Osservatorio ap def

ACCOUNTING ON DEMAND
Reduce Cost - Improve Performance
Dipartimento Finance 2.0
“Generare Risorse dai costi”
White Paper
3° Survay
del Dicembre 2014

2
Profilo delle Aziende che ha curato la ricerca
Sono ormai 6 anni che la 2B1 Group, ha deciso di costituire un osservatorio permanente che ogni due
anni si pone l’obiettivo di misurare il livello di «Eccellenza» delle funzioni amministrative.
Giunta ormai alla 3^ edizione, nelle pagine seguenti si vuole condividere i risultati dell’ultima nostra
ricerca.
2B1 Group è un’ azienda leader nel campo dei servizi amministrativi in outsourcing, che si propone ai
propri clienti, come “value added partner”, offrendo oltre alla consulenza professionale in ambito
AF&C, servizi a valore per la consulenza direzionale. Più di 100 professionisti dislocati su diverse sedi,
ed una rete di partner certificati completano il profilo dell’azienda.

3
Executive Summary
Attraverso l’analisi di Benchmark denominata “Valutazione del livello di eccellenza della funzione
amministrativa” i curatori della ricerca, hanno voluto colmare un gap conoscitivo e dare nel contempo
una risposta alla necessità manifestata dai CFO’s di differenti organizzazioni di confrontarsi sul tema
dell’efficienze e dell’ efficacia delle funzioni amministrative da loro gestite.
L’analisi giunta alla sua terza edizione, si è
posta come obiettivo quello di individuare
una serie di nuovi indicatori per meglio
comprendere la natura e la direzione degli
impatti che l’introduzione di sistemi di tipo
ERP hanno prodotto sulla funzione
amministrativa, (in termini di disponibilità delle
fonti erano disponibili solo dati risalenti al 2007).
Da un punto di vista metodologico si è quindi
proceduto a trovare criteri di
omogenizzazione per rendere il panel
comparabile tra tutti i partecipanti alla Survay.
Data la sempre crescente spinta delle imprese italiane verso fenomeni di internazionalizzazione e
l’affacciarsi di queste in mercati sempre più competitivi e selettivi, abbiamo voluto includere nella
ricerca, alcuni indicatori tratti da uno studio del 2009 proveniente dagli Stati Uniti, al fine di fornire
ai CFO italiani una sorta di Roadmap Operativa.
% delle risposte
Monitoraggio delle business Performance
Individuazione delle strategie per la crescita
Miglioramento continuo dei processi
Assolvimento degli obblighi statutari
Rafforzamento delle attività legate
al controllo interno (Internal Audit)
Le aree di maggior rilevanza presenti nelle agende dei CFO
- Importanza vs Efficacia -
Importanza
Efficacia

4
Executive Summary
Abbiamo incontrato 94 CFO’s di aziende appartenenti a differenti territori e settori di attività e di diverse
dimensioni, per cercare di capire quali fossero le informazioni a loro utili, da poter utilizzare e tradurre in
azioni di miglioramento all’interno delle proprie organizzazioni.
E’ stato inoltre chiesto loro di valutare, come era cambiata l’ attività amministrativa dopo l’introduzione dei
sistemi Erp, e l’abbiamo confrontata con un’ analogo studio americano che ha coinvolto un panel di 930
aziende condotto da IOMA Research, per cercare di capire se vi era stato un recupero di efficienza o un
miglioramento dell’efficacia della funzione amministrativa.
Attività Transazionali
Attività di Controllo
Attività Manageriali
Risk/Performance
% delle risposte
In 3 anni
Oggi
Come è cambiata o dovrà cambiare l’attività dei CFO

5
La Ricerca è stata condotta su un panel di 398 aziende medie italiane distribuite
geograficamente tra la Lombardia e l’Emilia Romagna nei settori industriali
Manufacturing, Distribuzione, Servizi,Trasporti e Retail.
Il fatturato delle aziende facenti parte del panel di analisi è composto per un 30% da
aziende con fatturati tra i 50 mil € e i 150 Mil €; un 45% del campione con fatturato
compreso tra i 150 Mil € e i 350 mil € e un 25% del campione con fatturato tra i 350 e
1000 Mil €.
La metodologia utilizzata per l’analisi di Benchmark
Distribuzione del campione per Industry
Manufacturing;
37,4%
Distribuzione;
23,4%
Retail; 12,7%
Trasportation; 4,5%
Servizi; 16,3%
Others; 5,7%
Manufacturing
Distribuzione
Retail
Trasportation
Servizi
Others
Distribuzione del campione per Industry
Manufacturing;
37,4%
Distribuzione;
23,4%
Retail; 12,7%
Trasportation; 4,5%
Servizi; 16,3%
Others; 5,7%
Manufacturing
Distribuzione
Retail
Trasportation
Servizi
Others
Distribuzione del campione per fatturato
30%
45%
25%
50mil€ a 150mil€
350mil€ a 1000mil€
Distribuzione del campione per fatturato
30%
45%
25%
350mil€ a 1000mil€

6
La nostra analisi ha comportato il rilevamento degli scostamenti di alcune variabili chiave in
ambito al Ciclo Passivo rispetto al benchmark, ed in particolare abbiamo rilevato:
a) L’efficienza del processo di Account Payables
b) lo scostamento del costo medio a documento
c) il costo medio di un FTE (Full Time Equivalent) per anzianità nella funzione
d) lo scostamento dei volumi di documenti gestiti per risorsa umana dedicata
e) il tempo medio di “attraversamento” di un documento dalla ricezione alla sua
registrazione
Gli elementi che determinano il costo medio per documento sono:
Costi diretti di processo
Costo delle risorse umane (interne)
Costo delle attività di processo
Costo delle consulenze (risorse interinali ecc..)
Costi indiretti
Costo dei servizi informativi
Costi di processo riferiti ad altri enti (ricicli fra enti)
La metodologia utilizzata per l’analisi di Benchmark (il Ciclo Passivo) (segue)

7
Numero totale fornitori
Livello di concentrazione dei fornitori
Numero medio CdC gestiti per fattura
Numero medio righe gestite per fattura
Percentuale documenti gestiti con ordine
Numero medio righe d’ordine gestite per fattura
Presenza di picchi di lavoro
Industry
Livello di precisione dell’utente (Accuracy)
Modello contabile
La definizione di “matrice dell’efficienza”
Numero totale documenti passivi da gestire
Tempo di attraversamento del documento
Numero persone addette
all’inserimento dei documenti
Tempo di inserimento del documento (Speed)
Ricicli operativi tra differenti enti
Da un punto di vista metodologico l’ analisi dei dati del panel ha voluto tener conto sia di
fattori endogeni all’azienda quali la sua organizzazione interna, il sistema Erp utilizzato e la
complessità del “modello contabile adottato”, sia di fattori esogeni quali l’industry di
appartenenza, l’accuratezza dei fornitori, la loro concentrazione, ecc. per arrivare a
determinare un “indice di complessità” dell’azienda stessa.
Costo del processo Fattore di complessità
Queste variabili assumono valori compresi tra 0 e 1 (0,5 indica il valore medio)
*
* Valore normalizzato a parità di attività svolte dalla Contabilità Fornitori

8
Costo
del processo
0 0,5 1
1
0,25 0,75
Fattore
di complessità
0,5
L’elaborazione del questionario di Benchmark condotta dal gruppo di lavoro ha permesso di comparare
ogni azienda partecipante allo studio, con le migliori aziende della propria industry a parità di attività
considerate nell’ambito del processo del Ciclo Passivo.
In generale si può osservare che a fronte di una complessità medio bassa del processo, la struttura
dei costi del campione di aziende analizzate, risulta sicuramente migliorabile
La matrice dell’efficienza

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

 = 7

Costi & Efficienza
L’analisi dei dati

10
Costo medio per documento
0€ - 4€;
11,8%
5€ - 9€;
41,1%
10€ - 15€;
26,5%
16€ - 20€;
12,4%
Oltre 20€;
8,2%
0€ - 4€
5€ - 9€
10€ - 15€
16€ - 20€
Oltre 20€
Costo medio per documento
0€ - 4€;
11,8%
5€ - 9€;
41,1%
10€ - 15€;
26,5%
16€ - 20€;
12,4%
Oltre 20€;
8,2%
0€ - 4€
5€ - 9€
10€ - 15€
16€ - 20€
Oltre 20€
Il costo medio per fattura fornitore
L’analisi dei dati ha permesso di determinare il costo per documento trattato dalla area Contabilità
Fornitori, a parità di livello di automazione utilizzato ed in presenza di un 65% di ordini d’acquisto.
In generale abbiamo osservato che per il campione di aziende preso in esame, il livello di automazione del
processo della Contabilità Fornitori risulta essere Low.
In generale abbiamo rilevato che il
costo medio per documento si aggira
attorno ai 10,03€ , mentre il costo
mediano è risultato essere pari a
7,42€..
Il costo rilevato per segmento
industriale è quello riportato in tabella:
Costo medio US $ Costo mediano US $ Costo medio IT €
Manufacturing 11,09 6,01 12,22
Distribuzione 14,06 12,03 9,67
Retail 5,74 4 5,1
Trasportation 7,31 4 7,25
Servizi 15,45 10 13,35
Il livello di automazione è stato classificato in:
High se vi era la presenza di strumenti di Workflow,di supporti per la
gestione documentale, e un’ integrazione tra questi e il sistema Erp
adottato dall’azienda.
Medium se vi era la sola presenza di un sistema di gestione documentale
Low se l’azienda analizzata non disponeva degli strumenti di cui sopra

11
Tempo di processamento di un docs
0g - 2,9g;
12,0% 3g - 5,9g;
20,0%
6g - 10,9g;
38,0%
11g - 20g;
18,0%
21g - >;
12,0%
0g - 2,9g
3g - 5,9g
6g - 10,9g
11g - 20g
21g - >
Tempo di processamento di un docs
0g - 2,9g;
12,0% 3g - 5,9g;
20,0%
6g - 10,9g;
38,0%
11g - 20g;
18,0%
21g - >;
12,0%
0g - 2,9g
3g - 5,9g
6g - 10,9g
11g - 20g
21g - >
Tempo di processamento di una fattura fornitore
L’analisi dei dati relativamente al tempo che
intercorre tra la ricezione della fattura e la sua
registrazione, ha messo in evidenza che il
“tempo di attraversamento” medio è di 11,6
giorni lavorativi.
L’analisi ha inoltre permesso di valutare che
per le aziende “più piccole” (fatturato tra 50-
150 Mil€), il tempo medio di attraversamento
si aggira attorno ai 4,2 giorni lav, mentre per
quelle comprese il 150Mil€ e i 350Mil€ il
tempo medio è di 7,3 giorni lav. Infine le
aziende “più grosse” (350-1000Mil€), a
dimostrazione che la complessità aziendale
non è una variabile indipendente, hanno
confermato di impiegare attorno ai 16 giorni
lavorativi dalla ricezione alla registrazione del
documento.
Il valore medio del campione americano è di
6,4 giorni lavorativi
L’analisi ha messo in evidenza che solo il
65% delle fatture fornitore sono abbinabili ad
un ordine d’acquisto

12
Analisi percentile Documenti trattati
90% 866
75% 777
50% 458
25% 305
10% 266
Mediana 458
Media 508
La produttività per ogni FTE in Contabilità Fornitori
L’analisi dei dati percentili riportati in tabella, ha messo in evidenza che il livello di efficienza in termini di
produttività per ogni FTE nell’area Contabilità Fornitori risente fortemente del livello di automazione
implementato nella funzione.
Come per il tempo di attraversamento del documento, anche questo indicatore risulta essere influenzato sia
dalla complessità organizzativa interna all’azienda, sia dal segmento industriale di appartenenza.
L’efficienza in termini di fatture registrare per FTE al mese risulta essere come valore medio di
508 docs/mese, mentre come valore mediano di 458 docs/mese.
Docs/mese x
FTE
Manufacturing 600
Distribuzione 650
Retail 520
Trasportation 380
Servizi 301
Con livello di automazione Low

13
Dimensioni dello staff e costi per FTE in Contabilità Fornitori
L’elaborazione dei dati riferiti al numero di persone che compongono l’ufficio contabilità fornitori per le
aziende osservate attraverso lo strumento di benchmark, ha evidenziato che il numero medio di persone
per ufficio Fornitori è di 4,1 FTE.
La distribuzione degli addetti alla Contabilità fornitori per dimensione di azienda è riportata nel grafico
sottostante.
Dimensione dello staff alla
Contabilità Fornitori
1,8
2,8
4,2
7,0
0,0 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0 6,0 7,0 8,0
da 0 a 100 dip
da 100 a 500 dip
da 500 a 1000 dip
oltre i 1000 dip.
dimensioneazienda
n° addetti
Dimensione dello staff alla
Contabilità Fornitori
1,8
2,8
4,2
7,0
0,0 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0 6,0 7,0 8,0
da 0 a 100 dip
da 100 a 500 dip
da 500 a 1000 dip
oltre i 1000 dip.
dimensioneazienda
n° addetti
Non tutti i partecipanti alla Survay hanno fornito i dati relativi al costo medio aziendale al netto degli
overhead di una risorsa impiegata nell’area Contabilità Fornitori, e di conseguenza il valore medio riportato
per questo indicatore è solo indicativo. In ogni caso, il costo è risultato essere di 34.323€ anno, per
un’anzianità media nella funzione distribuita tra i 6-10 anni (il 15% del campione) e 11-15 anni (13,8%).

14
Standardizzazione delle attività Amministrative e benefici derivanti dall’ ERP
Riproponendo alcuni quesiti tratti da uno studio di (Arlati 2001), abbiamo voluto chiedere al campione di aziende coinvolto
nella rocerca, se il contributo derivante dall’adozione dei sistemi ERP ha contribuito, e in che misura, alla
standardizzazione delle attività amministrative in genere. Il grado di standardizzazione è stato analizzato attraverso due
variabili:
1. Il grado di standardizzazione raggiunto attraverso la creazione di procedure di tipo amministrativo finalizzate a
rendere più controllato il processo e orientato alla trasformazione di dati in informazioni.
2. Il grado di coinvolgimento della Funzione Amministrativa nella definizione di tali procedure.
Come è stato evidenziato in precedenza, la funzione amministrativa, ed in modo particolare l’area Contabilità Fornitori, ha
beneficiato solo minimamente di livelli di automazione che consentissero dei recuperi di efficienza/efficacia.
Questo dato si riflette in maniera diretta anche sul livello di standardizzazione raggiunto che appare decisamente modesto.
Gestione
Rda
Gestione
Ordini
Gestione
Ricevimenti
Verifica
Fatture
Gestione
Varianze
Pagamenti
22 2,42,4 22 3,23,2 2,12,1 3,53,5
1,31,3 1,41,4 1,81,8 3,83,8 3,13,1 4,54,5
Standardizzazione
(1=nulla;5=alta)
Coinvolgimento
(1=nullo;5=alto)

Allegati

16
Il Ciclo passivo e le altre funzioni aziendali
10%
25%
85%
97%
77%
49%
4%1%
13%
26%
11%
2%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
gestione ordine 10% 77% 13%
gestione ddt 25% 49% 26%
gestione fattura 85% 4% 11%
gestione pagamento 97% 1% 2%
AFC Altri Condivise
- Fonte: Ricerca SDA Bocconi -
In base agli studi effettuati finora bisogna rilevare l’esistenza dei frequenti interventi nel
ciclo passivo di funzioni aziendali diverse dalla quella amministrativa (AFC).

17
La CFO’s Roadmap

18
La CFO’s Roadmap (segue)

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