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資訊與網路資源利用



      簡報輕鬆做
              謝寶煖
  台灣大學圖書資訊學系副教授
       pnhsieh@ntu.edu.tw
http://www.lis.ntu.edu.tw/~pnhsieh/
        2006 年 5 月 10 日               1
簡報大綱

 簡報成功關鍵

 成功簡報七步 驟

 看些例子

Q   &A

             2
簡報成功關鍵
內 容          7%

 態度   / 形象   58 %

 聲音          35 %



                     3
4
簡報大綱

 簡報成功關鍵:態度

 成功簡報七步 驟

 看些例子

Q   &A

              5
成功簡報七步 驟
1.   事前準備
        場合
        觀眾
        場地




              6
分析簡報場合
 什麼單位或組織主辦 的活動?
 這次活動的目標是什麼?
 我為何被邀上台簡報?大家對我的期望是什麼?
 場合有多正式?
 我該怎麼穿著打扮?
 當天有幾個簡報者?他們是誰?在我前面還是後
  面?
 我有多長的時間?何時開始?
 我該採用那種簡報風格?
 有開放觀眾 提問?集體座談?
 我簡報時有主持人或引言人嗎 ?
                          7
簡報時間
   12-15 分鐘
       Conference/Seminar talks
       真難!
       準備 10 分鐘的內 容
       鎖定 2-3 個重點
   30 分鐘
       Conference talks
       準備 20 分鐘的內 容
       鎖定 3-5 個重點
   60 分鐘
       Invited talks
       準備 50 分鐘的內 容
       鎖定 4-6 個重點
                                   8
了解觀眾
 A udience  觀眾
 P urpose    目的
 A ction     行動
 T one     語調


   對主題的熟悉程度
   興趣話題、舉例
   禁忌、態度、信仰、價值 觀
   人數、關鍵人物、意見領袖

                    9
剖析觀眾
   Experts
       省略專業常識( introductory material )
       焦點放在強調差異化
        ( ex: interesting “results” )
   Novices
       假定觀眾 是很聰明的,只是對主題所知有限
       80 %的內 容是介紹性資訊( introductory )
   Mixed
       Impossible = I’m possible
       60 %的內 容是介紹性資訊( introductory )

                                          10
適應場地
 場地的大小
    縱深 vs. 寬 窄
 設備或器材
  電腦+投影機( NB )
  XP 、外掛程式(影音、動畫)
  螢幕(遮上、擋 下、切左)
  自己操作 vs. 控制室
 燈光
 鐘的位置
                     11
成功簡報七步 驟
1.   事前準備
2.   組織內 容
        蒐集題材
        架構內 容



                 12
蒐集題材
 個人知識
 Googling
   filetype:ppt
   進階搜尋:檔 案類型 [Microsoft Powerpoint]

 圖書館資源
   PubMed/Medline
   ProQuest ABI/Inform
   Google Scholar, Scirus

                                        13
“scientific presentation” filetype:ppt




                                         14
架構內 容
   第一張投影片
   第二張投影片
   內 容結構
       說 服式
       教育式
       資訊式 / 研究式

 將說 什麼  細說 分明  說 了什麼

                          15
第一張投影片
 開場
  好的開始是成功的一半!
  第一張投影片要充份 彰顯佔 簡報成功關鍵
   58 %的態度和形象
  提供下列完整的資訊
      會議名稱

      演講主題

      演講者、職稱、服務單位、連絡方式

      日期


                          16
會議名稱



講者資訊   簡報主題




         17
第二張投影片
 預告(   preview )
    告訴聽眾 我們接下來要講什麼
    以一張投影片標示內 容大綱
      圖示更念人印象深刻

      研究成果發表,可以研究流程做   Preview
      兩、三個小時的演講,可以此   preview 串場,幫 助
      觀眾 掌握進度


                                        18
19
簡報風格
 說 服式    (persuasive)
    16 張投影片
     第  1 張封面
      第 2 張:金言佳句( I have a Dream )

      內 容分三段每 段 4 張:訴求 1     說 明 2 實例 1
      第 15 張:金言佳句( To be or not to be )

      第 16 張:結語


 教育式     (instructional)
 資訊式     / 研究式 (informative)
                                           20
成功簡報七步 驟
1.   事前準備
2.   組織內 容
3.   設計簡報內 容
        KISS
        製圖作表


                21
簡報設計原則: KISS
Keep It Simple, Stupid
 善用簡報設計範本                善用數字

 選用字體                    使用關聯資訊

 使用標題                    使用圖表

 勿用標點符號                  使用動畫

 慎用縮寫                    註明資訊來源



                                    22
 簡報設計的原則是     KISS (Keep It Simple
and Stupid) 。其實準備簡報內容和寫文章
是一樣的,訂好題目後,先列出大綱,把
重要的觀念和關鍵字的關連性架構出來,
接下來再加上創意,以數據、圖表、動畫
等視覺工具來輔助說明。


                                
                                 23
簡報設計原則
 KISS:   Keep It Simple, Stupid
   訂好題目
   列出大綱
   架構重要觀念和關鍵字的關連性
   加上創意
   以視覺工具輔助說 明
       數據

       圖表

       動畫
                                   
                                   24
該做幾張投影片
 投影片無插圖

    至少 30 秒
 投影片有插圖

    至少 1 分鐘
               KISS

       Keep It Simple, Stupid
                                25
電子圖書館的績效指標 EQUINOX
   使用電子圖書館服務的讀者佔 服務人口的百分比( Percentage of the population reached by
    electronic library services )
        目標
   藉由計算使用電子圖書館服務讀者占服務總人口的百分比,以建立圖書館接觸其讀者之達成率。
        指標定義
   圖書館所服務的總人口中,實際使用該圖書館所提供的電子服務的讀者所佔 百分比。
        方法
   從該圖書館所服務總人口中,選出具有代表性的隨機樣本,並詢問樣本中的每 位讀者,瞭解其在特
    定時段,是否使用過電子圖書館服務。
   使用電子圖書館服務的人口百分比為:其中,
   A 代表曾經在特定時段使用過電子圖書館服務的樣本人數;
   B 則代表總樣本人數。
        指標詮釋與影響因素
   此指標的計算結果是介於 0 至 100 之間;而數字愈高表示電子圖書館服務的接觸率愈高。
   所選定的調查 時段,會受到圖書館的一般性使用或電子圖書館服務的特定使用之季節性變動所影響。
    如果選定的調查 時段少於一年,為考慮季節變動的影響,宜在該年中定期施測。
        相關指標
   目標人口中各項 ELS 所服務讀者的取用次數( PI2 )
    讀者滿意度( PI14 )


                                                                  

   服務人口中每 位讀者參與正式 ELS 訓練課程的次數( PI12 )
   目標人口中使用百分比( ISO 11620 )。

                                                                直接貼 word 檔
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
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   27

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     28
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         29
   The Father of Modern Information Theory
                    Published a”A Mathematical Theory of

Claude Shannon
                     Communication” in 1948: Before Shannon, it was
                     commonly believed that the only way of achieving
                     arbitrarily small probability of error in a
                     communication channel was to reduce the transmission
                     rate to zero. All this changed in 1948 with the
                     publication of A Mathematical Theory of
                     Communication, where Shannon characterized a
                     channel by a single parameter; the channel capacity,
                     and showed that it was possible to transmit information
                     at any rate below capacity with an arbitrarily small
                     probability of error. His method of proof was to show
                     the existence of a single good code by averaging over all
                     possible codes. His paper established fundamental
                     limits on the efficiency of communication over noisy
                     channels, and presented the challenge of finding
                     families of codes that achieve capacity. The method of
                     random coding does not produce an explicit example of
                     a good code, and in fact it has taken fifty years for
                     coding theorists to discover codes that come close to
                     these fundamental limits on telephone line channels.

                    Created the idea that all information could be
                     represented using 1s and 0s. Called these fundamental
                     units BITS.
                    Created the concept data transmission in BITS per
                     second.



  
                    Won a Nobel prize for his master’s thesis in 1936, titled,
                     “A Symbolic Analysis of Relay and Switching Circuits”,
                     it provided mathematical techniques for building a
                     network of switches and relays to realize a specific
                     logical function, such as a combination lock.
 勿頂天立地              Created the idea that all information could be 30
                     represented using 1s and 0s. Called these fundamental
                     units BITS.
Claude Shannon
              The Father of Modern
               Information Theory
              1948 Published ”A
               Mathematical Theory of
               Communication”
              Created the idea that all
               information could be
               represented using 1s and 0s.
               Called these fundamental units
               BITS.
              Won a Nobel prize for his
               master’s thesis in 1936, titled,
               “A Symbolic Analysis of Relay
               and Switching Circuits
                                              
                                              31
簡報設計原則
 善用   PowerPoint 簡報設計範本
  統一字型、色彩、版式
  變換背景、色彩做強調
  設計專屬範本  




                           32
簡報設計原則
 Magic   Seven 原則
     7士2=5~9
     每 張投影片七行(七個概念)
     每 項標題題七個字
     適當留白



                       33
簡報設計原則
 字型
  選用清楚易讀的字型
  中文字型:標楷、細明
  英文字型: San serif type (無細線體)
            Verdana, Tahoma
      Arial,

      Times New Roman (細線體)

      不用 serif type (細線體)

         Bookman Old style, Comic

         (the font for this presentation is Times New Roman)
                                                                34
35
36
37
簡報設計原則
 斜體字

    標示引文( quotes )
    強調觀念或想法( highlight )
    標示書名、期刊刊名或雜誌刊名




                            38
簡報設計原則
 英文大寫

    勿用全部大寫
      難讀難辨

      誤以為是縮寫字

      誤以為是強調




                 39
簡報設計原則
 字體大小

    字體要大、行數要少
     字體大,行數自然少,符合 Magic Seven 原則
     !
    標題不小於 28 點
    項目內 容不小於 20 點
    標題上下層級間以相差四點為宜

                                   40
•   這是 12 點的字,您看得到嗎?
•   這是 14 點的字,您看得到嗎?
•   這是 16 點的字,您看得到嗎?
•   這是 18 點的字,您看得到嗎?
•   這是 20 點的字,您看得到嗎?
• 這是 24 點的字,您看得到嗎?
• 這是 28 點的字,您看得到嗎?
• 這是 32 點的字,您看得到嗎?
• 這是 36 點的字,您看得到嗎?
• 這是 40 點的字,您看得到嗎?
• 這是 44 點的字,您看得到嗎
  ?
• 這是 48 點的字,您看得到嗎      41
大標題用 44 點標楷體粗體
 標題   1 是 32 點,加粗,很清楚
    標題 2 是 28 點,加粗,也很清楚
      標題   3 是 24 點,加粗,還算清楚
        標題 4 用 20 點,加粗,再小就看不到了
               標題 5 用 18 點,加粗,快看不到了


        標題 4 用 20 點,改用細明體,加粗,好一點
               標題 5 用 18 點,改用細明體,加粗,勉強可以

                                            42
色彩
 淺色背景           深色字
    背景:白色或淺色
 深色背景           淺色字
    紅色和橘色不適合久看
    綠 、藍、棕難捉住觀眾 注意力
    黑 底白字不適合遠距離觀看
      20   呎遠
 從電腦螢幕到投影
                       43
44
45
46
47
簡報設計原則
 善用標題

    標題是每 張投影片的主軸
    簡潔有力地傳達每 張投影片的重點
    最好以 5 ~ 9 個字說 明
    投影片是大小標題的組合,是概念的串連
    每 項內 容維持在一行,最多不超過兩行


                           48
簡報設計原則
 少用標點符號

    投影片是大小標題的組合
    以項目符號、字型字體等分段組織
    大標題勿用括號
      標題上若加上括號就好像在大庭廣眾 咬耳朵 一樣

      大標題中有加括號的必要,放到次層標題中




                                 49
無線射頻辨識系統 (Radio
Frequency Identification, RFID )
 產值 年增
      22%
 新殺手級應用
…




                                  50
RFID
   無線射頻辨識系統( Radio Frequency
    Identification )
       產值 年增 22%
       新殺手級應用
       …


   無線射頻辨識系統
    Radio Frequency Identification
       產值 年增 22%
       新殺手級應用
       …                            51
簡報設計原則
 縮寫的使用
  英文縮寫可以讓簡報內 容更精簡,更專業
  縮寫的效果只有對非常熟悉主題的人才有用


    聽眾 專業多元時
      第一次出現時略加解釋

      在投影片固定地方做名詞解釋




 COD ( cause of death) :死亡原因
                                52
 MOD ( manner of death) :死亡方式
簡報設計原則
 數字的使用
    數字會說 話
    善用數字來支持我們的觀點或論證

    投影片中宜以精確數字呈現
    口述時,宜使用近似值 ,因為近似值 容易記憶
     容易聯想


                              53
54
簡報設計原則
 關聯資訊的使用

    資訊透過時間和空間的關聯,更具意義
    流程圖、組織圖、時間表、 timelines ,都可以
     讓資訊更為生動
    善用 Visio 等輔助工具




                                   55
簡報設計原則
 圖表的使用

    表勝於文,圖勝於表
    圖表自己就能說 故事
    圖表只須標題,勿再加上文字解釋圖表
    重要的資訊,要講的內 容打在備忘稿




                         56
表2 -2 - 1 課程實施方式
             次數      百分比      有效百分比      累積百分比
有效的   必修      210      36.0       36.5       36.5
      選必修     180      30.8       31.3       67.7
      通識      152      26.0       26.4       94.1
      共同課程       4       .7         .7       94.8
      兩種方式      30      5.1        5.2      100.0
      總和      576      98.6      100.0
遺漏值   未勾選        8      1.4
總和            584     100.0




                                                    
                                                    58
圖表設計原則
 Simple                簡明
 Audience-specific     觀眾 導向
 Visual   attractive   視覺魅力
 Economic              經濟




                                59
表格的製作
 觀察變項或分類變項放在左邊(橫 列)
 統計量放在上面(直欄)


 目的
  比較
  自明




                       60
表格的製作                                        
流通量    大學          學院        科技大學        技術學院


平均數    165432      123456     122478      56789

最小值    5432        112345     100           1567

最大值   1234567      134567     312345     2012345

總和    34567890     1234567   2345678     1988888

個數            44        17          17        38
                                               61
表格的製作
圖書館類型   平均數       最小值        最大值          總和         個數



一般大學    165,432     5,432   1,234,567   34,567,890   44


一般學院    123,456   112,345    134,567     1,234,567   17


科技大學    122,478      100     312,345     2,345,678   17


技術學院     56,789     1,567   2,012,345    1,988,888   38
                                                          62
表格的製作
 數字

    表格中的數字必須靠右對齊
    千位以上的數字一定要用三位數撇 節法
     例: 12,345,678
    表格中所有數值 都是以千或百萬計時,
     省略零同時在欄標題註明



                          63
表格的製作
 小數位數

    讓同一張表中的所有小數位數保持一致
    相互比較的數字,小數位數要相同
    不要在同一欄內 改變量測的單位或小數位數




                            64
表格的製作
表1
九十三學年度大專院校學生人數

   學域       博士班      碩士班

   人文        3,465    31,754

   社會        3,852    39,952

   科技       17,092    64,286

   總和       24,409   135,992

                               65
表例-較差                       統計取向的呈
                              現方式
表例 3.1
年輕族群與年老族群之運動情況
         年輕組                     年老組

困難度      平均數   標準差   樣本數   平均數   標準差   樣本數

低         X     X     X     X     X     X
中         X     X     X     X     X     X
高         X     X     X     X     X     X




                                             66
表例-較佳
表例 3.2                      便於比較的呈現方式
年輕族群與年老族群之運動情況
       平均數                標準差            樣本數

困難度      年輕組   年老組   年輕組    年老組     年輕組    年老組

低         X     X     X         X    X         X

中         X     X     X         X    X         X

高         X     X     X         X    X         X




                                               67
次數分配表( Frequency table )
讀者解決資訊需求的第一選擇

       資訊需求管道    人數     百分比
上網                116     43.8

問人                 67      25.3

求助專業人員             34      12.8

臺北市立圖書館總館或分館       22       8.3

逛 書店               13       4.9

利用國家圖書館             7       2.6

就學時的大專院校圖書館         4       1.5

利用住家附近的圖書館          1       0.4

公司內 的圖書館或資料中心       1       0.4

註: N = 265
                             68
人口統計表 (Demographic table)




                            69
變異數分析表 (ANOVA tables)




                    70
Eliminating non-value-adding
steps
  潛在公司利益      潛在顧客利益     挑戰 / 限制
•改善效率        •增 加服務速度   需要額外的顧客

•增 加生產 力     •改善效率      教育和員工訓練

•增 加顧客服務能力   •轉變顧客和企 業 來執行得更順暢
             間之任務
•公司差異化                  、有效率
電子公文        •客製化服務
                                  71
Eliminating non-value-adding steps

  公司潛在利益       顧客潛在利益      挑戰 / 限制
•改善效率        •增 加服務速度       顧客教育

•增 加生產 力     •改善效率          員工訓練

•增 加顧客服務能力   •轉變顧客和
              企業間之任務
•公司差異化
             •客製化服務
電子公文
                                     72
繪製圓餅圖
2. 您 最喜歡的寵物是?




                73
繪製圓餅圖
2. 您 最喜歡的寵物是?




                74
圓餅圖製作規範
 一圓餅圖所比較的項目應該在     5 項以內
 各區塊應該由大到小依序呈現

    最大的區塊由 12 點鐘方向開始,順時針方向顯
     示
    「其他」列為最末項
 各區塊由淺色到深色依序標示強調差異

 圖餅圖總和   =100 %
                               75
圓餅圖製作規範




          76
圓餅圖製作規範




          77
Parents Underestimate Their
Influence
   Teens: Who Most                             Parents: Who Most
    Influences Your                              Influences Teens’
    Decisions About Sex?                         Decisions About Sex?
                                                                             48%
      50%       45%                             50%

      40%                  31%                  40%               32%

      30%                                       30%

      20%                                       20%

      10%                                       10%

       0%                                        0%


                                                                                         
             Parents   Friends                                Parents   Teens’ Friends



                W One Voice 2003: P
                 ith               arents Underestim Their Influence
                                                    ate                                  78
資訊來源
 註明資料來源

    尊重智慧財產 權
      引用資訊的權威性

      彰顯專業性

    建立自己的風格
      將資訊來源固定安排在投影片的固定地方

    採用標準書目格式
      APA   Style
      ….                   79
知識管理觀念的釐清


              管理            落實           善用          彰顯
             資訊流           組織學習         知識庫         組織價值




資料來源: Broadbent, M. (1998, May). The phenomenon of knowledge
management: What does it mean to the information profession?” Retrieved
January 20, 2006, from http://www.sla.org/pubs/serial/io/1998/may98/broadben.html
                                                                              80
更多內容……




         81
成功簡報七步 驟
1.   事前準備
2.   組織內 容
3.   善用輔助工具
4.   彩排演練
        做備忘
        編講義
               82
做備忘
 時間控制
 PowerPoint   排練的功能
     投影片放映>排練計時

 要穿插的笑話、故事、名言佳句
 可刪除之投影片
 待答問題之投影片


                       83
編講義
 提供講義
  演講是無形的服務,講義是有形的強化
  從彩色到黑 白,遺漏了什麼
  填空設計、互動設計
 發送時機
  演講前
  演講後
 清楚易讀
    每 頁二張為原則
                       84
成功簡報七步 驟
1.   事前準備
2.   組織內 容
3.   善用輔助工具
4.   講義與演練
5.   簡報開始
        感謝
        我們
              85
開講
 播放第一張投影片
 開場白
  謝謝主持人、主辦 單位
  致意重要聽眾
  建立遊戲規則(提問時間)

 建立主題與聽眾 的關聯性
 永遠說 「我們」,而不要用「你 們」
 例子和經驗
                       86
分心動作檢核表
   口頭禪              踱步
   玩弄身上物件           複雜手勢
    (頭髮、領帶等)         聲音過低或過高
   調整衣服、首飾、眼鏡        (麥克風)
   手插口袋             速度太快
    (玩零錢、 Key )
                     速度太慢
   雙手交叉抱握胸前
   目光定三板或會場一角
                     Pointer 晃不停
                     擋 住螢幕
                                    87
要                  不要
 多說 故事,多舉例         不要用術語或縮寫
 用講 (Talk) ,不用唸    不要用太多統計數字
 是演講不是說 教
                    不要太過花俏 眩耀
 簡短
                    不要超過時間
 要像迷你 裙愈短愈好
 切題                不要唸,不要背
 永遠環繞著主題
 好懂
                                 88
不要超過時間!



          滴滴答答走
          我們看不到
          觀眾 全知道




               89
成功簡報七步 驟
1.   事前準備
2.   組織內 容
3.   善用輔助工具
4.   講義與演練
5.   簡報開始
6.   觀眾 提問
        Q
        A    90
成功簡報七步 驟
1.   事前準備
2.   組織內 容
3.   善用輔助工具
4.   講義與演練
5.   簡報開始
6.   觀眾 提問
7.   檢討改善     91
簡報大綱

 簡報成功關鍵:態度

 成功簡報七步 驟

 看些例子

Q   &A

              92
祝您 簡報成功
 態度   / 形象很重要

 用講的,不要唸投影片

 KISS:   Keep It Simple, Stupid.
 準時結束!

 Practice   makes Perfect!

                                    93
THANK YOU!




       Q&A
             94

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  • 1. 資訊與網路資源利用 簡報輕鬆做 謝寶煖 台灣大學圖書資訊學系副教授 pnhsieh@ntu.edu.tw http://www.lis.ntu.edu.tw/~pnhsieh/ 2006 年 5 月 10 日 1
  • 3. 簡報成功關鍵 內 容 7%  態度 / 形象 58 %  聲音 35 % 3
  • 4. 4
  • 6. 成功簡報七步 驟 1. 事前準備  場合  觀眾  場地 6
  • 7. 分析簡報場合  什麼單位或組織主辦 的活動?  這次活動的目標是什麼?  我為何被邀上台簡報?大家對我的期望是什麼?  場合有多正式?  我該怎麼穿著打扮?  當天有幾個簡報者?他們是誰?在我前面還是後 面?  我有多長的時間?何時開始?  我該採用那種簡報風格?  有開放觀眾 提問?集體座談?  我簡報時有主持人或引言人嗎 ? 7
  • 8. 簡報時間  12-15 分鐘  Conference/Seminar talks  真難!  準備 10 分鐘的內 容  鎖定 2-3 個重點  30 分鐘  Conference talks  準備 20 分鐘的內 容  鎖定 3-5 個重點  60 分鐘  Invited talks  準備 50 分鐘的內 容  鎖定 4-6 個重點 8
  • 9. 了解觀眾  A udience  觀眾  P urpose    目的  A ction     行動  T one     語調  對主題的熟悉程度  興趣話題、舉例  禁忌、態度、信仰、價值 觀  人數、關鍵人物、意見領袖 9
  • 10. 剖析觀眾  Experts  省略專業常識( introductory material )  焦點放在強調差異化 ( ex: interesting “results” )  Novices  假定觀眾 是很聰明的,只是對主題所知有限  80 %的內 容是介紹性資訊( introductory )  Mixed  Impossible = I’m possible  60 %的內 容是介紹性資訊( introductory ) 10
  • 11. 適應場地  場地的大小  縱深 vs. 寬 窄  設備或器材  電腦+投影機( NB )  XP 、外掛程式(影音、動畫)  螢幕(遮上、擋 下、切左)  自己操作 vs. 控制室  燈光  鐘的位置 11
  • 12. 成功簡報七步 驟 1. 事前準備 2. 組織內 容  蒐集題材  架構內 容 12
  • 13. 蒐集題材  個人知識  Googling  filetype:ppt  進階搜尋:檔 案類型 [Microsoft Powerpoint]  圖書館資源  PubMed/Medline  ProQuest ABI/Inform  Google Scholar, Scirus 13
  • 15. 架構內 容  第一張投影片  第二張投影片  內 容結構  說 服式  教育式  資訊式 / 研究式  將說 什麼  細說 分明  說 了什麼 15
  • 16. 第一張投影片  開場  好的開始是成功的一半!  第一張投影片要充份 彰顯佔 簡報成功關鍵 58 %的態度和形象  提供下列完整的資訊  會議名稱  演講主題  演講者、職稱、服務單位、連絡方式  日期 16
  • 17. 會議名稱 講者資訊 簡報主題 17
  • 18. 第二張投影片  預告( preview )  告訴聽眾 我們接下來要講什麼  以一張投影片標示內 容大綱  圖示更念人印象深刻  研究成果發表,可以研究流程做 Preview  兩、三個小時的演講,可以此 preview 串場,幫 助 觀眾 掌握進度 18
  • 19. 19
  • 20. 簡報風格  說 服式 (persuasive)  16 張投影片 第 1 張封面  第 2 張:金言佳句( I have a Dream )  內 容分三段每 段 4 張:訴求 1 說 明 2 實例 1  第 15 張:金言佳句( To be or not to be )  第 16 張:結語  教育式 (instructional)  資訊式 / 研究式 (informative) 20
  • 21. 成功簡報七步 驟 1. 事前準備 2. 組織內 容 3. 設計簡報內 容  KISS  製圖作表 21
  • 22. 簡報設計原則: KISS Keep It Simple, Stupid  善用簡報設計範本  善用數字  選用字體  使用關聯資訊  使用標題  使用圖表  勿用標點符號  使用動畫  慎用縮寫  註明資訊來源 22
  • 23.  簡報設計的原則是 KISS (Keep It Simple and Stupid) 。其實準備簡報內容和寫文章 是一樣的,訂好題目後,先列出大綱,把 重要的觀念和關鍵字的關連性架構出來, 接下來再加上創意,以數據、圖表、動畫 等視覺工具來輔助說明。   23
  • 24. 簡報設計原則  KISS: Keep It Simple, Stupid  訂好題目  列出大綱  架構重要觀念和關鍵字的關連性  加上創意  以視覺工具輔助說 明  數據  圖表  動畫  24
  • 25. 該做幾張投影片  投影片無插圖  至少 30 秒  投影片有插圖  至少 1 分鐘 KISS Keep It Simple, Stupid 25
  • 26. 電子圖書館的績效指標 EQUINOX  使用電子圖書館服務的讀者佔 服務人口的百分比( Percentage of the population reached by electronic library services )  目標  藉由計算使用電子圖書館服務讀者占服務總人口的百分比,以建立圖書館接觸其讀者之達成率。  指標定義  圖書館所服務的總人口中,實際使用該圖書館所提供的電子服務的讀者所佔 百分比。  方法  從該圖書館所服務總人口中,選出具有代表性的隨機樣本,並詢問樣本中的每 位讀者,瞭解其在特 定時段,是否使用過電子圖書館服務。  使用電子圖書館服務的人口百分比為:其中,  A 代表曾經在特定時段使用過電子圖書館服務的樣本人數;  B 則代表總樣本人數。  指標詮釋與影響因素  此指標的計算結果是介於 0 至 100 之間;而數字愈高表示電子圖書館服務的接觸率愈高。  所選定的調查 時段,會受到圖書館的一般性使用或電子圖書館服務的特定使用之季節性變動所影響。 如果選定的調查 時段少於一年,為考慮季節變動的影響,宜在該年中定期施測。  相關指標  目標人口中各項 ELS 所服務讀者的取用次數( PI2 ) 讀者滿意度( PI14 )    服務人口中每 位讀者參與正式 ELS 訓練課程的次數( PI12 )  目標人口中使用百分比( ISO 11620 )。 直接貼 word 檔 26
  • 29. Alt Tag 幫 助 SE 搜尋圖片  29
  • 30. The Father of Modern Information Theory  Published a”A Mathematical Theory of Claude Shannon Communication” in 1948: Before Shannon, it was commonly believed that the only way of achieving arbitrarily small probability of error in a communication channel was to reduce the transmission rate to zero. All this changed in 1948 with the publication of A Mathematical Theory of Communication, where Shannon characterized a channel by a single parameter; the channel capacity, and showed that it was possible to transmit information at any rate below capacity with an arbitrarily small probability of error. His method of proof was to show the existence of a single good code by averaging over all possible codes. His paper established fundamental limits on the efficiency of communication over noisy channels, and presented the challenge of finding families of codes that achieve capacity. The method of random coding does not produce an explicit example of a good code, and in fact it has taken fifty years for coding theorists to discover codes that come close to these fundamental limits on telephone line channels.  Created the idea that all information could be represented using 1s and 0s. Called these fundamental units BITS.  Created the concept data transmission in BITS per second.   Won a Nobel prize for his master’s thesis in 1936, titled, “A Symbolic Analysis of Relay and Switching Circuits”, it provided mathematical techniques for building a network of switches and relays to realize a specific logical function, such as a combination lock. 勿頂天立地  Created the idea that all information could be 30 represented using 1s and 0s. Called these fundamental units BITS.
  • 31. Claude Shannon  The Father of Modern Information Theory  1948 Published ”A Mathematical Theory of Communication”  Created the idea that all information could be represented using 1s and 0s. Called these fundamental units BITS.  Won a Nobel prize for his master’s thesis in 1936, titled, “A Symbolic Analysis of Relay and Switching Circuits  31
  • 32. 簡報設計原則  善用 PowerPoint 簡報設計範本  統一字型、色彩、版式  變換背景、色彩做強調  設計專屬範本   32
  • 33. 簡報設計原則  Magic Seven 原則  7士2=5~9  每 張投影片七行(七個概念)  每 項標題題七個字  適當留白 33
  • 34. 簡報設計原則  字型  選用清楚易讀的字型  中文字型:標楷、細明  英文字型: San serif type (無細線體) Verdana, Tahoma  Arial,  Times New Roman (細線體)  不用 serif type (細線體)  Bookman Old style, Comic  (the font for this presentation is Times New Roman) 34
  • 35. 35
  • 36. 36
  • 37. 37
  • 38. 簡報設計原則  斜體字  標示引文( quotes )  強調觀念或想法( highlight )  標示書名、期刊刊名或雜誌刊名 38
  • 39. 簡報設計原則  英文大寫  勿用全部大寫  難讀難辨  誤以為是縮寫字  誤以為是強調 39
  • 40. 簡報設計原則  字體大小  字體要大、行數要少 字體大,行數自然少,符合 Magic Seven 原則 !  標題不小於 28 點  項目內 容不小於 20 點  標題上下層級間以相差四點為宜 40
  • 41. 這是 12 點的字,您看得到嗎? • 這是 14 點的字,您看得到嗎? • 這是 16 點的字,您看得到嗎? • 這是 18 點的字,您看得到嗎? • 這是 20 點的字,您看得到嗎? • 這是 24 點的字,您看得到嗎? • 這是 28 點的字,您看得到嗎? • 這是 32 點的字,您看得到嗎? • 這是 36 點的字,您看得到嗎? • 這是 40 點的字,您看得到嗎? • 這是 44 點的字,您看得到嗎 ? • 這是 48 點的字,您看得到嗎 41
  • 42. 大標題用 44 點標楷體粗體  標題 1 是 32 點,加粗,很清楚  標題 2 是 28 點,加粗,也很清楚  標題 3 是 24 點,加粗,還算清楚  標題 4 用 20 點,加粗,再小就看不到了  標題 5 用 18 點,加粗,快看不到了  標題 4 用 20 點,改用細明體,加粗,好一點  標題 5 用 18 點,改用細明體,加粗,勉強可以 42
  • 43. 色彩  淺色背景 深色字  背景:白色或淺色  深色背景 淺色字  紅色和橘色不適合久看  綠 、藍、棕難捉住觀眾 注意力  黑 底白字不適合遠距離觀看  20 呎遠  從電腦螢幕到投影 43
  • 44. 44
  • 45. 45
  • 46. 46
  • 47. 47
  • 48. 簡報設計原則  善用標題  標題是每 張投影片的主軸  簡潔有力地傳達每 張投影片的重點  最好以 5 ~ 9 個字說 明  投影片是大小標題的組合,是概念的串連  每 項內 容維持在一行,最多不超過兩行 48
  • 49. 簡報設計原則  少用標點符號  投影片是大小標題的組合  以項目符號、字型字體等分段組織  大標題勿用括號  標題上若加上括號就好像在大庭廣眾 咬耳朵 一樣  大標題中有加括號的必要,放到次層標題中 49
  • 50. 無線射頻辨識系統 (Radio Frequency Identification, RFID )  產值 年增 22%  新殺手級應用 …  50
  • 51. RFID  無線射頻辨識系統( Radio Frequency Identification )  產值 年增 22%  新殺手級應用  …  無線射頻辨識系統 Radio Frequency Identification  產值 年增 22%  新殺手級應用  … 51
  • 52. 簡報設計原則  縮寫的使用  英文縮寫可以讓簡報內 容更精簡,更專業  縮寫的效果只有對非常熟悉主題的人才有用  聽眾 專業多元時  第一次出現時略加解釋  在投影片固定地方做名詞解釋 COD ( cause of death) :死亡原因 52 MOD ( manner of death) :死亡方式
  • 53. 簡報設計原則  數字的使用  數字會說 話  善用數字來支持我們的觀點或論證  投影片中宜以精確數字呈現  口述時,宜使用近似值 ,因為近似值 容易記憶 容易聯想 53
  • 54. 54
  • 55. 簡報設計原則  關聯資訊的使用  資訊透過時間和空間的關聯,更具意義  流程圖、組織圖、時間表、 timelines ,都可以 讓資訊更為生動  善用 Visio 等輔助工具 55
  • 56. 簡報設計原則  圖表的使用  表勝於文,圖勝於表  圖表自己就能說 故事  圖表只須標題,勿再加上文字解釋圖表  重要的資訊,要講的內 容打在備忘稿 56
  • 57. 表2 -2 - 1 課程實施方式 次數 百分比 有效百分比 累積百分比 有效的 必修 210 36.0 36.5 36.5 選必修 180 30.8 31.3 67.7 通識 152 26.0 26.4 94.1 共同課程 4 .7 .7 94.8 兩種方式 30 5.1 5.2 100.0 總和 576 98.6 100.0 遺漏值 未勾選 8 1.4 總和 584 100.0  58
  • 58. 圖表設計原則  Simple 簡明  Audience-specific 觀眾 導向  Visual attractive 視覺魅力  Economic 經濟 59
  • 59. 表格的製作  觀察變項或分類變項放在左邊(橫 列)  統計量放在上面(直欄)  目的  比較  自明 60
  • 60. 表格的製作  流通量 大學 學院 科技大學 技術學院 平均數 165432 123456 122478 56789 最小值 5432 112345 100 1567 最大值 1234567 134567 312345 2012345 總和 34567890 1234567 2345678 1988888 個數 44 17 17 38 61
  • 61. 表格的製作 圖書館類型 平均數 最小值 最大值 總和 個數 一般大學 165,432 5,432 1,234,567 34,567,890 44 一般學院 123,456 112,345 134,567 1,234,567 17 科技大學 122,478 100 312,345 2,345,678 17 技術學院 56,789 1,567 2,012,345 1,988,888 38 62
  • 62. 表格的製作  數字  表格中的數字必須靠右對齊  千位以上的數字一定要用三位數撇 節法 例: 12,345,678  表格中所有數值 都是以千或百萬計時, 省略零同時在欄標題註明 63
  • 63. 表格的製作  小數位數  讓同一張表中的所有小數位數保持一致  相互比較的數字,小數位數要相同  不要在同一欄內 改變量測的單位或小數位數 64
  • 64. 表格的製作 表1 九十三學年度大專院校學生人數 學域 博士班 碩士班 人文 3,465 31,754 社會 3,852 39,952 科技 17,092 64,286 總和 24,409 135,992 65
  • 65. 表例-較差 統計取向的呈 現方式 表例 3.1 年輕族群與年老族群之運動情況 年輕組 年老組 困難度 平均數 標準差 樣本數 平均數 標準差 樣本數 低 X X X X X X 中 X X X X X X 高 X X X X X X 66
  • 66. 表例-較佳 表例 3.2 便於比較的呈現方式 年輕族群與年老族群之運動情況 平均數 標準差 樣本數 困難度 年輕組 年老組 年輕組 年老組 年輕組 年老組 低 X X X X X X 中 X X X X X X 高 X X X X X X 67
  • 67. 次數分配表( Frequency table ) 讀者解決資訊需求的第一選擇 資訊需求管道 人數 百分比 上網 116 43.8 問人 67 25.3 求助專業人員 34 12.8 臺北市立圖書館總館或分館 22 8.3 逛 書店 13 4.9 利用國家圖書館 7 2.6 就學時的大專院校圖書館 4 1.5 利用住家附近的圖書館 1 0.4 公司內 的圖書館或資料中心 1 0.4 註: N = 265 68
  • 70. Eliminating non-value-adding steps 潛在公司利益 潛在顧客利益 挑戰 / 限制 •改善效率 •增 加服務速度 需要額外的顧客 •增 加生產 力 •改善效率 教育和員工訓練 •增 加顧客服務能力 •轉變顧客和企 業 來執行得更順暢 間之任務 •公司差異化 、有效率 電子公文 •客製化服務  71
  • 71. Eliminating non-value-adding steps 公司潛在利益 顧客潛在利益 挑戰 / 限制 •改善效率 •增 加服務速度 顧客教育 •增 加生產 力 •改善效率 員工訓練 •增 加顧客服務能力 •轉變顧客和 企業間之任務 •公司差異化 •客製化服務 電子公文 72
  • 74. 圓餅圖製作規範  一圓餅圖所比較的項目應該在 5 項以內  各區塊應該由大到小依序呈現  最大的區塊由 12 點鐘方向開始,順時針方向顯 示  「其他」列為最末項  各區塊由淺色到深色依序標示強調差異  圖餅圖總和 =100 % 75
  • 77. Parents Underestimate Their Influence  Teens: Who Most  Parents: Who Most Influences Your Influences Teens’ Decisions About Sex? Decisions About Sex? 48% 50% 45% 50% 40% 31% 40% 32% 30% 30% 20% 20% 10% 10% 0% 0%  Parents Friends Parents Teens’ Friends W One Voice 2003: P ith arents Underestim Their Influence ate 78
  • 78. 資訊來源  註明資料來源  尊重智慧財產 權  引用資訊的權威性  彰顯專業性  建立自己的風格  將資訊來源固定安排在投影片的固定地方  採用標準書目格式  APA Style  …. 79
  • 79. 知識管理觀念的釐清 管理 落實 善用 彰顯 資訊流 組織學習 知識庫 組織價值 資料來源: Broadbent, M. (1998, May). The phenomenon of knowledge management: What does it mean to the information profession?” Retrieved January 20, 2006, from http://www.sla.org/pubs/serial/io/1998/may98/broadben.html 80
  • 81. 成功簡報七步 驟 1. 事前準備 2. 組織內 容 3. 善用輔助工具 4. 彩排演練  做備忘  編講義 82
  • 82. 做備忘  時間控制  PowerPoint 排練的功能  投影片放映>排練計時  要穿插的笑話、故事、名言佳句  可刪除之投影片  待答問題之投影片 83
  • 83. 編講義  提供講義  演講是無形的服務,講義是有形的強化  從彩色到黑 白,遺漏了什麼  填空設計、互動設計  發送時機  演講前  演講後  清楚易讀  每 頁二張為原則 84
  • 84. 成功簡報七步 驟 1. 事前準備 2. 組織內 容 3. 善用輔助工具 4. 講義與演練 5. 簡報開始  感謝  我們 85
  • 85. 開講  播放第一張投影片  開場白  謝謝主持人、主辦 單位  致意重要聽眾  建立遊戲規則(提問時間)  建立主題與聽眾 的關聯性  永遠說 「我們」,而不要用「你 們」  例子和經驗 86
  • 86. 分心動作檢核表  口頭禪  踱步  玩弄身上物件  複雜手勢 (頭髮、領帶等)  聲音過低或過高  調整衣服、首飾、眼鏡 (麥克風)  手插口袋  速度太快 (玩零錢、 Key )  速度太慢  雙手交叉抱握胸前  目光定三板或會場一角  Pointer 晃不停  擋 住螢幕 87
  • 87. 不要  多說 故事,多舉例  不要用術語或縮寫  用講 (Talk) ,不用唸  不要用太多統計數字 是演講不是說 教  不要太過花俏 眩耀  簡短  不要超過時間 要像迷你 裙愈短愈好  切題  不要唸,不要背 永遠環繞著主題  好懂 88
  • 88. 不要超過時間! 滴滴答答走 我們看不到 觀眾 全知道 89
  • 89. 成功簡報七步 驟 1. 事前準備 2. 組織內 容 3. 善用輔助工具 4. 講義與演練 5. 簡報開始 6. 觀眾 提問  Q  A 90
  • 90. 成功簡報七步 驟 1. 事前準備 2. 組織內 容 3. 善用輔助工具 4. 講義與演練 5. 簡報開始 6. 觀眾 提問 7. 檢討改善 91
  • 92. 祝您 簡報成功  態度 / 形象很重要  用講的,不要唸投影片  KISS: Keep It Simple, Stupid.  準時結束!  Practice makes Perfect! 93
  • 93. THANK YOU! Q&A 94

Editor's Notes

  1. 不斷 不斷地變換設計風格會讓聽眾感到困惑。我們是要聽眾專心聽我們所要呈現的內容,而不是呈現的方式。
  2. 電子公文使公文傳遞效率提昇、文書紙本減量、節省郵資支出及收發作業簡化等 , 但使用者需先學會電子公文軟體建置與操作
  3. 電子公文使公文傳遞效率提昇、文書紙本減量、節省郵資支出及收發作業簡化等 , 但使用者需先學會電子公文軟體建置與操作