introduction to financial accounting presentations-slides

1. CChhaapptteerr 11
Accounting: The Language
of Business

2. LLeeaarrnniinngg OObbjjeeccttiivveess
AAfftteerr ssttuuddyyiinngg tthhiiss cchhaapptteerr,, yyoouu sshhoouulldd bbee aabbllee ttoo::
 EExxppllaaiinn hhooww aaccccoouunnttiinngg iinnffoorrmmaattiioonn aassssiissttss iinn mmaakkiinngg
ddeecciissiioonnss..
 DDeessccrriibbee tthhee ccoommppoonneennttss ooff tthhee bbaallaannccee sshheeeett..
 AAnnaallyyzzee bbuussiinneessss ttrraannssaaccttiioonnss aanndd rreellaattee tthheemm ttoo
cchhaannggeess iinn tthhee bbaallaannccee sshheeeett..
 CCoommppaarree ffeeaattuurreess ooff pprroopprriieettoorrsshhiippss,, ppaarrttnneerrsshhiippss,, aanndd
ccoorrppoorraattiioonnss..

3. IInnttrroodduuccttiioonn
 AAccccoouunnttiinngg -- aa pprroocceessss ooff iiddeennttiiffyyiinngg,, rreeccoorrddiinngg,,
ssuummmmaarriizziinngg,, aanndd rreeppoorrttiinngg eeccoonnoommiicc
iinnffoorrmmaattiioonn ttoo ddeecciissiioonn mmaakkeerrss iinn tthhee ffoorrmm ooff
ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss
 FFiinnaanncciiaall aaccccoouunnttiinngg -- ffooccuusseess oonn tthhee ssppeecciiffiicc
nneeeeddss ooff ddeecciissiioonn mmaakkeerrss eexxtteerrnnaall ttoo tthhee
oorrggaanniizzaattiioonn,, ssuucchh aass ssttoocckkhhoollddeerrss,, ssuupppplliieerrss,,
bbaannkkss,, aanndd ggoovveerrnnmmeenntt aaggeenncciieess

4. TThhee NNaattuurree ooff AAccccoouunnttiinngg
 TThhee aaccccoouunnttiinngg ssyysstteemm iiss aa sseerriieess ooff sstteeppss
ppeerrffoorrmmeedd ttoo aannaallyyzzee,, rreeccoorrdd,, qquuaannttiiffyy,, aaccccuummuullaattee,,
ssuummmmaarriizzee,, ccllaassssiiffyy,, rreeppoorrtt,, aanndd iinntteerrpprreett eeccoonnoommiicc
eevveennttss aanndd tthheeiirr eeffffeeccttss oonn aann oorrggaanniizzaattiioonn aanndd ttoo
pprreeppaarree tthhee ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss..

5. TThhee NNaattuurree ooff AAccccoouunnttiinngg
 AAccccoouunnttiinngg ssyysstteemmss aarree ddeessiiggnneedd ttoo mmeeeett tthhee
nneeeeddss ooff tthhee ddeecciissiioonnss mmaakkeerrss wwhhoo uussee tthhee
ffiinnaanncciiaall iinnffoorrmmaattiioonn..
 EEvveerryy bbuussiinneessss hhaass ssoommee ssoorrtt ooff aaccccoouunnttiinngg
ssyysstteemm..
 TThheessee aaccccoouunnttiinngg ssyysstteemmss mmaayy bbee vveerryy ccoommpplleexx oorr
vveerryy ssiimmppllee,, bbuutt tthhee rreeaall vvaalluuee ooff aannyy aaccccoouunnttiinngg
ssyysstteemm lliieess iinn tthhee iinnffoorrmmaattiioonn tthhaatt tthhee ssyysstteemm
pprroovviiddeess..

6. AAccccoouunnttiinngg aass aann AAiidd ttoo
DDeecciissiioonn MMaakkiinngg
 AAccccoouunnttiinngg iinnffoorrmmaattiioonn iiss uusseeffuull ttoo aannyyoonnee
wwhhoo mmaakkeess ddeecciissiioonnss tthhaatt hhaavvee eeccoonnoommiicc
rreessuullttss..
• MMaannaaggeerrss wwaanntt ttoo kknnooww iiff aa nneeww pprroodduucctt wwiillll bbee pprrooffiittaabbllee..
• OOwwnneerrss wwaanntt ttoo kknnooww wwhhiicchh eemmppllooyyeeeess aarree pprroodduuccttiivvee..
• IInnvveessttoorrss wwaanntt ttoo kknnooww iiff aa ccoommppaannyy iiss aa ggoooodd iinnvveessttmmeenntt..
• CCrreeddiittoorrss wwaanntt ttoo kknnooww iiff tthheeyy sshhoouulldd eexxtteenndd ccrreeddiitt,, hhooww
mmuucchh ttoo eexxtteenndd,, aanndd ffoorr hhooww lloonngg..
• GGoovveerrnnmmeenntt rreegguullaattoorrss wwaanntt ttoo kknnooww iiff ffiinnaanncciiaall
ssttaatteemmeennttss ccoonnffoorrmm ttoo rreeqquuiirreemmeennttss..

7. AAccccoouunnttiinngg aass aann AAiidd ttoo
DDeecciissiioonn MMaakkiinngg
 FFuunnddaammeennttaall rreellaattiioonnsshhiippss iinn tthhee ddeecciissiioonn--
mmaakkiinngg pprroocceessss::
Event
Accountant’s
analysis &
recording
Financial
Statements Users

8. FFiinnaanncciiaall aanndd MMaannaaggeemmeenntt
AAccccoouunnttiinngg
 TThhee mmaajjoorr ddiissttiinnccttiioonn bbeettwweeeenn ffiinnaanncciiaall aanndd
mmaannaaggeemmeenntt aaccccoouunnttiinngg iiss tthhee uusseerrss ooff tthhee
iinnffoorrmmaattiioonn..
 FFiinnaanncciiaall aaccccoouunnttiinngg sseerrvveess eexxtteerrnnaall uusseerrss..
 MMaannaaggeemmeenntt aaccccoouunnttiinngg sseerrvveess iinntteerrnnaall uusseerrss,, ssuucchh
aass ttoopp eexxeeccuuttiivveess,, mmaannaaggeemmeenntt,,
aanndd aaddmmiinniissttrraattoorrss wwiitthhiinn
oorrggaanniizzaattiioonnss..

9. FFiinnaanncciiaall aanndd MMaannaaggeemmeenntt
AAccccoouunnttiinngg
TThhee pprriimmaarryy qquueessttiioonnss aabboouutt aann oorrggaanniizzaattiioonn’’ss
ssuucccceessss tthhaatt ddeecciissiioonn mmaakkeerrss wwaanntt ttoo kknnooww aarree::
WWhhaatt iiss tthhee ffiinnaanncciiaall ppiiccttuurree ooff tthhee oorrggaanniizzaattiioonn oonn
aa ggiivveenn ddaayy??
HHooww wweellll ddiidd tthhee oorrggaanniizzaattiioonn ddoo dduurriinngg aa ggiivveenn
ppeerriioodd??

10. FFiinnaanncciiaall aanndd MMaannaaggeemmeenntt
AAccccoouunnttiinngg
AAccccoouunnttaannttss aannsswweerr tthheessee pprriimmaarryy qquueessttiioonnss
wwiitthh tthhrreeee mmaajjoorr ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss..
 BBaallaannccee SShheeeett -- ffiinnaanncciiaall ppiiccttuurree oonn aa ggiivveenn ddaayy
 IInnccoommee SSttaatteemmeenntt -- ppeerrffoorrmmaannccee oovveerr aa ggiivveenn
ppeerriioodd
 SSttaatteemmeenntt ooff CCaasshh FFlloowwss -- ppeerrffoorrmmaannccee oovveerr aa
ggiivveenn ppeerriioodd

11. FFiinnaanncciiaall aanndd MMaannaaggeemmeenntt
AAccccoouunnttiinngg
 AAnnnnuuaall rreeppoorrtt -- aa ddooccuummeenntt pprreeppaarreedd bbyy
mmaannaaggeemmeenntt aanndd ddiissttrriibbuutteedd ttoo ccuurrrreenntt aanndd
ppootteennttiiaall iinnvveessttoorrss ttoo iinnffoorrmm tthheemm aabboouutt tthhee
ccoommppaannyy’’ss ppaasstt ppeerrffoorrmmaannccee aanndd ffuuttuurree
pprroossppeeccttss..
 TThhee aannnnuuaall rreeppoorrtt iiss oonnee ooff tthhee mmoosstt ccoommmmoonn
ssoouurrcceess ooff ffiinnaanncciiaall iinnffoorrmmaattiioonn uusseedd bbyy iinnvveessttoorrss
aanndd mmaannaaggeerrss..

12. FFiinnaanncciiaall aanndd MMaannaaggeemmeenntt
AAccccoouunnttiinngg
 TThhee aannnnuuaall rreeppoorrtt uussuuaallllyy iinncclluuddeess::
 aa lleetttteerr ffrroomm ccoorrppoorraattee mmaannaaggeemmeenntt
 aa ddiissccuussssiioonn aanndd aannaallyyssiiss ooff rreecceenntt eeccoonnoommiicc eevveennttss bbyy
mmaannaaggeemmeenntt
 ffoooottnnootteess tthhaatt eexxppllaaiinn mmaannyy eelleemmeennttss ooff tthhee ffiinnaanncciiaall
ssttaatteemmeennttss iinn mmoorree ddeettaaiill
 tthhee rreeppoorrtt ooff tthhee iinnddeeppeennddeenntt aauuddiittoorrss
 aa ssttaatteemmeenntt ooff mmaannaaggeemmeenntt’’ss rreessppoonnssiibbiilliittyy ffoorr
pprreeppaarraattiioonn ooff tthhee ffiinnaanncciiaall ssttaatteemmeennttss
 ootthheerr ccoorrppoorraattee iinnffoorrmmaattiioonn

13. TThhee BBaallaannccee SShheeeett
WWhhaatt aarree tthhee ddiiffffeerreenntt sseeccttiioonnss ooff tthhee
BBaallaannccee SShheeeett??

14. TThhee BBaallaannccee SShheeeett
SSeeccttiioonnss ooff tthhee bbaallaannccee sshheeeett::
 AAsssseettss -- rreessoouurrcceess ooff tthhee ffiirrmm tthhaatt aarree eexxppeecctteedd ttoo
iinnccrreeaassee oorr ccaauussee ffuuttuurree ccaasshh fflloowwss ((eevveerryytthhiinngg tthhee ffiirrmm
oowwnnss))
 LLiiaabbiilliittiieess -- oobblliiggaattiioonnss ooff tthhee ffiirrmm ttoo oouuttssiiddeerrss oorr
ccllaaiimmss aaggaaiinnsstt iittss aasssseettss bbyy oouuttssiiddeerrss ((ddeebbttss ooff tthhee ffiirrmm))
 OOwwnneerrss’’ EEqquuiittyy -- tthhee rreessiidduuaall iinntteerreesstt iinn,, oorr rreemmaaiinniinngg
ccllaaiimmss aaggaaiinnsstt,, tthhee ffiirrmm’’ss aasssseettss aafftteerr ddeedduuccttiinngg lliiaabbiilliittiieess
((rriigghhttss ooff tthhee oowwnneerrss))

15. TThhee BBaallaannccee SShheeeett
TThhee bbaallaannccee sshheeeett eeqquuaattiioonn::
AAsssseettss == LLiiaabbiilliittiieess ++ OOwwnneerrss’’ EEqquuiittyy
oorr
OOwwnneerrss’’ EEqquuiittyy == AAsssseettss -- LLiiaabbiilliittiieess

16. TThhee BBaallaannccee SShheeeett
HHAAMMIILLTTOONN CCOOMMPPAANNYY
BBaallaannccee SShheeeett
DDeecceemmbbeerr 3311,, 11999977
AAsssseettss LLiiaabbiilliittiieess
CCuurrrreenntt aasssseettss:: CCuurrrreenntt lliiaabbiilliittiieess::
CCaasshh $$ 44,,552255 AAccccoouunnttss ppaayyaabbllee $$ 99,,880000
AAccccoouunnttss rreecceeiivvaabbllee 22,,004400 WWaaggeess ppaayyaabbllee
33,,776655
TToottaall ccuurrrreenntt aasssseettss $$ 66,,556655 TToottaall lliiaabbiilliittiieess
$$1133,,556655
PPllaanntt aasssseettss::
LLaanndd $$ 99,,775555
EEqquuiippmmeenntt 66,,550000 OOwwnneerrss’’ EEqquuiittyy
TToottaall ppllaanntt aasssseettss 1166,,225555 HHaammiillttoonn,, ccaappiittaall
99,,225555
TToottaall lliiaabbiilliittiieess aanndd
TToottaall aasssseettss $$2222,,882200 OOwwnneerrss’’ eeqquuiittyy $$2222,,882200
==========================
==========================

17. BBaallaannccee SShheeeett TTrraannssaaccttiioonnss
 TThhee bbaallaannccee sshheeeett iiss aaffffeecctteedd bbyy eevveerryy ttrraannssaaccttiioonn
tthhaatt aann eennttiittyy eennccoouunntteerrss..
 EEaacchh ttrraannssaaccttiioonn hhaass ccoouunntteerrbbaallaanncciinngg eennttrriieess tthhaatt
kkeeeepp ttoottaall aasssseettss eeqquuaall ttoo ttoottaall lliiaabbiilliittiieess aanndd
oowwnneerrss’’ eeqquuiittyy,, ii..ee..,, tthhee bbaallaannccee sshheeeett eeqquuaattiioonn
mmuusstt aallwwaayyss bbee bbaallaanncceedd..

18. BBaallaannccee SShheeeett TTrraannssaaccttiioonnss
 JJuusstt aass tthhee bbaallaannccee sshheeeett eeqquuaattiioonn mmuusstt aallwwaayyss
bbaallaannccee,, tthhee bbaallaannccee sshheeeett mmuusstt aallssoo aallwwaayyss
bbaallaannccee..
 AA bbaallaannccee sshheeeett ccoouulldd bbee pprreeppaarreedd aafftteerr eevveerryy
ttrraannssaaccttiioonn,, bbuutt tthhiiss pprraaccttiiccee wwoouulldd bbee aawwkkwwaarrdd
aanndd uunnnneecceessssaarryy..
 TThheerreeffoorree,, bbaallaannccee sshheeeettss aarree uussuuaallllyy pprreeppaarreedd
mmoonntthhllyy oorr oonn ssoommee ootthheerr ppeerriiooddiicc sscchheedduullee..

19. TTrraannssaaccttiioonn AAnnaallyyssiiss
 TTrraannssaaccttiioonnss aarree rreeccoorrddeedd iinn aaccccoouunnttss,, wwhhiicchh aarree
ssuummmmaarryy rreeccoorrddss ooff tthhee cchhaannggeess iinn ppaarrttiiccuullaarr
aasssseettss,, lliiaabbiilliittiieess,, oorr oowwnneerrss’’ eeqquuiittyy..
 TThhee aaccccoouunntt bbaallaannccee iiss tthhee ttoottaall ooff aallll eennttrriieess ttoo
tthhee aaccccoouunntt..

20. TTrraannssaaccttiioonn AAnnaallyyssiiss
 FFoorr eeaacchh ttrraannssaaccttiioonn,, tthhee aaccccoouunnttaanntt mmuusstt
ddeetteerrmmiinnee::
 wwhhiicchh ssppeecciiffiicc aaccccoouunnttss aarree aaffffeecctteedd
 wwhheetthheerr tthhee aaccccoouunntt bbaallaanncceess aarree iinnccrreeaasseedd oorr
ddeeccrreeaasseedd
 tthhee aammoouunntt ooff tthhee cchhaannggee
iinn eeaacchh aaccccoouunntt

21. TTyyppeess ooff OOwwnneerrsshhiipp
 TThhrreeee bbaassiicc ffoorrmmss ooff oowwnneerrsshhiipp::
 SSoollee pprroopprriieettoorrsshhiippss
 PPaarrttnneerrsshhiippss
 CCoorrppoorraattiioonnss

22. TTyyppeess ooff OOwwnneerrsshhiipp
SSoollee PPrroopprriieettoorrsshhiipp
 AA sseeppaarraattee oorrggaanniizzaattiioonn wwiitthh aa ssiinnggllee oowwnneerr
 TTeenndd ttoo bbee ssmmaallll rreettaaiill eessttaabblliisshhmmeennttss aanndd
iinnddiivviidduuaall pprrooffeessssiioonnaall oorr sseerrvviiccee bbuussiinneessss -- ffoorr
eexxaammppllee,, aa ssiinnggllee ddeennttiisstt,, aattttoorrnneeyy,, oorr ppuubblliicc
aaccccoouunnttaanntt
 TThhee ssoollee pprroopprriieettoorrsshhiipp iiss aann iinnddiivviidduuaall eennttiittyy tthhaatt
iiss sseeppaarraattee aanndd ddiissttiinncctt ffrroomm tthhee oowwnneerr..

23. TTyyppeess ooff OOwwnneerrsshhiipp
PPaarrttnneerrsshhiipp
 AAnn oorrggaanniizzaattiioonn tthhaatt jjooiinnss ttwwoo oorr mmoorree iinnddiivviidduuaallss
wwhhoo aacctt aass ccoo--oowwnneerrss
 DDeennttiissttss,, ddooccttoorrss,, aattttoorrnneeyyss,, aanndd aaccccoouunnttaannttss tteenndd ttoo
ccoonndduucctt tthheeiirr aaccttiivviittiieess aass ppaarrttnneerrsshhiippss.. SSoommee ccaann
bbee llaarrggee iinntteerrnnaattiioonnaall ffiirrmmss..
 TThhee ppaarrttnneerrsshhiipp iiss aann iinnddiivviidduuaall eennttiittyy tthhaatt iiss
sseeppaarraattee aanndd ddiissttiinncctt ffrroomm eeaacchh ooff tthhee ppaarrttnneerrss..

24. TTyyppeess ooff OOwwnneerrsshhiipp
CCoorrppoorraattiioonn
 AAnn ““aarrttiiffiicciiaall eennttiittyy”” ccrreeaatteedd uunnddeerr ssttaattee llaawwss
 CCoorrppoorraattiioonnss hhaavvee lliimmiitteedd lliiaabbiilliittyy -- ccoorrppoorraattee
ccrreeddiittoorrss hhaavvee ccllaaiimmss aaggaaiinnsstt ccoorrppoorraattee aasssseettss oonnllyy..
 IInnddiivviidduuaall iinnvveessttoorrss aarree aatt rriisskk oonnllyy uupp ttoo tthhee aammoouunntt
tthheeyy hhaavvee iinnvveesstteedd iinn tthhee ccoorrppoorraattiioonn.. CCrreeddiittoorrss ccaannnnoott
hhoolldd iinnvveessttoorrss lliiaabbllee ffoorr tthhee ccoorrppoorraattiioonn’’ss ddeebbttss..

25. TTyyppeess ooff OOwwnneerrsshhiipp
CCoorrppoorraattiioonn
 OOwwnneerrss aarree ccaalllleedd sshhaarreehhoollddeerrss oorr ssttoocckkhhoollddeerrss..
 PPuubblliiccllyy oowwnneedd vvss.. pprriivvaatteellyy oowwnneedd
ccoorrppoorraattiioonnss
 PPuubblliicc -- SShhaarreess iinn tthhee oowwnneerrsshhiipp aarree ssoolldd ttoo tthhee
ppuubblliicc oonn aa ssttoocckk eexxcchhaannggee;; tthhee ccoorrppoorraattiioonn ccaann
hhaavvee mmaannyy tthhoouussaannddss ooff sshhaarreehhoollddeerrss..
 PPrriivvaattee -- SShhaarreess iinn tthhee oowwnneerrsshhiipp aarree oowwnneedd bbyy
ffaammiilliieess,, ssmmaallll ggrroouuppss ooff sshhaarreehhoollddeerrss,, aanndd sshhaarreess aarree
nnoott ssoolldd ttoo tthhee ppuubblliicc..

26. TTyyppeess ooff OOwwnneerrsshhiipp
MMaannaaggeemmeenntt bbyy tthhee oowwnneerrss::
 SSoollee pprroopprriieettoorrsshhiipp -- TThhee oowwnneerr iiss aann aaccttiivvee
mmaannaaggeerr iinn ddaayy--ttoo--ddaayy ooppeerraattiioonn ooff tthhee bbuussiinneessss..
 PPaarrttnneerrsshhiipp -- PPaarrttnneerrss aarree uussuuaallllyy aaccttiivvee
mmaannaaggeerrss iinn ddaayy--ttoo--ddaayy ooppeerraattiioonnss ooff tthhee
bbuussiinneessss..
 CCoorrppoorraattiioonn -- SShhaarreehhoollddeerrss uussuuaallllyy ddoo nnoott
ppaarrttiicciippaattee iinn tthhee ddaayy--ttoo--ddaayy ooppeerraattiioonnss ooff tthhee
bbuussiinneessss..

27. AAddvvaannttaaggeess aanndd DDiissaaddvvaannttaaggeess ooff
FFoorrmmss ooff OOwwnneerrsshhiipp
CCoorrppoorraattiioonnss
 AAddvvaannttaaggeess
 lliimmiitteedd lliiaabbiilliittyy
 eeaassyy ttrraannssffeerr ooff oowwnneerrsshhiipp -- sshhaarreess ooff ssttoocckk ccaann bbee
bboouugghhtt aanndd ssoolldd eeaassiillyy ((ssttoocckk eexxcchhaannggeess))
 eeaassee ooff rraaiissiinngg oowwnneerrsshhiipp ccaappiittaall -- mmaannyy ppootteennttiiaall
ssttoocckkhhoollddeerrss
 ccoonnttiinnuuiittyy ooff eexxiisstteennccee -- lliiffee ooff tthhee ccoorrppoorraattiioonn
ccoonnttiinnuueess eevveenn iiff iittss oowwnneerrsshhiipp cchhaannggeess

28. AAddvvaannttaaggeess aanndd DDiissaaddvvaannttaaggeess ooff
FFoorrmmss ooff OOwwnneerrsshhiipp
CCoorrppoorraattiioonnss
 DDiissaaddvvaannttaaggeess
 ppoossssiibbiilliittyy ooff ddoouubbllee ttaaxxaattiioonn -- ccoorrppoorraattiioonn ppaayyss ttaaxx
aatt tthhee eennttiittyy lleevveell aanndd iittss oowwnneerrss ppaayy ttaaxxeess oonn
ddiissttrriibbuuttiioonnss ooff eeaarrnniinnggss ttoo tthheemm

29. AAddvvaannttaaggeess aanndd DDiissaaddvvaannttaaggeess ooff
FFoorrmmss ooff OOwwnneerrsshhiipp
PPrroopprriieettoorrsshhiippss aanndd PPaarrttnneerrsshhiippss
 AAddvvaannttaaggeess
 nnoo ttaaxxaattiioonn aatt tthhee eennttiittyy lleevveell -- iinnccoommee ooff ssoollee
pprroopprriieettoorrsshhiipp aanndd ppaarrttnneerrsshhiipp iiss aattttrriibbuutteedd ttoo tthhee
oowwnneerrss aass iinnddiivviidduuaall ttaaxxppaayyeerrss

30. AAddvvaannttaaggeess aanndd DDiissaaddvvaannttaaggeess ooff
FFoorrmmss ooff OOwwnneerrsshhiipp
PPrroopprriieettoorrsshhiippss aanndd PPaarrttnneerrsshhiippss
 DDiissaaddvvaannttaaggeess
 uunnlliimmiitteedd lliiaabbiilliittyy -- ccrreeddiittoorrss ooff tthhee bbuussiinneessss ccaann llooookk ttoo
tthhee oowwnneerrss’’ ppeerrssoonnaall aasssseettss ffoorr rreeppaayymmeenntt
 nnoott eeaassyy ttoo ttrraannssffeerr oowwnneerrsshhiipp
 nnoott eeaassyy ttoo rraaiissee oowwnneerrsshhiipp ccaappiittaall -- ffeeww,, iiff aannyy
iinnddiivviidduuaallss iinntteerreesstteedd iinn aa ppaarrttiiccuullaarr pprroopprriieettoorrsshhiipp oorr
ppaarrttnneerrsshhiipp
 nnoo ccoonnttiinnuuiittyy ooff eexxiisstteennccee -- cchhaannggeess iinn oowwnneerrsshhiipp
tteerrmmiinnaattee tthhee pprroopprriieettoorrsshhiipp oorr ppaarrttnneerrsshhiipp