Šablona pro mapování situace ve společnosti s ohledem na stávající právní úpravu ochrany osobních údajů.

1. ANALÝZA SOUČASNÉHO STAVU OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ - VZOR
SHROMAŽĎOVANÉ ÚDAJE
Podnik jako správce osobních údajů provádí zpracování, shromažďování, uchovávání, zveřejňování a likvidaci
osobních údajů:
1. zákazníků, i potencionálních, údajů o jejich zástupcích, řidičích a dalších pověřených osobách;
2. zaměstnanců podniku, včetně kandidátů;
3. dodavatelů zboží nebo služeb a jejich zástupců.
ÚČEL ZPRACOVÁNÍ
1. vedení evidence dle platné legislativy a potřeb zastupování subjektu údajů;
2. personální a mzdová dokumentace zaměstnanců;
3. prezentace firmy, online inzerce, webové stránky firmy, tištěná propagace firmy, informování o aktivitách firmy;
4. kamerový systém provozovaný za účelem ochrany majetku a dokumentaci průběhu plnění obchodního případu.
OZNAMOVACÍ POVINNOST
Firma nemá oznamovací povinnost k Úřadu na ochranu osobních údajů, eviduje údaje v rozsahu nezbytném pro:
1. personální a mzdovou dokumentaci zaměstnanců,
2. prezentaci, včetně pořizování fotografií, audio a video záznamů za účelem podpory vlastního podnikání
3. propagaci firmy v tiskové i elektronické podobě apod.,
4. provoz kamerového systému za účelem ochrany majetku.
ZABEZPEČENÍ
Podnik se řídí nařízením na ochranu osobních údajů v souladu s platnou legislativní úpravou a dalšími předpisy.
- odpovědností zaměstnanců (majitel/ředitel, vedoucí, technik, mechanik, administrativní pracovník,…),
- poučením zaměstnanců o pracovním, organizačním řádu a pracovním náplni zaměstnance,
- přidělením přístupových práv a hesel uživatelům a zajištěním přístupu k programům po přihlášení uživatele,
- všichni uživatelé jsou povinni dodržovat mlčenlivost ve smyslu zákona č. 101/2000 Sb.,
- listinné dokumenty jsou uloženy ve spisovně podniku a u dodavatelů služeb pro plnění smluvních závazků,
- vyřazené dokumenty jsou uloženy v archivu,
- práce s dokumenty se řídí spisovým a skartačním řádem.
PERSONÁLNÍ A MZDOVÁ DOKUMENTACE ZAMĚSTNANCŮ
- materiály vedené v osobním spisu zaměstnance slouží výhradně pro interní potřebu podniku,
- oprávněný zástupce podniku je oprávněn poskytovat informace v rozsahu dle § 314 zákoníku práce,
- program je nainstalován jen na určených počítačích,
- osobní spisy zaměstnanců jsou uloženy ve spisovně,
- vyřazené spisy zaměstnanců jsou uloženy v archivu,
- pracovní náplň mzdové účetní obsahuje povinnost zachovávat mlčenlivost o osobních údajích zaměstnanců,
- smlouvy s dodavateli zajišťujícími zpracování obsahuje povinnost zachovávat mlčenlivost o všech
skutečnostech, které získali v souvislosti s plněním a které mají zůstat v zájmu zaměstnavatele utajeny.
EVIDENCE PRACOVNÍCH ÚRAZŮ ZAMĚSTNANCŮ
Evidence úrazů obsahuje záznam v knize úrazů, záznam o úrazu a hlášení úrazu.
- stanovení odpovědnosti (technický stav prostředků, pochybení zaměstnance, nehoda bez cizího zavinění,…),
- poučení zaměstnanců o evidenci pracovních úrazů,
- dokumenty jsou uloženy ve spisovně podniku,
- vyřazené dokumenty jsou uloženy v archivu podniku,
PREZENTACE PODNIKU
Souhlas s pořízením a použitím podobizen, obrazových snímků a obrazových a zvukových záznamů týkajících se
zaměstnance po dobu trvání jeho pracovního poměru a následné využití v rámci propagace podniku.
KAMEROVÝ SYSTÉM
- vnitřní předpis o provozování kamerového systému.

2. ZÁVĚRY A DOPORUČENÍ NA ZÁKLADĚ ANALÝZY - VZOR
1. Seznámit se s novými právními normami, které řeší problematiku ochrany osobních údajů (GDPR).
2. Vytvořit soubor komplexních pravidel pro práci s osobními údaji.
3. Zpracovat nový přehled osobních údajů v podniku (účel zpracování, osobní a citlivé údaje, zákonné zpracování,
zpracování se souhlasem, …). Minimalizovat zpracovávané osobní údaje.
4. Zpracovat novou směrnici podniku k ochraně osobních údajů podle nového nařízení EU.
5. Doplnit o problematiku GDPR další dokumenty (Organizační řád, Spisový a skartační řád, Provozní řád, pracovní
náplně, …).
6. Rozhodnout o jmenování pověřence pro ochranu osobních údajů, stanovit jeho pracovní náplň a odměnu.
7. Prozkoumat možnosti zlepšení zabezpečení osobních údajů v listinné podobě (spisovna, archiv, …).
8. Prozkoumat možnosti zlepšení zabezpečení osobních údajů v elektronické podobě (externí uložiště, zabezpečení
počítačů, zálohování dat, …).
9. Poskytnout možnost zaměstnancům a zástupcům/vybraným obchodním partnerům udělit informovaný souhlas se
zpracováním osobních údajů.
10. Revize formuláře podniku s osobními údaji (zda neobsahují nadbytečné osobní údaje), zákaz používání formulářů
na internetu v nezajištěné podobě s ohledem na povinnosti dle nařízení GDPR.
11. Kontrola smluv s externími subjekty, které pracují s osobními údaji (externí uložiště dat, zpracovávání mezd, …).
12. Úprava směrnice pro provozování kamerového systému v podniku dle GDPR.
13. Stanovit zákaz předávání osobních údajů zákazníků, dalších obchodních partnerů a zaměstnanců třetím osobám,
které nejsou společným správcem/zpracovatelem (nabídky zboží, služeb nebo aktivit).
14. Zpracovat ohlašování případů porušení zabezpečení osobních údajů dozorovému úřadu.
15. Informovat zaměstnance, zákazníky, dodavatele a další smluvní strany o nové ochraně osobních údajů (GDPR).
16. Pravidelně kontrolovat dodržování ochrany osobních údajů ze strany vedení podniku a pověřených pracovníků.
17. Do vzdělávacího programu zapracovat problematiku prevence směrem k ochraně osobních údajů.
18. Zpracovat ochranu osobních údajů i ve vztahu k firmám (fakturace, smlouvy, …)
Příloha: Evidované osobní údaje v rámci podniku