ECM - Case Management and Web 2.0 in Oppland County Municipality

1. SI brukerforum 2011
Saksbehandling 2.0?
Hvordan vil nye måter å kommunisere, med lesebrett,
mobile enheter og nye samhandlingsarenaer, påvirke
måten vi arbeider?
Eksempler fra Oppland fylkeskommune
Petter Kolstad, IKT-leder
Oppland fylkeskommune

2. SI brukerforum 2011
1. Definisjon, hva er saksbehandling 2.0
2. Nye samhandlings- og samarbeidsformer
3. IKT-strategi i Oppland fylkeskommune
4. Nye verktøy gir nye muligheter, eksempler
5. Oppsummering og anbefalinger

3. SI brukerforum 2011
Hvordan vil nye måter å kommunisere, med lesebrett, mobile
enheter og nye samhandlingsarenaer, påvirke måten vi arbeider?

4. Sosiale medier, noen eksempler
Noen av de mest kjente og brukte sosiale mediene er:
 Twitter, utveksler budskap med maksimalt 140 tegn
 Facebook, til formidling av innhold av sosial karakter
 Wikipedia, er verdens største brukerskapte leksikon
 YouTube, er kanal for utveksling av filmsnutter
 Flickr er kanal for utveksling av bilder
 SlideShare er kanal for å utveksle og dele Power Point-presentasjoner

5.  58 % av kommunene tatt
sosiale medier i bruk
 96 % av disse er til stede på
Facebook
 71 % av kommunene vil ha
tatt sosiale medier i bruk
innen 2011
 41 % vil ha strategi for bruk
av sosial medier innen 2011
Kilde: KS BETA.COM, juni 2011

6. Kommuner på Sosiale medier
Kilde: KS BETA.COM, juni 2011

7. Kommuner på Sosiale medier
Kilde: KS BETA.COM, juni 2011

8. Kommuner på Sosiale medier
Kilde: KS BETA.COM, juni 2011

9. Kongsvinger kommune Sosiale medier

10. Regjeringen.no Blogger

11. OFK Community
Nettsamfunn Community
Et virtuelt samfunn, e-samfunn
eller nettsamfunn er en gruppe
mennesker som i første rekke
samhandler via et
kommunikasjonsmedium som
nyhetsbrev, telefon, epost, sosial
nettjeneste eller meldingstjeneste i
stedet for å møtes ansikt til ansikt.
Samhandlingen kan foregå for
sosiale-, profesjonelle-,
opplærings- eller andre formål.
Dersom kommunikasjonen foregår
ved hjelp av et datanett kalles
dette for et nettsamfunn. Slike
samfunn har også blitt en
utfyllende form for kommunikasjon
mellom mennesker som kjenner
hverandre og omgås i andre
sammenhenger.

12. SI brukerforum 2011
Saksbehandling 2.0…….?
Hva er det?
Saksbehandling 2.0
Fagnettverk for neste generasjons saksbehandlingsløsninger der
brukerne gis rike og fleksible arbeidsflater, som understøtter
prosessene i virksomheten.

13. Hva er Saksbehandling
Med saksbehandling mener vi:
• En prosess som utføres for å behandle saker på vegne av en virksomhet og
som leder fram til en autorisert beslutning.
• Prosessen kan bestå av følgende aktiviteter: mottak og klargjøring av en
sak, innsamling av informasjon, vurdering, avgjørelse/vedtak,
ekspedering av vedtaksdokumenter.
• Saksbehandling er også å behandle informasjon og fakta, bruke lover og
regler, følge prosedyrer, kommunisere med aktører som saken gjelder,
og å treffe beslutninger.
• Saksbehandling kan gi andre resultater enn et vedtak, for eksempel
utredninger, uttalelser, prosjektplaner og nye regelverk.
Ref: Difi, SGK nov. 1997

14. Hva er Web 2.0
Web 2.0
Wikipedia
Web 2.0 er en populærbetegnelse på den nye situasjonen på World Wide Web
med deltagerdrevne, interaktive nettjenester.
TNS Gallup:
”En paraplybetegnelse for en rekke tjenester og aktiviteter på nett som har det
til felles at de legger til rette for interaksjon mellom brukerne. Det vil si at
innholdet er generert av brukerne, mens selve tjenesten kun er en tilrettelegger
for interaksjonen mellom medlemmene eller tilfeldige brukere.”

15. Saksbehandling 2.0
Saksbehandling 2.0 = Saksbehandling + Web 2.0
ELLER sagt på en annen måte…….
Saksbehandling 2.0?
Jo, det er neste generasjon saksbehandlingssystem
OFK: Øystein Windingstad 2011

16. SI brukerforum 2011
2. Nye samhandlings- og samarbeidsformer i OFK

17. Oppland fylke
Oppland fylke:
Areal: ca 25.000 km2
Innbyggere: ca 180.000
Antall kommuner: 26
Nord-Gudbrandsdal
Regioner: 6
Byer: 4
Midt-Gudbrandsdal Lillehammer
Oppland fylkeskommune har ansvar for:
Sør-Gudbrandsdal
• Samferdsel og vei
Valdres
• Videregående opplæring
• Regional utvikling
Gjøvik - Land - Toten
• Tannhelsetjeneste
• Kultur
• Kulturminne
25.192 km2 Hadeland • Fylkesbibliotek
(kun 5.109 km2 er under 600 meters over havflaten)
• Fylkesarkiv

18. Oppland fylkeskommune

19. Sammenheng regional planstrategi og regionalt handlingsprogram

20. Adm. utviklingsorganisasjon
FR rådgivning
• Beredskap
Regionale knutepunkt Partnerskap og arenaer
Rådmannsledelsen
• Eierskap •Hadeland
Rasmus Virgrestad FR Kommuner/Regioner
Partnerskapsforum
• Energi •Gjøvik Fylkesmann
Terje Kind • Informasjon •Valdres NAV
Inge Myklebust • Internasjonalt arbeid
• Juridisk
•Midt-Gudbrandsdal Innovasjon Norge
Hjalmar Solbjør •Lillehammer SIVA
• Kompetanse VOX
Anne Bostad • Organisasjonsutvikling •Nord-Gudbrandsdal Høgskolen i Lillehammer
Stig Helge Hagrup • Politisk sekretariat Høgskolen i Gjøvik
Fagenheter Team/Nettverk
opplæring
Videregående
Tannhelsetjenesten
Kultur og idrett
Kulturvern
Fylkesbiblioteket
Fylkesarkivet
Innkjøp og eiendom
IKT
Personal og lønn
Økonomi
Arkiv (sentraladm.)
Servicesenter
Regional utvikling
Læringsteam
Samferdsel
Regionteam
Storregionteam
Internasjonalt team
Informasjonsnettverk
Miljønettverk
Opplandstrafikk
Tannklinikker (36)
Videregående skoler (14 stk) Fagopplæring OPUS (7 stk) Karrieresenter

21. SI Annual conference 2011

22. Ombygging med muligheter – føringer og innspill IKT
Mål for arbeidsplassutvikling/ombygging i
sentraladministrasjonen:
Det sikres flere og mer fleksible arbeidsplasser i
sentraladministrasjonen. Skal gi rom for flere interne og
eksterne medarbeidere i framtida, samt oppnå en bedre
arealutnyttelse totalt sett.
Arbeidsplassene utformes slik at de sikrer bedre vilkår
for nye arbeidsformer, samhandling, kunnskaps- og
erfaringsdeling og kommunikasjon i den løpende
oppgaveløsningen

23. Ombygging med muligheter – føringer og innspill
Mer fleksible arbeidsplasser, hva betyr det for IKT?
• Økt mobilitet på arbeidsplassen, mindre bruk av fast kontorplass?
• Mer teambasert arbeidsform i og utenfor fagenheten
• Vi deltar i flere team, på flere samarbeidsarenaer
• Flere arbeidsoppgaver utføres utenfor egen fagenhet og kontorplass
• Økende bruk av egne ”stillerom”, møterom og prosjektrom
• Flere medarbeidere ute på tjenestereiser
• Økende fleksibilitet i arbeidslivet, mer bruk av avtaler om hjemmekontor
• Mer arbeidsoppgaver utføres uavhengig av sted og tid

24. Ombygging med muligheter – føringer og innspill
Nye arbeidsformer, samhandling, kunnskaps- og erfaringsdeling og
kommunikasjon i den løpende oppgaveløsningen, hva betyr det for IKT?
• Økende bruk av bærbar enheter - PC, mobiltelefoner og lesebrett
• Mer bruk av trådløse nettverk
• Behov for tilgang til bedriftens informasjonssystemer uavhengig av kontorplass
• Behov for å knytte seg til bedriftens informasjonssystemer på tjenestereise
• Økende bruk av IKT for elektronisk samarbeid og informasjonsdeling
• Nye IKT løsninger for elektroniske tjenester og effektivisering
• Nye tjenester for samhandling tas i bruk; videokonferanser, prosjektrom

25. Ombygging med muligheter – føringer og innspill IKT
Medarbeider konsekvenser, fleksible arbeidsplasser:
• Økende omfang og bruk av IKT løsninger
• Kompleksiteten øker ved mer bruk av bærbar PC og nye IKT løsninger
• Kravet til IKT-kompetanse og -forståelse økende
• Behov for IKT-opplæring og støtte til IKT økende
• Må ta hensyn til stråling, sikkerhet og arbeidsmiljø

26. SI brukerforum 2011
3. IKT-strategi i Oppland fylkeskommune

27. Litt om vår IKT-strategi
Hva er FK opptatt av nå?
Ny IKT-strategi for Oppland fylkeskommune
2011-2014

28. Standarder som er anbefalte eller
obligatoriske for offentlig sektor
I St.meld. nr. 17 (2006-2007) Eit informasjonsamfunn for alle
beskrives en helhetlig og overordnet IT-arkitektur for offentlig sektor.

29. Viktigste for FK:
2. Tjenester på nett
9. Elektronisk handel
10. Arkivering og saksbehandling
11. Informasjonssikkerhet
13. IKT-arkitektur
16. Integrasjon av IKT-systemer

30. OFK IKT-strategi 2001 - 2012
2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012
Infrastruktur
Bredbånd
I-nett
Fellesløsninger
Arkitektur og e-Samhandling
eKommune/Digital forvaltning
IKT er en viktig faktor for utvikling av virksomheten i OFK

31. OFK mål og strategier 2011-2012, eksempler
• En enklere hverdag
• Elektronisk samhandling
• Åpen forvaltning
• Full-elektronisk arkiv
• Integrasjon – for eksempel ”Rett i mappa”
• Brukertilpasset skrivebord
• I-nett og sosiale medier
• IKT opplæring

32. SI brukerforum 2011
4. Nye verktøy gir nye muligheter, eksempler

33. Nye verktøy i OFK
”Nye verktøy skal forenkle hverdagen”
1.MS Office, ”alle” produkter
2.Videokonferanser og Microsoft Unified Communication/LYNC
3.Mobilitet og nye verktøy
1. Mobilt kontor og fleksibelt arbeidssted
2. Mobiltelefon og e-post synkronisering
3. IP-telefoni i OFK
4.MS Sharepoint for informasjonsdeling
5.Papirløst fylkesting/ fylkesutvalg
6.Sosiale medier og egen Community

34. Hva er Unified Communication (UC)
• Samhandling mellom kommunikasjonsverktøy
• Integrasjon mellom produkter som:
– Video
– Tale
– E-post
– Klientbasert løsninger for lynmeldinger
– Mobile Løsninger
• Summen av dette = Unified Communication

35. Prosessforbedrende elementer
• Ved å åpne for at
samarbeidspartnere kan
registreres i Communicator
(Federation), muliggjør man en
åpen og enkel måte og
kommunisere på disse med, på lik
linje med interne brukere.
• En UC løsning leverer avanserte
presence muligheter, på
gruppenivå og gir muligheten å se
tilgjengeligheten på deltakerne i
gruppen.

36. In-house konferanser – kostnadsbesparende elementer

37. Live Meeting – kostnadsbesparende elementer

38. OCS = tilgjengelig og samhandling over alt
Noen eksempler:
• Outlook integrasjon OCS
• 360 4.1 integrasjon OCS
• MS Sharepoint integrasjon OCS
• Syscom Solution Point integrasjon OCS
• iPhone integrasjon OCS

39. Outlook integrasjon OCS

40. iPhone integrasjon OCS

41. Syscom Support Point

44. Sosiale medier i MS Outlook

45. Oppsummering
5. Oppsummering og anbefalinger

46. OFK bruk av sosiale medier
Ansattes bruk av sosiale medier
1. E-postadressen navn@oppland.org skal ikke benyttes på noen sosiale medier
2. Vær gjerne aktiv i faglige diskusjoner. Opptre på samme måte som du ville gjort
ellers i hverdagen. Bruk sunn fornuft.
3. Vær bevisst på rollen din som ansatt i OFK.
4. Vurder om du skal ha kontakt med elever/brukere/pårørende i sosiale medier som
for eksempel Facebook eller MSN. I så fall, tenk på hvordan du opptrer.
5. Ansatte har ytringsfrihet, men taushetsplikten gjelder også i de sosiale mediene.
6. Vær åpen om hvor du jobber.
7. Presiser at du ytrer deg som privatperson og ikke på vegne av OFK.
8. Henvendelser direkte til OFK besvares av administratorer på de forskjellige
kontoene.
9. Husk at Internett er permanent, det kan være vanskelig å slette det du har sagt.
10. Er du i tvil, send en e-post til infoteam@oppland.org
Ref: Trondheim kommune, m.fl.

47. OFK bruk av sosiale medier
OFKs offisielle kontoer på Facebook / Twitter
1. Vær til stede, delta i debatten. Husk at du alltid representerer OFK
2. Svar alltid ved faktafeil eller på spørsmål om kommunens tjenester og tilbud
3. Svar på positive kommentarer, si takk
4. Det er ikke nødvendig å svare på nøytrale kommentarer, men det er lov å gjøre det.
5. Forsøk også å svare på negative kommentarer
6. Tilpass svaret ut i fra avsender, form og innhold. Saklig? Humoristisk? Formell?
7. På generelle spørsmål svarer du som OFK, med fornavn navn/tittel
8. Ved svar på faglige spørsmål, bruk fullt navn og tittel (eks enhetsleder og enhet)
9. På spørsmål som krever saksbehandling/arkivering må innsenderen gjøres
oppmerksom på at det må sendes en formell henvendelse.
10. Politiske henvendelser skal alltid henvises til politisk nivå
Ref: Trondheim kommune, m.fl.

48. OFK bruk av sosiale medier
OFK eksempler:
Klimapark 2469
http://www.youtube.com/watch?v=XSGFM38IpUQ
http://www.facebook.com/pages/Klimapark-2469/125728314132927
eDialog 24
http://www.oppland.no/Kontakt-oss/eDialog/
Politiker blogger
http://www.oppland.no/Politikk/Blogg/
Community
http://www.oppland.no/no/Fag-og-tjenester/Regionalenheten/Landbruk/Grupper/Startside-
Klubber/?clubId=3
OFK på mobil
http://www.oppland.no/no/Fag-og-tjenester/Informasjonsnettverket1/Nyheter/Oppland-pa-mobil/