De Exact Synergy Enterprise Add-on Contractmanagement is ontwikkeld op basis van de Software Development Kit (SDK) van Exact en integreert naadloos binnen Exact Synergy Enterprise. Met de door QUBE ontwikkelde Exact Synergy Enterprise Add-on Contractmanagement wordt het voor dienstverlenende organisaties met een grote verscheidenheid aan contracten gemakkelijk om deze contracten te registeren en periodiek te factureren. De Exact Synergy Enterprise Add-on Workflow Extender geeft je binnen één scherm inzicht en controle over complexe processen die uit meerdere fases en meerdere workflows per fase bestaan. De door QUBE ontwikkelde Add-on geeft je grip op processen en stelt je in staat sneller beslissingen te nemen en acties uit te zetten.

1. WELKOM
Presentatie
Exact Synergy Add-ons Contractmanagement & Workflow
Extender
Albert Kooijman
t. 0653-280461
e. albert.kooijman@qube.nl

2. INTRODUCTIE QUBE – SLIMMER WERKEN
•
INNOVATIE
•
•
PROCESINNOVATIE
•
•
FACTOR 4 INDEX
IINSTRUCTIEVIDEO
INFORMATIESYSTEMEN
•
•
CRM
•
HRM
•
PSA – URENREGISTRATIE
•
HOSPITALITY
•
•
FINANCIËLE ADMINISTRATIE
CONTRACTMANAGEMENT
INFRASTRUCTUUR
•
NETWERKEN
•
CLOUD
•
REMOTE BACKUP
•
NETWERK SERVICE & SUPPORT
•
APPLICATIEMANAGEMENT

3. INFORMATIESYSTEMEN
• INFORMATIESYSTEMEN
• FINANCIELE ADMINISTRATIE
• CRM
• HRM
• PSA – URENREGISTRATIE - PROJECTEN
• CONTRACTMANAGEMENT
• WORKFLOW EXTENDER
• HOSPITALITY-KEY
• RAPPORTAGES
• BUSINESS ALERTING EN AUTOMATION

4. AANLEIDING CONTRACTMANAGEMENT (QCM)
• In 2006 gestart o.b.v. ASP (Classic);
• Gestart voor intern gebruik, migratie ASP naar Enterprise;
• Doelen:
– Vereenvoudiging financiële afwikkeling;
– Artikel- en dienstencontracten registreren en factureren;
– Grip op toekomstige cashflow;
– Tijd besparen met plannen van uren en factureren van contracten,
meerwerk en losse uren;
– Registratie DSL contracten;
– Dienstverlening met strippenkaarten;
– Standaard overzichten uit MRS.

6. CONTRACTMANAGEMENT
•
•
•
•
•
Basis instellingen;
Types;
Status wijzigingen;
Indexeren/Verlengen;
Koppeling met PSA.

7. CONTRACT MANAGEMENT - BASISINSTELLINGEN
• Functies (rechten / contracteigenschappen);
• Factuurvoorstellen;
• Verzoeken facturatie.

8. CONTRACT MANAGEMENT - BASISINSTELLINGEN
• Verzoeken monitoring.

9. CONTRACT MANAGEMENT - TYPES
•
•
•
•
Verzameling van eigenschappen;
Default instellingen voor aanmaken van contracten;
Prepaid uren en artikelen;
Uren of artikelen;

10. CONTRACT MANAGEMENT - STATUS WIJZIGINGEN
• Inrichten van taken ter informatie;
• Bij verandering van de status van een contract.

11. CONTRACT MANAGEMENT - VERLENGEN/INDEXEREN
• Per contract indexeren;
• Periode voor verlengen.

12. CONTRACT MANAGEMENT – NIEUW CONTRACT
• Verplichte velden o.a.;
 Projectmanager;
 Debiteur;

13. CONTRACT MANAGEMENT – NIEUW CONTRACT
 Project/Contractmanager;
 Relatie;
 Type;
 Startmaand;

14. CONTRACT MANAGEMENT – CONTRACT VIEW

15. CONTRACT MANAGEMENT – CONTRACT VIEW

16. CONTRACTMANAGEMENT
• PSA koppeling:
 Facturatie;
 Uren verantwoording.
Uren
Facturatie
Contract

18. WORKFLOW EXTENDER
• Inzicht en controle over (complexe) processen die uit meerdere
werkstroomverzoeken bestaan met meerdere betrokkenen;
• Complexe processen worden beter beheersbaar door
onderverdeling in zelf te definiëren fasen;
• Alle relevante informatie van het gehele proces en alle fases
van het proces is transparant en inzichtelijk in één scherm;
• Eenvoudig en snel aanmaken van vervolgacties vanuit
hoofdproces.

19. WORKFLOW EXTENDER - VOORBEELD

20. WORKFLOW EXTENDER - CONFIGURATIE
1. Fasen inrichten;
2. Fase koppelen;
3. Kolommen
zelf definiëren.
2
3
1

21. WORKFLOW EXTENDER - NIEUW 3.6
• Compatibel met Synergy 251;
• Per fase de knop ‘Toevoegen: Verzoeken’ kunnen uitschakelen;
• Per fase de ‘Nieuw’ knoppen kunnen uitschakelen;
• Per fase bepalen naar welke 4 gerelateerde verzoek velden
gekeken moet worden;
 Voordeel bij gebruik van i.c.m. PSA: bij het verzoek ‘Factuurvoorstel’
eenvoudig te zien uit welke verzoeken de factuur is opgemaakt.

22. WORKFLOW EXTENDER - BACKLOG
• Bulk acties: sub verzoeken kunnen aanvinken en als bulk naar
een nieuwe status brengen;
• Ja/Nee velden als vinkje/kruisje tonen;
• Het hoofdverzoek niet kunnen afhandelen voordat alle
onderliggende verzoeken afgehandeld zijn;

23. Vragen
#Durftevragen
#Vragen
Vragen
#Vragen
Vragen
#Vragen
Vragen
Vragen