Kon je er niet bij zijn op de klantendag dit jaar? Lees hoe Yesplan geëvolueerd is en waar het product heen gaat. Na deze presentatie ben je weer helemaal mee met de handigste event planning software.

1. Klantendag 2016
2 juni, Concertgebouw Brugge

2. Agenda
1. Welkom! - Wouter
2. Product: waar gaan we heen? - Eddy
3. Integraties - Erwin
4. PAUZE
5. Hoe haal je het meeste uit Yesplan? - Vienna
6. Deals en Prognose - Wim
7. Q&A - Jullie
8. DRINK

3. Wie is er aanwezig van Yesplan?
vlnr: Lauren, Erik, Kristel, Wim, Eddy, Vienna, Wouter,
Erwin

4. 5 Jaar Yesplan

5. 2011 2016
0 contracten 125 contracten
0 organisaties 165 organisaties
6 medewerkers 16 medewerkers

6. 2015 2016
3991 gebruikers 5369 gebruikers
355.011 evenementen 1.066.287 evenementen
4507 locaties

7. Tijd voor introspectieNieuw Strategisch Plan

8. Strategie: focus op kernmarkten

9. Theater Pop Verhuur
dus geen marktverbreding

10. Yesplan blijft investeren in product en
klanten
• 50% van onze tijd wordt besteed aan maintenance
van het product
• De andere 50% wordt besteed aan verbeteringen
en nieuwe features
• 30% van onze omzet wordt rechtstreeks in het
product geïnvesteerd

11. – Michael LeBoeuf
“A satis(ied customer is the best
business strategy of all.”

12. Internationale Groei ?

13. Waaraan hebben we gewerkt?
Een overzicht

14. • Vernieuwde boomweergave
• Meerdere adressen voor contacten
• Resources toevoegen aan geboekte resourceset
• Zoeken op boekingen van team (zoektaal)
• Indicatie wachtwoordsterkte
• Beschermen naam van evenementgroep met
vergrendelde evenementen
• Verbeteringen aan lijsten van rapporten
• Contacten updaten bij het importeren
• Resources importeren
• Vernieuwd zoekvenster contacten
• Relatieve tijden (binnenkort, in v1.20)
Zou deze opsplitsen in 2 of meer

15. Teamplanner

16. • introductie werktijden/rusttijden, contracten en
contractregels
• zoeken, filteren en sorteren in het evenementenvenster
• ‘bulk operaties’
• verschillende start van het jaar voor werktijd en vakantie
• ‘plak op’
• tellers op maat
• bijkomende tellers
• bijkomende overuren berekend op prestaties op
weekbasis (binnenkort, in v1.20)

17. Rapporten
IWT onderzoekstraject is afgerond

18. Waar werken we aan?
Een overzicht

19. Product focus
1. Gegevens in Yesplan maximaal ontsluiten
2. Teamplanner

20. 1. Gegevens ontsluiten
• Data views
• Exports
• API
• Herwerkte zoekvensters
• Report designer
• Portal

21. 2. Teamplanner
3 fases
1. Interne medewerkers
2. Communicatie & externe medewerkers
3. Grote teams en geassisteerd plannen
Het komende jaar werken we verder aan fase 1

22. 2. Teamplanner
Next steps
• tellers uitbreiden
• boekingen koppelen aan delen van tijdschema
• andere werkschema’s ondersteunen
• ‘hele dag’ afleiden van contract
• bijkomende contractregels (weeksaldi, reisproducties)
• werken met diensten en boekingen vereenvoudigen
• ondersteuning van ‘niet geplande maar wel uitgevoerde’
diensten
• roosters raadplegen (publiceren)
• tijdsregistratie

23. 3. Andere acties
•technologische continuïteit
•veiligheids- en continuïteitsplan
•product metrics

24. Integraties

25. Ticketing
Jouw ticketing?
Bestaande integraties Toekomst

26. Financieel & CRM
Mercurius
Bestaande integraties Toekomst

27. Website

28. Encima Teamplan
• gemakkelijk plannen van en communiceren
met vrijwilligers
• vrijwilligers hebben toegang tot hun eigen
planning
• gigantische tijdsbesparing

29. Encima Teamplan
In Yesplan plan je de
gevraagde taken

30. Encima Teamplan
In Teamplan stromen ze binnen op dezelfde geplande
uren

31. Encima Teamplan
Vrijwilligers geven hun beschikbaarheid op per taak, per
dagdeel of per evenement

32. Encima Teamplan
De planner plant (beschikbare) vrijwilligers
Conflicten en andere planningsinfo is meteen zichtbaar

33. Encima Teamplan
De vrijwilligers bevestigen hun planning

34. Encima Teamplan
De vrijwilligers ontvangen hun planning in PDF via e-mail
Ook beschikbaar via iCalendar naar Outlook, Google, iCal

35. Encima Teamplan
WEBINAR
16 juni om 10u

36. Haal het meeste uit Yesplan

37. Metrics
Opleidingen
Evaluatie
momenten
Support
AM
? ?
?

38. Opleidingen
• Waarom?
• Nieuwe gebruikers: basis opleidingen
• Huidige gebruikers : opfrissing & meer in de diepte opleiden
(evenementen, teamplanner, admin, resources, zoektaal en rapporten,
contacten)
• Hoe?
• Op kantoor in België en Nederland
• Online opleidingen (betalend)
1. Groepsopleidingen

39. Opleidingen
2. Release-opleidingen (nieuw)
• Waarom?
• Organisaties mee laten evolueren met alle nieuwe ontwikkelingen in Yesplan
• Via demo : meer hands on dan de release notes
• Tevens mogelijkheid om vragen te stellen
• Hoe?
• Gratis online opleidingen van 1u
• Nadien consulteerbaar voor iedereen

40. Opvolging (nieuw)
3. Jaarlijkse evaluatie
• Waarom?
• Stand van zaken maken over het gebruik van Yesplan én vooruitblikken
• Agenda:
• De evolutie van Yesplan
• Workflows
• Integraties
• Hoe?
• Meeting of online overleg ingepland door de Account Manager
• Voorbereiding door Yesplan en organisatie

41. Helpdesk / Service pack
Helpdesk
• Algemene vragen over werking Yesplan
• Melding van bugs
• Requests
• Vragen over de configuratie via de helpdesk
Service pack
• Aanvragen aanpassing rapporten / nieuwe workflows
• Vragen over de configuratie

42. Helpdesk
• Helpdesk = via ‘Help’ knop in het navigatiemenu van Yesplan
of rechtstreeks via support@yesplan.be
• bereikbaar 9u-18u van ma tot vr
• response time: 6h (erkenning probleem)
• fix time: ifv urgentie
• Noodnummer: enkel voor zeer dringende zaken die de goede
werking van Yesplan verhinderen: +32 470 922 411
• bereikbaar 7/7d & 24/24u

43. Prognose- en dealberekening

44. Begroting maken op basis van.
- ticketprijs
- deal
- verwacht aantal verkochte kaarten
Alle data wordt teruggeschreven naar Yesplan waardoor
je centraal blijft werken.
Live werken zorgt voor real time inzichten
Rekenen met werkelijke waarden uit ticketing zodat je
werkelijke resultaten krijgt.

48. Q&A