Tài liệu này Hướng dẫn chi tiết cách tải và sử dụng Phần mềm Quản lý Công việc, đội nhóm, dự án miễn phí. Công cụ này sẽ giúp cá nhân, doanh nghiệp hoạt động hiệu quả theo một lộ trình công việc tối ưu để đạt được các mục tiêu đề ra với nguồn lực hữu hạn. Qua công cụ này, quản lý có thể phân bổ nguồn lực hiệu quả nhằm tránh xung đột tài nguyên và gia tăng hiệu quả làm việc cho nhân viên, đội nhóm và doanh nghiệp Chi tiết xem tại: https://contentviec.com/blog/17/huong-dan-dang-ky-phan-mem-quan-ly-cong-viec-mien-phi

1. 1
HƯỚNG DẪN TẢI VÀ SỬ DỤNG
PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VIỆC MIỄN PHÍ
Bạn đang gặp khó khăn trong quản lý công việc của bản thân, của thành viên trong đội
nhóm? Bạn và đội nhóm của Bạn đã chưa thể thực hiện công việc để đạt kết quả tối ưu như
mong muốn? Sếp bạn hay phàn nàn về kết quả công việc đối với bạn và đội nhóm của bạn?
Bạn và đội nhóm của mình đã gặp nhiều sự cố trong việc lập kế hoạch công việc, giao việc,
kiểm soát thời gian thực thi công việc, đặc biệt là phân bổ ngân sách cho các đầu mục công
việc? Bạn muốn thoát khỏi tình trạng này?
Bài viết này sẽ chia sẻ một công cụ chuyển đổi số rất ngầu, nó sẽ giúp bạn và đội nhóm của
bạn phát huy hết năng lực vốn có, đồng thời giúp gia tăng hiệu quả công việc
cho các bạn.
Bài viết này gồm các nội dung sau:
+ Phần mềm quản lý công việc là gì?
+ Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý công việc?
+ Các tính năng của phần mềm quản lý công việc Task – iSEO24h
+ Cách đăng ký Tài khoản sử dụng miễn phí kèm theo tài liệu hướng dẫn sử dụng
+ Các group zalo, facebook mà bạn có thể chưa biết.
NỘI DUNG CHI TIẾT
1. Phần mềm quản lý công việc là gì?
Xử lý công việc nhanh chóng, đầy đủ và chính xác, hiệu quả là điều bất kỳ ai cũng
muốn khi được giao nhiệm vụ từ cấp trên. Tuy nhiên, thực tế có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng
khiến bạn khó có thể tập trung để đảm bảo những việc này được tiến hành đúng mục tiêu đề
ra. Hơn nữa, trong các doanh nghiệp, khi phát sinh nhu cầu công việc, việc phân công công
việc có thể chồng chéo giữa các thành viên gây xung đột nguồn lực, mọi người không thể chia
sẻ, giúp đỡ khiến năng suất và hiệu quả công việc không được như kỳ vọng.
Khi đó sử dụng phần mềm quản lý công việc thông minh sẽ là giải pháp phù hợp nhất.
Về cơ bản, Phần mềm quản lý công việc là phần mềm hỗ trợ quản lý việc thực hiện công việc
của các cá nhân trong một tổ chức. Thông qua việc lập danh sách công việc, giao việc và theo
dõi tiến trình, mức độ hoàn thành của công việc.
Đây là một công cụ có chức năng lập kế hoạch chi tiết, những điều cần làm và những
công việc ưu tiên; phân bổ nhiệm vụ; chỉ định nhân sự tham gia; nhân sự quản lý dự án. Với
những tính năng đó, phần mềm này giúp người dùng lên kế hoạch, tạo quy trình, phân công
và quản lý công việc một cách dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả hơn.
C
o
n
t
e
n
t
V
i
e
c
.
c
o
m

2. 2
Phần mềm quản lý công việc có khả năng đồng bộ hóa công việc của doanh nghiệp và
các cá nhân. Khi đó mọi quy trình quản lý đều được số hóa và cho phép người dùng truy cập
dễ dàng. Nhà quản lý hoàn toàn lên kế hoạch công việc, giao việc, kiểm soát và theo dõi tiến
độ công việc của nhân viên, đồng thời nhân viên chủ động thực hiện nhiệm vụ theo đầu việc
được giao, tránh bỏ sót công việc hay hoàn thành chậm deadline.
Điều đặc biệt của loại phần mềm quản lý công việc này là nó sẽ giúp các tổ chức tiết
kiệm chi phí đầu tư vì gần như không phải chi trả bất cứ số tiền nào cho việc tải về, cài đặt và
sử dụng.
2. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý công việc?
2.1. Giúp nhà quản lý lập kế hoạch, theo dõi, giám sát tiến độ công việc
Phần mềm quản lý công việc giúp nhà quản lý có thể lập kế hoạch công việc, giao việc
đúng người, hạn chế tối đa các xung đột về nguồn lực. Qua đó giúp nhà quản lý thấy được
tổng quan công việc và dự án của tất cả bộ phận, nhân viên. Nhờ đó có thể ra quyết định và
xử lý các vấn đề phát sinh một cách kịp thời, sắp xếp phân bổ nhiệm vụ một cách hiệu quả.
Đồng thời, nhờ phần mềm nhà lãnh đạo cũng có thể đánh giá và có chế độ thưởng phạt phù
hợp với từng nhân viên.
2.2. Giúp nhân viên tối đa hiệu suất làm việc
Với những tính năng như: lên kế hoạch chi tiết công việc, cơ chế nhắc nhở và tổng kết,..
phần mềm giúp các nhân viên nhìn thấy được công việc của mình, giảm thiểu tình trạng chậm
deadline hay bỏ sót những công việc quan trọng. Qua phần mềm quản lý công việc, mỗi cá
nhân sẽ biết đâu là công việc ưu tiên, công việc nào cần thực hiện trước để từ đó tính toán và
sắp xếp được thời gian làm việc hiệu quả. Bên cạnh đó, mỗi khi có chỉ thị hoặc công việc
được giao từ quản lý thì nhân viên sẽ nhận được thông báo từ phần mềm ngay tức thì, từ đó
giúp nhân viên đáp ứng ngay được yêu cầu của quản lý và giúp đội nhóm hoàn thành công
việc được giao đúng tiến độ.
Trong quá trình làm việc, nếu gặp vấn đề, nhân viên có thể trao đổi trực tuyến với đồng
đội hoặc với quản lý thông qua module chat trực tuyến trên hệ thống. Với cơ chế này thì toàn
đội nhóm có thể hoạt động, làm việc ở mọi lúc, mọi nơi.
2.3. Phân quyền tác nghiệp rõ rang đến từng đối tượng thành viên
Phần mềm quản lý công việc phân quyền rõ rang cho các thành viên, cụ thể:
+ Người quản lý công việc (hay người quản lý dự án) sẽ có toàn quyền quản lý công việc,
nhiệm vụ, dự án đó;
+ Thành viên: Thành viên nào được chỉ định cho công việc, nhiệm vụ, dự án nào thì mới có
quyền tác nghiệp đối với công việc, nhiệm vụ, dự án đó. Thành viên sẽ bị hạn chế quyền đối
với từng tác vụ bởi Người quản lý công việc; Thành viên hoàn toàn có thể tương tác với nhau
C
o
n
t
e
n
t
V
i
e
c
.
c
o
m

3. 3
trên hệ thống nhưng không thể tương tác được với Khách hàng. Chỉ có Người quản lý mới có
thể tương tác được với Khách hàng;
+ Khách hàng: Chỉ được phép tham gia các Dự án, Nhiệm vụ do người quản lý giao. Thông
thường họ tham gia vào để nắm bắt tiến độ công việc mà đội nhóm của Người quản lý thực
hiện, qua đó họ sẽ có những đóng góp hoặc ý kiến với Người quản lý để quá trình thực hiện
công việc được hiệu quả hơn. Khách hàng sẽ bị hạn chế quyền tùy theo quyết định của Nhà
quản lý. Đặc biệt, Khách hàng và Thành viên không thể liên hệ được với nhau qua: Chat trực
tuyến, Nhắn tin Sms, Gọi điện, Chat Zalo;
2.4. Lưu trữ và quản lý tài nguyên hiệu quả
Mọi dữ liệu liên quan đến công việc đều được cập nhật và lưu trữ trên phần mềm ứng
với mỗi nhiệm vụ. Điều này giúp nhân viên dễ dàng nhìn thấy công việc của mình, đồng thời
nhà quản lý cũng nhanh chóng đánh giá được tiến độ công việc của mọi phòng ban. Ngoài ra,
với tính năng bảo mật dữ liệu, phần mềm quản lý công việc còn giúp ngăn chặn rủi ro bị thất
lạc hoặc đánh cắp những thông tin qua trọng của doanh nghiệp.
2.5. Quản lý Khách hàng, Chi phí và Doanh thu
Trong quá trình xử lý công việc, dự án sẽ phát sinh các giao dịch thanh toán với khách
hàng hoặc với nhà cung cấp có liên quan. Vì vậy Phần mềm quản lý công việc có thêm chức
năng quản lý các khoản chi phí và các khoản doanh thu từ việc thanh toán tiền thực hiện công
việc, dự án theo tiến độ đề ra.
Qua module này, nhà quản lý sẽ nắm bắt được dòng tiền chảy như thế nào để có hướng
phân bổ nguồn lực tài chính cho phù hợp.
3. Các tính năng chính của phần mềm quản lý công việc miễn phí Task – iSEO24h
3.1. Giao diện làm việc của Phần mềm quản lý công việc miễn phí Task – iSEO24h
C
o
n
t
e
n
t
V
i
e
c
.
c
o
m

4. 4
Giao diện Phần mềm Quản trị Công việc – Nguồn: HoangQuocUy.com
3.2. Các tính năng của phần mềm quản lý công việc miễn phí Task – iSEO24h
3.2.1. Bảng điều khiển
Dự án là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiện trong một
khoảng thời gian có hạn, với những nguồn lực đã được giới hạn; nhất là nguồn tài chính có
giới hạn để đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, làm thỏa mãn nhu cầu của đối tượng mà
dự án hướng đến (theo Wikipedia).
C
o
n
t
e
n
t
V
i
e
c
.
c
o
m

5. 5
Bảng điều khiển là nơi hiển thị Tổng số dự án, nhiệm vụ, chi phí, thành viên, khách
hàng. Nó hiển thị tổng quan về nhiệm vụ và bảng chấm công cho một tuần liên tục dựa trên
biểu đồ trực quan. Bạn có thể kiểm tra trạng thái của các dự án khác nhau và cũng có thể duy
trì danh sách việc cần làm. Bạn cũng có thể quản lý các dự án và nhiệm vụ còn hạn hàng đầu
của mình trên trang tổng quan thông qua một cú nhấp chuột đơn giản sẽ chuyển hướng bạn
đến trang chi tiết.
3.2.2. Quản lý dự án
Module dự án cho phép bạn xem các dự án của mình ở chế độ xem lưới và danh sách.
Nó cho phép bạn lọc các dự án thông qua các tùy chọn khác nhau. Tùy chọn được gắn cờ cho
phép bạn tìm kiếm các dự án dựa trên trạng thái của chúng. Cũng cho phép bạn mời các thành
viên tham gia các dự án khác nhau.
Bên cạnh đó, bạn có thể chỉ định tên, mô tả và ngày tháng của dự án. Bạn có thể tải lên
hình ảnh dự án và thay đổi trạng thái của dự án một cách dễ dàng. Bạn cũng có thể quản lý
tiến độ dự án và nhiệm vụ thông qua mục nhập thủ công. Cài đặt bổ sung cho phép bạn chỉ
định ngân sách, giờ và thẻ. Bạn có thể thêm ký hiệu tiền tệ của mình để ước tính ngân sách.
Giai đoạn Nhiệm vụ cho phép bạn thêm và xóa các giai đoạn nhiệm vụ. Quản lý các thông
báo dự án khác nhau thông qua các cài đặt đơn giản.
3.2.2.1. Tính năng dự án
Bạn nhận được thông tin chi tiết về từng dự án khi chọn nó. Bạn có quyền truy cập vào
bản tóm tắt ngắn gọn thông qua hiển thị thống kê các nhiệm vụ đã đạt được, chi phí, số ngày
còn lại, nhiệm vụ đang mở, các mốc đã đạt được, người dùng được chỉ định, số giờ đã phân
bổ và thời gian đã sử dụng. Trong ngắn hạn mọi chi tiết của một dự án. Bạn có thể thêm
người dùng mới và quản lý quyền của họ. Tab xem các cột mốc cho phép bạn xem, chỉnh sửa
và xóa các chi tiết cột mốc. Bạn có thể tải xuống các tệp đã được thêm cho các nhiệm vụ và
xem nhật ký hoạt động của dự án cụ thể.
3.2.2.2. Tạo và quản lý Nhiệm vụ/Công việc
Các Nhiệm vụ/Công việc được quản lý thông qua Bảng Kanban, Với Kanban, bạn có
thể thả và kéo các Nhiệm vụ/Công việc tùy theo trạng thái hoàn thành của chúng. Bạn có thể
thêm và xem các nhận xét, tệp đính kèm và danh sách kiểm tra cho mỗi Nhiệm vụ/Công việc.
Bạn có thể thêm một Nhiệm vụ/Công việc mới bằng cách gán tên, giờ ước tính, người dùng
và ngày cho nó. Bạn có thể chọn mốc thời gian và mức độ ưu tiên cho từng nhiệm vụ cho
phép bạn quản lý dòng thời gian của mình một cách dễ dàng.
3.2.2.3. Tính năng biểu đồ Gantt trong chi tiết dự án
C
o
n
t
e
n
t
V
i
e
c
.
c
o
m

6. 6
Biểu đồ Gantt hiển thị trạng thái của các nhiệm vụ theo quý ngày, nửa ngày, hàng ngày,
hàng tuần và hàng tháng. Qua đó giúp Người quản lý, thành viên, khách hàng dễ dàng theo
dõi tiến độ thực hiện dự án.
3.2.2.4. Thời gian biểu
Bạn có thể quản lý bảng chấm công của từng dự án bằng cách thêm công việc. Điều này
sẽ đảm bảo hoàn thành dự án đúng thời hạn và bạn biết được những người dùng nào đã làm
việc bao nhiêu thời gian cho mỗi nhiệm vụ và thu nhập tương ứng của từng thành viên.
3.2.2.5. Ứng dụng máy tính để bàn để theo dõi giờ dự án
Bạn có thể theo dõi thời gian dành cho bất kỳ dự án nào và nhiệm vụ/công việc của dự
án đó bằng cách khởi động bộ đếm thời gian. Ngoài ra, bạn có thể tùy chỉnh cài đặt để tạo ảnh
chụp màn hình tự động của trình theo dõi đang chạy trong một khoảng thời gian cụ thể. Bạn
có thể đặt từ tối thiểu một phút cho khoảng cách thời gian của ảnh chụp màn hình. Ngoài ra,
bạn có thể kiểm tra ảnh chụp màn hình và xóa những ảnh không cần thiết và không phù hợp
nếu cần.
3.3. Quản lý các Nhiệm vụ/Công việc
Qua module này, bạn có thể tìm kiếm các nhiệm vụ thông qua các lựa chọn thay thế có
sẵn. Bạn cũng có thể lọc các nhiệm vụ dựa trên mức độ ưu tiên và ngày đến hạn của chúng.
Mỗi nhiệm vụ sẽ đưa bạn đến một bảng Kanban nơi bạn có thể quản lý chúng thông qua tùy
chọn kéo và thả.
3.4. Quản lý Thành viên và Khách hàng
Với Module này, bạn có được thông tin chi tiết về bảng chấm công, nhiệm vụ, kỹ năng,
dự án, tệp đính kèm, nhiệm vụ đến hạn và chi tiết trên mạng xã hội của người dùng trong một
trang. Có thể truy cập dễ dàng trực quan bằng hình ảnh về bảng chấm công của mỗi người
dùng.
3.5. Quản lý Chi phí
Module này giúp bạn tạo mới và quản lý chi phí liên quan đến từng dự án. Bạn cũng có
thể tải tệp đính kèm ứng với hóa đơn hoặc chứng từ ứng với mỗi khoản chi phí này.
3.6. Lịch
Module này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về các Nhiệm vụ/Công việc được
sắp xếp dựa trên mức độ ưu tiên và ngày đến hạn của chúng.
3.7. Chat trực tuyến
Module này sẽ giúp thành viên trong một Dự án có thể trao đổi trực tuyến với nhau để
cùng giải quyết công việc cho hiệu quả hơn. Module chat trực tuyến dễ truy cập và sử dụng,
giúp bạn liên lạc trực tiếp và thường xuyên với cấp dưới và cấp trên.
3.8. Module Họp trực tuyến Zoom
C
o
n
t
e
n
t
V
i
e
c
.
c
o
m

7. 7
Module này cho phép Người quản lý thiết lập các thông số cho các Phòng họp Zoom.
Những thành viên có quyền sẽ truy cập vào phòng họp Zoom tương ứng để họp bàn cách giải
quyết công việc thông qua ứng dụng Zoom đang rất thịnh hành.
3.9. Tích hợp Slack, Telegram
Việc tích hợp Phần mềm quản lý công việc với Ứng dụng Slack giúp bạn nhận thông
báo ngay lập tức về các hoạt động của công. Với sự trợ giúp của Module này, bạn có thể hiểu
rõ hơn về các hành động chính thông qua các kênh cụ thể như khi chúng được thực hiện. Nó
cũng giúp bạn lên lịch các tin nhắn cho các ngày trong tương lai. Việc sửa sai cũng không
phải là vấn đề đáng lo ngại.
Việc Tích hợp Phần mềm quản lý công việc này với Telegram sẽ giúp bạn có thể nhận
được thông báo về các hành động được thực hiện liên quan đến bất kỳ điều gì mà bạn quan
tâm thông qua ứng dụng Telegram. Theo dõi các công việc đang thực hiện một cách trơn tru
với tính năng này.
4. Cách đăng ký Tài khoản sử dụng miễn phí kèm theo tài liệu hướng dẫn sử dụng
Sau khi hoàn tất quá trình đăng ký theo Form dưới đây, Bạn sẽ nhận được Thông tin tài
khoản, Phần mềm quản lý Công việc miễn phí Task – iSEO24h và tài liệu hướng dẫn sử dụng
thông qua một email mà hệ thống tự động gửi cho bạn.
Group Zalo nơi trao đổi về cách sử dụng Phần mềm Quản lý công việc Task – iSEO24h,
Bạn có thể tham gia ngay theo link: https://zalo.me/g/agjsoi194
5. Các Group Zalo, Facebook chuyên môn mà có thể bạn quan tâm
Dưới đây là danh sách các Group Zalo, Facebook chuyên môn mà có thể bạn chưa biết.
Hãy gia nhập Group phù hợp với bạn để gia tăng các cơ hội học hỏi kiến thức chuyên môn và
mở rộng mối quan hệ.
CÁC GROUP MÀ BẠN CÓ THỂ QUAN TÂM
1. Công cụ hỗ trợ Content & SEO: https://zalo.me/g/tbnolu453
2. Tài liệu marketing thực chiến: https://zalo.me/g/pfazey369
3. Hỏi đáp Marketing: https://www.facebook.com/groups/2005621199666286
4. Tự học Email marketing: https://zalo.me/g/dzriep674
5. Việc làm Content, Marketing online Zalo: https://zalo.me/g/arvhlz553
6. Nhóm SMS Marketing Việt nam: https://smsmarketingvietnam
7. Nhóm Digital Marketing 4.0: https://fb.com/groups/DigitalMarketingPro40
C
o
n
t
e
n
t
V
i
e
c
.
c
o
m

8. 8
8. Nhóm Sinh viên Marketing: https://fb.com/groups/congdongsinhvienmarketing
9. Tuyển dụng Content: https://fb.com/groups/tuyendungcontentseomarketingonline/
C
o
n
t
e
n
t
V
i
e
c
.
c
o
m