1. Krzysztof Muszyński1
Instytut Logistyki i Magazynowania – GS1 Polska
Dlaczego warto zadbać o swoje dane podstawowe ?
Niezmiennie od kilku lat większość krajowych organizacji GS1 zwraca uwagę swoim członkom
na istotę jakości danych podstawowych, czyli danych szczegółowo opisujących produkty
będących w obrocie w handlu nowoczesnym i internetowym.
Coraz więcej sieci handlowych sprzedaje te same towary równolegle w wielu kanałach
sprzedaży.
Obecnie mówi się o swoistej eksplozji sprzedaży omnikanałowej, która zakłada wzajemne
przenikanie się informacji produktowych na rynku. Dlatego służby czuwające nad
sprawnością obsługi klientów muszą mieć dostęp do tych samych informacji.
Trend zmian zakłada czterokrotne zwiększenie sprzedaży omnikanałowej do końca 2018
roku, przy jednoczesnym siedmiokrotnym zmniejszeniu sprzedaży w układzie punkt - punkt.
Rys. 1. Trendy w sposobach sprzedaży i ich zmiany
Z tego względu dziś produkt, który nie jest prawidłowo opisany traktuje się, jako
niekompletny. Dlatego ważne jest nie tylko prawidłowe przygotowanie danych, ale i ich
właściwe wyeksponowanie. Przy tej okazji należy podkreślić, że informacje te powinny być
przede wszystkim wyczerpujące i aktualne.
Kiedyś dane podstawowe ograniczały się wyłącznie do powiązania identyfikatora GTIN z
nazwą wyrobu. Później rozszerzono opis o informacje wymiarowo – wagowe. Teraz do
prawidłowego opisania pozycji handlowej niezbędne są również informacje dot. kategorii
1 Dr inż. Krzysztof Muszyński - jest Data Quality Project Managerem w zakresie GDSN/DIYGA/HoReCa w Instytucie Logistyki i
Magazynowania, (tel. +48 61 850-48-77, kom. +48 510 093 558, e-mail: krzysztof.muszynski@ilim.poznan.pl),
2. produktu, szczegóły dot. składu, dostęp do instrukcji obsługi lub przygotowania do spożycia,
a także informacje o zawartości substancji niebezpiecznych dla zdrowia i życia jak choćby
alergeny. Wszystko to za sprawą dwóch regulacji unijnych funkcjonujących w Polsce od kilku
lat:
Dyrektywa Konsumencka UE 83/2011 - definiująca minimalny zakres opisu produktu
niezbędny do podjęcia decyzji o zakupie – ważne dla konsumenta w przypadku
sprzedaży produktu przez internet,
Dyrektywa Unijna UE 1169/2011 – dotycząca produktów spożywczych oraz
prawidłowej rejestracji alergenów, a także składników niebezpiecznych dla życia i
zdrowia konsumentów,
Wspomniany wcześniej omnichannel zmienił podejście służb handlowych do klasycznego
podziału na dane B2B – Business to Business oraz na E-Commerce. Obecnie coraz trudniej
jest rozróżnić oba zbiory danych, ponieważ część z nich jest potrzebna i w jednym i drugim
kanale. Tym samym, zaczynamy mówić o zbiorze B2B2C czyli danych potrzebnych do
kompleksowej obsługi. Są w nim zarówno informacje wymienione wcześniej oraz tzw.
multimedia, czyli zdjęcia, instrukcje obsługi, świadectwa zgodności, homologacje itp.
Spełnienie wszystkich wymogów informacyjnych można zrealizować poprzez własne bazy
danych udostępniane odbiorcom (internetowe bazy przygotowane przez producentów).
Można to również zrobić poprzez katalogi informacyjne prowadzone przez podmioty trzecie.
Wśród tych ostatnich znajdują się tzw. banki danych zbierające informacje za pomocą
własnych laboratoriów pomiarowych. Są też repozytoria danych certyfikowane przez GS1,
czyli katalogi GDSN – Global Data Synchronisation Network - Globalna Sieć Synchronizacji
Danych.
Wg szacunków w katalogach GDSN na świecie zarejestrowano już ponad 23,6 mln pozycji
handlowych od ponad 43 tysięcy podmiotów (dane GS1.org 09/2017).
Inne źródło: A.T. Kearney, GMA/FMI Trading Partner Alliance: „Action Plan to Accelerate
Trading Partner E-Collaboration”, 06.2002, udowadnia, że stosując zewnętrzne repozytoria
danych takie jak katalogi GDSN można poprawić następujące współczynniki:
zmniejszenie braków magazynowych o 3–5%,
skrócenie o 2 tygodnie czasu wejścia produktu na rynek,
redukcja czasu na komunikację z kupcami o 7–13%,
skrócenie czasu na rozwiązywanie sporów fakturowych o 5–10%.
Poszukując rozwiązania, które obecnie i w przyszłości ułatwiłoby polskim przedsiębiorcom
właściwe przygotowanie danych podstawowych Grupa Robocza GS1/ECR/GDSN zrzeszająca
największych krajowych producentów oraz sieci handlowe opracowała tzw. Polski Model
Danych Podstawowych.
Jest to zbiór atrybutów opisujących produkty branży FMCG, który zaspokaja informacyjnie
większość lokalnych odbiorców. Model ten jest również wprowadzany przez operatorów
katalogów GDSN działających w naszym kraju. Jest on również aktualnym punktem
odniesienia, którego będzie można modyfikować z chwilą pojawienia się nowych wymogów
prawnych, wytycznych europejskich czy zmian wynikających z dobrych praktyk zarówno tych
lokalnych jak i o zasięgu globalnym.
Czyli inaczej, opisywany model koncentruje się na całościowym odwzorowaniu
zapotrzebowania na dane produktowe, obejmując merytorycznie to, co jest niezbędne dziś i
w najbliższej przyszłości.
3. Struktura Modelu obejmuje atrybuty niezbędne do opisania pojedynczej jednostki
handlowej niezależnie od umiejscowienia jej w hierarchii opakowaniowej.
Atrybuty zostały podzielone na wymagalne, czyli takie, bez których nie można zamknąć
procesu rejestracji jednostki handlowej oraz opcjonalne.
Aby uzmysłowić zawartość merytoryczną Polskiego Modelu, w tabeli poniżej podzielono
atrybuty na podgrupy. Są w nich zarówno informacje takie jak GTIN, nazwa jak również
informacje szczegółowe dot. wymiarowania, przechowalnictwa oraz te, które są istotne z
punktu widzenia bezpieczeństwa konsumenta.
Tab.1. Zestawienie grup atrybutów Polskiego Modelu Danych Podstawowych
Polski Model Danych Podstawowych zawiera obecnie 133 – atrybuty, które pozwalają
wyczerpująco opisać produkty branży FMCG. 29 atrybutów z tej listy mają charakter
wymagalny.
Skupienie się, choćby na wypełnieniu owych 29-ciu atrybutów daje gwarancję przygotowania
wysokiej jakości danych. A uszlachetnienie tych danych o informacje dodatkowe (pozostałe
atrybuty z listy 133) zaspokoi większość uczestników wymiany omnikanałowej.
Opisywany standard danych pozwala na ujednolicenie sposobu wymiany informacji
produktowych, koncentrując uwagę uczestników jedynie na tym, co jest istotne w
prawidłowej identyfikacji.
4. Dlaczego zatem warto zadbać o właściwe przygotowanie danych?
Zastosowanie Polskiego Modelu Danych Podstawowych daje możliwość
ustrukturyzowania danych produktowych funkcjonujących na polskim rynku,
Polski Model Danych Podstawowych kieruje wymogi informacyjne do standardu
ograniczając możliwość narzucania innych wymogów przez niektórych odbiorców
danych,
Katalogi i inne repozytoria danych to również zaprowadzenie ładu i porządku w
wyminie informacji pomiędzy dostawcą i sieciami handlowymi,
Na podstawie dotychczasowych doświadczeń uczestników systemu GS1 poniżej zebrano
referencyjne czynności dot. właściwego przygotowania danych produktowych, tak aby były
one wysokiej jakości:
Zgromadzić dane zgodnie z wypracowanym w kraju Polskim Modelem Danych
Podstawowych (wystarczy spełnienie obowiązku przygotowania 29 wymagalnych
atrybutów – dane kompletne),
Uszlachetnić dane podstawowe poprzez uzupełnienie atrybutów nieobowiązkowych,
co przyczyni się do zwiększenia przewagi konkurencyjnej w myśl zasady, że klient
łatwiej podejmie decyzję o zakupie z chwilą, gdy ma dostęp do wyczerpującej
informacji (dane pełne),
Wystawić dane podstawowe swoich produktów w zewnętrznym repozytorium
stosującym standardy GS1, najlepiej katalog GDSN – Global Data Synchronisation
Network,
Cyklicznie aktualizować zapisy danych podstawowych w swoich i zewnętrznych
repozytoriach danych (aktualizacja danych).
Przygotowanie właściwych danych, a więc takich, które są kompletne, aktualne i pełnie, daje
gwarancję zminimalizowania kosztownych błędów związanych z obsługą transakcji w różnych
kanałach sprzedaży.
Więcej informacji na temat Polskiego Modelu danych oraz standardu GDSN rozwijanego w
Polsce znajduje się stronie Grupy Roboczej GS1/ECR/GDSN:
https://www.gs1pl.org/inne/materialy-do-pobrania
Zapraszamy do pobrania i przeanalizowania dokumentów.
