Presented at the Informatics Division Meeting, Faculty of Medicine Ramathibodi Hospital, Mahidol University on January 17, 2018

1. การเขียนหนังสือราชการ
และรายงานการประชุม
อ. นพ.นวนรรน ธีระอัมพรพันธุ์
ผู้ช่วยคณบดีฝ่ายนโยบายและสารสนเทศ
17 มกราคม 2561

2. Disclaimers
•การบรรยายนี้ มุ่งเน้นประเด็นในทางปฏิบัติ ไม่ได้เน้น
รายละเอียดข้อกฎหมายและระเบียบปฏิบัติที่เกี่ยวข้อง
•มุ่งเน้นการทางานของฝ่ายสารสนเทศ คณะแพทยศาสตร์
โรงพยาบาลรามาธิบดี มหาวิทยาลัยมหิดลเป็นหลัก
อาจไม่ได้อ้างอิง

3. หนังสือราชการ

4. ระเบียบปฏิบัติที่เกี่ยวข้องกับหนังสือราชการ
ของรามาธิบดี
• ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526,
(ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2548 และ (ฉบับที่ 3) พ.ศ. 2560
• ประกาศมหาวิทยาลัยมหิดล เรื่อง รูปแบบเอกสาร และหัวจดหมาย
ตามอัตลักษณ์มหาวิทยาลัยมหิดล ลงวันที่ 9 ก.พ. 2560
• หนังสือกองบริหารงานทั่วไป มหาวิทยาลัยมหิดล ที่ ศธ 0517.011/
ว.363 เรื่อง ขอแก้ไข รูปแบบเอกสารและหัวจดหมาย ลงวันที่ 22
ก.พ. 2560
• หนังสืองานบริหารและธุรการ สานักงานคณบดี คณะแพทยศาสตร์
โรงพยาบาลรามาธิบดี ที่ ศธ 0517.061/ว.311 ลงวันที่ 10 ก.พ.
2560 เรื่อง การขอความร่วมมือพิมพ์ค่านิยมของคณะฯ ในเอกสาร

5. วัตถุประสงค์ของหนังสือราชการ?

6. วัตถุประสงค์ของหนังสือราชการ
•เพื่อสื่อสารระหว่างบุคคลหรือหน่วยงาน
• ขอความร่วมมือ/ขอความอนุเคราะห์
• ชี้แจง/ให้ข้อมูล
• ขออนุมัติ/ขอความเห็นชอบ
• สั่งการ
•มีความเป็นทางการ เป็นลายลักษณ์อักษร
•สามารถให้รายละเอียดที่ชัดเจนได้

7. ประเภทของหนังสือราชการ
• หนังสือภายนอก
• หนังสือภายใน
• หนังสือประทับตรา
• หนังสือสั่งการ
• คาสั่ง
• ระเบียบ
• ข้อบังคับ
• หนังสือประชาสัมพันธ์
• ประกาศ
• แถลงการณ์
• ข่าว
• หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทาขึ้น หรือ
รับไว้เป็นหลักฐานในราชการ
• หนังสือรับรอง
• รายงานการประชุม
• บันทึก
• หนังสืออื่น

8. ส่วนประกอบของหนังสือราชการ?

9. รูปแบบของหนังสือ
ภายใน (ม.มหิดล)

10. หลักปฏิบัติในการเขียนหนังสือราชการให้ดี
http://www.kps.ku.ac.th/kpsoffice/doc/km/km1-57.pdf

11. หลักปฏิบัติในการเขียนหนังสือราชการให้ดี
http://www.kps.ku.ac.th/kpsoffice/doc/km/km1-57.pdf
• เขียนให้ถูกต้อง
• ถูกแบบแผน
• ถูกเนื้อหา
• ถูกหลักภาษา
• ถูกความนิยม
• เขียนให้ชัดเจน
• ชัดเจนในเนื้อความ
• ชัดเจนในวัตถุประสงค์
• ชัดเจนในวรรคตอน
• เขียนให้รัดกุม
• ใช้ภาษาให้ถูกต้อง รัดกุม
• ชัดเจนในความหมาย
• อ่านแล้วเข้าใจได้ทันที
• เขียนให้กะทัดรัด
• เขียนให้สั้น
• แต่ได้ใจความตรงประเด็น
• ไม่ใช้คาฟุ่มเฟือย

12. “ถูกเนื้อหา”
http://www.kps.ku.ac.th/kpsoffice/doc/km/km1-57.pdf
• ย่อหน้าที่ 1: ส่วนที่เป็นเหตุ
• ย่อหน้าที่ 2: ส่วนความประสงค์
• ย่อหน้าที่ 3: ส่วนสรุปความ

13. “ถูกเนื้อหา”
http://www.kps.ku.ac.th/kpsoffice/doc/km/km1-57.pdf
• ย่อหน้าที่ 1: ส่วนที่เป็นเหตุ
• ด้วย................................................................................
• เนื่องจาก................................................................................
• ตาม................................................................................นั้น
• ตามที่................................................................................นั้น
• อนุสนธิ................................................................................นั้น
• ย่อหน้าที่ 2: ส่วนความประสงค์
• ย่อหน้าที่ 3: ส่วนสรุปความ

14. “ถูกเนื้อหา”
http://www.kps.ku.ac.th/kpsoffice/doc/km/km1-57.pdf
• ย่อหน้าที่ 1: ส่วนที่เป็นเหตุ
• ย่อหน้าที่ 2: ส่วนความประสงค์
• ย่อหน้าที่ 3: ส่วนสรุปความ
• จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ
• จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา
• จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาดาเนินการต่อไปด้วย
• จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาอนุมัติด้วย
• จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาและแจ้งผลการพิจารณาให้ทราบด้วย

15. “ถูกหลักภาษา”
http://www.kps.ku.ac.th/kpsoffice/doc/km/km1-57.pdf
• รูปประโยค
• ประธาน กริยา กรรม
• ประโยคแต่ละประโยคต้องมีกริยาเสมอ
• ประธานและกรรมของประโยคอาจละไว้ในฐานที่เข้าใจ
• ข้อความอาจประกอบด้วยประโยคหลายประโยค เชื่อมด้วย
คาสันธาน เช่น และ กับ รวมทั้ง ตลอดจน
• ความสัมพันธ์ระหว่างข้อความ

16. “ถูกความนิยม” - ใช้ภาษาราชการ
ภาษาทั่วไป
•ใคร
•ที่ไหน
•แบบไหน
•อะไร
•ได้ไหม
•เมื่อไหร่
ภาษาราชการ
•ผู้ใด
•ที่ใด
•แบบใด
•สิ่งใด อันใด
•ได้หรือไม่
•เมื่อใด
http://www.kps.ku.ac.th/kpsoffice/doc/km/km1-57.pdf

17. รายงานการประชุม

18. วัตถุประสงค์ของรายงานการประชุม?

19. วัตถุประสงค์ของรายงานการประชุม?
• เพื่อบันทึกสิ่งที่นาเสนอ/อภิปราย/สรุป ในที่ประชุม
• ใช้อ้างอิงในภายหลัง
• เป็นหลักฐานทางกฎหมาย
• เป็นข้อมูลทางประวัติศาสตร์
• เพื่อสื่อสารให้แต่ละฝ่ายเข้าใจตรงกันและนาไปปฏิบัติได้ถูกต้อง
• เพื่อติดตามงานโดยประธาน เลขานุการ และ/หรือผู้เข้าประชุม

20. รูปแบบของรายงานการประชุม
•สรุปบันทึกการประชุม (อย่างย่อ)
•รายงานการประชุม (เป็นทางการ)

21. หลักการของการบันทึกรายงานการประชุม
• บันทึกข้อมูลพื้นฐานของการประชุม
• วันเวลา สถานที่ เวลาเปิดประชุม เวลาปิดประชุม
• ผู้เข้าประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และบทบาทในที่ประชุม (เช่น ประธาน
เลขานุการ ฯลฯ)
• ผู้บันทึกรายงานการประชุม ผู้ตรวจรายงานการประชุม
• บันทึกรายละเอียดของแต่ละระเบียบวาระ
• ที่มา/ความสาคัญ/ประเด็นที่ประธานหรือผู้เข้าประชุมยกมาหารือ
• ประเด็นที่มีการอภิปราย อภิปรายโดยใคร ว่าอย่างไร ที่ประชุมเห็นอย่างไร
• บันทึกเฉพาะข้อสรุป vs. บันทึกรายละเอียดประเด็นที่อภิปราย?
• บันทึกข้อสรุป/มติ และผู้รับผิดชอบในแต่ละระเบียบวาระ