ilmu pengetahuan

2. Presenter: AHMAD ANNUAR (GB120038) MBT 2012/2013
KAIZEN DAN JUST IN TIME (JIT)

3. PANDUAN PELAKSANAAN MS ISO 9001:2008
DALAM SEKTOR AWAM (MAMPU)
http://www.mampu.gov.my/c/document_library/get_file?uuid=6bc87968-
83ef-4324-a251-8c785407372b&groupId=10136

4.  Kementerian Pendidikan telah menyahut
saranan mantan Perdana Menteri Malaysia ke
empat, Tun Dr. Mahathir Mohamad dan pihak
kerajaan Malaysia untuk mencapai pengiktirafan
persijilan MS ISO 9000 menjelang tahun 2000.
 Bagi menjayakan hasrat ini, Yang
Berhormat Menteri Pendidikan Malaysia
Datuk Seri Najib Tun Abdul Razak, Mengadakan
pelancaran MS ISO 9000 peringkat Kementerian
Pendidikan pada 19 November, 1996 di Kangar,
Perlis. Negeri ini dipilih menjadi perintis
Amalan Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM)
dan Persijilan MS ISO 9000 dalam bidang
pendidikan.

5.  ISO 9000 : standard bertulis yang
menerapkan dan menerangkan keperluan asas yang
perlu ada di dalam sistem pengurusan kualiti bagi
memastikan perkhidmatan yang diberikan oleh
sesebuah organisasi dapat memenuhi kehendak
pelanggan.
 Sistem Pengurusan Kualiti adalah suatu sistem
kerja yang terancang di mana proses-proses dikawal
bagi menghasilkan perkhidmatan yang konsisten
kualitinya. Mengikut Ian Dave (1996), MS ISO 9000
merupakan pengkhususan standard menilai sesuatu
barangan atau perkhidmatan oleh sesebuah
organisasi.

6. ISO 9000: Pelaksanaannya di sekolah telah bermula
apabila Sekolah Rendah Kebangsaan Seri Indera dan Sekolah
Menengah Kebangsaan Derma, Kangar, Perlis dipilih sebagai dua
buah sekolah pelopor dalam melaksanakan MS ISO 9000.
Sekolah-sekolah ini telah menerima tawaran Kementerian
Pendidikan untuk menjadi sekolah yang melaksanakan Sistem
Kualiti MS ISO 9002 dan telah dianugerahkan MS ISO 9002
daripada Menteri Pendidikan pada tahun 1996. Justeru, itu usaha-
usaha awal menuju ke matlamat yang telah ditentukan oleh Yang
Amat Berhormat Perdana Menteri itu telah mula dilaksanakan
sejak 11 Julai 1996 lagi.

7. Pencapaian MAMPU telah menerima MS ISO 9001:2008 pada 20
April 2010

8. Langkah-Langkah Memperolehi
Pengiktirafan ISO 9000
 Mengenalpasti bidang pendaftaran
Bagi sekolah yang melaksanakan kurikulum
yang dibentuk oleh pusat, pendaftarannya ialah
ISO 9002.
 Sekolah mengenalpasti matlamat dan objektif
institusi
Kesemuanya hendaklah diwujudkan dalam
bentuk dokumen sebagai rujukan yang
konsisten.

9. Langkah-Langkah Memperolehi
Pengiktirafan ISO 9000
 Mengenal pasti kekuatan dan kelemahan
Sekolah perlu memiliki senarai semak mengenai
keupayaan sekolah, sumber berbentuk kewangan,
personel, alatan dan lain-lain untuk mengenalpasti
kelemahan dan ada pelan bertindak untuk mengatasi
kelemahan tersebut.
 Penglibatan di semua peringkat
Semua pihak mestilah memahami, menghayati dan
menerima konsep kepiawaian kualiti. Ini memerlukan
anjakan paradigma semua pihak mengenai tatacara kerja
dan tindakan mereka.

10. Langkah-Langkah Memperolehi
Pengiktirafan ISO 9000
 Ilmu, Kemahiran dan Pengalaman
Semua staf mesti mahir dalam tugasan mereka.
Mereka perlu mempunyai ilmu untuk menguruskan tugas
supaya penjajaran kualiti mudah dilaksanakan.
 Mengstruktur Organisasi
Bidangkuasa dan tanggungjawab/kuasa staf dalam
organisasi hendaklah jelas.

11. Langkah-Langkah Memperolehi Pengiktirafan ISO
9000
 Dokumentasi
Dokumen seperti manual, prosedur dan arahan kerja perlu
didokumentasikan bagi kegunaan semua pihak dan disimpan di
lokasi khas.
 Melantik Juru Runding
Sekiranya 7 perkara di atas telah dipenuhi barulah Juru
Runding dilantik untuk mengaudit/menyemak bagi memastikan
layak atau tidak untuk memperolehi sijil.

12. Elemen-Elemen ISO 9000
MATRIKS KEPERLUAN ELEMEN PIAWAIAN ISO-9000

17. KAEDAH
PERLAKSANAAN
MS ISO 9001-2008

18. Di antara Perubahan
MS ISO 9001:2008 dengan MS ISO 9001:2000
* Rajah:3 daripada 18 perubahan (MAMPU)

19. Pelaksanaan ISO di Sekolah
 Untuk melaksanakan ISO 9000 di sekolah,
langkah-langkah berikut boleh dilaksanakan:
i. Mewujudkan Majlis Kualiti.
ii. Penerangan dan latihan sejelas-jelasnya kepada semua
ahli staf.
iii. Melaksanakan proses seperti mengikut langkah-
langkah menuju ISO 9000 dan elemen-elemen ISO
9000 yang telah disebutkan di atas.

20. Pelaksanaan ISO di Sekolah
Walaupun untuk mendapatkan pengktirafan
dalam ISO 9000 ini mengambil proses yang agak
panjang dan mungkin menghadapi kekangan
tetapi ia merupakan satu proses piawaian kualiti
yang dapat membantu mempertingkatkankualiti
pengurusan khususnya dalam pengurusan HEM
yang menawarkan banyak perkhidmatan kepada
pelanggannya iaitu pelajar.

21. Kesimpulan
Pelaksanaan standard bagi sistem ini
iaitu ISO 9000 akan memastikan produk atau
perkhidmatan yang dihasilkan dapat menepati
spesifikasi yang ditetapkan untuk produk atau
perkhidmatan tersebut pada setiap masa ianya
dihasilkan.
Standard ISO 9000 ini juga adalah
standard untuk kepastian kualiti di mana ia
mempunyai prinsip asas iaitu pencegahan dan
bukannya pembetulan setelah berlakunya
kesilapan.

22. KAIZEN DAN JIT
Kaizen
Kaizen berasal dari Bahasa Jepun iaitu ‘kai’
bermaksud perubahan dan ‘zen’ bermaksud baik.
Di Cina, kaizen disebut ‘gaishan’ di mana ‘gai’
bermaksud perubahan dan ‘shan’ bererti baik.
Dapat disimpulkan pengertian Kaizen adalah usaha
memperbaiki diri untuk menjadi lebih baik dari
keadaan sekarang. Ia juga adalah suatu sistem
perusahaan yang komprehensif dilakukan dalam
rangka memperbaiki terus menerus untuk
mencapai keadaan yang lebih baik dari hari ini,
sehingga mampu meningkatkan kecemerlangan
setiap organisasi.

23.  Kaizen : aktiviti harian
 Prinsipnya memiliki dasar sebagai berikut:
 1. Berorientasi kepada proses dan hasil.
 2. Berfikir secara sistematik dalam setiap
perkara.
 3. Tidak menyalahkan tetapi terus belajar
dari kesalahan yang terjadi.

24. Kaizen ‘kesempurnaan’ atau ‘memperbaiki’ yang
melibatkan semua orang, baik pengurusan atasan,
pengurus, kerana KAIZEN adalah tanggungjawab
setiap individu.
Strategi kaizen adalah konsep pengurusan
dalam mengurus. Sistem tersebut boleh terdiri
pendidikan, pembuatan, kerajaan, kesihatan atau
mana-mana perkhidmatan yang disediakan.

25.  Penambahbaikan berterusan turut
menyediakan peluang yang dinamik berkaitan
dengan bidang teori dan bidang penyelidikan.
 Sekolah-sekolah pendidikan menawarkan
pendekatan mereka sendiri, yang dikenali sebagai
kajian tindakan. Selain daripada itu,
penambahbaikan berterusan adalah bertindak
sebagai sebuah badan pengetahuan untuk pelbagai
cara yang di mana ia diajar di kalangan staf
akademik.

26.  Memulakan Penambahbaikan Berterusan Dalam
Masyarakat:
 Akademik:
Perjalanan penambahbaikan berterusan
menggerakkan orang dalam mempelajari organisasi
mereka. Pendidik telah membangunkan istilah "praksis"
untuk merujuk kepada cara yang di mana kita
mengaplikasikan teori kepada situasi kehidupan sebenar
dan mengubahsuai teori berdasarkan pengalaman dan
cara di mana kita mengubahsuai hasil kepada amalan
hari yang berdasarkan penilaian dan penilaian semula
teori. Penambahbaikan berterusan selalunya menerima
idea yang terbahagi kepada tiga kategori pengetahuan
yang luas iaitu:

27. Merancang
 Pembangunan pelan strategik yang
menggabungkan keperluan semua kumpulan
pemegang kepentingan, penggunaan alat
perancangan yang berkesan untuk menganjurkan
program akademik dan pentadbiran dan
penggunaan data untuk menentukan keperluan
program.

28. Mengawal
 Merujuk kepada cara yang di mana fakulti,
pentadbir dan pelajar menerima maklum balas yang
membantu mereka mengubah prestasi mereka.
Pelajar memberi maklum balas mengenai fakulti dan
kelas, ini adalah satu mekanisme kawalan kualiti.
Malahan ulasan rakan sebaya membantu di dalam
mengawal kualiti kertas yang diterbitkan.
Peperiksaan mengawal kualiti graduan dalam
program akademik.

29. Penambahbaikan
Pembangunan program akademik yang baru untuk
memenuhi keperluan baru, pembangunan kaedah baru,
pengajaran dan pembelajaran yang lebih baik melalui
penggunaan teknologi baru dan tindakan yang membuat ia
lebih mudah bagi pelajar, fakulti dan pihak berkepentingan
lain untuk menerima sokongan pentadbiran yang mereka
perlukan. Ahli pendidik yang terlibat dalam memperbaiki
cara di mana mereka bekerjasama untuk mentadbir jabatan
mereka. Ahli pendidik perlu menjalankan kumpulan fokus
dan kaji selidik dengan pelajar, alumni atau pihak
berkepentingan luar, mereka terlibat dalam proses
penambahbaikan berterusan.

30. Kepimpinan dalam masyarakat pendidikan tinggi
 Kepimpinan dalam konteks pendidikan tinggi
merupakan salah satu tindakan penyeimbangan di
antara ketua jabatan, dekan, pengarah, dan canselor.
 Kesemua mereka merupakan individu yang terlibat
dalam mengimbangi keperluan di dalam institusi.
Pemimpin perlu mengimbangi keperluan untuk
mewujudkan dan mengekalkan kesefahaman di
dalam fakulti. Adalah satu kewajipan bagi seseorang
pemimpin untuk meningkatkan tahap dari segi
prestasi sesebuah institusi yang dipimpin olehnya.

31.  Pemimpin dalam pendidikan tinggi perlu mengimbangi
keperluan untuk memperkasakan pendidikan dan kakitangan
dan keperluan untuk sentiasa kekal.
 Bagi mengekalkan keseimbangan tersebut, adalah penting
untuk membangunkan komuniti berkesan, kumpulan serta
pasukan bagi memahami sistem pengukuran yang berasaskan
falsafah pembaikan berterusan. Pemimpin mesti
mengimbangi keperluan pihak berkepentingan yang berlainan
dalam termasuk ibu bapa, pelajar, pendidik, kakitangan,
alumni, kerajaan tempatan, perniagaan tempatan yang
menyediakan perkhidmatan kepada kampus, syarikat-
syarikat yang mengambil graduan, agensi-agensi dan badan-
badan lain.

32. 
Penglibatan Pendidik dan Pelajar Di Dalam
Memperbaiki Proses Pengajaran dan Pembelajaran.
 Selain daripada konsep dan alat sebagai ajen
penambahbaikan dan penambah nilai kepada sistem
pengurusan secara keseluruhannya untuk proses
akademik dan pentadbiran, mereka juga perlu
melakukan penambahbaikan melalui pendidik dan
pelajar. Cara ini untuk membantu lebih ramai
pelajar mencapai kejayaan dan seterusnya adalah
untuk memperbaiki proses pendidikan dan
mengurangkan halangan pembelajaran (Jim B.
Wallace).

33. Pembelajaran (Jim B. Wallace):
Ia akan meningkatkan:
 i. Memperbaiki program akademik
 ii. Memperbaiki kelas pengkhususan
 iii. Audit akademik
 iv. Perbualan/dialog dengan pelajar
 v. Memahami tingkah laku pelajar

34. Just In Time (JIT)
 Merupakan strategi pengurusan organisasi
yang diperkenalkan di Jepun. Teknik JIT
mula diamalkan di Jepun selepas Perang
Dunia Kedua yang bermatlamatkan untuk
mewujudkan pekerjaan penuh bagi rakyatnya
ke arah mencapai penggangguran sifar.
 Teori konsep just in time ini diasaskan
oleh seorang rakyat Jepun yang bernama
Taiichi Ohno dalam syarikat kenderaan
Toyota.

35. Ciri-ciri JIT:
Ciri-ciri utama JIT dalam pendidikan:
 i. Guru dan pelajar adalah sebagai individu yang rapat.
 ii. Prinsip menang-menang (win-win) untuk kedua-dua
pihak.
 iii. Fokus utama dalam mewujudkan keuntungan di
mana kerjasama dan kesetaraan untuk kedua-dua
pihak dititik beratkan.

36. Keperluan JIT:
i. Semua pihak adalah menepati masa.
 ii. Susun atur kerja dan pembelajaran yang terancang.
 iii. Teknologi digunakan untuk meningkatkan
pembelajaran.
 iv. Jumlah pembelajaran adalah dalam saiz yang kecil.
 v. Penjadualan proses secara berperingkat

37. Keperluan JIT:
 vi. Pemeliharaan proses seperti yang dijadualkan.
 vii. Hasil pembelajaran yang berkualiti.
 viii.Pemberian kuasa dan latihan kepada pelajar dan
guru.
 ix. Komitmen daripada pihak pengurusan, guru dan
pelajar.

38.  Susun atur JIT amat berguna dalam operasi pengurusan
kerana ia akan mengurangkan operasi yang hanya akan
membuang masa. Pengurangan operasi ini seterusnya
akan mengurangkan penggunaan tenaga kerja kerana
susun atur JIT akan membuat operasi terus mencapai
objektif operasi tanpa perlu melalui karenah birokrasi.
 JIT merupakan satu sistem untuk mengurangkan
birokrasi yang menghapuskan pembaziran, operasi yang
lancar, penyesuaian keadaan pembelajaran, merapatkan
hubungan dalam organisasi dan sebagainya. Hasilnya
pembelajaran atau perkhidmatan boleh disediakan
dengan cepat dan mengikut kesesuaian serta
menggunakan kos yang rendah.

39.  Dalam organisasi PTV, pihak pengurusan, guru dan
pelajar perlu mengekalkan hubungan yang rapat antara
satu sama lain. Kesinambungan perhubungan iaitu
mengekalkan pihak pengurusan, tenaga pengajar dan
pelajar yang sama dapat meningkatkan hasil
pembelajaran kerana persefahaman yang telah ada.
 Aktiviti pembelajaran juga perlu dijadualkan dan
dirancang dengan teratur. Ini memastikan sesi
pembelajaran berjalan dengan lancar dan berkesan.
Konsep susun atur dan perancangan yang baik ini
meminimumkan gangguan sampingan dan akan
menjimatkan masa.

40.  Sesi pembelajaran ini menawarkan hasil
pembelajaran yang akan memuaskan hati pelajar
tanpa membazirkan masa kerana pelajar akan
terus belajar untuk mencapai objektif yang sesuai
dengan keadaan semasa dan telah dikecilkan
skopnya.
 Dengan objektif yang kecil dalam masa yang
singkat, pelbagai objektif dapat dicapai dalam
masa yang diperuntukkan.

41.  Menurut Abdul Razak (2004):
Pelajar boleh menggunakan e-pembelajaran
untuk mempelajari sesuatu pada bila-bila masa
dan di mana sahaja mereka berada.

42.  Kelebihan JIT ini membuka peluang untuk mempelajari
perkara baru bagi orang yang tidak mampu memuatkan
pendidikan dalam jadual harian mereka. Selain itu, program
e-pembelajaran adalah mengikut keupayaan pelajar.
 Kebanyakan program e-pembelajaran boleh diambil apabila
perlu sahaja. Kandungan yang disusunkan dalam buku maya
dalam perisian e-pembelajaran menghasilkan sejenis reka
bentuk berasaskan modul yang membenarkan pelajar
mempelajari suatu perkara dalam bahagian-bahagian kecil
yang boleh diamati dengan mendalam dahulu sebelum beralih
ke topik yang seterusnya.

43. Contoh:
Sekiranya sesuatu barang tidak diperlukan
pada masa ini dan tidak ada keperluan untuk
menyimpannya dalam kilang, maka ia
digolongkan sebagai sampah.
Oleh sebab itu, barangan yang diperlukan
hanya akan dihantar pada masa yang
diperlukan untuk mengelakkan kewujudan
sampah. Di sini, sampah adalah merujuk
kepada inventori yang tidak diperlukan pada
masa ia tidak diperlukan lagi.