Artykuł o tym jak sprawdzić jakość danych i systemu zachowania jakości danych w organizacji

1. Krzysztof Muszyński1
Instytut Logistyki i Magazynowania – GS1 Polska
Rachunek sumienia solidnego dostawcy,
czyli jak zadbać o jakość danych produktowych
Jak dowodzą liczne badania prowadzone przez krajowe jednostki GS1 na świecie, kluczowym
elementem wpływającym na opłacalność wymiany handlowej jest prawidłowe zestawienie
danych produktowych. Są one również nazywane danymi podstawowymi, ponieważ
stanowią fundament właściwej identyfikacji wyrobu zarówno po stronie dostawcy jak i
pośrednika a nawet konsumenta.
Jest to szczególnie ważne w dobie sprzedaży omnikanałowej, gdzie dostęp do prawidłowych i
wysokiej jakości danych opisujących produkty, powinny mieć jednocześnie wszystkie zespoły
uczestniczące w procesach sprzedaży.
Rys. 1. Co się składa na dane produktowe – podstawowe?
(Opracowanie własne dot. wyrobów FMCG)
Z punktu widzenia nabywcy, czyli np. sieci handlowej, a w konsekwencji klienta końcowego,
bezwzględne minimum to powiązanie nr GTIN z pełną nazwą wyrobu.
Jednak należy pamiętać, że im lepiej i pełniej opisany jest produkt tym sprawniej przebiega
jego sprzedaż. Zakres merytoryczny właściwego opisu produktów znajduje się na rys. 1.
1 Dr inż. Krzysztof Muszyński - jest Data Quality Project Managerem w zakresie GDSN/DIYGA/HoReCa w Instytucie Logistyki i
Magazynowania, (tel. +48 61 850-48-77, kom. +48 510 093 558, e-mail: krzysztof.muszynski@ilim.poznan.pl),

2. Dziś rynek daje rozwiązania, które umożliwiają komunikowanie się w jeden
ustrukturyzowany sposób, dając kontrolę nad tworzeniem i przetwarzaniem informacji
handlowych. Mówi się wtedy o wymianie danych produktowych za pomocą katalogów
informatycznych.
Aby to zrealizować, katalogi te muszą być odpowiednio zasilone. Czyli załadowane danymi o
wysokiej jakości (dane, które są kompletne i aktualne).
Na ową jakość mają wpływ następujące czynniki:
 To, w jaki sposób one powstają – czyli kto inicjuje i kto kończy proces ich tworzenia?
 Gdzie dane są przechowywane – to znaczy za pomocą jakich narzędzi
informatycznych, czy bez ich udziału?
 Jaka jest struktura zespołu odpowiedzialnego za dane – czyli ile osób tworzy dane, kto
je opiniuje i później zatwierdza?
 Jak ze sobą zespoły współpracują – w jaki sposób zespoły przekazują informacje o
wykonaniu swojego zadania i o żądaniu uzupełnienia przez kolejny dział?
W celu uniknięcia często popełnianych błędów, niewłaściwie przygotowanych danych
produktowych, należy zweryfikować lub stworzyć na nowo tzw. SJDP – System Jakości
Danych Produktowych w organizacji.
Rewizja takiego systemu to całościowe uszczelnienie procesów związanych z prawidłowym
gromadzeniem, przetwarzaniem i późniejszą ekspozycją danych do odbiorców (w domyśle
sieci handlowych, hurtowni, sklepów internetowych, innych pośredników i operatorów
handlowych oraz konsumentów).
Zadanie to może ułatwić tzw. rachunek sumienia solidnego zamieszczony w tab. 1.
Nr Pytanie Przykład pozytywny Przykład wskazujący na konieczność wprowadzenia zmian
1
Jakie działy Twojej organizacji uczestniczą w przygotowaniu
danych produktowych?
Działy: Produkcji, Marketingu i Sprzedaży;
Danych Podstawowych
Działy: Produkcji, Marketingu i Sprzedaży
2
Czy wszyscy uczestnicy, przygotowujący dane, korzystają ze
wspólnych zasobów, narzędzi?
Tak, system SAP Współdzielone pliki Excel
3
Czy zespół / zespoły mają świadomość jakich danych szukają
(czy mają odpowiednią wiedzę nt. zakresu danych, standardów
i zasad GS1 itp.)?
Tak wiedzą jakich danych szukają; Zespoły
przeszły różne szkolenia w tym GS1
Tak wiedzą jakich danych szukają; Mają problemy ze
stosowaniem reguł nadawania nr GTIN
4
Czy proces gromadzenia danych odbywa się w sposób
ustrukturyzowany (np. Workflow)?
Tak; Jest Workflow Nie; Robimy to jednocześnie; Informujemy się mailowo
5
Czy nigdy nie było problemów z ustaleniem aktualnej wersji
danych (czy zdarzały się przypadki współistnienia kilku wersji
podobnych danych produktowych)?
Było kilka takich przypadków; Obecnie
wyeliminowane dzięki rozwiązaniom
systemu IT
Od czasu do czasu pojawiają się takie problemy'
6 Kto zatwierdza dane po ich zgromadzeniu? Kierownik Działu Danych Podstawowych Każdy z uczestniczących pracowników
7
Kto czuwa nad jakością danych produktowych (kompletność,
aktualność i wypełnienie wymogów odbiorców lub wymogów
ustawowych)?
Kierownik Działu Danych Podstawowych Robimy to okazjonalnie;
8
Czy w konsekwencji liczba zaangażowanych osób w zespołach
jest wystarczająca do prawidłowej obsługi danych
produktowych?
Tak Brak danych
9
Jak wyglądają w Twojej organizacji procesy uzupełniania /
aktualizacji / poprawy danych produktowych?
Wszystkie trzy procesy są do siebie
podobne; Stosujemy jedną procedurę;
Wszystkie zaangażowane działy biorą w
tej procedurze udział
Z chwila pojawienia się aktualizacji, osoba odpowiedzialna
wprowadza dane do Excel
10
Za pomocą jakich narzędzi Twoja organizacja komunikuje się z
odbiorcami danych produktowych?
Współpracujemy z operatorem databanku Mamy w własną stronę WWW
11
Po jakich czynnikach / sygnałach organizacja poznaje, że dane
zostały przyjęte / zaakceptowane lub odrzucone przez
odbiorcę?
Śledzimy odpowiedzi kupców; Ich
opiekunowi natychmiast reagują na
sygnał o potrzebie zmiany
Kontakt mailowy lub telefoniczny z kupcem
12
Czy w organizacji mierzy się współczynnik utraconej sprzedaży
w wyniku złej jakości danych?
Tak; To kluczowy element Nie robiliśmy jeszcze takich analiz
Tab. 1. Rachunek sumienia dot. jakości danych produktowych

3. (Opracowanie własne)
Jeśli wynik rachunku sumienia wskazuje na potrzebę dokonania głębszych analiz i znalezienia
właściwej ścieżki postępowania, należy się zastanowić nad kolejnym krokiem,
uruchomieniem audytu DQF.
DQF czyli Data Quality Framework to usługa konsultingowa badająca SJDP - System Jakości
Danych Podstawowych w organizacji.
Takie badanie daje możliwość świadomej poprawy jakości informacji o produktach, które
mogą mieć bezpośredni wpływ ekonomikę obsługi handlowej oraz na bezpieczeństwo
konsumentów.
Audyt realizowany przez GS1 Polska oraz Instytut Logistyki i Magazynowania w Poznaniu jest
kierowany do producentów i dostawców wyrobów FMCG (głównie: produkty spożywcze,
chemia gospodarcza, zabawki, małe AGD i artykuły papiernicze).
W jego ramach prowadzone są następujące działania:
• Badanie SJDP – Systemu Jakości Danych Produktowych / Podstawowych, czyli wywiad
i analiza przepływu danych pomiędzy zespołami, wewnątrz organizacji:
o Odwzorowanie stanu obecnego,
o Symulacja stanu docelowego w tym wskazanie wąskich gardeł:
Dotyczy gromadzenia, przetwarzania i ekspozycji danych produktowych)
o Analiza porównawcza stanów obecnego i docelowego; badanie wpływu na
parametry ilościowo czasowe procesów zachodzących w badanej organizacji.
• Audyt fizyczny [AF] - referencyjna weryfikacja danych fizycznych wprowadzonych
przez dostawcę do repozytoriów / zasobów informacyjnych (własnych lub
obcych); Czyli porównanie tego, co jest dostępne w bazach danych do faktycznych
parametrów próbki wyrobów gotowych.
W efekcie końcowym badany dostawca uzyskuje szczegółową odpowiedź, co należy zrobić i
za pomocą jakich środków może to osiągnąć. Analiza porównawcza w sugestywny sposób
pokazuje korzyści, jakie można osiągnąć po przeprowadzeniu poszczególnych zaleceń po
audytowych.
Działając wyłącznie w obszarze jakości danych produktowych, dzięki prawidłowo
ustawionym procesom ich obsługi, dostawca będzie miał zarówno wymierny wpływ na
poprawę jakości danych podstawowych oraz możliwość zoptymalizowania pracy zespołu.
Natomiast ustrukturyzowanie zasobów z danymi podstawowymi, wydatnie zmniejszy ilości
błędów i obniży kosztów obsługi. To natomiast przełoży się na zwiększenie bezpieczeństwa
konsumenta oraz zwiększenie zaufania do marki.
Więcej informacji na temat standardów związanych z właściwym przetwarzaniem danych
produktowych znajduje się stronie Grupy Roboczej GS1/ECR/GDSN:
https://www.gs1pl.org/inne/materialy-do-pobrania
Zapraszam do pobrania i przeanalizowania dokumentów, a w przypadku pytań dot. audytu
DQF zachęcam do kontaktu mailowego lub telefonicznego
(Krzysztof.Muszynski@ilim.poznan.pl; tel.: 61-850-48-77).