2. „Elektroonilisest kiviajast“ digiarvete
ajastusse
Margus Tammeraja
Eesti E-arvete Keskus OÜ tegevjuht
www.arvekeskus.ee

3. Millest räägime
1. Kes oleme
2. Mis toimub arvete maailmas
3. Elektrooniline ostuarvete menetlus
4. Rakenduslik tegevuskava

4. Eesti E-arvete Keskus OÜ (EEAK)
o EEAK on AS Eesti Post enamusosalusega tütarettevõte, asutatud 2008.a.
o eArvekeskuse portaal käivitati 03. juunil 2009.a.
o EEAK on digiarvete operaator, mis ühendab arvete saatjad, saajad ning
nende poolt kasutatavad majandustarkvarad ning teeb seeläbi võimalikuks
paberivabale raamatupidamisele ülemineku.
Arvete saatjad
(Suur)ettevõtted (B2C) Ettevõtted (B2B)
Teised kanalid
E - arvete nk
a)
a)
operaator tern e
pa
ti
eti
pa
nk
in e rn
ve int
Arvete vastuvõtjad (e (ar rve
-k (a
iri)
)
rarve
(pabe
Businesses (B2B) Asutused (B2G) Eraisikud (B2C)

5. eArvekeskuse teenuste mahu kasv
1600
1400
1200
1000
800 eArved
600 eArved eKinnitusring
400
200
0
2009 2010 2011 2012
eAK kontosid 100 eAK kontosid 700 eAK kontosid 1100 eAK kontosid 1500
eKinnitusring 0 eKinnitusring 110 eKinnitusring 500 eKinnitusring 600
Digiteerimist ei Digiteerimine Digiteerimismaht Digiteerimismaht
ole 10000 20000 35000
Kasutajaid 150 Kasutajaid 2000 Kasutajaid 3500 Kasutajaid 5000

6. eArvekeskuse kasutajad - avalik sektor
Rahandusministeeriumi e-arvete projekt:
80 riigiasutust (sh JuM, KuM, SoM, PõM,
maavalitsused)
Haridusministeerium: 29 riigikooli
Keskkonnaministeeriumi asutused
Välisministeerium
Linnad
Vallad

7. Mis toimub arvete
maailmas

8. Mis on arve
Arve on kauba võõrandamisel või teenuste
osutamisel väljastatav antud majandustehingu
toimumist kinnitav tõend, mis on ühtlasi
raamatupidamise algdokument.
Käibemaksuseadus § 37 ja Raamatupidamisseadus § 7
Kohustuslik väljastamine (va KmS erijuhud)
Kohustuslik säilitamine (vastavalt KmS § 36 (1) 1), lisaks veel EU
rahastatud projektide erinõuded)

9. Arve väljastuse vorm ja edastuse viis
Arve võib väljastada paberil või kauba soetaja või
teenuse saaja nõusolekul elektrooniliselt.
KmS § 37 (6)
I. Paberarved (posti teel või „kulleriga“)
II. e-kirja manusena edastatud arve (nt PDF-
formaadis failina)
III. Infosüsteemide vahel liikuv digiarve (nt Eesti e-
arve standardil põhinev xml-formaadis fail)
Eesti Pangaliidu e-arvete kirjeldus alates 2005.a.

10. Kui palju on arveid
61 miljonit
Itella Information 2012
Digiarvete osakaal ca 12%
54 miljonit arvet sisestatakse
käsitsi!

11. Mis on elektrooniline arve (e-arve?)
E-arveteks peetakse kõiki elektrooniliselt edastatavaid
arveid, kuid enamasti ei ole tegemist
digiarvetega!
PDF-arve ei ole digiarve, sest
1) See on pilt, mitte andmekogum
2) Enamasti prindib saaja selle omal kulul paberile
3) Sisestab käsitsi andmed
4) Säilitab seda paberit

12. Mis on digiarve
o Digiarve on elektrooniline dokument, mis
luuakse, edastatakse, kirjendatakse ja säilitatakse
elektroonilises keskkonnas, st mille elutsükkel on
algusest lõpuni elektrooniline.
o Digiarve edastatamisel kasutatakse turvalist e-arvete
operaatorteenust, mitte ebaturvalist e-posti.
o Digiarve koosneb tavaliselt andmefailist (XML) ja
pildifailist (PDF).

13. Milline on digiarve XML-fail
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" ?>
-<E_Invoice>
-<Header>
<Date>2009-12-01</Date>
<FileId>123456</FileId>
<Version>1.1</Version>
</Header>
-<Invoice invoiceId="45678" regNumber="12345678">
-<InvoiceParties>
-<SellerParty>
<Name>TESTMÜÜJA AS</Name>
</SellerParty>
-<BuyerParty>
<Name>TESTOSTJA AS</Name>
</BuyerParty>
</InvoiceParties>
-<InvoiceInformation>
<Type type="DEB" />
<DocumentName>Arve</DocumentName>
<InvoiceNumber>45678</InvoiceNumber>
<InvoiceDate>2009-12-01</InvoiceDate>
</InvoiceInformation>
-<InvoiceSumGroup>
<TotalSum>1.12</TotalSum>
</InvoiceSumGroup>
-<InvoiceItem>
-<InvoiceItemGroup>
-<ItemEntry>
<Description>Ostetud teenus</Description>
</ItemEntry>
</InvoiceItemGroup>
</InvoiceItem>

14. Maksuameti seisukoht
o Maksu- ja Tolliamet kinnitab, et e-arvet aktsepteeritakse
maksumenetluses raamatupidamise algdokumendina /.../.
o /.../ elektroonilisel kujul säilitatavaid algdokumente (e-arveid)
peab olema võimalik mõistliku aja jooksul elektrooniliselt
taasesitada.
o Samuti peab e-arve puhul olema tuvastatav selle päritolu
(ehtsus) ning tagatud selle terviklikkus (puutumatus).
o Allikas: http://www.emta.ee/index.php?id=26715

15. Digiarvetele ülemineku etapid
100%
90%
80%
70%
60%
e-arved
50%
PDF-arved
40%
Paberarved
30%
20%
10%
0%
Paberipõhine Üleminek Paberivaba
Digitaliseerimine Digitaliseerimine
(suur osakaal) (väike osakaal)
Paberiringlus eKinnitusring eKinnitusring
Käsitsisisestus ERP-sse Andmevahetus ERP-ga Andmevahetus ERP-ga
Paberarhiiv eArhiiv eArhiiv

16. Digiarvetest saadav kasu
o Arve saatjale
o Väiksem kulu (saatmiskulu)
o Kiire ja garanteeritud kohale jõudmine
o Arve saajale
o Väiksem kulu (personalikulu, haldus- ja säilitamiskulu)
o Kiirem menetlus
o Elektroonne kulutempel koos kulujaotusega
o Vähem käsitööd andmesisestusel
o Elektrooniline arhiiv

17. Digiarvete tulevik
o Tõenäoliselt tulevikus ainus arve edastamise viis
o Oluline on tehingu tõendamine, mitte arve pilt
o Lisavõimalused:
o digiarvete automaatne kulujaotus
o digiarvelt otselink teenuseportaalidesse
o digiarve on otsekorraldus (SEPA 2014)
o arvete nimekirja edastamine käibedeklaratsioonile (EMTA)

18. Arvete jaotus valdkonniti
B2C
OÜ OÜ
OÜ OÜ
OÜ OÜ
OÜ OÜ
AS AS
B2C (Business to Consumer), suurettevõtted saadavad eraisikutele arveid
B2B
OÜ OÜ OÜ OÜ
OÜ OÜ OÜ OÜ
OÜ OÜ OÜ OÜ
OÜ OÜ OÜ OÜ
AS AS AS AS
B2B (Business to Business), ettevõtted esitavad omavahel arveid teenuste ja kaupade eest.
OÜ OÜ
B2G
OÜ OÜ
OÜ OÜ
OÜ OÜ
AS AS
B2G (Business to Government) avalikule sektorile saadavad arveid.

19. E-arvete operaatorteenus EEAK näitel
I. II. III.
Väikeettevõtte eKinnitusring Arvete saatmine
lahendus (e- ja paberarved)
Väikeettevõtted
(ca 40 000)
Keskmise suurusega
ettevõtted ja asutused
(ca 2500 ettevõtet)
Suurettevõtted
(B2B/B2C saatjad
ja massprindi
kliendid)
Raamatupidamisteenuse Majandus- Arvete edastuspartnerid
pakkujad tarkvarad
(ca 300) (ca 15)

20. Arvete saatmise lahendused
Arvete saatmine
Müügiarvete saatmine billingusüsteemist luuakse vastavalt kasutaja vajadustele
tuginedes baasfunktsionaalsusele. Müügiarved edastatakse digiarvena, e-kirja
manusena PDF-arvena, paberarvena, internetipanka. eArvekeskust saab kasutada
müügiarvete arhiivina, mis on seotud iseteeninduskeskkondadega.
BILLING /
MAJANDUS-
TARKVARA (ERP)
e-arved
o Paberarve saatmine (must-valge väljatrükk, ümbrikustamine, postitamine) 0,55€
o E-arve saatmine 0,1€ ; e-arve saatmine internetipanka 0,2€
(hindadele lisandub käibemaks)

21. Elektrooniline
ostuarvete
menetlus

22. eKinnitusring - paberivaba ostuarvete
kinnitamise lahendus eKinnitusring

23. Levinud ostuarvete kinnitusprotsessid
Variant 1:
Eelarvejuhid/Kulujuhid kinnitavad vaid arve õigsust.
Raamatupidajad määravad kontod ja kontolaiendid
(artiklid, tehingupartnerid, valdkonnad jne) ja teostavad
pearaamatu kanded.
Variant 2:
Eelarvejuhid/Kulujuhid ise märgivad kinnitamise käigus
kontolaiendid (“kulutempli”) ning raamatupidajad
kontrollivad ja teostavad pearaamatu kanded.

24. eKinnitusring eKinnitusring
eKinnitusring
o Kogu organisatsiooni saabuvate ostuarvete menetlus
elektroonseks
o Arvete elektroonne kinnitamine
o Kinnitatud arved elektroonselt majandustarkvarasse
o arvete elektrooniline arhiveerimine 7 aastat
Digitaliseerimine
eKinnitusring
e-arved

25. Ostuarvete protsess - saabumine eKinnitusring
Kõik ostuarved jõuavad ühte registrisse
Digiteerimine
e-arved

26. PDF-arvete andmete tuvastus eKinnitusring

27. Ostuarvete protsess - Registreerimine eKinnitusring
Arvete registreerimisel on ühes vaates PDF ning arve registreerimiseks vajalik info
✓Kiire arvete registreerimine!
✓digiarved automaatselt registreeritud!
✓Registreeritud arve edastatakse
kinnitajatele elektroonselt!

28. Ostuarvete protsess – Kinnitamine ja
analüütika lisamine eKinnitusring
o Registreeritud ostuarve kinnitamisele saatmine
o Järgnevale kinnitajale edastamine,
tagasilükkamine, kinnitamine
o Kinnitaja poolt arve kulujaotuse info märkimine
(kululiik, osakond, töötaja, projekt jms)
o Ülevaade arvete ning kinnitusringi staatustest
o Kinnitatud dokumendi saatmine majandustarkvarasse

29. Paberkujul kulujaotus eKinnitusring
Kogu kinnitusring paberarvete
põhine
Käsitsi
kommentaarid, kulutempel, allkirjad
Raamatupidamises käsitsi andmete
sisestus

30. Elektrooniline kulutempel eKinnitusring
Kogu kinnitusring elektrooniline k.a kulutempel

31. Ostuarvete protsess – kinnitatud arve
majandustarkvarasse eKinnitusring

32. Ostuarvete protsess – pargitud
ostuarve SAP-s eKinnitusring

33. eArvekeskuse ostuarve menetluse
loogika ning integratsioonid
Sünk.: Eelinfo kulu kohta (Kassapõhine. Rahavoogude
Arve planeerimiseks) Sünk.: Hankijate register
Tarnija Sünk.: Kontod ning konto-
laiendid/objektid Sünk.: Arve info koos
(Eesti Energia AS, OÜ ABC (osakonnad, projektid jms) kontode, dimensioonideg
jms) a ja kinnitustega
(XML+PDF)
Ostutellimus/ Sünk.: Ostutellimuste
Leping/Saateleht register
Kinnitajad Dimensioonid
(kinnitusmall (mall)
ning limiidid)
Raamatupidaja
kontroll (ülekandmiseks
valmis)
Kulujaotus ning
arve kinnitamine
eKinnitusring Dokumendihaldus
(DHS)
eKinnitusringi relektrooniline liidestusvalmidus väliste süsteemidega.

34. Rakenduslik
tegevuskava

35. Ettepanekud tegevuskava osas
Üldprintsiibid:
• Ühetaoline arvete menetluse töökorraldus organisatsioonis ja
hallatavates asutustes;
• Üks tehniline lahendus töökorralduse toetamiseks.
ETTEVALMISTUS
- Elektroonilise menetluse tööprotsesside ning töökorralduse
tsentraalne väljatöötamine;
- Ostuarvete digitaliseerimislahenduse/partneri valik
- Lahenduse tsentraalne hankimine;
JUURUTUS
- ERP’ga liidestuse seadistamine;
- Peakasutajate ning kulujuhtide koolitused;
- Saabuvate arvete digitaliseerimise- ja e-arvete vastuvõtu
alustamine.

36. eArvekeskuse kasutusele võtmine
Näide: Kohalikud omavalitsused:
Hallatavad asutused, kinnitajate arv
Vastuvõtmine
1. Ostuarvete menetlusprotsess
2. E-arve operaatori valik
3. Kontoplaan, kontolaiendid (analüütika)
4. Hankijate register
Saatmine
1. Müügiarvete koostamise protsess – kus koostatakse
arve
2. Saatmisviisid
Kasutajad ja kasutajaõigused

37. Konkreetsed tegevused 01.01.2013
o Tehniline ettevalmistusperiood
(detsember), kasutuses 01.01.2013
o Kinnitajate ja raamatupidajate koolitus –
detsember
o Hankijate teavitamine digiarvetest koos Eesti
Posti eArvekeskusega – detsembris algav
protsess eesmärgiga saavutada võimalikult
suur digiarvete osakaal

38. eKinnitusringi kogemustest
o Kuressaare Linnavalitsus
o Linnavalitsuse ostuarvete menetlus (1100 kuus)
o Digitaliseerimine, liides Pmeniga
o Käivitamine ca kaks nädalat
o Saue Linnavalitsus
o Hallatavate asutuste (8) ostuarvete menetlus (450 kuus)
o Digitaliseerimine, liides Pmeniga
o Asutuste ostuarvete registrid eraldi, raamatupidamine tsentraalne
o Käivitamine ca kaks nädalat

39. eKinnitusringi hinnastamine
o Hinna komponendid
o Kasutajate arv kuus
o Arvete maht kuus
o Digitaliseeritavate arvete maht kuus
o Arhiveeritud arvete maht kuus
o Algne investeering = 0 EUR (liitumistasuta veebiteenus)
o Näide
o Kinnitajad + raamatupidajad = 20 in -> 20 x 11 = 220 EUR
o Digitaliseerimise maht = 1000 tk -> 0,4 EUR EUR x 1000 = 400 EUR
o KOKKU 620 EUR + km kuus

40. Finantsvaldkonnaga seotud (alg)dokumentide liigid
Peamised finantsvaldkonnaga seotud (alg)dokumentide liigid ning nende menetlemisvõimalus
eArvekeskuse eKinnitusringi lahenduses
Valdkond Seotud dokumendid
I. Ostuvaldkond Ostuarved X
Aktid/Saatelehed R
Ostulepingud X
Ostutellimused X
II. Lähetused ja Lähetuskulude aruanne ning kulutšekid R
majanduskulud
Majanduskulude aruanne ning kulutšekid R
III. Varade valdkond Väheväärtusliku vara ning põhivara arvelevõtmine ning töötajale üleandmise- R
vastuvõtmise akt. Elektrooniline kinnitus vara üleandmise-vastuvõtmise kohta. Pidev
ülevaade vara vastutajal vastutada olevatest varadest – liidestusvõimalus ERP-iga.
IV. Müügivaldkond Müügiarved X
Müügilepingud X
X – võimalus olemas
R – realiseerimisel

41. Peamised eArvekeskuse võimalused
Võimaluse kirjeldus Valmidus olemas(X)/
Realiseerimisel (R)
Täielik ostuarvete elektroonilise menetlusprotsessi tugi X
Ostuarvete kulujaotus arverea tasandil, arveridade grupeerimise ning jaotamise võimalius X
Ostuarvete kinnituse ning kulujaotuse mallid X
ERP’iga integratsiooni võimalus (arvete, hankijate, kulujaotuse, info registrite sünkroniseerimine) X
Ostuarve elektrooniline arhiiv koos arvete- ning kinnitusajaloo koos ehtsust ning terviklikust tõendava X
elektroonilise ajatempliga
Ostuarve kinnitusajaloo esitlusvõimalus paberil (audiitoritele jms) X
ERP’iga ostutellimustega ostuarve sidumise võimalus (PO nr, hankija reg nr) X
RIA Dokumendivahetuskeskusega (DVK) liidestus X
Kasutajate halduse liidestamisvõimalus, organisatsioonis kasutava Active Directory-ga (Single Sign On) X
Asutuses kasutava dokumendihaldustarkvaraga liidestusvalmidus X
Eesti Posti digitaliseerimisteenuse kaudu (skaneeritud paberarvete ning PDF arvete) vastuvõtt e-arvetena X
Kinnitamisel ID-kaardiga allkirjastamise võimalus X

42. Kontaktid:
Margus Tammeraja
margus@arvekeskus.ee
Tel. 5059374
www.arvekeskus.ee