Presentatie vena - bouwersborrel

1. 1
ERIK VAN DEURSEN – SEGMENTCONTROLLER BOSKALIS NEDERLAND
UTRECHT
31-05-2017
VENA @ BKN

2. 2
DE IMPLEMENTATIE VAN VENA TER
OPTIMALISATIE VAN DE
BEHEERSING VAN DE
ORDERPORTEFEUILLE VAN
BOSKALIS NEDERLAND

3. 3
INDEX
01 AANLEIDING & DOELSTELLING
02 WAAROM VENA?
03 HET BKN-BCR PROJECT

4. 4
HET PROCES ROND DE FINANCIËLE BEHEERSING VAN PROJECTEN WAS OP HET
GEBIED VAN EFFICIENCY, INTEGRITEIT EN UNIFORMITEIT STERK VOOR
VERBETERING VATBAAR.
• Dubbele (handmatige) administratieve handelingen;
• Foutgevoeligheid in het proces (Excel);
• Forecastgegevens niet in een bronsysteem vastgelegd;
• Ontbreken van Workflow management en zichtbare audit trail (Outlook).
AANLEIDING

5. 5
• Gestandaardiseerd en geoptimaliseerd project control proces;
• Beheerste & herkenbare omgeving met behoud van flexibiliteit (“look and feel”);
• Draagt bij aan de naleving van de processen zoals beschreven in het
projectmanagementsysteem van Boskalis Nederland via Workflow Management;
• Biedt een oplossing voor analyses en informatiebehoeften op een hoger
aggregatieniveau (trends & dashboards).
DOELSTELLINGEN

6. 6
• “Missing Link” applicatie tussen Metacom (ERP) en SAP BPC (Consolidatie);
• Filosofie (gedachtegoed) van VENA sluit goed aan bij de behoefte van Boskalis:
“Embrace don’t replace Excel”;
• Cloudoplossing;
• Gecontroleerde Excelomgeving (herkenbaarheid) met het behoud van flexibiliteit;
• Krachtige workflow welke beheersing van het proces en de samenwerking tussen
mensen verbeterd;
• Sterke scorend op “Nice to haves”.
WAAROM VENA?

7. 7
WORKFLOWS WELKE NAAR BEHOEFTE
ZIJN IN TE REGELEN

8. 8
OVERZICHT VOOR DE MANAGER VIA
HET STATUS SCHERM

9. 9
OVERZICHT VOOR DE GEBRUIKER VIA
HET TAKEN SCHERM

10. 10
BEKIJKEN EN VERGELIJKEN VAN VERSIES

11. 11
DRILL-THROUGH NAAR DETAILS

12. 12
COMMUNICEREN VIA VENA I.P.V. OUTLOOK

13. 13
PROJECTENRAPPORTAGE
 Volledig gedetailleerde rapportages op projectniveau;
 En, voor langer lopende werken, input op hoofdniveau.
NEAR REAL TIME INTERFACE
 Link met het ERP systeem voor kosten, producties, werkbudget, meerwerk;
 Transactiedetails.
WORKFLOW
OVERZICHTEN PER BEDRIJFSONDERDEEL
 Consolideren (incl. JV’s);
 Eliminatie.
HET BKN-BCR PROJECT: WAT HEBBEN WE GEDAAN?

14. 14
HET BKN-BCR PROJECT
Metacom
Data Warehouse
VENA.
BCR
Actuals
Project data
Producties
Budgetten
Invoer van
Forecast data SAP BPC
MCS/MPS
Flatfile
Report Report Report
Dashboard
Rapportage en analyse
Deelproject 2: Interfacing
Deelproject 1: VENA

15. 15
1. OPZET VAN HET DATAMODEL
 Opzet van de bewaking is voor elk project anders;
 Veel tools gaat uit van standaardisering.
2. DATA IMPORT VANUIT METACOM
 Near real-time data import.
COMPLEXITEIT IN HET PROJECT

16. 16
ALLE PROJECTEN IN 1 DATABASE
 Eenvoudig rapporteren op de projecten portefeuille.
GECONTROLEERD BUDGETTEREN EN FORECASTEN
 Versiebeheer van budgetten en forecasts;
 Statusoverzicht;
 Goedkeuring van werkbudgetten en forecasts;
 Track & Trace van veranderingen.
HOGE GEBRUIKERS ACCEPTATIE
 Drill-down naar transactiedetails;
 Rapportage behoefte afstemmen op gebruikersgroep;
 Communiceren via de tool i.p.v. Outlook.
VOORDELEN

17. 17
FASE 1: UITROL BINNEN FINANCE COMMUNITY
 Geen big-bang, maar 4 Waves met projecten in 4 maanden;
 Gestart met project- en testgroep om laatste foutjes uit de inrichting te halen;
 Aanscherping gebruik ERP (Metacom) >>> Garbage-in = Garbage-out;
 Gekozen om oude projecten alleen op hoofdniveau in te voeren.
FASE 2: UITROL NAAR PROJECTMANAGEMENT
 Samen met projectmanagement op zoek naar sturingsinformatie gericht op de
doelgroep;
 Ontwikkeling Dashboard met KPIs voor projectmanagement.
IMPLEMENTATIE

18. 18