Діловодство у ЗЗСО

1. СТ. ВИКЛАДАЧ КАФЕДРИ ОСВІТНЬОЇ ПОЛІТИКИ,
к.ю.н. К. Є. ГРИБ

2. ДІЛОВОДСТВО – СУКУПНІСТЬ ПРОЦЕСІВ, ЩО
ЗАБЕЗПЕЧУЮТЬ ДОКУМЕНТУВАННЯ
УПРАВЛІНСЬКОЇ ІНФОРМАЦІЇ ТА ОРГАНІЗАЦІЮ
РОБОТИ ЗІ СЛУЖБОВИМИ ДОКУМЕНТАМИ

3.  Закон України «Про освіту» від 05.09.2017р. №2145 - VIII
 Закон України «Про повну загальну середню освіту» від 13.07.2020р.
№764-IX
 Закон України «Про електронні документи та електронний
документообіг» від 22.05.2003р. №851-IV
 Наказ МОН №676 від 25.06.2018 «Про затвердження інструкції із
діловодства у закладах загальної середньої освіти»
 Наказ МінЮст від 18.06.2015 №1000/5 «Про затвердження Правил
організації діловодства та архівного зберігання документів у державних
органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в
установах і організаціях» (Із змінами, внесеними згідно з Наказами №
1827/5 від 12.06.2018 № 2277/5 від 04.07.2018)
 Перелік типових документів, що створюються під час діяльності
державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ,
підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання
документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від
12.04.2012 №578/5 та зареєстрованого у Міністерстві юстиції України
17.04.2012 за №571/20884
 Наказ МОН № 423 «Про затвердження єдиних зразків обов'язкової
ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів і
форм власності» {Із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства
освіти і науки № 725 від 01.06.2020}

4.  ВІДПОВІДНО ДО ч.4ст.38 ЗУ «ПРО ПОВНУ ЗАГАЛЬНУ
СЕРЕДНЮ ОСВІТУ» ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ В
ЗАКЛАДІ ЗАГАЛЬНОЇ СЕРЕДНЬОЇ ОСВІТИ НАЛЕЖИТЬ
ВІДПОВІДНО ДО ЗАКОНОДАВСТВА ДО ОБОВ’ЯЗКІВ
КЕРІВНИКА ЗАКЛАДУ
 ВІДПОВІДНО ДО ІНСТРУКЦІЇ З ДІЛОВОДСТВА У
ЗАКЛАДАХ ЗАГАЛЬНОЇ СЕРЕДНЬОЇ ОСВІТИ
ДОТРИМАННЯ ВИМОГ ЩОДО ПОРЯДКУ ВЕДЕННЯ
ДОКУМЕНТУВАННЯ, ВСТАНОВЛЕНИХ ЦІЄЮ
ІНСТРУКЦІЄЮ, Є ОБОВ’ЯЗКОВИМ ДЛЯ ЗАКЛАДІВ

5. ОРГАНІЗАЦІЯ ДІЛОВОДСТВА У
ЗЗСО
СТВОРЕННЯ
ЕКСПЕРТНОЇ КОМІСІЇ
ЗАТВЕРДЖЕННЯ
ПОЛОЖЕННЯ ПРО
ЕКСПЕРТНУ КОМІСІЮ
СХВАЛЕННЯ ПРОЕКТУ
ІНСТРУКЦІЇ З
ДІЛОВОДСТВА
СХВАЛЕННЯ ПРОЕКТУ
НОМЕНКЛАТУРИ
СПРАВ
СХВАЛЕННЯ БЛАНКІВ
ДОКУМЕНТІВ
НАКАЗ КЕРІВНИКА
ЗЗСО
ЗАТВЕРДЖЕННЯ ТА
ВВЕДЕННЯ В ДІЮ

6. ОСНОВНІ ЗАВДАННЯ ЕКСПЕРТНОЇ
КОМІСІЇ
ВІДПОВІДНО ДО ПОРЯДКУ УТВОРЕННЯ ТА ДІЯЛЬНОСТІ КОМІСІЇ З
ПРОВЕДЕННЯ ЕКСПЕРТИЗИ ЦІННОСТІ ДОКУМЕНТІВ ДО
ОСНОВНИХ ЗАВДАНЬ ЕКСПЕРТНОЇ КОМІСІЇ НАЛЕЖАТЬ:
 СХВАЛЕННЯ ПРОЕКТУ ІНСТРУКЦІЇ З ДІЛОВОДСТВА
 СХВАЛЕННЯ ПОЛОЖЕННЯ ПРО СЛУЖБУ ДІЛОВОДСТВА
 СХВАЛЕННЯ ПРОЕКТУ НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ
 СХВАЛЕННЯ ОПИСІВ СПРАВ ТРИВАЛОГО ЗБЕРІГАННЯ
 СХВАЛЕННЯ АКТІВ ПРО НЕВИПРАВНІ ПОШКОДЖЕННЯ СПРАВ
(ДОКУМЕНТІВ) ТРИВАЛОГО (ПОНАД 10 Р.) ЗБЕРІГАННЯ ТА З
КАДРОВИХ ПИТАНЬ (ОСОБОВИЙ СКЛАД)
 СХВАЛЕННЯ ОПИСІВ СПРАВ ТРИВАЛОГО ЗБЕРІГАННЯ (ПОНАД
10 Р.)
 ПРОВЕДЕННЯ ЕКСПЕРТИЗИ ЦІННОСТІ ПАПЕРІВ

7. У ІНСТРУКЦІЇ З ДІЛОВОДСТВА У
ЗАКЛАДАХ ЗАГАЛЬНОЇ СЕРЕДНЬОЇ
ОСВІТИ, ЗАТВЕРДЖЕНІЙ НАКАЗОМ МОН
ВІД 25.06.2018 №676 МІСТЯТЬСЯ
ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ ЩОДО
ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ
ІНФОРМАЦІЇ ТА ОРГАНІЗАЦІЇ РОБОТИ З
ДОКУМЕНТАМИ У ДЕРЖАВНИХ І
КОМУНАЛЬНИХ ЗАКЛАДАХ ЗАГАЛЬНОЇ
СЕРЕДНЬОЇ ОСВІТИ
! У КОЖНОМУ ЗАКЛАДІ
ЗАТВЕРДЖУЄТЬСЯ ІНСТРУКЦІЯ З
ДІЛОВОДСТВА ДЛЯ КОНКРЕТНОГО ЗЗСО

8. ІНСТРУКЦІЯ З ДІЛОВОДСТВА ЗЗСО
ІНСТРУКЦІЯ ВПОРЯДКОВУЄ І ДЕТАЛІЗУЄ ВИМОГИ
ДО ПОРЯДКУ ДОКУМЕНТУВАННЯ ІНФОРМАЦІЇ,
ПОВЯЗЯНОЇ З ПРИЙНЯТТЯМ УПРАВЛІНСЬКИХ
РІШЕНЬ (ПІДПИСУВАННЯ ДОКУМЕНТА, ЙОГО
ПОГОДЖЕННЯ І ЗАТВЕРДЖЕННЯ, ЗАСВІДЧЕННЯ
ЙОГО КОПІЇ ТОЩО) А ТАКОЖ ЗБЕРІГАННЯ
(РЕЄСТРАЦІЇ, ПІДГОТОВКИ ДО АРХІВНОГО
ЗБЕРІГАННЯ, ПРОВЕДЕННЯ ЕКСПЕРТИЗИ ЦІННОСТІ
ДОКУМЕНТІВ ТА ЇХ ЗНИЩЕННЯ)

9. ІНСТРУКЦІЯ З ДІЛОВОДСТВА
ПОВИННА МІСТИТИ ІНФОРМАЦІЮ
ПРО
ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ
ДІЯЛЬНОСТІ
ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ
ПІДГОТОВКА І ОПРАЦЮВАННЯ ВНУТРІШНІХ І
ВИХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ
ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЗБЕРЕЖЕНОСТІ ДОКУМЕНТІВ

10. ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧА
ДОКУМЕНТАЦІЯ
організаційна
правила, норми, що визначають статус,
компетенцію, структуру, штатну чисельність і
посадовий склад установи, функціональний
зміст діяльності установи та її підрозділів
(положення або статут установи, положення
про структурні підрозділи установи, посадові
інструкції, штатні розписи, договори тощо);
розпорядча
рішення нормативно-правового або
організаційно-розпорядчого характеру з
основних питань діяльності установи,
адміністративно-господарських або кадрових
(особового складу) питань (постанови, рішення,
накази, розпорядження)
інформаційно-
аналітична
інформація, на підставі якої приймаються
певні управлінські рішення (акти, довідки,
доповідні записки, заяви, пояснювальні
записки, протоколи, службові листи тощо)

11. ОРГАНІЗАЦІЙНА ДОКУМЕНТАЦІЯ
 СТАТУТ ЗАКЛАДУ ОСВІТИ
 СТРУКТУРА І ШТАТНА ЧИСЕЛЬНІСТЬ
 ШТАТНИЙ РОЗПИС
 КОЛЕКТИВНИЙ ДОГОВІР
 ПРАВИЛА ВНУТРІШНЬОГО ТРУДОВОГО РОЗПОРЯДКУ
 ІНСТРУКЦІЯ З ДІЛОВОДСТВА ЗАКЛАДУ ОСВІТИ
 НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
 ПОСАДОВІ ІНСТРУКЦІЇ
 РОБОЧІ ІНСТРУКЦІЇ

12. НАКАЗИ
ОСНОВНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ
АДМІНІСТРАТИВНО-ГОСПОДАРСЬКИХ
ПИТАНЬ
КАДРОВИХ ПИТАНЬ ЗАКЛАДУ ТРИВАЛОГО
СТРОКУ ЗБЕРІГАННЯ
КАДРОВИХ ПИТАНЬ ЗАКЛАДУ
ТИМЧАСОВОГО СТРОКУ ЗБЕРІГАННЯ
ПРО РУХ УЧНІВ

13. НАКАЗИ З ОСНОВНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ
ЗАКЛАДУ
 ПРО СТВОРЕННЯ, РЕОРГАНІЗАЦІЮ, ПЕРЕЙМЕНУВАННЯ, ЛІКВІДАЦІЮ ЗАКЛАДУ
ОСВІТИ
 ПРО РОЗПОДІЛ ФУНКЦІЙ МІЖ ПРАЦІВНИКАМИ, КЕРІВНИКАМИ
 ПРО ОРГАНІЗАЦІЮ ТА РЕЗУЛЬТАТИ ОСВІТНЬОГО ПРОЦЕСУ
 ПРО ОРГАНІЗАЦІЮ ТА РЕЗУЛЬТАТИ МЕТОДИЧНОЇ РОБОТИ
 ПРО ЗАТВЕРДЖЕННЯ ПОЛОЖЕНЬ, ПЛАНІВ, ПРОГРАМ
 ПРО ОРГАНІЗАЦІЮ РОЗПОРЯДЧОЇ ДІЯЛЬНОСТІ, ФІНАНСУВАННЯ, ЗВІТНІСТЬ
 ПРО ОРГАНІЗАЦІЮ ХАРЧУВАННЯ, МЕДИЧНОГО ОБСЛУГОВУВАННЯ І
ОЗДОРОВЛЕННЯ УЧНІВ (ВИХОВАНЦІВ)
 ПРО ДОТРИМАННЯ САНІТАРНИХ НОРМ, ПОЖЕЖНОЇ БЕЗПЕКИ, ОХОРОНИ
ПРАЦІ
 ПРО СТВОРЕННЯ КОЛЕГІАЛЬНИХ ОРГАНІВ, КОМІСІЙ, ОРГАНІВ ГРОМАДСЬКОГО
САМОВРЯДУВАННЯ
 ПРО ОФОРМЛЕННЯ РЕЗУЛЬТАТІВ РОБОТИ КОЛЕГІАЛЬНИХ ОРГАНІВ, КОМІСІЙ
 ПРО ОРГАНІЗАЦІЮ ВНУТРІШНЬОЇ СИСТЕМИ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЯКОСТІ ОСВІТИ
 ПРО ПРИЗНАЧЕННЯ ВІДПОВІДАЛЬНИХ
 ПРО СКАСУВАННЯ ПОПЕРЕДНІХ НАКАЗІВ
 ІНШІ ПИТАННЯ, ЩО ПОТРЕБУЮТЬ ПРАВОВОГО ОФОРМЛЕННЯ
! ЗБЕРІГАЮТЬСЯ 75 РОКІВ

14. НАКАЗИ З АДМІНІСТРАТИВНО-
ГОСПОДАРСЬКИХ ПИТАНЬ
 ПРО ПРОВЕДЕННЯ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ
 ПРО ВЗЯТТЯ НА ОБЛІК, СПИСАННЯ, ПЕРЕДАЧУ МАТЕРІАЛЬНИХ
ЦІННОСТЕЙ
 ПРО ПЕРЕНЕСЕННЯ РОБОЧИХ ДНІВ
 ПРО ПРИЗУПИНЕННЯ РОБОТИ ЗАКЛАДУ ОСВІТИ
 ПРО ЗАТВЕРДЖЕННЯ КОШТОРИСНОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ
 ПРО ПІДГОТОВКУ ДО ОСІННЬО-ЗИМОВОГО ПЕРІОДУ (ПОЧАТОК
ОПАЛЮВАЛЬНОГО СЕЗОНУ)
 ПРО СТВОРЕННЯ КОМІСІЙ З ОБСТЕЖЕННЯ ПРИМІЩЕНЬ І СПОРУД
 ПРО ПРОВЕДЕННЯ ПОТОЧНОГО РЕМОНТУ
! ЗБЕРІГАЮТЬСЯ 5 РОКІВ
НУМЕРУЮТЬСЯ З БУКВЕННИМ ІНДЕКСОМ «Г» (НАПРИКЛАД, НАКАЗ 15-Г)

15. НАКАЗИ З КАДРОВИХ ПИТАНЬ
ТРИВАЛОГО СТРОКУ ЗБЕРІГАННЯ
 ПРО ПРИЙНЯТТЯ, ПЕРЕВЕДЕННЯ, ЗВІЛЬНЕННЯ
 ПРО СУМІЩЕННЯ І СУМІСНИЦТВО (ЗАПРОВАДЖЕННЯ АБО СКАСУВАННЯ)
 ПРО ЗВІЛЬНЕННЯ (В Т.Ч. ЗА СУМІСНИЦТВОМ)
 ПРО АТЕСТАЦІЮ (РЕЗУЛЬТАТИ АТЕСТАЦІЇ), ПІДВИЩЕННЯ КВАЛІФІКАЦІЇ,
СТАЖУВАННЯ
 ПРО ЗМІНУ БІОГРАФІЧНИХ ДАНИХ
 ПРО ЗАОХОЧЕННЯ (НАГОРОДЖЕННЯ, ПРЕМІЮВАННЯ)
 ПРО ОПЛАТУ ПРАЦІ ВСТАНОВЛЕННЯ НАДБАВОК, ДОПЛАТ, МАТЕРІАЛЬНОЇ
ДОПОМОГИ, ЗАМІНИ
 ПРО НАДАННЯ ВІДДПУСТОК ПО ДОГЛЯДУ ЗА ДИТИНОЮ, ВІДПУСТОК БЕЗ
ЗБЕРЕЖЕННЯ ЗАРОБІТНОЇ ПЛАТИ
 ПРО ДОВГОСТРОКОВІ ВІДРЯДЖЕННЯ
 ПРО ЗАТВЕРДЖЕННЯ ШТАТНОГО РОЗПИСУ І ВНЕСЕННЯ ЗМІН ДО НЬОГО (В Т.
Ч. ПРИВЕДЕННЯ ШТАТНОГО РОЗПИСУ У ВІДПОВІДНІСТЬ ДО
КЛАСИФІКАТОРА ПРОФЕСІЙ)
 ПРО ВСТАНОВЛЕННЯ ТА СКАСУВАННЯ РЕЖИМУ НЕПОВНОГО РОБОЧОГО
ЧАСУ
! ЗБЕРІГАЮТЬСЯ 75 РОКІВ
НУМЕРУЮТЬСЯ З БУКВЕННИМ ІНДЕКСОМ «К»

16. НАКАЗИ З КАДРОВИХ ПИТАНЬ
ТИМЧАСОВОГО СТРОКУ ЗБЕРІГАННЯ
 ПРО КОРОТКОСТРОКОВІ ВІДРЯДЖЕННЯ
 ПРО ЗАТВЕРДЖЕННЯ ГРАФІКА ВІДПУСТОК ТА ЗА НЕОБХІДНОСТІ
ВНЕСЕННЯ ЗМІН ДО НЬОГО
 ПРО ВІДПУСТКИ ЩОРІЧНІ ОСНОВНІ, ЩОРІЧНІ ДОДАТКОВІ,
ДОДАТКОВІ У ЗВ’ЯЗКУ З НАВЧАННЯМ
 ПРО НАДАННЯ ДОДАТКОВИХ СОЦІАЛЬНИХ ВІДПУСТОК
ПРАЦІВНИКА, ЯКІ МАЮТЬ ДІТЕЙ АБО ПОВНОЛІТНЮ ДИТИНУ –
ОСОБУ З ІНВАЛІДНІСТЮ З ДИТИНСТВА ПІДГРУПИ А I ГРУПИ
!ЗБЕРІГАЮТЬСЯ 5 РОКІВ
НУМЕРУЮТЬСЯ З БУКВЕННИМ ІНДЕКСОМ «Т»

17. НАКАЗИ З РУХУ УЧНІВ
(ВИХОВАНЦІВ)
 ПРО ЗАРАХУВАННЯ УЧНІВ (ВИХОВАНЦІВ)
 ПРО ПЕРЕВЕДЕННЯ УЧНІВ (ВИХОВАНЦІВ)
 ПРО ВІДРАХУВАННЯ УЧНІВ (ВИХОВАНЦІВ)
ЗБЕРІГАЮТЬСЯ 75 РОКІВ
НУМЕРУЮТЬСЯ З БУКВЕННИМ ІНДЕКСОМ «У»

18. ІНФОРМАЦІЙНО-АНАЛІТИЧНА
ДОКУМЕНТАЦІЯ
 ПРОТОКОЛИ ЗАСІДАНЬ ПЕДАГОГІЧНОЇ РАДИ
 ПРОТОКОЛИ ЗБОРІВ ТРУДОВОГО КОЛЕКТИВУ
 ПРОТОКОЛИ ЗАСІДАНЬ КОМІСІЙ ТА ІНШИХ КОЛЕГІАЛЬНИХ
ОРГАНІВ ЗАКЛАДУ
 АКТИ
 ДОВІДКИ
 СЛУЖБОВІ ЗАПИСКИ
 СЛУЖБОВІ ЛИСТИ
 ПОЯСНЮВАЛЬНІ ЗАПИСКИ
 ПОДАННЯ
 ДОПОВІДНІ ЗАПИСКИ
 ЗВЕРНЕННЯ (ГРОМАДЯН/ПРАЦІВНИКІВ ЗАКЛАДУ)
 ХАРАКТЕРИСТИКИ
 ГРАФІКИ ВІДПУСТОК

19. ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ ДО СТВОРЕННЯ,
ОФОРМЛЕННЯ ТА ДОКУМЕНТУВАННЯ
УПРАВЛІНСЬКОЇ ІНФОРМАЦІЇ
 НАЗВА ВИДУ ДОКУМЕНТА ПОВИННА ВІДПОВІДАТИ
НАЗВАМ ВІДПОВІДНОГО РОЗДІЛУ НАЦІОНАЛЬНОГО
КЛАСИФІКАТОРА НК: 010:2021, ЗАТВЕРДЖЕНОГО
НАКАЗОМ МІНІСТЕРСТВА РОЗВИТКВ ЕКОНОМІКИ,
ТОРГІВЛІ ТА СІЛЬСЬКОГО ГОСПОДАРСТВА УКРАЇНИ ВІД
12.03.2021 №526
 ПОРЯДОК РОЗТАШУВАННЯ РЕКВІЗИТІВ ТА ЇХ
ОФОРМЛЕННЯ ПОВИННІ ВІДПОВІДАТИ НАЦІОНАЛЬНОМУ
СТАНДАРТУ ДСТУ 4163:2020 «ДЕРЖАВНА УНІФІКОВАНА
СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦІЇ. УНІФІКОВАНА СИСТЕМА
ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧОЇ ДОКУМЕНТАЦІ. ВИМОГИ
ДО ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ », ЗАТВЕРДЖЕНОМУ
НАКАЗОМ ДП «УКРАЇНСЬКИЙ НАУКОВО-ДОСЛІДНИЙ І
НАВЧАЛЬНИЙ ЦЕНТР ПРОБЛЕМ СТАНДАРТИЗАЦІЇ,
СЕРТИФІКАЦІЇ ТА ЯКОСТІ» ВІД 01.07.2020р.№144 З 1
ВЕРЕСНЯ 2021 РОКУ.

20. ВИМОГИ ДО ОФОРМЛЕННЯ
ДОКУМЕНТІВ
 ПОЛЯ:
- 30 – ЛІВЕ
- 10 – ПРАВЕ
- 20 – ВЕРХНЄ ТА НИЖНЄ
 РЕКВІЗИТИ ДОКУМЕНТА
НЕ РОБИТЬСЯ ВІДСТУП ВІД МЕЖІ ЛІВОГО ПОЛЯ:
- ДАТА ДОКУМЕНТА
- ЗАГОЛОВОК ДО ТЕКСТУ
- ВІДМІТКА ПРО НАЯВНІСТЬ ДОДАТКІВ
- ПРІЗВИЩЕ ВИКОНАВЦЯ І НОМЕР ТЕЛЕФОНУ
- НАЙМЕНУВАННЯ ПОСАДИ У РЕКВІЗИТАХ «ПІДПИС» ТА «ГРИФ ПОГОДЖЕННЯ»
- ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС «ЗГІДНО З ОРИГІНАЛОМ»
- СЛІВ «НАКАЗУЮ», «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «УХВАЛИЛИ»
 ТЕКСТ ДОКУМЕНТА
- ГАРНІТУРА Times New Roman
- ШРИФТ 12-14 ДРУКАРСЬКИХ ПУНКТІВ
- 8-12 ДЛЯ РЕКВІЗИТІВ «Прізвище виконавця і номер його телефону», виносок,
пояснювальних написів то елементів тексту
- МІЖРЯДКОВИЙ ІНТЕРВАЛ 1-1,5 (А4)
1 (А5)

21. ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧІ
ДОКУМЕНТИ ОФОРМЛЮЮТЬСЯ
НА БЛАНКАХ, ЩО
ВИГОТОВЛЯЮТЬСЯ ЗГІДНО З
ВИМОГАМИ ТИПОВОЇ ІНСТРУКЦІЇ
З ДІЛОВОДСТВА В
МІНІСТЕРСТВАХ, ІНШИХ
ЦЕНТРАЛЬНИХ ТА МІСЦЕВИХ
ОРГАНАХ ВИКОНАВЧОЇ ВЛАДИ,
ЗАТВЕРДЖЕНОЇ ПОСТАНОВОЮ
КАБІНЕТУ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ ВІД
17 СІЧНЯ 2018р. № 55

22. БЛАНКИ ДОКУМЕНТІВ
ЗАГАЛЬНИЙ БЛАНК
(БЕЗ ЗАЗНАЧЕННЯ У БЛАНКУ НАЗВИ ВИДУ ДОКУМЕНТА)
БЛАНК ЛИСТА
БЛАНК НАКАЗУ

23. ОБОВ’ЯЗКОВІ РЕКВІЗИТИ ДОКУМЕНТА
 ЗОБРАЖЕННЯ ДЕРЖАВНОГО ГЕРБА УКРАЇНИ
 НАЙМЕНУВАННЯ ЮРИДИЧНОЇ ОСОБИ ВИЩОГО РІВНЯ
 НАЙМЕНУВАННЯ БРИДИЧНОЇ ОСОБИ – АВТОРА ДОКУМЕНТА
 ДОВІДКОВІ ДАНІ ПРО УСТАНОВУ
(поштова адреса та інші відомості (номери телефонів, телефаксів, рахунків у банку, адресу електронної пошти, адресу офіційного
вебсайту тощо). Ці дані розміщують нижче найменування юридичної особи)
 КОД ЮРИДИЧНОЇ ОСОБИ ЗГІДНО З ЄДРПОУ
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
 НАЗВА ВИДУ ДОКУМЕНТА (НАКАЗ, РІШЕННЯ)
 ДАТА МІСЦЕ РЕЄСТР. НОМЕР

24. ПОСАДОВІ ОСОБИ ПІДПИСУЮТЬ ДОКУМЕНТИ В
МЕЖАХ СВОЇХ ПОВНОВАЖЕНЬ, ВИЗНАЧЕНИХ
ЗАКОНОДАВСТВОМ УКРАЇНИ, СТАТУТОМ ЗАКЛАДУ,
ПОСАДОВИМИ ІНСТРУКЦІЯМИ, НАКАЗОМ ПРО
РОЗПОДІЛ ОБОВЯЗКІВ МІЖ КЕРІВНИКОМ ЗАКЛАДУ
ТА ЙОГО ЗАСТУПНИКАМИ
ВІДБИТКОМ ПЕЧАТКИ ЗАКЛАДУ ЗАСВІДЧУЮТЬ
ПІДПИС ПОСАДОВОЇ ОСОБИ НА ДОКУМЕНТАХ ЗІ
ПИТАНЬ ОРГАНІЗАЦІЙНОЇ ТА ФІНАНСОВО-
ГОСПОДАРСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

25. ПОГОДЖЕННЯ ДОКУМЕНТІВ
ПОГОДЖЕННЯ ДОКУМЕНТІВ МОЖЕ
ЗДІЙСНЮВАТИСЯ ПОСАДОВИМИ ОСОБАМИ
ЗАКЛАДУ, ЯКІ ВІДПОВІДНО ДО ЇХ КОМПЕТЕНЦІЇ
ВИРІШУЮТЬ ПИТАННЯ ПОРУШЕНІ В ДОКУМЕНТІ
ПОГОДЖУЮ
Заступник директора
ЗЗСО № 00
(підпис) Ім'я ПРІЗВИЩЕ
00.00.2022

26. ПРИЙОМ ВХІДНОЇ
КОРЕСПОНДЕНЦІЇ
ОБРОБКА ТА
РЕЄСТРАЦІЯ
ДОКУМЕНТІВ
КОНТРОЛЬ
ВИКОНАННЯ
ДОКУМЕНТІВ
(ОБОВ’ЯЗОК
КЕРІВНИКА)
ВЕДЕННЯ РЕЄСТРУ
ВСІХ ДОКУМЕНТІВ З
ЇХ ОПИСОМ
ЕТАПИ ДОКУМЕНТООБІГУ

27. ОБРОБКА ТА РЕЄСТРАЦІЯ
ДОКУМЕНТІВ
 ДОКУМЕНТИ РЕЄСТРУЮТЬСЯ НЕЗАЛЕЖНО ВІД
СПОСОБУ ЇХ ДОСТАВКИ, ПЕРЕДАЧІ ЧИ СТВОРЕННЯ
 ДОКУМЕНТИ РЕЄСТРУЮТЬСЯ ЗА
ДОКУМЕНТОПОТОКАМИ (ВХІДНІ, ВИХІДНІ,
ВНУТРІШНІ)
 ДОКУМЕНТИ РЕЄСТРУЮТЬСЯ ЛИШЕ ОДИН РАЗ
(ВХІДНІ – У ДЕНЬ НАДХОДЖЕННЯ АБО НЕ ПІЗНІШЕ
НАСТУПНОГО РОБОЧОГО ДНЯ (ЯКЩО ДОКУМЕНТ
НАДІЙШОВ У НЕРОБОЧИЙ ЧАС), СТВОРЮВАНІ – У
ДЕНЬ ПІДПИСАННЯ АБО ЗАТВЕРДЖЕННЯ)

28. ДАТА ДОКУМЕНТА – ЦЕ, ВІДПОВІДНО, ДАТА ЙОГО
ПІДПИСАННЯ, ЗАТВЕРДЖЕННЯ, ПРИЙНЯТТЯ, РЕЄСТРАЦІЇ
АБО СКЛАДЕННЯ.
КРІМТОГО, ДАТУЮТЬ УСІ СЛУЖБОВІ ВІДМІТКИ,
ПРОСТАВЛЕНІ НА ДОКУМЕНТІ, А САМЕ: ВІЗУ, РЕЗОЛЮЦІЮ,
ВІДМІТКУ ПРО НАДХОДЖЕННЯ ДОКУМЕНТА ДО ЗАКЛАДУ,
ВІДМІТКУ ПРО ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТА, ВІДМІТКУ ПРО
ОЗНАЙОМЛЕННЯ З ДОКУМЕНТОМ.
Дату оформлюють цифровим або словесно-цифровим способом
ЦИФРОВИЙ
01.10.2022
СЛОВЕСНО-ЦИФРОВИЙ
01 ВЕРЕСНЯ 2022 року
АБО
01 ВЕРЕСНЯ 2022р.

29. ОКРЕМО РЕЄСТРУЮТЬСЯ
 АКТИ ОРГАНІВ ДЕРЖАВНОЇ ВЛАДИ, ОРГАНІВ ВЛАДИ АВТОНОМНОЇ
РЕСПУБЛІКИ КРИМ ТА ДОРУЧЕННЯ ВИЩИХ ПОСАДОВИХ ОСІБ,
ЗАПИТИ, ЗВЕРНЕННЯ, АТАКОЖ КОРЕСПОНДЕНЦІЯ ВЕРХОВНОЇ РАДИ
УКРАЇНИ, ЩО НАДІЙШЛА ДО ЗАКЛАДУ розпорядчі документи з
основних питань діяльності установи
 РОЗПОРЯДЧІ ДОКУМЕНТИ З АДМІНІСТРАТИВНО-ГОСПОДАРСЬКИХ
ПИТАНЬ
 РОЗПОРЯДЧІ ДОКУМЕНТИ З КАДРОВИХ ПИТАНЬ (ОСОБОВОГО
СКЛАДУ) (ВІДПОВІДНО ДО ЇХ ВИДІВ ТА СТРОКІВ ЗБЕРІГАННЯ)
 РІШЕННЯ КОЛЕГІАЛЬНИХ ОРГАНІВ акт
 АКТИ РЕВІЗІЙ ФІНАНСОВО-ГОСПОДАРСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ
 БУХГАЛТЕРСЬКІ ДОКУМЕНТИ
 ЗАЯВКИ НА МАТЕРІАЛЬНО-ТЕХНІЧНЕ ПОСТАЧАННЯ
 СЛУЖБОВІЛИСТИ
 ЗВЕРНЕННЯ ГРОМАДЯН
 ЗАПИТИ НА ІНФОРМАЦІЮ
 ФАКСОГРАМИ
 ДОКУМЕНТИ, ЩО ПЕРЕДАЮТЬСЯ ЕЛЕКТРОННОЮ ПОШТОЮ У
СКАНОВАНІЙ ФОРМІ

30. РЕЄСТРАЦІЙНИЙ ІНДЕКС
ПІД ЧАС РЕЄСТРАЦІЇ ДОКУМЕНТУ НАДАЄТЬСЯ УМОВНЕ ЦИФРОВЕ
(ЛІТЕРНО-ЦИФРОВЕ) ПОЗНАЧЕННЯ – РЕЄСТРАЦІЙНИЙ ІНДЕКС
 ДЛЯ ВХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ РЕЄСТРАЦІЙНИЙ ІНДЕКС
СКЛАДАЄТЬСЯ З ПОРЯДКОВОГО НОМЕРА ТА ІНДЕКСУ ЗА
НОМЕНКЛАТУРОЮ СПРАВ АБО ІНШОГО ІНДЕКСУ, ЩО
ЗАСТОСОВУЄТЬСЯ У ЗАКЛАДІ, НАПРИКЛАД: 123/01-12, ДЕ 123
– ПОРЯДКОВИЙ НОМЕР, 01-12 – ІНДЕКС СПРАВИ ЗА
НОМЕНКЛАТУРОЮ
 У ВИХІДНОГО ДОКУМЕНТА РЕЄСТРАЦІЙНИЙ ІНДЕКС МОЖЕ
РОЗМІЩУВАТИСЬ У ЗВОРОТНІЙ ПОСЛІДОВНОСТІ – ІНДЕКС ЗА
НОМЕНКЛАТУРОЮ СПРАВ (У РАЗІ ПОТРЕБИ МОЖЕ
ЗАЗНАЧАТИСЬ ТАКОЖ ІНШИЙ ІНДЕКС, ЩО ЗАСТОСОВУЄТЬСЯ У
ЗАКЛАДІ) ТА ПОРЯДКОВИЙ НОМЕР, НАПРИКЛАД: 02-10/457,
ДЕ 02-10 – ІНДЕКС СПРАВИ ЗА НОМЕНКЛАТУРОЮ, 457 –
ПОРЯДКОВИЙ НОМЕР

31. ЖУРНАЛИ РЕЄСТРАЦІЇ
ЖУРНАЛ РЕЄСТРАЦІЇ
ВХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ
ЖУРНАЛ РЕЄСТРАЦІЇ
ВИХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ
ЖУРНАЛ РЕЄСТРАЦІЇ
НАКАЗІВ
ЖУРНАЛ РЕЄСТРАЦІЇ
ПРОТОКОЛІВ
ЖУРНАЛ РЕЄСТРАЦІЇ
ВНУТРІШНІХ ДОКУМЕНТІВ
ЖУРНАЛ РЕЄСТРАЦІЇ
ЗВЕРНЕНЬ ГРОМАДЯН
ЖУРНАЛ РЕЄСТРАЦІЇ
ФАКТІВ ВИЯВЛЕННЯ
(ЗВЕРНЕННЯ) ПРО
ВЧИНЕННЯ ДОМАШНЬОГО
НАСИЛЬСТВА ЗА ОЗНАКОЮ
СТАТІ ТА БУЛІНГУ

32. СИСТЕМАТИЗАЦІЯ ТА ЗБЕРІГАННЯ
ДОКУМЕНТІВ
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ –
ОБОВЯЗКОВИЙ ДЛЯ КОЖНОЇ
УСТАНОВИ СИСТЕМАТИЗОВАНИЙ
ПЕРЕЛІК НАЗВ СПРАВ, ЩО
ФОРМІЮТЬСЯ В ЇЇ ДІЛОВОДСТВІ, ІЗ
ЗАЗНАЧЕННЯМ СТРОКІВ ЗБЕРІГАННЯ
СПРАВ

33. ПРАВИЛА СТВОРЕННЯ
НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ
 СТВОРЮЄТЬСЯ ЩОРІЧНО !
 РОЗРОБЛЯЄТЬСЯ НЕ ПІЗНІШЕ 15.11 ПОТОЧНОГО РОКУ
ПОСАДОВОЮ ОСОБОЮ, ВІДПОВІДАЛЬНОЮ ЗА ДІЛОВОДСТВО
 СКЛАДАЄТЬСЯ У 3ОХ ПРИМІРНИКАХ
 ВИЗНАЧЕННЯ СТРОКІВ ЗБЕРІГАННЯ
 СХВАЛЮЄТЬСЯ ЕКСПЕРТНОЮ КОМІСІЄЮ
 ПІДЛЯГАЄ ПОГОДЖЕННЮ З ЕК ВИЩОГО РІВНЯ (ЕПК)
 ДО 20.12, ЗАТВЕРДЖУЄТЬСЯ КЕРІВНИКОМ ЗАКЛАДУ, ВВОДИТЬСЯ
В ДІЮ З 01.01
 ПРЕГЛЯД, ВНЕСЕННЯ ЗМІН, ПЕРЕДРУКОВУВАННЯ І
ПЕРЕЗАТВЕРДЖЕННЯ – НАКАЗОМ КЕРІВНИКА ЗАКЛАДУ –
ЩОРОКУ
 НАПРИКІНЦІ РОКУ ЗАКРИВАЄТЬСЯ ПІДСУМКОВИМИ ЗАПИСАМИ
ПРО ФАКТИЧНУ НАЯВНІСТЬ ЗАВЕДЕНИХ ЗА РІК СПРАВ
 ПІДЛЯГАЄ ПОГОДЖЕННЮ З ВІДПОВІДНИМ ДЕРЖАВНИМ
АРХІВОМ АБО ОРГАНОМ УПРАВЛІННЯ ОСВІТОЮ 1р. НА 5РОКІВ

34. НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
СКЛАДАЮТЬ У ТРЬОХ ПРИМІРНИКАХ:
o ПЕРШИЙ (НЕДОТОРКАНИЙ) –
ЗБЕРІГАЮТЬ У ЗАКЛАДІ
o ДРУГИЙ – ВИКОРИСТОВУЄТЬСЯ ЯК
РОБОЧИЙ
o ТРЕТІЙ – ПЕРЕДАЮТЬ ДО АРХІВУ
ЗАКЛАДУ (ДЛЯ ЗДІЙСНЕННЯ
КОНТРОЛЮ ЗА ФОРМУВАННЯМ
СПРАВ У ЗАКЛАДІ)
КОЖЕН ПРИМІРНИК ПОТРІБНО
ПРОНУМЕРУВАТИ, ПРОШИТИ, СКРІПИТИ
ПЕЧАТКОЮ

35. ПРИНЦИПИ СКЛАДАННЯ
НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ
ЗА НАПРЯМКАМИ РОБОТИ
 ОРГАНІЗАЦІЙНО-
РОЗПОРЯДЧА
 ОСВІТНЯ
(НАВЧАЛЬНО-
ВИХОВНА)
 ФІНАНСОВА
 ГОСПОДАРЧА
ФУНКЦІОНАЛЬНИЙ
ПРИНЦИП
 01 - ДОКУМЕНТИ
КЕРІВНИКА
 02 – ДОКУМЕНТИ
ЗАСТУПНИКІВ КЕРІВНИКА
 03 - ДОКУМЕНТИ
ПРАКИЧНОГО ПСИХОЛОГА
 04 - ДОКУМЕНТИ
СОЦІАЛЬНОГО ПЕДАГОГА
 05 - ДОКУМЕНТАЦІЯ
ЗАВГОСПА
 06 – ДОКУМЕНТАЦІЯ
БУХГАЛТЕРА

36. НОМЕНКЛАТУРА ПОВИННА МІСТИТИ
ІНДЕКС СПРАВИ
ЗАГОЛОВОК СПРАВИ (ТОМУ, ЧАСТИНИ)
КІЛЬКІСТЬ СПРАВ (ТОМІВ, ЧАСТИН)
СТРОКИ ЗБЕРІГАННЯ СПРАВ І НОМЕРИ СТАТЕЙ ЗА
ПЕРЕЛІКОМ
ПРИМІТКИ
ІНДЕКС СПРАВИ ЗАГОЛОВОК
СПРАВИ (ТОМУ,
ЧАСТИНИ)
КІЛЬКІСТЬ СПРАВ
(ТОМІВ, ЧАСТИН)
СТРОК
ЗБЕРІГАННЯ
СПРАВИ (ТОМУ,
ЧАСТИНИ) І
НОМЕРИ СТАТЕЙ
ЗА ПЕРЕЛІКОМ
ПРИМІТКА
1 2 3 4 5

37. ФОРМУВАННЯ СПРАВ
 ПОМІСТИТИ В СПРАВИ ЛИШЕ ВИКОНАНІ ДОКУМЕНТИ
 РОЗМІСТИТИ ДОКУМЕНТИ ВІДПОВІДНО ДО ЗАГОЛОВКІВ
СПРАВ У НОМЕНКЛАТУРІ
 ГРУПУВАТИ ДОКУМЕНТИ У СПРАВИ, ВИКОНАНІ ПРОТ ЯГОМ
ОДНОГО КАЛЕНДАРНОГО РОКУ(КРІМ ПЕРЕХІДНИХ СПРАВ,
ОСОБОВИХ СПРАВ, ДОКУМЕНТІВ ВИБОРНИХ ОРГАНІВ ТА ЇХ
ПОСТІЙНИХ КОМІСІЙ, ДОКУМЕНТІВ, ЯКІ ХАРАКТЕРИЗУЮТЬ
НАВЧАЛЬНИЙ ПРОЦЕС)
 ЛИШЕ ОРИГІНАЛИ ДОКУМЕНТІВ, АБО У РАЗІ ЇХ ВІДСУТНОСТІ
ЗАСВІДЧЕНІ У ВСТАНОВЛЕНОМУ ЗАКОНОДАВСТВОМ ПОРЯДКУ
КОПІЇ ДОКУМЕНТІВ
 ДОЛУЧАТИ ДО СПРАВИ ДОКУМЕНТИ ЛИШЕ З ОДНОГО
ПИТАННЯ АБО ГРУПИ СПОРІДНЕНИХ ПИТАНЬ
 ОКРЕМО ГРУПУВАТИ ДОКУМЕНТИ ПОСТІЙНОГО, ТРИВАЛОГО
(ПОНАД 10р.), ТИМЧАСОВОГО ЗБЕРІГАННЯ
 ОБСЯГ СПРАВ ПОСТІЙНОГО ТА ТРИВАЛОГО ЗБЕРІГАННЯ НЕ
ПОВИНЕН ПЕРЕВИЩУВАТИ 250 АРКУШІВ
 НЕ ВКЛЮЧАТИ ЧОРНОВИХ ДОКУМЕНТІВ, ОСОБИСТИХ
ДОКУМЕНТІВ ТА ТИХ, ЩО ПІДЛЯГАЮТЬ ПОВЕРНЕННЮ

38. ПРОВЕДЕННЯ ЕКСПЕРТИЗИ
ЦІННОСТІ ДОКУМЕНТІВ
ПОСТІЙНОГО ЗБЕРІГАННЯ
ТРИВАЛОГО ЗБЕРІГАННЯ (ПОНАД 10 РОКІВ)
ТИМЧАСОВОГО ЗБЕРІГАННЯ (ДО 10 РОКІВ
ВКЛЮЧНО)
ТІ, ЩО ПІДЛЯГАЮТЬ ЗНИЩЕННЮ У ЗВЯЗКУ
ІЗ ЗАКІНЧЕННЯМ СТРОКІВ ЇХ ЗБЕРІГАННЯ
СТРОК ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ ОБЧИСЛЮЮТЬ З 1 СІЧНЯ РОКУ, НАСТУПНОГО ЗА РОКОМ
ЗАКІНЧЕННЯ СПРАВИ
! ЕКСПЕРТИЗУ ЦІННОСТІ ДОКУМЕНТІВ В АРХІВІ ЗАКЛАДУ ОСВІТИ ПРОВОДЯТЬ ЩОРОКУ З
МЕТОЮ ВИЯВЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ, СТРОК ТИМЧАСОВОГО ЗБЕРІГАННЯ ЯКИХ ЗАКІНЧИВСЯ

39. ЗА РЕЗУЛЬТАТАМИ ЕКСПЕРТИЗИ ЦІННОСТІ
ДОКУМЕНТІВ СПРАВИ ПОСТІЙНОГО І
ТРИВАЛОГО (ПОНАД 10 РОКІВ) ЗБЕРІГАННЯ
ГОТУЮТЬ ДО ЗБЕРІГАННЯ І ПЕРЕДАВАННЯ ДО
АРХІВУ
ЕКСПЕРТИЗА ЦІННОСТІ ДОКУМЕНТІВВ АРХІВІ
ЗАКЛАДУ/УСТАНОВИ ПРОВОДИТЬСЯ ЩОРОКУЗ
МЕТОЮ ВИЯВЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ, СТРОК
ТИМЧАСОВОГО ЗБЕРІГАННЯ ЯКИХ ЗАКІНЧИВСЯ
ПРИ ЦЬОМУ ПЕРЕГЛЯДАЮТЬСЯ ОПИСИ СПРАВ
З КАДРОВИХ ПИТАНЬ (ОСОБОВОГО СКЛАДУ),
ТРИВАЛОГО (ПОНАД 10 РОКІВ) ЗБЕРІГАННЯ, У
ТОМУ ЧИСЛІ ВІДПОВІДНІ ОПИСИ СПРАВ
УСТАНОВ-ПОПЕРЕДНИКІВ ТА ЛІКВІДОВАНИХ
УСТАНОВ

40. ПЕРЕДАВАННЯ СПРАВ В АРХІВ
 СПРАВИ ПОСТІЙНОГО ТА ТРИВАЛОГО
ЗБЕРІГАННЯ, З КАДРОВИХ ПИТАНЬ – ЧЕРЕЗ 2
РОКИ ПІСЛЯ ЗАВЕРШЕННЯ ЇХ У ДІЛОВОДСТВІ
(РАЗОМ З РЕЄСТРАЦІЙНИМИ ЖУРНАЛАМИ,
КОНТРОЛЬНО-ОБЛІКОВИМИ КАРТКАМИ НА
ДОКУМЕНТИ) В УПОРЯДКОВАНОМУСТАНІ ЗА
ОПИСАМИ ПЕРЕДАЮТЬСЯ В АРХІВ ЗАКЛАДУ
ОСВІТИ
 СПРАВИ ТИМЧАСОВОГО ЗБЕРІГАННЯ (ДО 10 р.)
ПЕРЕДАЮТЬ В АРХІВ ЗАКЛАДУ НА РОЗСУД
САМОГО ЗАКЛАДУ

41. ВИЛУЧЕННЯ ДОКУМЕНТІВ ДЛЯ
ЗНИЩЕННЯ
 ПРОВЕДЕННЯ ЕКСПЕРТИЗИ ЦІННОСТІ
ДОКУМЕНТІВ З МЕТОЮ ВИЯВЛЕННЯ
ДОКУМЕНТІВ, СТРОК ЗБЕРІГАННЯ ЯКИХ
ЗАКІНЧИВСЯ
 ЕКСПЕРТНА КОМІСІЯ АНАЛІЗУЄ НОМЕНКЛАТУРУ
СПРАВ (СТРОКИ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ) ТА
ОПИСИ СПРАВ
 СКЛАДАННЯ АКТУ ПРО ВИЛУЧЕННЯ
ДОКУМЕНТІВ ( НЕ ВНЕСЕНИХ ДО НАФ ) ДЛЯ
ЗНИЩЕННЯ