Kpi key performance indicators.

12,619 views

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
12,619
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
12
Actions
Shares
0
Downloads
112
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Kpi key performance indicators.

  1. 1. KEY PERFORMANCE INDICATORS (KPI) MENYATUPADUKAN RAKYAT MALAYSIA(PETUNJUK PENCAPAIAN – KPI)Istilah Key Performance Indicators ( KPI) kini menjadi bahan perbualan dan perbincangan di kalanganrakyat di seluruh Malaysia.Malah menjadi bahan debat di Parlimen sejak Dato’ Seri Mohd.Najib TunRazak mengumumkan bahawa KPI akan diperkenalkan dalam pentadbiran kerajaan,malah menilai prestasimenteri-menteri kabinet beliau. Menurut pengumuman Najib, KPI akan meliputi semua perkara yang berkaitan dengan jenterapelaksana perkhidmatan kerajaan. Agensi-agensi kerajaan perlu mengamalkan pendekatan people-friendly atau mesra rakyat dalam menyampaikan perkhidmatan kerajaan . Kerajaan kepimpinan Najib amat menyedari bahawa kecekapan dan kualitipenyampaian perkhidmatan kerajaan adalah penting dalam melahirkan sebuah masyarakatyang berkualiti sekaligus menjamin kepuasan rakyat terhadap kerajaan. Kerajaan semasa kepimpinan Najib mementingkan pelaksanaan dan prodaktiviti penjawatawam yang berkhidmat dalam pelbagai jabatan dan agensi kerajaan termasuk ahli-ahli kabinet ataumenteri dan timbalan-timbalan menteri. KPI dan KRI juga dijangka akan membantu menjayakan konsep 1 Malaysia yang berteraskanpada tema Rakyat Didahulukan dan Perkhidmatan Di Utamakan. Pembaharuan pendekatan bagimengurus pentadbiran kerajaan yang diperkenalkan oleh Najib dijangka akan meningkatkan prestasiserta kualiti perkhidmatan kerajaan, malah kualiti hidup rakyat Malaysia. Penerimaan dan pengamalan pembaharuan tersebut dikalangan penjawat awam dijangkaakan menjana sebuah negara dan rakyat Malaysia yang berjaya dan maju dalam abad 21. Sehubungan dengan usaha menjana Malaysia sebagai sebuah negara yang maju danmembangun, Najib menengahkan beberapa elemen yang umumnya terkandung dalam masyarakatyang bersifat competitive dan berjaya. Antara nilai-nilai yang di utarakan oleh Najib sebagai budayayang harus diterapkan di kalangan rakyat Malaysia (Aspirational values) bagi menjamin kejayaandalam abad 21 atau adalah :· Budaya kecemerlangan dalam menjalankan tugas dan tanggungjawab (Culture of excellence)· Budaya mementingkan dan menguruskan masa dan meningkatkan kecekapan (Culture ofPrecision)· Memberanikan untuk menerap perubahan dan menjejah menemui peluang-peluang baru (Courage to innovate & explore)· Mementingkan elemen meritokrasi dalam melantik dan menempatkan pejawat awamberdasarkan Perlembagaan Persekutuan dan Dasar-dasar kerajaan(Meritocracy in assigning task)· Menerapkan budaya kesetiaan kepada negara yang tidak berbelah bahagi(Unwavering royalty)· Ketabahan dalam menghadapi suasana persekitan yang kurang baik atau bencana(Preserverance in the face of adversity)· Mementingkan intergriti dalam semua hal-hal pengurusan dan transaksi (Intergrityin all matters)APA YANG DIMAKSUDKAN DGN KPIApakah yang dimaksudkan dengan istilah KPI ? Apakah kebaikan KPI kepada orang awam? Soalan-soalan ini menjadi tanda tanya dalam fikiran rakyat umum. Sesungguhnya, KPI adalah di rujuk kepada penunjuk-penunjuk utama yang digunakan sebagaikayu ukur untuk mengukur pencapaian sesebuah organisasai bersandarkan matlamatorganisasi tersebut. Ini bermakna, KPI adalah berkaitan dengan pencapaian atau performancesesebuah organisasai,malah menjadi penunjuk pencapaian pelaksanaan organisasai masing-masingdalam satu jangka waktu yang tertentu. Ini bermakna, KPI adalah alat pengurusan yang biasanyadigunakan untuk mengurus performance. Pelaksanaan atau Performance yang umumnya dikenali sebagai prodaktiviti sesebuahorganisasai boleh dicapai dan dipertingkatkan melalui pengurusan yang cekap dan sempurna.Manakala, pengurusan pelaksanaan pula memerlukan satu pendekatan yang sistematik. Dalam halini, para pakar pengurusan menggunapakai KPI sebagai kayu ukur utama bagi mengukurpelaksanaan atau produktiviti serta keberkesanan sesebuah organisasi dan anggotanya. Dengan lain perkataan, KPI boleh ditafsirkan sebagai penunjuk pencapaiansesebuah organisasi dan anggotanya dalam satu jangka masa yang tertentu
  2. 2. berlandaskan matlamat organisasinya. Manakala, Key Result Indicators (KRI- petunjuk keberhasilan ) pula adalahlahdirujuk kepada penunjuk-penunjuk utama yang menunjukkan hasil pelaksanaansesebuah organisasi dan anggotanya. KRI adalah berkaitan secara langsung dengan KPIdalam konteks pengurusan pelaksanaan atau prodaktiviti sesebuah organisasi dananggotanya. Najib Tun Razak mengumumkan bahawa kerajaan akan memperkenalkan KPI danKRI sebagai alat utama dalam mengukur keberkesanan kerja atau prodaktiviti sesebuahKementerian, Jabatan , agensi kerajaan malah menteri-menteri kabinet beliau. Umumnya, sebelum KPI ditentukan bagi mengukur pencapaian atau prodaktivitisesebuah organisasai, organisasi itu terlebih dahulu perlu menganalisis visi, misi danmatlamat serta mengenal pasti stake holders organisasinya.Penganalisis matlamat (goal) organisasidengan teliti akan membantu organisasi masing-masing dalam menentukan penunjuk-penunjukpencapaiannya. Dengan ini jelas bahawa KPI adalah merupakan satu penunjuk utama pencapaianmatlamat organisasinya. Sehubungan ini, setiap organisasi hendaklah membentuk dan menentukan KPI masing-masing dalam usaha mengukur pelaksanaan organisasi masing-masing. KPI yang terbaik adalah KPIyang berlandaskan malah mengambarkan matlamat organisasi dan boleh di ukur. KPI yang telahditentukan oleh pengurusan dalam sesebuah organisasi hendaklah disebar luas kepada semua lapisandan kategori anggota organisasi masing-masing melalui pelbagai saluran dan kaedah malahhendaklah difahami dan hayati oleh setiap anggota dalam organisasi.KPI yang baik harus mempunyai ciri-ciri berikut:· Pencapaian yang boleh di ukur,· Matlamat yang dipersetujui lebih awal· Membayangkan faktor-faktor kejayaan dalam organisasiUmumnya , KPI yang dianggap terbaik mengandungi ciri-ciri S.M.A.R.T. saperti berikut:S- Specific (Khusus)M- Measuarable (Boleh diukur)A- Achievable ( Boleh dicapai)R- Relevant ( Bersesuaian)T- Time based goals ( Jangka masa yang tertentu)Kesimpulannya, setiap fungsi dan program yang dilaksanakan oleh sesebuah organisasi hendaklahditumpukan bagi mencapai KPI organisasi masing-masing. KPI sesebuah organisasi akanmenunjukkan usaha-usaha yang perlu dilakukan dalam organisasi dalam satu jangkamasa yang tertentu untuk mencapai matlamat yang telah ditentukan lebih awal bagimemuaskan (pelangannya) rakyat,malah akan menunjukkan apakah faktor -faktor kritikal danpenting yang perlu terus di beri tumpuan dalam meningkatkan kecekapan dan penyampaianperkhidmatan kepada rakyat. Dalam konteks KPI kerajaan, Najib Tun Razak telah menggariskan malah menetapkankepuasan rakyat terhadap perkhidmatan kerajaan sebagai KPI bagi kerajaan kepimpinanbeliau.Dalam konteks ini, menteri dan agensi-agensi kerajaan dibawahnya hendaklah menentukanKPI masing-masing bagi mengukur pelaksanaan dan penyampaian perkhidmatan agensimasing-masing kepada rakyat . Aras Kepuasan rakyat terhadap perkhidmatan yang disajikan oleh agensi-agensikerajaan akan menunjukkan tahap pencapaian KPI agensi-agensi masing-masing, sekaliguspenyempurnaan pelaksanaan perkhidmatan kerajaan yang memuaskan. Kepuasan rakyat yangtinggi terhadap perkhidmatan kerajaan dikalangan rakyat akan membantu meningkatkansokongan rakyat kepada kerajaan, sekaligus kepimpinan YAB Dato’ Seri Mohd.Najib Tun Razak. Rakyat yang menganggap bahawa kerajaan telah menyampaikan perkhidmatan kepada rakyat dengancekap dan memuaskan akan pasti bersama kerajaan dalam menghadapi cabaran-cabaran yang dijangka akantimbul dalam abad 21. Dengan ini jelas bahawa KPI diperkenalkan oleh Najib untuk memastikan rakyat mendapatperkhidmatan kerajaan yang cemerlang dan memuaskan hati . Malah KPI membantu mengukur prestasiahli-ahli kabinet yang dipertanggungjawabkan untuk menyampaikan perkhidmatan kerajaan yang memuaskan
  3. 3. jua. Dengan KPI, kualiti perkhidmatan kerajaan kepada rakyat dapat dipertingkatkan di masa-masa akan datang.Malah , cita-cita Perkhidmatan Di Utamakan akan menjadi realiti di Malaysia.GARIS PANDUAN BAGI MEWUJUDKAN PETUNJUK-PETUNJUK PRESTASI UTAMA ATAU KEYPERFORMANCE INDICATORS (KPI) DAN MELAKSANAKAN PENGUKURAN PRESTASI DIAGENSI KERAJAANTUJUANPekeliling ini bertujuan untuk memberi penerangan dan panduan kepada Ketua Agensimengenai strategi, pendekatan dan langkah-langkah bagi mewujudkan Petunjuk-PetunjukPrestasi Utama atau Key Performance Indicators (KPI) dan melaksanakan pengukuranprestasi di agensi masing-masing. Garis Panduan Bagi Mewujudkan Petunjuk-Petunjuk Prestasi atau Key Performance Indicators (KPI) dan MelaksanakanPengukuran Prestasi di Agensi Kerajaan adalah seperti di Lampiran kepada pekelilingini.LATAR BELAKANG2. Perkhidmatan Awam Malaysia boleh mencapai taraf dunia melalui pelaksanaanprogram-program yang memberi fokus kepada lima bidang, iaitu:(a) minda dan sikap yang mengejar kecemerlangan;(b) etika yang luhur;(c) pembangunan tenaga manusia yang berpengetahuan dan mahir;(d) budaya kerja yang berasaskan prestasi; dan(e) daya kepimpinan yang kukuh.3. Justeru, Kerajaan telah menyarankan supaya budaya kerja berasaskan prestasiditerapkan dalam Perkhidmatan Awam. Pelaksanaan budaya kerja berasaskan prestasiini bertujuan untuk meningkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan agensi Kerajaankepada pelanggan.4. Beberapa usaha telah dilaksanakan sebelum ini yang menjurus kepada tujuanyang sama, meliputi inisiatif seperti pengukuran prestasi individu dan organisasimelalui Sasaran Kerja Tahunan (SKT), penilaian kompetensi di bawah Sistem SaraanMalaysia (SSM), pengukuran kecekapan Sistem Pengurusan Kualiti melalui pelaksanaanMS ISO 9000 dan Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM), keupayaan menyelesaikanmasalah secara inovatif melalui Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK) dan menandaaras amalan-amalan terbaik melalui pelaksanaan Anugerah-anugerah KualitiPerkhidmatan Awam. Piagam Pelanggan juga telah diwujudkan di agensi Kerajaandan ia dijadikan standard kualiti perkhidmatan yang boleh diukur untuk menilaipencapaian dan prestasi sesebuah agensi.PENGGUNAAN GARIS PANDUAN5. Garis Panduan Bagi Mewujudkan Petunjuk-Petunjuk Prestasi Utama atauKey Performance Indicators (KPI) dan Melaksanakan Pengukuran Prestasi diAgensi Kerajaan yang dilampirkan bersama pekeliling ini bertujuan mewujudkansatu sistem pengukuran prestasi yang lebih teratur, lengkap dan menyeluruh. Garispanduan ini, antara lainnya, menerangkan mengenai perkara-perkara berikut:(a) Model Pengukuran Prestasi Agensi Kerajaan Berasaskan Proses;(b) Langkah-langkah mewujudkan KPI dan melaksanakan pengukuran prestasidi agensi Kerajaan; dan(c) Strategi bagi mewujudkan KPI dan melaksanakan pengukuran prestasi diagensi Kerajaan.6. Agensi Kerajaan yang telah melaksanakan MS ISO 9000 mempunyai asas danpengalaman yang akan memudahkan agensi melaksanakan pekeliling ini. Di sampingitu, pelaksanaan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) ini akan memantapkandan melengkapkan lagi usaha-usaha pengukuran yang menjadi sebahagian keperluanstandard MS ISO 9000. Keperluan untuk mengukur prestasi yang terkandung dalamPKPA ini hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali pada setiap sukutahun.7. Pasukan Petugas Bagi Mengurangkan Karenah Birokrasi Kementerian adalahbertanggungjawab memantau pelaksanaan pengukuran prestasi di Kementerian danagensi-agensi di bawah Kementerian. Pengukuran prestasi perlu dilaksanakan secara
  4. 4. berterusan untuk meningkatkan kecemerlangan penyampaian perkhidmatan agensiKerajaan kepada pelanggan.iiPEMAKAIAN8. PKPA ini hendaklah dilaksanakan sepenuhnya di agensi barisan hadapan, khususnyaagensi yang memberi perkhidmatan kaunter kepada orang ramai dan komunitiperdagangan dan perindustrian. Di samping itu, agensi-agensi selain agensi barisanhadapan juga digalakkan melaksanakan PKPA ini.9. Tertakluk kepada penerimaannya oleh pihak berkuasa masing-masing, peruntukanPKPA ini dipanjangkan kepada semua Perkhidmatan Awam Negeri, Pihak BerkuasaBerkanun Negeri dan Pihak Berkuasa Tempatan.TARIKH KUATKUASA10. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam ini berkuat kuasa mulai dari tarikhianya dikeluarkan.“TAN SRI SAMSUDIN BIN OSMAN,Ketua Setiausaha NegaraIiiPelaksanaan Petunjuk Prestasi Utama (KPI) diharap akan dapat membantu agensi Kerajaan memperolehmaklumat yang tepat mengenai tahap prestasi perkhidmatan utama yang disampaikan kepada pelanggan. Selaindaripada itu, ianya juga secara langsung dapat mengenal pasti halangan yang menjejaskan prestasi penyampaianperkhidmatan berkenaan, khususnya yang berkaitan dengan ketidakcekapan proses, karenah birokrasi,kekurangan sumber manusia dan peralatan, serta kekangan kewangan.19. Saya difahamkan Bahagian Khidmat Pengurusan, KKM telah mengambil inisiatif untuk menganjurkanbengkel kepada warga kerja KKM bagi memahami metodologi pelaksanaan dan penambahbaikan PetunjukPrestasi Utama (KPI) di bahagian masing-masing. Syabas dan tahniah saya ucapkan kepada semua bahagiankerana memberikan respon yang sangat positif terhadap seruan kerajaan ini. Sejauh mana kecemerlanganperkhidmatan kita adalah berkadar terus kepada Petunjuk Prestasi Utama (KPI) yang kita tetapkan.20. Sekali lagi saya ingin menyeru kepada seluruh warga KKM yang hadir pada hari ini untuk terus memberikanperkhidmatan dengan penuh profesional kepada seluruh rakyat dan cuba sedaya upaya untuk mendahulukankehendak rakyat. Sentiasa berusaha melipat gandakan produktiviti dan mengurangkan kontroversi. Sentiasamenjadikan KPI yang ditetapkan sebagai penanda aras untuk kejayaan. Berusaha untuk memberikan “outcome”atau impak yang positif kepada rakyat. Rakyat didahulukan, pencapaian diutamakan itu adalah misi nasionaluntuk kita semua yang harus kita ingat dan hayati bersama.

×