Funcions i disfuncions de les reunions virtuals

1. Reunions virtuals efectives
1. REUNIONS VIRTUALS:
AVANTATGES I INCONVENIENTS
Avantatges de les reunions virtuals:
 Connexió des de qualsevol lloc. La frontera física entre els i les
participants es difumina. Només cal coincidir en una hora concreta
per reunir-se.
 Estalvi de temps iaugment de productivitat. Com que nocal
desplaçar-se per fer la reunió, es pot invertir temps en altres
tasques.
 Reducció de costos. Només necessitem un ordinador i connexió a
internet. Totes les despeses associades a viatges de feina s’estalvien.
 Menor impacte mediambiental. Pel fetdepassar la informació de manera online, ens
estalviem imprimir grans quantitats de paper, la qual cosa redueix l’impacte
mediambiental.
 Conciliació entre vida personal iprofessional. Molta gent valora per damunt d’altres coses
una feina que li permeti compaginar la seva vida personal amb la professional. Les
videoconferències han permès reunions a distància que compleixen amb aquestes
expectatives.
 Connexió des de diversos dispositius. Ens podem connectar des de l’ordinador, el mòbil, la
tauleta…
 Gravacions digitals de les reunions que permeten assegurar-nos que no es perd res de la
trobada.
 Possibilitat de compartir pantalla. Aquesta opció és especialment útil per explicar en
detall i de manera molt més visual la informació exposada.
Inconvenients de les reunions virtuals:
 Problemes tècnics. Els aparells tecnològics podrien fallar en qualsevol moment, o la
connexió a Internet pot caure o anar lenta. Per això, és important tenir un pla B per si de
cas el nostre ordinador o la nostra presentació decideix no funcionar.
 No saber qui parla. És freqüent que quan fem una videoconferència se solapin les veus i,
com que no es té una visió completa de l’escena, pot ser que no sapiguem qui està
parlant.
 Repeticions. Quan s’ajunten problemes tècnics i molta gent parla alhora podem caure
en l’error de repetir diverses vegades una mateixa informació
perquè algú no ho ha sentit bé, la qual cosa allargaria la reunió.
 Confusions i ambigüitats. A les videoconferències no es té una
noció completa del llenguatge corporal de la resta de participants.
El to de veu, les expressions o els gestos queden atenuats i moltes
vegades es perd el sentit del que es diu. No tenir accés a tota
aquesta informació pot donar peu a malentesos.

2. Reunions virtuals efectives
 El soroll de fons. El perill de fer una videoconferència des de casa, un bar, etc. és
l’aparició de sorolls fora de lloc. Un clàxon, un gos o el veïnat són elements que poden
arribar a sentir-se i queden molt poc professionals en una reunió virtual.
2. TIPUS DE REUNIONS VIRTUALS: ESCULL LA QUE ET
VAGI MILLOR!
D’acord, ja has decidit que faràs una reunió a distància. Però, quina és la millor opció per fer-
la? Existeixen diferents tipus de reunions virtuals. Vegem les opcions que tenim.
Trucades de conferència o teleconferències
Permeten als i a les assistents participar en la reunió de manera telefònica. L’única condició
perquè es doni la teleconferència és que hi hagi mínim dos telèfons. Aquesta
manera de reunir-se permet assistir a tothom de manera convenient i elimina
el temps i les despeses involucrades en viatjar. Normalment es dona en grups
petits perquè és més senzill per a què tothom escolti la trucada i es posa
l’opció de ‘mans lliures’ per tal que tots i totes les assistents puguin participar.
Conferència web
Tal com el seu nom indica, la conferència web té lloc a internet. Tothom qui
participa assisteix a la reunió des del seu ordinador connectat a la xarxa i
des d’allà tothom pot veure les presentacions i informació compartida.
Videoconferència
Aquesta opció permet connectar a dos o més persones des d’una pantalla
d’ordinador otelevisió. Són obligatoris els dispositius d’entrada (càmera web,
micròfon) i de sortida (monitors, pantalles).
3. PLANIFICA LA TEVA REUNIÓ
Planificar consisteix a traçar els passos per executar un projecte o objectiu. Això és el primer
que ens hem de plantejar quan vulguem convocar una reunió. La planificació prèvia evitarà
qualsevol desordre o confusió durant la trobada virtual. Es pot donar un marge per a
improvisacions, sí, però deixar-ho tot en mans de la improvisació pot resultar poc efectiu.
Planificar amb antelació una reunió aporta molts beneficis:
 Ajuda a visualitzar la trobada, és adir, imaginar-te-la iaixí preveure les diferents

3. Reunions virtuals efectives
situacions que es poden donar.
 Ajuda a identificar si hi ha algun aspecte de la reunió que desconeixem.
 Es treballa sobre la base d’objectius definits.
 Augmenta la capacitat de reacció davant dels imprevistos.
 Redueix la incertesa i els riscos de què alguna cosa surti malament.
 Genera compromís, motivació i confiança en l’equip.
 Dona més control del temps.
 Ajuda a prendre les decisions adequades.
Sobre quins paràmetres es sustenta una bona planificació:
1. Motiu de la reunió
La base sobre la qual es vertebra tota la planificació és ser conscient del perquè de la reunió.
Quin és el motiu que t’empeny a celebrar una reunió virtual amb el teu equip? Primer de tot
cal saber el tipus de reunió, és a dir, si és per negociar, per obtenir informació, per solucionar
un problema, per donar informació, etc. Un cop assimilada la raó de la convocatòria, i sense
mai perdre-la de vista, podrem continuar.
2. Objectius
En segon lloc, has de definir els objectius, tant generals com específics de la reunió.
Redacta’ls de la manera més clara i concisa possible. Demana’t: què vull aconseguir al final
de la reunió?.
3. Dia i hora
Una altra decisió simple, però alhora molt important, que s’ha de prendre, és la d’escollir el
dia i l’hora que es farà la reunió. Ubicar-la en un temps específic la dotarà de concreció.
També has de calcular la durada de la reunió tenint en compte els horaris laborals de les
persones que hagin d’assistir ala mateixa, d’aquesta manera garantirem que tothom pot
atendre la reunió.
4. Aspectes tècnics
Has de tenir en compte certs aspectes tècnics com el tipus de reunió virtual, quina
plataforma s’utilitzarà, així com assegurar-te que el dispositiu que utilitzis funciona
correctament. Has de vigilar que la pantalla, el micròfon, la càmera i altres elements tècnics
estiguin a punt per a la reunió. I, sobretot, tingues un pla B per si es presenten problemes
tècnics durant la trobada.
5. Participants
Tampoc no podem oblidar els i les participants de la reunió. Convoca només les persones

4. Reunions virtuals efectives
necessàries. Quantes n’hi haurà i qui seran? Es tracta d’un públic especialitzat o no?
Depenentdelaquantitatdegentquehihagiodesisónespecialisteseneltema,caldrà
ajustar la informació i el llenguatge de la reunió.
6. Presentacions
Si es donés el cas que durant la reunió s’ha de fer una presentació per part d’algun dels o les
participants, cal tenir-ho present a l’hora de confeccionar l’agenda. Informa la persona en
qüestió de quant temps disposa per exposar i en quin punt de la reunió intervindrà.
7. Definir l’agenda
En aquesta etapa, es tracta de definir els punts de la reunió i els temes a tractar. Posa’ls per
ordre, per tal de tenir visualment el pla de la reunió de manera cronològica. Tingues-ho a mà
durant la reunió per tenir sempre present el que vindrà després.
8. Informar de l’esdeveniment
Redactar i enviar la invitació als i a les participants de la reunió és la darrera etapa de la
planificació. La via més usual és el correu electrònic, però també hi ha plataformes que
permeten fer-ho des de la mateixa eina. En aquest escrit es confirmaria la invitació expressa
de la reunió i se n’hauria de donar informació bàsica: motiu de la reunió, dia, hora, quant
durarà, tipus de reunió, plataforma a utilitzar i els punts de l’agenda de la reunió. Dotar de
tota aquesta informació dona peu a la gent que hi participa a preparar-se la reunió, en el cas
que vulguin aportar quelcom mentre duri.
4 - QUI ÉS QUI?
En una reunió hi ha diferents rols. És important que qui organitza la reunió els identifiqui i
defineixi bé, per tal de disminuir al màxim possible la confusió a la reunió.
Els diferents rols que ens podem trobar són els següents:
 Persona moderadora: és qui convoca la reunió i s’encarrega de:
 Introduir la plataforma a tothom qui no hi està familiaritzat.
 Comprovar que totes les persones convocades estan presents.
 Donar inici a la reunió.
 Establir les normes de comportament, el procediment que es durà a terme, etc.
 Ser responsable de què es compleixin tots els punts de la reunió.
 Moderar el torn de paraula, tant el que estava previst, com les intervencions
espontànies.

5. Reunions virtuals efectives
 Persona oradora: a vegades la figura de moderadora i oradora poden coincidir, però en
el cas que hi hagi presentacions, es poden diferenciar aquests dos rols. És important
que la persona oradora tingui la presentació preparada, a l’hora d’intervenir.
 Participants: és el conjunt de persones convidades a la reunió. Entre les seves
característiques hi ha intervenir amb comentaris, preguntes, opinions, etc., sempre
respectant l’organització dela reunió que ha establert elo la moderadora. Com que es
tracta d’una reunió virtual, aquestes aportacions es poden fer através del micròfon o
dels xats.
Dins d’aquesta classificació podem trobar un perfil actiu i un de passiu. En principi, la
persona oradora i moderadora tindrien un perfil més actiu i les participants més passiu, ja
que principalment serien qui rep la informació que es transmet a
la reunió. No obstant això, aquests rols se solen anar
intercanviant al llarg de la reunió. Per exemple, quan una de les
persones assistents de la reunió demana el torn de paraula per
expressar-se, el rol canvia automàticament. La persona que fins en aquell moment havia
adoptat una actitud més passiva (només d’escolta activa), passa a convertir-se en un perfil
actiu de la reunió: en orador.
5 - COM FER QUE LA REUNIÓ SIGUI UN ÈXIT?
A continuació exposem una llista de tots els punts que cal comprovar per assegurar que la reunió
sigui un èxit:
 Convocar a tothom que hagi de participar, amb suficient temps d’antelació.
 Informar les persones assistents del motiu de la reunió, dia, hora, lloc i agenda.
 Preparar el material de consulta: PPT, documents, infografies, informes, articles…
 Aprendre’s bé el nom, cognom, lloc de treball, departament i funcions de l’audiència.
 Estar preparats ipreparades per poder comunicar-nos amb les persones assistents de
la reunió, en elcas que sorgeixi algun problema tècnic. Per exemple: tenir tots els seus
números de mòbil o si la connexió falla amb Skype, tenir un altre opció com Appear.in
com alternativa.
 Enviar l’enllaç de destí a les persones participants.
 Comprovar que l’equip informàtic funciona correctament: ordinador, pantalla, micròfon,
càmera, ... i és compatible amb la plataforma que farem servir
 Planificar prèviament els punts que es tractaran a la reunió i en quin ordre.
 Complir l’agenda de la reunió.
 Assegurar-se que la reunió no duri més de dues hores.
 Començar ambpuntualitat.
 Evitar els monòlegs i fomentar la participació de tots i totes les assistents.
 Prendre nota del que es diu a la reunió per poder construir l’acta de la reunió.

6. Reunions virtuals efectives
6 - ENGANXA LA TEVA AUDIÈNCIA
Un dels grans problemes a l’hora de parlar en públic és com connectem amb els i les nostres
interlocutores. No importa si portem ben preparat el nostre parlament, si no som capaços o
capaces de crear una connexió que mantingui l’audiència enganxada. Hi ha tres claus per
aconseguir aquest enllaç: el ritme, la comunicació no verbal, i la veu i elcontacte visual, que
encara són més importants en les presentacions en línia.
El control del ritme
Recordes aquell anunci que deia “La velocitat sense control no serveix de res”? Això mateix
passa amb les presentacions. Intentar reduir un contingut pensat per a hores en pocs minuts
acaba saturant el públic. Passa el contrari, si anem massa a poc a poc: l’audiència no està a
la mateixa sala, així que, si no la mantenim alerta, s’acabarà distraient.
El ritme és un element clau per captar l’interès del públic i fixar el nostre missatge.
Aquestes són algunes de les pautes que hem de seguir per aconseguir un ritme adequat en
les nostres presentacions:
 Evitar la monotonia. Acabaràs avorrint la teva audiència. Cerca canvis de ritme,
inflexions i moments d’impacte per mantenir l’atenció de l’audiència.
 El ritme que utilitzis reflectirà la teva passió pel tema. Si parlem molt ràpid, donarem a
entendre que sentim passió pel tema. En canvi, en els punts d’inflexió, hem de relaxar el
ritme. El ritme és un dels indicadors més clars de les nostres emocions.
 El ritme també transmet el nivell de nerviosisme. Moltes persones, quan tenen por,
comencen a parlar ràpidament; i això el públic ho nota.
La comunicació no verbal
Pot ser que sorprengui, però el 93 % de la comunicació és no verbal i es compon de dos
elements: per una banda, els elements vocals –el to, la velocitat, els matisos que
esmentàvem abans…– i, per l’altra banda, la nostra gestualitat. També hem d’assajar la
gestualitat, ja que influirà en el que apreciï l’audiència.
De fet, la comunicació no verbal reuneix els pensaments, sentiments i actituds que no
expressem amb paraules. És molt visible per a altres persones i té una gran influència sobre
les percepcions que els altres tenen de tu.
No només això, també provoca reaccions en les altres persones, segons interpreten els
gestos, i afavoreix el feedback i la interacció amb els i les altres.

7. Reunions virtuals efectives
És important recalcar que la nostra gestualitat no és positiva ni negativa en si mateixa. Està
condicionada per la situació, per idees preconcebudes culturalment i, òbviament, pel
missatge oral que transmetem en aquell moment.
La veu i el contacte visual
Dins de la comunicació no verbal, el contacte visual és una part essencial, però, amb una
pantalla pel mig, la cosa es complica. Fixa l’atenció dels teus i les teves oients, interpel·lant-
los directament. Si fas referència a projectes que has fet en comú amb alguna de les
persones presents, fes-los-en partícips. Busca reaccions a les teves intervencions i aprofita
les preguntes per parlar directament amb les persones que estan a l’altra banda de la
pantalla.
Aquests tres factors: el control del ritme, la comunicació no verbal, i la veu i el contacte visual
resultaran imprescindibles per dominar el discurs. Pots anar encara un pas més enllà i donar
força a tot el conjunt.
La clau d’això és no només posar el focus en el discurs, sinó també en el públic. Per tal
d’aconseguir aquest objectiu, hi ha diferents estratègies que podem dur a terme:
 Repetir: com a presentadors o presentadores d’una reunió, tenim por d’avorrir la nostra
audiència, però, en una reunió virtual, és probable que es perdi informació pel camí, per
això és necessari repetir aquella informació que sigui important.
 Emfatitzar els punts més importants: hem de fer saber a l’audiència que el que estem a
punt de dir és important, amb frases del tipus “Hi ha tres punts principals que heu de
saber: un…, dos… itres…” o“La part més important que heu de recordar és…”. Aquestes
frases són bàsicament un avís a la gent de què ha de prestar atenció. Mentre que
aquesta tècnica resulta molt útil en un discurs en general, en una reunió virtual resulta
essencial.
 Compartir la responsabilitat: la reunió no pertany només al moderador o moderadora, sinó
a tothom. Per això és important que tothom sigui conscients d’aquesta realitat. Una
manera de fer-ho és intentant que almenys uns quants membres tinguin l’oportunitat
de parlar del seu projecte o que facin una exposició del que estan preparant, si és el cas.
Anar canviant el torn de paraula obligarà a la gent a estar més atenta i a animar-se a
parlar.
 Compartir la pantalla: una altra manera de fer participar la gent és demanar-los que
comparteixin la seva pantalla per mostrar-nos algun document.
 Fer enquestes: si s’ha de decidir quelcom, podem utilitzar algun sistema d’enquestes
online per obtenir resultats. Així la gent adoptarà un perfil actiu a la reunió virtual. Per
exemple, Doodle, Typeform o Survey Mokey.
 Donar temps per respondre: potser algú està a punt de contestar una pregunta que has
fet, però pot ser que l’àudio els arribi més tard, que tinguin silenciat el seu micròfon o
que estiguin esperant si algú diu res, per exemple. Per tant, convé esperar entre 8 i 10
segons, per si de cas.

8.  Acabar la reunió a temps o, si pot ésser, abans i tot. Tothom té altres reunions a les
quals atendre o altres tasques per fer, per la qual cosa convé donar marge a la gent
entre una reunió i una altra.
En conclusió, el més important en qualsevol reunió és crear una comunicació efectiva i això
ho podem aconseguir establint una connexió amb el nostre públic. Si preparem bé aquestes
qüestions clau, serem capaços d’enganxar i persuadir la nostra audiència.