Presentatie Geert Stand Van Zaken Digitaliseren
•Download as PPT, PDF•
0 likes•255 views
Presentatie m.b.t tot de stand van digitaliseren team DIV Hoogezand-Sappemeer
Recommended
Recommended
More Related Content
Similar to Presentatie Geert Stand Van Zaken Digitaliseren
Similar to Presentatie Geert Stand Van Zaken Digitaliseren (16)
Presentatie Geert Stand Van Zaken Digitaliseren
- 1. Stand van zaken digitaliseren •Stand van zaken •Knelpunten •Toekomst
- 2. Ontwikkelingen tot nu toe •Vanaf 2003 Corsa •Digitaliseren
- 4. Knelpunten • Aantal scanners • Aantal bewerkingen • Scannen bouwtekeningen • Achterstand Haydnlaan
- 5. Ontwikkelingen in de nabije toekomst • Nieuw postregistratiesysteem • Nieuwe scanapparatuur
- 6. Problemen overgang • Werkvoorraad oud-werknemers • Werkvoorraad huidige medewerkers • “Vervuiling” nieuw systeem
- 7. Verzoek • Graag bestanden in de werkvoorraad van oud- werknemers opschonen en terugboeken. • Achterstand Haydnlaan proberen weg te werken • Bij problemen: toestel 3868
- 8. Nieuw zaaksysteem, tijd voor zomeropruiming! (14 juni) Zoals een groot deel van jullie al uit voorlichtingsrondes heeft begrepen krijgen we een nieuw zaaksysteem. Het huidige systeem Corsa, waarin onder andere onze post wordt geregistreerd, wordt daarmee vervangen. Dat is een ingrijpende operatie te meer omdat we een groot deel van de in Corsa opgebouwde informatie en documenten willen overnemen in het nieuwe systeem. Om dit proces zo soepel mogelijk te laten verlopen, is het noodzakelijk dat de huidige werkvoorraad in MyCorsa zo klein mogelijk is. Vaak komt het voor dat medewerkers poststukken in hun werkvoorraad hebben staan die allang zijn afgehandeld maar nog niet ter archivering zijn aangeboden aan DIV. Met deze zomeropruiming is ons streven dat medewerkers vóór de overgang naar het nieuwe systeem, hun actuele werkvoorraad zo klein mogelijk hebben gemaakt. Op die manier wordt de overgang een stuk eenvoudiger. Mocht je niet meer precies weten hoe je poststukken kunt doorboeken en ter achivering aan DIV kunt aanbieden, dan kun je contact opnemen met de medewerkers van DIV. Zij helpen je graag op weg!
- 9. Vervolg Presentaties vanaf september voor alle werknemers: • Drie sessies per afdeling • Een derde van het personeel van de afdeling per keer
- 10. Tot slot Vragen? Bedankt voor uw aandacht !!
Editor's Notes
- Welkom bij deze presentatie van de afdeling DIV. Mijn naam is Geert Smalbil Ik ben stagiaire op de afdeling DIV en men heeft mij gevraagd om deze presentatie te houden. Ik ben blij dat de afdelingshoofden en managers van de afdelingen bijna voltallig aanwezig zijn. Het onderwerp van deze presentatie is de stand van zaken rond het digitaliseren, de geconstateerde knelpunten en de toekomstige overgang naar een nieuw postregistratiesysteem. In de toekomst zullen er presentaties gaan volgen voor de medewerkers van de verschillende afdelingen over het nieuwe systeem.
- In 2003 zijn we als gemeente begonnen met het postregistratiesysteem Corsa. Er is toen tevens een start gemaakt met het digitaliseren van alle inkomende post. Daar zijn we tijdelijk mee gestopt in verband met gebrekkige software/scanners. Na aanschaf van nieuwe scanners zijn we daar mee verder gegaan. Hier ligt een gat van ongeveer ¾ jaar.
- Alle inkomende post wordt dus nu op de afdeling gescand en in Corsa gekoppeld aan de registratie van het poststuk. Na koppeling verschijnen de registraties in de werkvoorraad van de verschillende afdelingen.
- * Slechts twee scanners op de afdeling, waarvan slechts 1 geschikt voor het maken van kleurenscans. * Grote bestanden scannen met zowel kleur als zwart-wit en daarna samenvoegen in Adobe/ verkleinen, OCR’en en optimaliseren kost veel tijd. Bij bouwaanvragen zitten soms grote bouwtekeningen. Die moeten door een grote scanner worden gescand. Deze bijzondere scanner staat in een ander deel van het gebouw. Achterstand Sociale Dienst aan de Haydnlaan
- In het najaar stappen we als gemeente over naar een ander postregistratiesysteem, nl. Brein. Daarnaast komt er nieuwe scanapparatuur.
- * werkvoorraad oud-werknemers, die nog opgeschoond moet worden veel afgedane/ niet-afgedane zaken nog in de werkvoorraad van ambtenaren aanwezig. Het gevolg van deze bestanden is, dat als deze blijven staan in de diverse werkvoorraden ze ook worden overgezet en dat is niet wenselijk.
- Verzoek aan alle aanwezigen om die bestanden op te schonen en als ze afgedaan zijn terug te boeken naar de afdeling DIV
- We zullen vanaf september informatie bijeenkomsten organiseren voor alle medewerkers in verband met het nieuwe systeem
- Tot slot nog de volgende opmerkingen: Zijn er nu nog vragen over deze presentatie ? Bedankt voor uw aandacht !!