2. Cost Control
Quick-wins voor meer rendement
Soms is de weg van de minste weerstand dé manier om het rendement in uw organisatie te
vergroten. In iedere grote organisatie zijn namelijk kosten verstopt die zonder pijn kunnen worden
aangepakt. We hebben het over persoonsgebonden middelen. Cost Control brengt ze aan het licht.
No cure, no pay.
Softwarelicenties, desktops, laptops, pda’s, telefonie, toegangspassen en leaseauto’s. Persoons-
gebonden middelen zijn er in alle soorten en maten. Ze hebben één ding gemeen: ze kosten geld, zelfs
wanneer de eigenaar ervan allang uit dienst is, of een andere functie heeft gekregen. Cost Control van
Migration Match biedt een doeltreffende methode om deze kosten te inventariseren, te adresseren tot
op medewerkerniveau en tot de essentie terug te brengen.
Anders dan bij een traditionele kostenoptimalisatie gaat Migration Match pijnloos te werk. Niet door
in te grijpen en processen om te gooien, niet door te snijden in het personeelsbestand, maar door
intelligent te kijken naar welke middelen nog nodig zijn en daarin te optimaliseren. Dat betekent:
grondig inventariseren en met dit inzicht aan de slag gaan om ongebruikte persoonsgebonden
middelen te verwijderen of te laten hergebruiken.
Ongehinderd en kostenneutraal
Bij Migration Match werken we volgens het motto ‘tijdens de verbouwing gaat de verkoop ongehinderd
door’. Dat geldt voor onze migratieprojecten, dat geldt ook voor Cost Control-trajecten. Bestaande
systemen en bestanden blijven onaangeroerd, en al onze activiteiten vinden plaats buiten de primaire
processen om. Uw organisatie hoeft niets te merken van onze inspanningen. Ook kunnen we zodanig
te werk gaan, dat onze inzet kostenneutraal wordt uitgevoerd. Bijvoorbeeld op basis van no cure, no
pay.
Directe resultaatverbetering
Cost Control heeft al meer dan 8 jaar ervaring voor grote opdrachtgevers, zoals KPN,Universiteit
Wageningen, Stichting LSV/Kadaster, Randstad HR Solutions, KLM, VolkerWessels en BV Elspec
(Onderdeel TKH Group). Gemiddeld konden we daarbij een directe resultaatverbetering laten zien van
8 tot 15%.
3. Cost Control
KLM, KPN, VolkerWessels: directe resultaatverbetering van 8% tot 15%
Quick-win: softwarelicenties
Medewerkers gebruiken software. Daarvoor koopt u licenties aan. Maar als medewerkers uit dienst
gaan, blijven deze licenties ongebruikt achter. Terwijl voor iedere nieuwe medewerker - vanuit routine
- weer licenties worden aangeschaft. Onze inventarisatie kan aan het licht brengen dat er voor talloze
licenties wordt betaald zonder dat ze worden gebruikt. We bieden ook een oplossing: een recyclepro-
gramma voor ongebruikte licenties.
Pijnloos toewerken naar een gezonde kostenstructuur
1 Pragmatisch inventariseren
Migration Match Cost Control gaat pragmatisch en grondig te werk. Allereerst willen we exact weten
welke persoonsgebonden middelen zijn aangeschaft. Daartoe voeren we een analyse uit van alle
ontvangen facturen. Tegelijkertijd matchen we de kosten met de medewerkers in uw organisatie: we
houden de facturen naast het organigram en inventariseren, wie welke persoonsgebonden middelen
in gebruik heeft.
Onze interactieve rapportage verschaft u inzicht in het besparingspotentieel: er komen middelen aan
het licht die niet tot medewerkers zijn te herleiden. Of we ontdekken dat sommige medewerkers geen
recht hebben op het gebruik van bepaalde middelen, bijvoorbeeld vanwege nieuwe werkzaamheden.
Deze eerste stap biedt vooral inzicht. Daarmee kunt u een gefundeerd besluit nemen over de
vervolgaanpak.
2 Beheerst besparen
Veel bedrijven die wij adviseren, kiezen na onze inventarisatie voor een eenmalige kostenoptimali-
satie. In dat geval dalen we met onze rapportage af naar de laagste echelons in uw organisatie: het
niveau van budgetverantwoordelijken. Het is aan hen om te bepalen welke kosten ook daadwerkelijk
4. Cost Control
stopgezet kunnen worden. Deze verwerking gebeurt geheel online. U maakt gebruik van ons systeem
‘CC Optimizer’, waarmee budgetverantwoordelijken gestructureerd en stapsgewijs de kosten per
medewerker kunnen beoordelen en met één muisklik vervolgacties kunnen ondernemen.
3 Online optimaliseren
De optimalisatiefase sluiten we af met een review waarin het succes wordt geëvalueerd. Daaruit
komen voorstellen om ook voor de toekomst de kosten te blijven optimaliseren. Dat kan meteen, met
de implementatie van Cost Control Online: een ‘portaal’, waarmee uw organisatie voortaan structureel
grip houdt op de kosten van persoonsgebonden middelen. Ook biedt het portaal de mogelijkheid om
in het orderproces het cleanorderpercentage naar bijna 100% te laten stijgen. Dit bereiken we door
de juiste informatie en productafhankelijkheden in het aanvraagproces te hanteren. Dit systeem is zo
ontworpen dat het uw bestaande financiële informatiesystemen verrijkt, en tegelijkertijd ongemoeid
laat.
4 Geïntegreerd verbeteren
Nog verdere optimalisatie is mogelijk wanneer Cost Control Online wordt geïntegreerd in de
processen van inkoop en factuurbeheer. Daarbij wordt niet alleen een koppeling gelegd tussen proces
en systeem, ook het stroomlijnen van de processen is hierin een belangrijke stap. Bijvoorbeeld door
de overzichten van Cost Control Online in te vlechten in de bestaande financiële systemen, krijgt uw
organisatie altijd een zuiver inzicht in de kosten van persoonsgebonden middelen.
In hetzelfde systeem kan daarna de status van elke vervolgactie van begin tot eind worden gevolgd.
Het systeem aggregeert een dashboard op organisatieniveau, waarmee de voortgang en het succes
van de optimalisatie kan worden gevolgd.
Cost Control biedt een geïntegreerde aanpak, die de organisatie lean en mean houdt.
Ontdek het verborgen rendement in uw organisatie
5. Cost Control
CC Optimizer: geen omkijken naar
Budgetverantwoordelijken (managers, teamleiders) ontvangen een elektronisch rapport waarin
medewerkers en hun persoonsgebonden middelen worden weergegeven. Het is aan hen om per
medewerker te beoordelen of er moet worden ingegrepen. Dat werkt interactief: in het rapport kan bij
elk item worden aangeklikt of er actie moet worden ondernomen. De rapportage geeft ook uit zichzelf
signalen af die de gebruiker attenderen op mogelijke besparingen. Dat kan een opdracht zijn om de
kostenpost te verwijderen, aan een andere afdeling toe te kennen, of om te zetten naar een nieuwe
situatie.
Méér dan ICT alleen
Cost Control is ontwikkeld vanuit de behoefte om persoonsgebonden hard- en software eenvoudig te
kunnen beheren. Een beproefde methodiek , die in de praktijk ook uitstekend te werken voor andere
persoonsgebonden middelen. Bijvoorbeeld voor telefonie, toegangspassen, bedrijfs- en leaseauto’s en
meetinstrumenten.
Ervaren rendementsverbeteraars
Cost Control van Migration Match is een beproefde methode om te sturen op de kosten van persoons-
gebonden middelen. In de afgelopen acht jaar hebben wij grote organisaties geholpen op de volgende
terreinen:
• Door toepassing van Cost Control kon een klant 30% besparen bij een sourcingspartij. Ondanks de
omzetdaling was de sourcingspartij blij met de verandering. Er werd minder vanuit routine besteld
en meer vanuit maatwerk. Bij de resourcer steeg het gevoel een nuttige bijdrage te leveren in de
klant-leverancier relatie.
• Een klant had bij een potentieel outsourcingstraject onvoldoende grip op de omvang ervan. Onze
inventarisatie gold als nulmeting en gaf een zuiver inzicht bij de start van het traject: het gevoel dat
je eindelijk weet waar je over praat.
6. Cost Control
• Ondersteunen van insourcingspartij, door op voorhand een basis meting vast te stellen.
• Een helder systeem voor het beheer van persoonsgebonden middelen gaf de HR bij een van onze
klanten een instrument om in-, door- en uitstroom te verbeteren. Medewerkers weten waar ze aan
toe zijn bij nieuwe stappen in hun loopbaan.
• Aan de vooravond van een grote werkplekmigratie werd eerst CC Optimizer ingezet. Dit leverde
niet alleen een kleiner aantal te migreren middelen op, het genereerde dankzij de kostenbesparing
ook de funding voor de migratieslag. Een kostenneutrale tweetrapsraket: eerst persoonsgebonden
middelen aanpakken, daarna migreren naar een beter georganiseerde ICT-huishouding.
• Door het optimaliseren van persoonsgebonden middelen bij een klant werden de kosten van
instandhouding en beheer navenant gereduceerd. SLA’s zijn immers gebaseerd op aantallen
onderhoudseenheden en service calls.
Vrijblijvend kennismaken: no cure, no pay
Nieuwsgierig naar verborgen kosten? We gaan niet over één nacht ijs en werken van grof naar fijn.
Onze eerste kennismaking zal dan ook puur in het teken staan van onze aanpak en de mogelijkheden
van Cost Control voor uw organisatie. Graag geven we u in een kennismakingsgesprek op hoofdlijnen
inzicht in wat we kunnen betekenen. Maak een vrijblijvende afspraak met Migration Match info@
migrationmatch.nl, 071-5601270.
”Ondernemingen die systematisch de levenscyclus van IT-assets managen, reduceren de kosten per
asset tot wel 30% tijdens het eerste jaar. Gedurende de volgende 5 jaren realiseren zij jaarlijks tussen
de 5% en 10% aan besparingen.” (bron: Gartner)
7. Migration Match: aandacht, slagkracht
Orde op zaken in ICT. Een belangrijke voorwaarde om goed te kunnen werken. Toch is de praktijk
weerbarstig. Vooral in grote organisaties valt de ICT-huishouding vaak ten prooi aan verrommeling. De
situatie wordt onoverzichtelijk, de kosten van het beheer onnodig hoog en de business voelt zich meer en
meer beperkt in zijn productiviteit.
Migration Match zet een punt achter de verrommeling. Door met aandacht voor de business te inventariseren,
te ontdubbelen, beheerst te migreren wordt een nieuwe, zuivere ICT-situatie overgedragen aan de
beheersorganisatie.
We voeren de regie over het traject, betrekken de klantorganisatie bij elke fase, en delen het geheel op in
beheersbare, hapklare brokken. Zo brengen we de complexiteit terug naar de menselijke maat. Een beproefde
methode, die zorgt voor een uiterst efficiënte doorstroming. Het resultaat: directe besparingen, een
overzichtelijk ICT-landschap, lagere beheerskosten en tevreden medewerkers.
Rouboslaan 34 T 071 - 560 1270 www.migrationmatch.nl
Postbus 206 F 071 - 560 1280 info@migrationmatch.nl
2250 AE Voorschoten
