối thoại cho phép người tham dự có thể chia
sẻ kinh nghiệm về một lãnh vực cụ thể, dưới sự hướng dẫn của
một chuyên viên.
(2) Là một chuỗi các cuộc họp từ 10 – 50. Chuyên viên có các kỹ
năng khác nhau nhưng lại có chung một sự quan tâm. Gặp
nhau nhằm mục đích học hỏi và trao đổi với nhau
(3) Chương trinh của Seminar thường có chủ để cụ thể nhằm
củng cố các kỹ năng của nhừng người tham gia.

CÁC DẠNG
SỰ KIỆN
 Workshop:
(1) Cuộc gặp gỡ của nhiều người cùng thảo luận chuyên sâu về
một đề tài.
(2) Là một khóa tập huấn mà người tham dự thông thường được
huấ luyện thông qua các bài thực hành, nâng cao các kỹ năng
và kiến thức trong một lãnh vực được đưa ra.
(3) Workshop có thể được thiết kế ra năm trong một chương trình
hội nghị, hội thảo lớn. Thông thường thực hiện về một chủ để
được chọn bởi đa số người tham gia hoặc nhóm tổ chức.

CÁC DẠNG
SỰ KIỆN
 Break-Out Sessions:
(1) Những buổi họp của một nhóm người (workshop) hoặc bài
thuyết trình được thực hiện đồng thời với một sự kiện đang
diễn ra nói về những chủ đề cụ thể liên quan.
(2) Buổi họp này được tổ chức tách biệt với chương trình chung

CÁC DẠNG
SỰ KIỆN
 Symposium
Một buổi họp bao gồm những chuyên gia về một lãnh vực cụ
thể. Đưa ra những chứng cứ của vấn đề cụ thể, để cùng thảo
luận và đưa ra những đề nghị giải quyết liên quan về những
chủ đề đó.

CÁC DẠNG
SỰ KIỆN
 Congress:
(1) Là sự tập trung thường xuyên (nửa năm/hàng năm) thành
nhóm lớn để thảo luận về một chủ để cụ thể. Thường kéo dài
nhiều ngày và có nhiều phần luận cùng một lúc. Chương trình,
thời gian thường được đưa ra trong nửa năm hoặc một năm.
Hầu như dạng tổ chức Congress là trang trọng.
(2) Ví dụ: cuộc họp của các phái đoàn đại diện các tổ chức lập
hiến.

CÁC DẠNG
SỰ KIỆN
 Summit:
Hội nghị thưởng đỉnh của các lãnh đạo hàng đầu Chính
phủ/Đảng nhằm xem xét, thảo luận, tìm giải pháp về những
vấn đề liên quan tới các Quốc gia.

CÁC DẠNG
SỰ KIỆN
 GALA
Buổi tiệc chúc mừng về một dịp, sự kiện vui

CÁC DẠNG
SỰ KIỆN
 Product Launch:
Một cơ hội mới giới thiệu chính thức sản phẩm, dịch vụ mới
ra thị trường. Thông thường các khách mời cụ thể sẽ được mời
tới.

CÁC DẠNG
SỰ KIỆN
 Festival:
Một dịp để chiêu đãi hay chúc mừng mang tính cộng đồng,
xã hội, tại một địa điểm và địa phương cụ thể trong vào một
dịp cụ thể
Ví dụ: Lễ hội Hoa Đà Lạt, Festival biển Nha Trang …

CÁC DẠNG
SỰ KIỆN
 Special events: Các chươn trình sự kiện có tính chất đặc biệt,
người tham gia thực hiện với mục đích độc đáo.
- Gây sự chú ý của giới truyền thông
- Gây ý thức trong công chúng
- Thu hút khách hàng mới
- Giới thiệu sản phẩm

CÁC DẠNG
SỰ KIỆN
 Other:
- Gây quỹ
- Gây quỹ nghiêm cứu, từ thiện
- Tạo ý thức trong cộng chúng
- Thu hút nhà tài trợ mới
- Thu hút người ủng hộ
- Tăng tình nguyện viên

CÁC DẠNG
SỰ KIỆN
 Other:
- Khuyến khích
- Ghi nhận doanh số bán
- Thảo luận
- Tập hợp đội ngũ kinh doanh bàn về chiến lược phát triển trong
tương lai
- Gặp gỡ giữa ban lãnh đạo với đội ngũ kinh doanh ngoài môi
trường công việc
- Tranh thủ ủng hộ của nội bộ và đối tác.

1. Lễ ra mắt sản phẩm mới
2. Chương trình ca nhạc, thời trang
3. Game show trên truyền hình
4. Tài trọ cộng đồng, hoạt động gây quỹ từ thiện …
5. Tổ chức họp báo, hội nghị khách hàng, lễ khánh thành
6. Khởi công, khai trường
7. Biểu diễn và diễu hành lưu động (road show)

TRONG MARKETING

“TỔ CHỨC SỰ KIỆN LÀ THÀNH
PHẦN KHÔNG THỂ THIẾU
TRONG CHIẾN LƯỢC TIẾP THỊ
HỖN HỢP

TỔ CHỨC SỰ KIỆN LÀ SỰ KẾT HỢP
GIỮA BÁN HÀNG & TIẾP THỊ
XÂY DỰNG THƯƠNG HIỆU BẰNG CÁCH TẠO
SỰ KIỆN

SỰ KIỆN & HÌNH ẢNH THƯƠNG
HIỆ CỦA DOANH NGHIỆP

Xu hướng đang di chuyển mạnh sang hoạt động Tiếp thị trực tiếp
(BTL Marketing) nhằm:
- Quản lý hiệu quả chi phí đầu tư (Cost Effective)
- Tập trung đúng đối tượng khách hàng (Focus Audience
selling)
- Đo lường nhanh chóng và rõ ràng (Transparent Measurable)
- Tập trung cụ thể theo từng vùng (City & Region Specific)
- Đánh trúng đối tượng mong muốn (Target Oriented)
- Hỗ trợ sale (Enhance Sales)
- …………

LÀ GÌ ?

SẢN PHẨM
DỊCH VỤ
Ý TƯỞNG
GIÁ TRỊ & ƯỚC MONG
MỌI NGƯỜI

Một chuỗi các hoạt động:
- Phân tích nhãn hàng, cá tính, quy định, thông điệp, quy định …
- Đối tượng
- Ý tưởng
- Logistics
- Phối hợp
- Tổ chức
- Tổ chức
- …

VÌ SAO CẦN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Thực hiện mục tiêu tiếp thị đặt ra
- Không chỉ là entertainment
- Chuyển tải thông điệp tiếp thị
- Xây dựng nhận thức (awareness) của brand hoặc corporate.
- Tăng doanh số
- Thúc đẩy tinh thần làm việc

GIÁ TRỊ
MONG ĐỢI CỦA ĐỐI
TƯỢNG & GIÁ TRỊ CỦA
TỔ CHỨC
NÂNG CAO ĐỘ NHẬN BIẾT
THƯƠNG HIỆU VÀ SẢN PHẨM
THU HÚT
KHÁCH HÀNG TIỀM NĂNG

CÁC HoẠT ĐỘNG PR THƯỜNG DỰA VÀO CÁC SỰ KiỆN
LỚN. VÌ VẬY SỰ KiỆN THƯỜNG LÀ TÂM ĐiỂM CỦA
HoẠT ĐỘNG PR, HAY LÀ XƯƠNG SỐNG CỦA CÁC HoẠT
ĐỘNG PR …

THỰC HIỆN
LẬP KẾ HOẠCH
CÁC BƯỚC
LẬP NGÂN SÁCH
GÂY QUỸ CHO SỰ KIỆN
XD THÀNH VIÊN NỘI
BỘ
NHÓM THỰC HIỆN
CHUẨN BỊ &
THỰC HIỆN
KẾT THÚC & BÁO CÁO
SAU SỰ KIỆN
Quyết định tổ chức sự kiện
Lập kế hoạch tài chính
Thiết lập hệ thống thực hiện
Brief – Đối tác - Nhân sự
Địa điểm
Ý tưởng & dàn dựng
Chương trình
Danh sách hạng mục
Thời gian thực hiện
Rủi ro, giải pháp
Thanh lý, chi trả, báo cáo.

1. LẬP KẾ HOẠCH
2. TỔ CHỨC
3. HƯỚNG DẪN
4. THỰC HIỆN VÀ KIỂM SOÁT
5. BÁO CÁO SAU SỰ KIỆN

1. LẬP KẾ HOẠCH
1.1 Mục tiêu & Mục đích TCSK
1.2 Yếu tố ảnh hưởng TCSK
1.3 Hạng mục & Đối tác
1.4 Danh sách hạng mục
1.5 Thời hạn hoàn thành

BẠN CÓ THẬT SỰ MUỐN TỔ CHỨC MỘT BUỎI
HỘI NGHỊ KHÔNG ?
QUYẾT ĐỊNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN LÀ
MỘT QUÁ TRÌNH
CÂU HỎI: “VALUE FOR MONEY”

EVENT
BRIEF
WHAT ? WHY ? WHO ? WHEN ? WHERE
Q & A

HOW
HOW IT WILL BE ACHIEVED
1.1 MỤC ĐÍCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
ACTIONS
ACTIVITIES TO BE CONDUCTED
HIỂU RÕ YÊU CẦU TỪ KHÁCH HÀNG/ CẤP TRÊN
MỤC ĐÍCH
CHIẾN THUẬT

MỤC ĐÍCH
1. Gia tăng HÀNG BÁN
2. Gia tăng LỢI NHUẬN
3. Gia tăng NHẬN BiẾT
NHÃN HÀNG
4. Gia tăng NĂNG SuẤT
5. KHÁC
1. Tính THÂN THIẾT
2. Tính ĐỒNG ĐỘI
3. GIÁO DỤC
4. HuẤN LUYỆN
5. KHÁC

CÓ THỂ CÓ 01 HAY NHIỀU MỤC ĐÍCH
KHÁC NHAU TRONG 1 SỰ KIỆN
HÃY LỰA CHỌN VÀ ĐƯA RA THỨ TỰ ƯU
TIÊN CÁC MỤC ĐÍCH CỦA SỰ KIỆN

CÁC LOẠI SỰ KIỆN VÀ MỤC TIÊU
a) Họp bàn, Hội thảo
- Cần tập hợp một số thành viên, diễn giả để trao đổi thông tin
và quan điểm
- Cung cấp thông tin về sản phẩm mới, ý tưởng mới
- Trao đổi ý kiến
- Tìm kiếm sự đồng thuận
- Tìm các giải pháp cho các vấn đề tồn đọng

b) Sự kiện đoàn thể
- Tuyên dương thành tích hay công trạng
- Cám ơn các khách hàng, nhà cung cấp
- Gặp gỡ, giao lưu
- Ghi nhận thương hiệu
- Kỷ niệm các mốc thời gian …

C) Sự kiện gây quỹ
- Gây quỹ nghiên cứu, từ thiện
- Tạo ý thức trong công chúng
- Thu hút nhà tài trợ mới
- Thu hút người ủng hộ
- Tăng tình nguyện viên

D ) Sự kiện khuyến khích
- Ghi nhận doanh số bán
- Thảo luận
- Tập hợp đội ngũ kinh doanh bàn về chiến lược phát triển
trong tương lai
- Gặp gỡ giữa ban lãnh đạo với đội ngũ kinh doanh ngoài môi
trường công việc
- Tranh thủ ugr hội của nội bộ và đối tác

E) Sự kiện đặc biệt
- Gây sự chú ý của giới truyền thông
- Gây ý thức trong công chúng
- Thu hút khách hàng mới
- Trao phần thưởng, tặng phẩm cho các thành viên tham gia tổ
chức sự kiện

MỤC ĐÍCH CỦA SỰ KIỆN
- KỊCH BẢN
- NHÂN SỰ
- VỊ TRÍ
- THỜI GIAN
- Ý TƯỞNG
- THIẾT KẾ
- NGÂN SÁCH
- …

1.2 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CẤP ĐỘ CỦA SỰ KIỆN
1. Product (sản phẩm)
2. Price (Giá)
3. Place/Location (Vị trị)
4. PR (Quan hệ công chúng
5. Positioning (Định vị)
6. Promotion (Khuyến mãi)

Entertainment (giải trí)
Exciterment (hứng thú)
Enterprise = Pioneers (tiên
phong)

CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CẤP ĐỘ CỦA SỰ KIỆN
1. WHY?
2. WHO?
3. WHEN?
4. WHERE?
5. WHAT?

1.3 HẠNG MỤC
- NỘI DUNG SỰ KiỆN QUYẾT ĐỊNH HẠNG MỤC
- HẠNG MỤC TUÂN THỦ TÍNH NHẤT QUÁN CỦA THÔNG
ĐiỆN SỰ KiỆN
- KHẢ NĂNG GiỚI HẠN CỦA HẠNG MỤC VỚI YÊU CẦU CỦA
SỰ KiỆN
- TÍNH HỢP LÝ CỦA HẠNG MỤC TRONG SỰ KiỆN
HẠNG MỤC MÀO CHO MỘT SỰ KIỆN

1.4 DANH SÁCH
HẠNG MỤC
(CHECK LIST) &
1.5 THỜI HẠN HOÀN
THÀNH
(MASTER – TIMELINE)

TẠI SAO CẦN TẠO CHECK – LIST & THỜI HẠN HOÀN THÀNH TỪNG
HẠNG MỤC ?
1.Kiểm soát tiến độ
2.Hạn chế rủi ro
3.Đảm bảo sự thành công của event

NGUYÊN TẮC
1.Người cụ thể
2.Thời gian cụ thể
3.Trách nhiệm (task) cụ thể
4.Chia sẻ & Trách nhiệm
5.Cập nhật tiến độ định kì.

CÁCH LẬP CHECK-LIST & THỜI HẠN THỰC HIỆN
1.Xác định task
Xác định nhóm công việc trong event
- Venue
- Khách
- Chương trình
- F&B
- Tài liệu
- Báo chí
- …
Xác định các hạng mục cơ bản cần có trong nhóm công việc
- Venue: tìm địa điểm, book địa điểm, đặt …
- Khách: Danh sách khách mời, cách mời, thư mời
- Tài liệu: bài diễn văn, tập thông tin cho khách …

2. Team Member cần có
a) Xác định internal/external
b) Nhóm họp
c) Briefing: Đầy đủ mục tiêu, đối tượng, các yêu
cầu đặt ra.

3. Lập master timeline
a) Thời gian ngược
b) Đầy đủ các hạng mục lớn trong một event
- Ngày event
- Ngày rehearsal
- Ngày hoàn tất các hạng mục chính như địa
điểm, khách mời, tài liệu …

4. Làm việc với các thành viên
a) Chia sẻ Master Time – line
b) Trao đổi với các thành viên và tiến hành check-
list với các hạng mục cụ thể
c) Các liên lạc đầy đủ

5.Thống nhất hạng mục
a) Chuyển thành bảng Master
b) Chia sẻ và cam kết giữa các thành viên

6.Triển khai & Theo dõi
a) Họp định kỳ
b) Cập nhật điểu chỉnh
c) “Bàn-Liên-Báo”

2. TỔ CHỨC
2.1 ChỦ thể trong TCSK
2.2 Đánh giá & lựa chọn đối tác
2.3 Sơ đồ tổ chức nhân sự TCSK

2.2 Đánh giá & lựa chọn đối tác phù hợp cho
TCSK
PHÂN TÍCH NHU CầU
TÌM HiỂU THÔNG TIN VỀ NHÀ CUNG CẤP
SO SÁNH
HÀNH CHÁNH
KẾT THÚC
TiẾN TRÌNH LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP

Sơ đồ tổ chức nhân sự thực hiện sự kiện

NHÀ TÀI TRỢ NHÀ TCSK
CÔNG VIỆC
TRONG NỘI BỘ
NHÂN SỰ CẦN THIẾT THAM GIA TCSK

Smaller Organization structure

3. HƯỚNG DẪN
3.1 Vì sao cần định hướng cho TCSK
3.2 Các quy tắc cần nhớ

Going it alone
(event nhỏ)
Tiết kiệm chi phí nhưng làm sao thực hiện:
• Phần cứng như sân khấu, âm thanh, ánh sáng,
mic, hệ thống máy chiếu …
• Phần mềm như nhạc nền, hình ảnh chiếu, video,
speaker …

Ask HELP
*30pax: nhờ địa điểm nơi tổ chức
*30~100pax: nhờ Freeland producer
*>100pax: nhờ nhà tổ chức chuyên nghiệp

TÍNH HỆ THỐNG
TÍNH NHẤT QUÁN

CHÍNH SÁCH
(CÁCH ỨNG Xử)
CHIẾN LƯỢC
(Vạch kế hoạch)
Rules of
The Game

4. THỰC HIỆN VÀ KIỂM SOÁT
4.1 Lập thời gian thực hiện chi tiết
4.2 Phát triển ý tưởng & Thiết kế
4.3 Phát triển chương trình
4.4 Địa điểm F&B
4.5 Sắp xếp sự kiện & Bố trí nhân sự
4.6 Ngân sách & kiểm soát ngân sách
4.7 Hợp đồng & Thanh toán
4.8 Rủi ro & quản lý rủi ro

4.1 Lập thời gian thực hiện chi tiết

CÁC LƯU Ý
KHI LẬP BẢNG THỜI GIAN BIỂU CHI TIẾT
1. CỤ THỂ
2. CÓ HẠN ĐỊNH
3. SỰ LIÊN ĐỚI
4. TÍNH ƯU TIÊN
5. DỄ HiỂU
6. LOGIC

MỜI KHÁCH
DANH SÁCH KHÁCH
THIỆP MỜI
THEO DÕI & XÁC NHẬN
BOOKING
VẬN CHUYỂN
ĐÓN TIẾP

4.2 PHÁT TRIỂN Ý TƯỞNG & TRIỂN KHAI THIẾT KẾ CHO SỰ KIỆN
4.2.1Những yêu cầu cần thiết khi thiết kế
4.2.2Creative brief ? (Yêu cầu thiết kế
4.2.3Theme event ? (Chủ đề sự kiện)
4.2.4Theme color ? (Tone màu chủ đạo)
4.2.5 Design ? (Thiết kế)

“Ý TƯỞNG” ĐƯỢC XEM
PHẦN “HỒN”. QUYẾT
ĐỊNH SỰ THÀNH
CÔNG, SỰ KHÁC BiỆT
CỦA MỖI CHƯƠNG
TRÌNH, MỖI SỰ KiỆN

4.2.1) Yêu cầu lớn nhất đối với event là phải nắm
rõ cơ cấu về:
- Tìm hiểu rõ thông tin về khách hàng
- Mục đích của sự kiện là gì ?
- Đối tượng, thành phần tham dự
- Thời gian diễn ra sự kiện
- Nơi diễn ra
- Họ muốn đạt được điều gì qua Event
- Ngân sách dự trù

4.2.2) Creative Brief
1. Khi nào & ở đâu ?
2. Làm cho ai ?
3. Mong đợi gì từ sự kiện
4. Voice ? (high-tech, simple but high-class

a) Check venue/location
b) Theme event
c) Theme color
d) Design
Triển khai ý tưởng

TỔ CHỨC
SỰ KiỆN
CÓ CHỦ ĐỀ
SỰ KHÁC BiỆT VỀ
SÁNG TẠO & THIẾT KẾ

CHỦ ĐỀ
(Theme)
 Là một thông điệp xuyên suốt
 Có thể phát triển từ kế hoạch Marketing/quảng
cáo (kế hoạch chủ đạo)
 Có thể sáng tạo độc lập

CÁC TiẾT MỤC TRONG
CHƯƠNG TRÌNH CẦN PHỤC
VỤ CHUNG CHO CHỦ ĐỂ

Theme color
- Nói lên được xu hướng tone màu chính xuyên
suốt mọi thiết kế (kể cả thiết kế ánh sáng cho
chương trình

Design
- Nói lên được việc thực hiện đúng ý
đồ ý tưởng đã nêu

Luôn luôn sáng tạo, nhưng sáng tạo đó
phải khả thi và đặc biệt là tương
thích với môi trường thực tế
(Việc điều phối giữa tính linh động và kỷ luật trong thực hiện
là một thách thức cao. Bất cứ kết qua xấu nào cũng có thể
gây phản cảm về hình ảnh thương hiệu nơi công chúng. Lúc
đó chương trình xem như thất bại)

SÂN KHẤU, ÂM THANH & ÁNH SÁNG
a) Sân khấu
- Được coi là trung tâm sự kiện
- Cần hài hòa với không gian chung của không gian
- Nên bố trí đủ rộng cho khu hậu cần sau sân khấu
- Bố trí lượng người lên sân khấu
- Tầm nhìn của sân khấu
- Cần bao nhiêu sân khấu
- Các thiết bị cho sân khấu
- Trang trí và thiết kế sân khấu

a) Âm thanh
- Xác định ngôn ngữ sử dụng trong sự kiện để quyết định về
vấn đề âm thanh
- Không gian để xếp đặt thiết bị âm thanh và chỗ cho nhân
viên phụ trách âm thanh làm việc.
- Cần có thời gian sắp đặt và thử âm thanh
- Các trường hợp dự phòng nếu có rủi ro

a) Ánh sáng
- Ánh sáng phục vụ cho hoạt động của sự kiện bao gồm: Ánh
sáng trắng, ánh sáng màu, tạo phong cảnh, ánh sáng chuyển
động, cần có đèn chiếu, đèn laser, đèn tròn quay và đèn màu.
- Ánh sáng phục vụ các hoạt động chuẩn bị, hỗ trợ cho hoạt
động sự kiẹn như các hoạt động dịch vụ, giàn dựng lắp đặt
thiết bị, phục vụ sinh hoạt của khách tham dự và VIP, nhân
viên công ty trong thời gian diễn ra sự kiện.
- Ánh sáng bảo vệ: hệ thống đèn với cường độ sáng thích hợp
bảo vệ phòng hội nghị và khu vực sự kiện vào ban đêm.

Yêu cầu về phòng tiệc/họp
- Thảm trải sàn nhà: Chọn màu phù hợp
- Sàn nhảy: Kiểm tra chất lượng sàn nhảy
- Tầm nhìn trong phòng: Kiểm tra các góc cạnh trong phòng
xem cs cản trở nào cho việc thao tác các rèm trang trí
- Đường lên xuống sân khấu
- Bàn ghế trên sân khấu

Các yêu cầu bố trí đặc biệt
- Lối đi
- Trọng tải của nền
- Sử dụng hiệu ứng đặc biệt: pháo hoa, đèn, nến …
- Các chương trình giải trí
- Phòng riêng cho hút thuốc
- An toàn và phòng chống cháy nổ
- V.v…

4.3 Phát triển chương trình cho
sự kiện
Programming)
1. Hội nghị - Hội thảo
2. Khai trương – kỷ niệm
3. Giới thiệu sản phẩm mới
4. Tiệc chiêu đãi

Nội dung sự kiện
- Tất cả các sự kiện cần có nội dung được lập thành kịch bản
sơ thảo và kịch bản chi tiết (MC script)
- Cần có tổng đạo diễn và người điều phối sự kiện
- Cần training cho MC, phiên dịch để đảm bảo sự kiện sẽ xảy
ra đúng yêu cầu
- Bám sát kịch bản để không bị bể chương trình

Chương trình hội nghị
- Khai mạc chương trình
1. Thiết lập theme
2. Giới thiệu các chủ đề mức trung bình
3. Thuyết trình chủ đề có tính thu hút
- Giải lao
4. Mời thảo luận
5. Thông báo những tin phụ (minor)
- Ăn trưa
6. Phản hồi từ người tham dự
7. Thuyết trình các chủ đề hấp dẫn nhất
8. Đưa ra những thông tin thực sự hấp dẫn
- Kết thúc

Quản lý External Speaks
- Khả năng & giá trị tương ứng với chương trình
- Họ sẽ nói về điều gì ? Và nói như thế nào ?
- Tóm tắt cho Speaker về chủ đề/ mục đích của sự kiện
- Các tài liệu/thiết bị hỗ trợ cần biết trước
Quản lý internal Speakers
- Tính chủ quan: Không chuẩn bị kỹ bài nói/thuyết trình
- Nên có tập luyện trước (rehearsal) (off-site  on-site)
- Các tài liệu/thiết bị hỗ trợ cần biết trước

Chương trình tiệc chiêu đãi
- Khai mạc chương trình
1. Đón khách và các hoạt động kỷ niệm
2. Bắt đầu chương trình & giới thiệu quan khách
- Phát biểu
4. VIP chủ nhà phát biểu
5. VIP khách phát biểu
6. Đại diện đối tác/nhân viên phát biểu
- Nhập tiệc
7. Nhạc nhẹ BGM
8. Giải trí
9. Công bố chương trình đặc biệt
- Kết thúc: Phát biểu cám ơn & quà tặng kỷ niệm

Giải trí trong sự kiện
• Nguyên tắc của giải trí trong sự kiện
- Nội dung chương trình ?
- Ngân sách sự kiện ?
- Độ tuổi khách ?
- Trình độ dân trí ?
- Văn hóa ?
- Không gian, thời gian ?
- Hiệu ứng ?
- Khả năng thực hiện ?
- Phương án dự phòng ?

4.4 ĐỊA ĐiỂM – ĐẶT CHỖ
VÀ F&B
VENUE – BOOKING – F&B

Chọn địa điểm & đặt chỗ cho sự kiện
Những địa điểm cụ thể:
- Ho Chi Minh City international Exhibition & con fference Center
- Trung tâm hội nghị và triển lãm
- Những khán phòng lớn
- Khách sạn – resort
- Offsite event
- Trong nhà
- Ngoài trời
- Top floor

Phù hợp loại sự kiện
- Mục đích - Ngân sách
- Quy mô

“KHÔNG CÓ 1 ĐỊA ĐIỂM PHÙ HỢP, SẼ
KHÔNG CÓ 1 SỰ KIỆN THẬT SỰ
“KHÔNG PHẢI LÚC NÀO CŨNG DỄ DÀNG
ĐẠT ĐƯỢC MỘT ĐỊA ĐIỂM ĐỂ TỔ CHỨC SỰ
KIỆN NHƯ MÌNH MONG MUỐN

Những yêu cầu khác:
- Các phương án dự phòng của địa điểm
- Bảo hiểm
- An ninh
- Giấy phép của địa điểm
- PCCC – Thoát hiểm – Cứu hộ
- Tình huống
- Bãi xe

ĐẶT PHÒNG Ở TRONG SỰ KIỆN

ĐỒ ĂN & THỨC UỐNG
- Ngân sách
- An toàn thực phẩm
- Phong tục tập quán
- Xử lý tình huống

3. Loại khách ăn kiêng chính (Diet):
 Loại 1: Không ăn thức ăn có máu (nhưng ăn gà & cá)
 Loại 2: Không ăn thịt bất cứ loại động vật nào bị giết nhưng có thể
ăn loại đã thành phẩm như pho mát, trứng, sữa …
 Loại 3: Không ăn bất cứ thịt từ động vật, bao gồm cả mật ong, bơ,
sữa ..

Thức uống trong sự kiện có 2 loại
Refreshment breaks
- Beverage & snack (cookies, bagels or fruit)
Reception
- Beer, Wine

4.5 SẮP XẾP CHO SỰ KiỆN
BỐ TRÍ NHÂN SỰ

CÁC KHU VỰC TRONG SẮP XẾP CƠ BẢN
 Lễ tân
 Sân khấu
 Khách tham dự
 Treo gắn quảng cáo – Trang trí
 Âm thanh – Ánh sáng
 Hậu cần

CÁC ĐẶC TÍNH CƠ BẢN TRONG SẮP XẾP
 Tính phù hợp
 Tính nhất quán
 Tính tiện lợi
 Tính an toàn
 Tính thẩm mỹ

4.6 NGÂN SÁCH & KiỂM
SOÁT NGÂN SÁCH

NGÂN SÁCH SỰ KIỆN
 Có nên tổ chức sự kiện không ?
 Sử dụng bao nhiêu ngân sách ?
 Sự kiện có xứng tầm ngân sách chi
ra không ?

CHI PHÍ CỐ ĐỊNH
1. Thiết kế
2. Sản xuất
trang trí
3. Khách mời
35% CỦA TỔNG NGÂN
SÁCH
4. Địa điểm
5. Giải trí
6. Mời khách
7. Tài liệu
8. Phone/Fax
9. Quà tặng
10. An ninh
11. Chỗ đậu xe
12. Agency
Fees
13. Initial
Recce
MỤC 1,2,3: CAO NHẤT LÀ 25% CỦA TỔNG CHI PHÍ CỐ ĐỊNH

CHI PHÍ THAY ĐỔI
1. Đồ ăn thức
uống
2. Phòng ngủ,
dịch vụ
3. Đưa đón
4. In ấn
SÁCH
Quà tặng
Bảo hiểm
Chương trình
cá nhân
Khuân vác
Phí đậu xe

CHI PHÍ DỰ PHÒNG
Chi phí dự phòng phát sinh trong quá trình thực hiện
(Nếu không sử dụng sẽ trả lại)
SÁCH

CÁC LIÊN QUAN VỚI BỘ PHẬN TÀI CHÍNH CÔNG TY
NGÂN SÁCH SỰ KiỆN
TÀI CHÍNH
CÔNG TY
- Các văn bản liên quan đến tài chính
- Các trình tự thu chi tài chính
- Nội dung các hóa đơn, hợp đồng
- Tính hợp lý của chi phí
- Thuế giá trị gia tăng
- Hóa đơn và các vấn đề liên quan

4.7 HỢP ĐỒNG VÀ THANH TOÁN

 Là cơ sở để các bên tôn trọng và nghiêm túc thực hiện nghĩa
vụ và quyền lời của mình.
 Là “biện pháp” để ràng buộc trách nhiệm, ngăn ngừa việc
thường xuyên thay đổi, “bội ước” của cá bên liên quan.
 Là căn cứ đẻ xử lý tranh chấp (nếu có)
Tầm quan trọng của việc quy định rõ ràng các đièu khoản
trong hợp đồng

1. Bên mua (bên yêu cầu cung cấp dịch vụ)
2. Bên bán (bên cung cấp dịch vụ)
3. Mô tả phạm vi công việc/dịch vụ yêu cầu
4. Trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên
5. Chi phí thực hiện dịch vụ (bao gồm các loại thuế phải nộp
theo quy định)
6. Phương thức và thời gian thanh toán
Các điều khoản cơ bản trong một bản hợp
đồng dịch vụ

7. Các quy định khác:
- Bảo mật
- Chống hối lộ
- Bản quyền
- Chuyển nhượng
- Phạt
- Hủy bỏ
- Chấm dứt
- Bất khả kháng
- Thanh lý hợp đồng
Các điều khoản cơ bản trong một bản hợp
đồng dịch vụ

1. Hợp đồng dịch vụ cung cấp trọn gói chương trình cho công ty
ABC
2. Đối với các đơn vị cung cấp dịch vụ
+Mặt hàng, giấy phép:
- Hợp đồng thuê mặt bằng, địa điểm
- Hợp đồng với đơn vị cung cấp giấy phép TCBD
- Hợp đồng với đơn vị cung cấp giấy phép quảng bá chương trình
+ Kỹ thuật
- Hợp đồng với đơn vị dàn dựng, lắp đặt sân khấu, âm thanh ánh
sáng, màn hình đèn chiếu …
- Hợp đồng với đơn vị cung cấp đường truyền internet, line điện
thoại, điện dự phòng.
- Hợp đồng với đơn vị cung cấp dịch vụ dịch thuật trực tiếp
- Hợp đồng với đơn vị in ấn
Các hợp đồng cần phải ký kết

- Nhân sự:
 Hợp đồng với đơn vị cung cấp dịch vụ bảo vệ
 Hợp đồng với đạo diễn chương trình
 Hợp đồng với đơn vị cung cấp nghệ sĩ, ca sĩ, người mẫu,
nhóm múa, nhân viên chiêu thị
 Hợp đồng với đơn vị cung cấp dịch vụ quay phim, chụp ảnh
 Hợp đồng với đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển
 Hợp đồng với đơn vị cung cấp dịch vụ bảo hiểm
- F&B
 Hợp đồng với đơn vị cung cấp F&B
Các hợp đồng cần phải ký kết

- Người ký kết hợp đồng phải là người đại
diện và chịu trách nhiệm trước pháp luật
(được ghi rõ trong Giấy phép thành lập công
ty)
- Nếu người khác ký thay, bắt buộc phải có
giấy ủy quyền hợp lệ kèm theo hợp đồng
Các lưu ý quan trọng

- Mọi điều khoản cần được quy định thật rõ ràng, cụ
thể và phải được giám sát chặt chẽ nhằm tránh việc
kiện tụng hoặc các sai phạm không kiểm soát được.
- Điều khoản bảo mật cần quy định rõ về các việc ghi
âm, sử dụng băng từ quay phim, chụp ảnh …
- Điều khoản quyền sử dụng hình ảnh của các
celebrities cho các bài viết về buổi event này đăng
trên các phương tiện truyền thông (báo in, báo điện
tử, website …)

- Để nhanh chóng xử lý các vấn đề phát sinh hoặc thay
đổi trong quá trình làm việc thực tế, mỗi bên sẽ cử ra
người đại diện của mình giám sát công việc trong
suốt thời gian thi công. Mọi phát sinh hoặc thay đổi
sẽ được giải thích và đề nghị giải pháp xử lý thích
hợp và sẽ được ghi nhận bằng văn bản có chữ ký của
hai bên làm căn cứ cho việc thanh toán, thanh lý hợp
đồng sau này.

- Cho dù chúng ta muốn hay không, công việc tổ chức
sự kiện luôn bao gồm rất nhiều rủi ro tiềm ẩn.
- Nếu không quản lý chu đáo, từ một rủi ro nhỏ sẽ dẫn
đến hàng loạt rủi ro khác kéo theo (hiệu ứng dimino)
- Thậm chí, nó có thể gây ra một thảm họa với những
thiệt hại về nhân mạng và chi phí khổng lồ.
Quản lý rủi ro là điều đặc biệt quan trọng

- Tất cả mọi events đều có yếu tố rủi ro tiềm ẩn.
- Cách tốt nhất để quản lý rủi ro là ta phải nhận dạng
và hiểu được những dạng rủi ro tiềm ẩn nào mà
chúng ta sẽ gặp phải.
- Tổng quát, các loại rủi ro được phân chia thành các
loại sau đây:
Rủi ro

- Rủi ro trong quá trình ký kết hợp đồng với đối tác và
các nhà cung cấp.
- Rủi ro trong quá trình thực hiện chương trình
- Rủi ro do con người (người phụ trách lơ đểnh, cẩu
thả; hoặc do một đơn vị/nhà cung cấp không thực
hiện đúng trách nhiệm, nhiệm vụ được phân công)
- Rủi ro do thiên tai.
Các nhóm rủi ro

- Sau khi đã hiểu rõ và phân loại được các nhóm rủi ro
tiềm ẩn, ta sẽ có nhiều phương cách quản lý rủi ro
thích hợp.
Cách nhìn nhận và quản lý rủi ro

- Định lượng hóa từng rủi ro tiềm ẩn để biết rõ tổn hại
của rủi ro này nếu nó xảy ra (cả về chi phí, hình
ảnh/uy tín nhãn hiệu)
- Đánh giá từng rủi ro tiềm ẩn này để đưa ra các kế
hoạch, phương án dự phòng, quyết định những rủi ro
nào có thể bỏ qua, những rủi ro nào cần tránh hoặc
những rủi ro nào có thể giảm thiểu.
- Cung cấp các bước phòng ngừa để ngăn ngừa những
rủi ro có thể xảy ra.
- Cung cấp các bước giảm thiểu rủi ro để giảm thiểu
chi phí phát sinh nếu rủi ro tiềm ẩn xảy ra.
Lên kế hoạch quản lý rủi ro

- Ta có thể chuyển giao việc quản lý và ngăn ngừa các
rủi ro tiềm ẩn bằng cách chuyển giao các rủi ro này
cho đối tác có liên quan đến việc tổ chức.
- VD: Ghi rõ trong hợp đồng với đơn vị cung cấp F&B
là họ sẽ chịu trách nhiệm pháp lý về mọi vấn đề liên
quan đến vệ sinh an toàn thực phẩm, sử dụng nguồn
rượu bia hợp pháp
Chuyển giao rủi ro

- Ta có thể chuyển giao việc quản lý và ngăn ngừa các
rủi ro tiềm ẩn bằng cách chuyển giao các rủi ro này
cho các công ty bảo hiểm.
- Bằng cách này, khi có rủi ro xảy ra, ta có thể giảm
thiểu các chi phí thiệt hại vì các chi phí này sẽ do
công ty bảo hiểm chi trả.
- Bằng cách này, khi có rủi ra xảy ra, ta có thể giảm
thiểu các chi phí thiệt hại vì các chi phí này sẽ do
công ty bảo hiểm chi trả.
- Nhưng phải lưu ý rằng, không phải mọi rủi ro đều có
thể chuyển giao qua cho công ty bảo hiểm
Bảo hiểm rủi ro

- Không bao giờ sắp xếp toàn bộ Ban Quản Trị của
một tổ chức đi cùng một chuyến bay/chuyến
tàu/chuyến xe.
- Hạn chế tổ chức những sự kiện lớn có sự tham gia
của những nhà lãnh đạo cao cấp trên tàu/thuyền
- Luôn cung cấp các emergency contacts & típ cho
khách ở xa đến (trong/ngoài nước)
Vài nguyên tắc cơ bản trong quản lý rủi ro

- Thời điểm tổ chức cuộc họp: không quá 3 ngày kể từ ngày
event diễn ra.
- Thành phần tham dự: Tất cả thành viên có tham gia trực
tiếp/gián tiếp vào project.
- Mục đích:
 Biểu dương những cá nhân/nhóm hoàn thành tốt công việc
 Chia sẻ kinh nghiệm, những vấn đề phát sinh & “behind-the-
scence” để cùng nhau học hỏi.
 Nhìn nhận những thiếu sót, lỗi mắc phải trong quá trình thực
hiện.
 Rút ra bài học kinh nghiệm cho những lần tới
 Cập nhật check list cho những event lần sau.
SẮP XẾP CuỘC HỌP

- Vì sao những hạng mục đó “chạy” rất tốt ?
- Liệu mình có thể làm tốt hơn ? Bằng cách nào ?
- Vì sao những hạng mục đó “bể” ?
- Đã xây dựng phương án dự phòng/xử lý rủi ro ?
- Learning points ?
Phân tích rõ ràng nguyên nhân để có giải pháp
thích hợp

Kỹ năng cần thiết
- Kỹ năng
 Kỹ năng kiểm soát
 Kỹ năng quản lý thời gian
 Kỹ năng truyền đạt/thuyết trình
 Kỹ năng làm việc theo nhóm
 Kỹ năng động viên công sự/nhân viên
- Khả năng
 Chu đáo, thận trọng
 Kiên nhẫn, tập trung
 Sắp xếp tổ chức
 Tính toán

PHAN VĨNH PHÚC -Giao trinh ky nang to chuc su kien

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to PHAN VĨNH PHÚC -Giao trinh ky nang to chuc su kien

Similar to PHAN VĨNH PHÚC -Giao trinh ky nang to chuc su kien (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (15)

PHAN VĨNH PHÚC -Giao trinh ky nang to chuc su kien