2. 2
SOALAN 2 (i)
Perkhidmatan Awam merupakan institusi utama pembangunan masyarakat
dan negara dan merupakan tunggak yang menentukan jatuh bangun sesebuah
negara. Oleh itu, penjawat awam seperti guru perlu memahami dan menghayati
Etika Perkhidmatan Awam supaya dapat memberikan perkhidmatan yang berkesan,
cekap dan produktif untuk pelajar, masyarakat dan negara serta rakan sejawat dan
profesion keguruan.
Istilah Etika “berasal dari bahasa Yunani iaitu “Ethos, yang bererti watak
kesusilaan” (Rotanga, 2010). Etika boleh didefinisikan sebagai “prinsip moral atau
nilai akhlak atau tingkah laku yang menjadi pegangan seseorang individu atau
kumpulan” (Shukri Ahmad & Razali Mat Zin, 2001). Justeru, Etika Perkhidmatan
Awam merupakan prinsip moral atau nilai akhlak atau tingkah laku yang menjadi
pegangan seseorang penjawat awam terhadap profesionnya.
Oleh itu, tidak dinafikan Etika Perkhidmatan Awam sangat penting dan
menjadi tunggak utama penjawat-penjawat awam. Terdapat empat sebab Etika
Perkhidmatan Awam diwujudkan. Sebab pertama ialah untuk mewujudkan
kakitangan awam yang dapat memberikan perkhidmatan yang berkesan, cekap,
produktif dan mencukupi untuk rakyat dan masyarakat. Ini kerana permintaan
rakyat terhadap perkhidmatan awam yang telah meningkat dan mereka mahukan
satu pentadbiran yang dapat memberikan perkhidmatan yang cekap dan berkesan.
Oleh itu, Etika Perkhimatan Awam diwujudkan untuk memenuhi permintaan ini dan
menaikkan taraf perkhidmatan awam untuk khidmat yang lebih cemerlang.
Sebab kedua Etika Perkhidmatan Awam diwujudkan kerana adanya
teguran dan aduan tentang ketidakcekapan perkhidmatan awam. Etika
Perkhidmatan Awam diperkenalkan untuk mengurangkan pelbagai aduan, tuduhan,
curiga, pandangan negatif dan syakwasangka. Ini seterusnya dapat mewujudkan
anggota perkhidmatan awam yang lebih beretika, berdedikasi, adil, jujur dan
bertanggungjawab.
Sebab ketiga Etika Perkhidmatan Awam diwujudkan kerana adalah
menjadi harapan, matlamat dan azam kerajaan untuk meninggikan lagi imej
3. 3
dan mutu perkhidmatan awam. Justeru, Etika Perkhidmatan Awam diwujudkan
supaya dapat menjadi panduan, tunggak dan galakan kepada anggota-anggota
perkhidmatan awam supaya sentiasa bermatlamat untuk memberikan mutu
perkhidmatan yang terbaik kepada masarakat. Oleh itu, Etika Perkhidmatan Awam
diwujudkan kerana ia merupakan harapan agar dapat meninggikan lagi tahap
professionalisme perkhidmatan awam.
Sebab keempat Etika Perkhidmatan Awam diwujudkan adalah untuk
mengawal faktor-faktor luaran yang boleh mempengaruhi mutu perkhidmatan
awam. Faktor-faktor luaran ini adalah seperti kemerosatan ekonomi, ancaman
keselamatan dan gejala-gejala yang kurang sihat seperti rasuah, penipuan dan
penyelewengan dalam melaksanakan tugasan yang telah diamanahkan kepada
penjawat awam. Oleh itu, untuk menangani masalah-masalah ini, Etika
Perkhidmatan Awam diwujudkan supaya mutu dan tahap perkhidmatan awam
sentiasa memenuhi harapan rakyat dan masyarakat.
Dalam petikan ucapan ketika melancarkan PanduanPerkhidmatan Cemerlang pada
tahun 1979, Ketua Setiausaha Negara telahmengatakan bahawa ´ Keputusan Kerajaan untuk
mewujudkan satu etika bagiPerkhidmatan Awam pada asasnya bertujuan untuk menyerapkan
kepada semuakakitanganKerajaansemangatkerjadan dedikasi bagimenentukansupaya mutu
prestasi PerkhidmatanAwam dapat ditingkatkanlagi´. Secara keseluruhannya, dengan wujudnya
Etika Perkhidmatan Awam, menjadi harapan agar mutu perkhidmatan awam dapat
dipertingkatkan dari semasa ke semasa.
4. 4
SOALAN 2 (ii)
Bagi merealisasikan Etika Perkhidmatan Awam, lima amalan boleh
dilaksanakan oleh sesebuah organisasi kerajaan.
Amalan pertama ialah pemberian penghargaan kepada anggota-anggota
awam yang telah memberikan perkhidmatan cemerlang. Pemberian
penghargaan amat penting sebagai motivasi kepada pegawai-pegawai untuk
meningkatkan lagi prestasi mereka dan merangsang mereka untuk memberi yang
terbaik. Antara penghargaan yang boleh diberikan kepada pegawai-pegawai awam
ialah pingat, sijil kepujian, cenderamata, pertimbangan untuk kursus-kursus lain dan
sebagainya. Amalan ini penting untuk memotivasi pegawai-pegawai dan perangsang
untuk meningkatkan lagi prestasi kakitangan awam, sejurusnya, merealisasikan
Etika Perkhidmatan Awam.
Amalan kedua ialah pengadaan aktiviti bernas untuk merealisasikan
Etika Perkhidmatan Awam melalui dialog dan perbincangan dimana pegawai-
pegawai boleh menyuarakan pendapat, masalah dan sebagainya untuk
dibincangkan bersama dan berpeluang berdialog dengan pihak atasan mereka.
Aktiviti-aktiviti ini boleh dijalankan untuk menerangkan cara-cara pelaksanaan Etika
Perkhidmatan Awam. Selain itu, ceramah juga boleh diadakan di dalam jabatan.
Pegawai-pegawai atasan boleh memberi ceramah sebagai latihan dalaman untuk
menaikkan lagi prestasi anggota-anggota awam.
Amalan ketiga ialah penubuhan Jawatankuasa seperti Kelab Sukan,
Kebajikan dan Sosial. Penubuhan Jawatankuasa ini amat penting dan bertujuan
mengeratkan lagi silaturahim di antara kakitangan awam serta menjaga kebajikan
mereka. Ini dapat memberikan kakitangan awam suasana kerja yang terjamin dan
selesa dimana mereka tidak perlu risau akan kebajikan mereka dan ini
meningkatkan lagi kecekapan mereka. Penubuhan Jawatankuasa ini dapat
mengeratkan perhubungan di antara kakitangan kerajaan melalui kelab-kelab dan
mengasah bakat mereka. Ini merupakan amalan penting untuk merealisasikan Etika
Perkhidmatan Awam.
Amalan keempat ialah mengeluarkan Berita Jabatan sebagai alat
komunikasi antara kakitangan jabatan. Berita Jabatan boleh menambah baik lagi
5. 5
komunikasi antara pegawai-pegawai dan merapatkan lagi perhubungan. Ini dapat
menjanjikan komunikasi yang lebih berkesan, mesej dapat dihantar dengan lebih
cekap dan pantas serta interaksi yang lebih selesa. Semua ini dapat merealisasikan
dan menjamin Perkhidmatan Awam terus relevan dan berada di hadapan.
Amalan kelima ialah pengadaan majlis jamuan teh atau makan. Majlis
seperti ini akan dapat memberi kesempatan kepada semua pegawai dan kakitangan
untuk bergaul mesra antara satu sama lain dan sejurusnya mananamkan semangat
kekitaan. Suasana kerja yang mesra merupakan pemangkin kepada kualiti kerja
yang optimum.
Kesemua amalan-amalan ini amat penting untuk merealisasikan Etika
Perkhidmatan Awam. Namun, semua usaha ini tidak mungkin tanpa kerjasama
daripada semua kakitangan awam dan lahirnya kesedaran untuk meningkatkan lagi
Perkhidmatan Awam supaya perkhidmatan lebih berkesan, cekap, mantap dan
produktif demi kepentingan bersama dan memajukan pembangunan negara.
7. 7
SOALAN 1 (i)
Manual Prosedur Kerja atau (MPK) dan Fail Meja atau singkatannya (FM)
bertujuan membantu sesebuah jabatan mempunyai tuju arah dan objektif yang jelas.
Kedua-dua dokumen rasmi ini sangat penting dan dapat menyumbang kepada
pengurusan yang lebih cekap dan berkesan dan peningkatan produktiviti jabatan
secara keseluruhannya. Walaupun, MPK dan FM tampak sama, namun, realitinya,
kedua-dua dokumen ini mempunyai ciri-ciri yang berlainan dan berbeza. Oleh itu,
sesebuah jabatan memerlukan kedua-dua dokumen rasmi ini.
Perbezaan yang paling utama sekali antara MPK dan FM ialah MPK
merupakan dokumen rujukan rasmi peringkat pejabat dan FM pula merupakan
dokumen rujukan rasmi peringkat individu. Oleh itu, MPK mendokumentasi
segala maklumat yang berkaitan dengan jabatan manakala FM pula
mendokumentasi segala maklumat dan tugasan individu penjawat awam tersebut.
Perbezaan kedua ialah MPK merupakan dokumen bercirikan macro yang
berasaskan fungsi dan bidang tugas peringkat jabatan. FM pula ialah dokumen
bercirikan micro yang berasaskan tugas dan tanggungjawab individu. Oleh itu,
setiap anggota perkhidmatan awam jelas dengan bidang kuasa mereka serta tugas
dan tanggungjawab mereka masing-masing dalam sesebuah jabatan.
Perbezaan ketiga ialah setiap jabatan mempunyai satu MPK. Satu MPK,
Satu Jabatan. Ini dapat membantu dalam pengurusan jabatan agar lebih sistematik.
Setiap penjawat awam atau individu mempunyai satu FM. Satu FM, Satu
Individu.Dengan adanya FM, seorang pegawai akan dapat memahami peranannya
dalam sesebuah jabatan dan membantu meningkatkan produktiviti jabatannya. Oleh
itu, FM adalah rujukan penting untuk setiap pegawai dan harus ditempatkan di meja
pegawai.
Perbezaan keempat ialah MPK mengandungi maklumat menyeluruh
mengenai semua aktiviti dalam jabatan manakala FM mengandungi maklumat
lengkap dan menjadi panduan untuk megendalikan tugas yang ditetapkan bagi
setiap jawatan.
8. 8
Kedua-dua dokumen ini sangat penting dan walaupun fokus MPK dan FM
berbeza, namun, dua dokumen ini mampu meningkatkan lagi produktiviti jabatan
dan individu.
9. 9
SOALAN 1 (ii)
Kedua-dua dokumen, MPK dan FM, selain membantu dalam pengurusan
organisasi, juga membantu anggota yang baru dilantik atau anggota yang baru
bertukar melaksanakan tugasnya dengan cekap dan berkesan.
Sebagai seorang anggota yang baru di sesebuah jabatan, pegawai tersebut
memerlukan pemahaman baharu mengenai suasana kerja baru mereka, prosedur
kerja dan organisasi jabatan baru tersebut supaya boleh memberi kerjasama
optimum di tempat kerja yang baru. MPK dan FM merekodkan semua prosedur
dan peraturan kerja. Oleh itu, ini memudahkan anggota baru untuk dijadikan
rujukan rasmi.
Setiap jabatan mempunyai prosedur kerja dan cara pengendalian kerja yang
berbeza, oleh itu, MPK dan FM mewujudkan keseragaman dalam cara kerja dan
ini dapat membantu anggota baru menyesuaikan diri dengan cara kerja baharu.
MPK dan FM juga dapat mengurangkan kesilapan-kesilapan operasi semasa
menjalankan tugas terutamannya, anggota baru yang masih menyesuaikan diri di
tempat kerja baru. Ini secara tidak lansung dapat mempertingkatkan lagi mutu kerja
dan effisiensi sesebuah jabatan untuk jangka masa panjang.
MPK dan FM juga menentukan peraturan jabatan atau pejabat yang
perlu dipatuhi. Oleh itu, anggota baru dapat memberi kerjasama, sentiasa
berdisiplin dan bertanggungjawab terhadap profesion mereka.
MPK dan FM juga menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan
pegawai-pegawai lain. Ini membantu setiap penjawat awam untuk mejalankan
tugas mereka dengan penuh dedikasi dan tanggungjawab.
MPK dan FM juga sangat berguna sebagai alat latihan terutama kepada
anggota baru atau anggota yang baru ditukarkan. MPK dan FM dapat
memendekkan lagi masa latihan bagi pekerja-pekerja baru. Kebiasaannya,
pegawai-pegawai ini memerlukan masa latihan yang panjang bagi memastikan yang
mereka memahami skop kerja mereka dan cara-cara menjalankan tugas mereka.
Mereka banyak bergantung kepada rakan sejawat mereka dan ini melambatkan
10. 10
proses penyesuaian kerana mereka perlu dilatih. Ini membazir masa dan tenaga
kerja.
MPK dan FM mengandungi kesemua maklumat penting dan menjadi
rujukan anggota baru. Anggota baru boleh merujuk kepada MPK dan FM dan jika
mempunyai kesulitan untuk memahami, mereka boleh merujuk kepada rakan
sejawat yang lain. Selain itu, ini juga membantu dan memupuk sifat lebih inisiatif dan
tidak malu untuk bertanya sekirannya menghadapi masalah. Ini secara tidak lansung
memupuk perhubungan erat antara rakan sejawat.
MPK dan FM juga menyenangkan pertukaran pekerja dari satu jabatan
ke jabatan yang lain. MPK dan FM ditinggalkan untuk pekerja baru supaya
boleh menjadi panduan mereka. Jabatan lama dan baru tidak akan mejadi huru-
hara akibat pertukaran anggotanya dan menghadapi masalah dalam pengurusan
organisasinya. Mengikut Tan Sri Dato' Seri Ahmad Sarji Bin Abdul Hamid Ketua
Setiausaha Negara dalam Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8
Tahun 1991, “dokumen-dokumen yang dikemaskini boleh membantu dengan
berkesan pegawai dan staf yang baru melaporkan diri di jabatan atau pejabat
berkenaan. Setiap pegawai dan staf jabatan atau pejabat yang akan bertukar keluar
hendaklah menyerah Fail Meja berserta dengan nota serah tugasnya kepada
penggantinya”.
Sekiranya kajian perlu dilakukan, terutama oleh anggota baru, MPK dan FM
menyenangkan kajian ke atas sistem kerja dan membolehkan pembaikan
sistem dibuat. MPK dan FM juga mengurangkan arahan-arahan lisan mengenai
cara menjalankan kerja. Anggota baru boleh terus merujuk kepada MPK dan FM.
Ini juga mengurangkan beban anggota jabatan lama untuk memberi arahan lisan
kepada rakan sejawat baru.
Secara kesimpulannya, penekanan perlu diberikan supaya MPK dan FM
sentiasa dikemaskinikan dari semasa ke semasa sekiranya berlaku perubahan
dalam jabatan atau pejabat, peraturan, prosedur kerja dan penggunaan borang. Ini
dapat memastikan yang MPK dan FM sentiasa relevan dan mangandungi maklumat
terkini dalam membantu pengurusan jabatan dan mempertingkatkan lagi produktiviti
organisasi.
11. 11
Rujukan
Nota Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia 2010 (CD)
Rotonga, Erni. (2010). Pengertian Etika. Retrieved from the World Wide Web on
June 17, 2011 from http://erniritonga123.com/2010/01/definisi-etika.html
