1. Project Assurance
Tomáš Hauser
Prosazení a realizace každého jednotlivého projektu probíhá vždy v
reálném, dynamicky se měnícím prostředí a souběžně s dalšími, ne vždy
ideálně sladěnými aktivitami a projekty.
Exekutivní vlastník (business sponzor) projektu je postavený před
výzvu - nejen vybrat a smluvně zabezpečit dodávku potřebného řešení;
jeho úkolem je také zajistit pro ‚svůj projekt‘ efektivní projektové
prostředí, prostředky a součinnost vlastní organizace i dalších
kooperujících a řešením ovlivněných partnerů.
I při zvládnutém přenesení smluvní odpovědnosti na dodavatele zůstává
exekutivnímu vlastníku interní odpovědnost za naplnění ‚business
záměru‘ projektu a tedy i povinnost průběžně se ujišťovat, že projekt
stále probíhá korektně a že směřuje k žádoucím cílům.
Výkonné zajištění této odpovědnosti může být časově náročné a může
klást nároky na specifické dovednosti v projektovém řízení i ve
specifických obchodních a technických oblastech. Naštěstí výkon této
odpovědnosti může být účinně a v žádoucím rozsahu delegovaný.
Jak můžeme pomoci?
Se svými zkušenostmi a dovednostmi Vám nabízíme specifické
expertní služby pro zajištění projektu.
Tyto služby zahrnují:
Project assurance – zajištění průběžného dohledu nad
projektem, včetně vyhodnocování jeho stavu, průběhu a
směřování a předkládání příslušných doporučení pro
exekutivního vlastníka a řídící orgány projektu, které se
týkají zajištění korektního průběhu a výstupů z projektu.
Odpovědnosti project assurace jsou stručně a v obecné rovině
popsány např. zdei.
Byla Vám svěřena
exekutivní
odpovědnost za
významný projekt, na
jehož výsledku závisí
obchodní cíle Vaší
organizace i Vaše
osobní hodnoceni.
Tušíte a víte, že
samotné zadání
projektu interně, nebo
externě „na klíč“ ještě
nemusí být zárukou,
že projekt skončí
úspěšně.
Rozhodně nechcete
oslabit závazek
dodavatelské
organizace vůči
projektu, ani
samostatnost
projektového
manažera při
rozhodování v rámci
svěřených kompetencí.
Potřebujete ale mít
projekt stále pod
kontrolou a mít
možnost do něj
v případě potřeby včas
a skutečně účinně
exekutivně zasáhnout.
2. Project Assurance
Hauser, Tomas 1
Projekt Assurance
V roli Project Assurace přinášíme potřebnou, od dodavatelů nezávislou expertízu
v oblastech analýzy potřeb a zajištění prostředí pro projekt, odhadu reálné využitelnosti potřebných
i navrhovaných kapacit a vhodnosti řešení ve vztahu k ‚business case‘ projektu, dopadů řešení do
stávajících procesů a organizace zadavatele a přijetí změn budoucími uživateli.
V této působnosti spolupracujeme vždyse všemi rozhodujícími účastníky projektu a účinně je
podporujeme; nenahrazuji však výkonné vedení ani dodavatele a nepřebírám jejich odpovědnost.
Našim cílem je zejména:
podpořit řízenou a kooperativní spolupráci mezi dodavateli a zákazníkem, vč. zapojení
klíčových osob a zajištění efektivity interní a externí komunikace na projektu;
zajistit stálý dohled nad směřováním projektu ke splnění jeho účelů a naplnění „Business Case“;
bdít nad ‚vitalitou‘ projektu, tj. jeho shodou s určeným rozsahem, standardy a rámci, včetně
standardů pro zajištění a ověření procesní kvality a kvality výstupů.
Tyto aspekty musí být sledovány v celém průběhu projektu tak, aby bylo zřejmé, že projekt zůstává
konzistentní a je ve shodě s obchodními potřebami zadavatele, specificky pak, že každá událost či
externí změna s potencionálním dopadem na validitu projektu je vždy, včas a efektivně ošetřená.
Zajištění projektu se vždy nutně dotýká všech hlavních ‚zájmů‘ zastoupených v řídícím výboru
projektu – tedy nejen business vlastníka, ale i cílových uživatelů a dodavatelů, resp. podporovatelů
a budoucích provozovatelů řešení. Ve specifických aspektech pak i podnikové projektové kanceláře,
projektového PM boardu, funkčního a finančního kontrolingu, orgánů bezpečnostního a
kvalitativního auditu a dalších stran.
Vůči jednotlivým hlavním zájmům můžeme v roli Project Assurance pokrývat výkon následujících
jejich odpovědností např. takto:
Business Assurance
Jde o podporu exekutivního sponzora projektu, který je vždy odpovědný za celkové obchodní a
organizační zajištění projektu, dosažení cílů a splnění samozřejmých očekávání a že projekt bude
dokončen ve stanovených časových a rozpočtových rámcích.
Naše úkoly jsou zpravidla následující:
sledovat a validovat naplňování Business Case vůči externím událostem a průběhu projektu,
zjišťovat, zda je projekt stále ve shodě se strategií zadavatele,
monitorovat peněžní toky, platby dodavatelům a náklady projektu,
monitorovat obchodní a projektová rizika a zajišťovat nad nimi kontrolu,
3. Project Assurance
Hauser, Tomas 2
registrovat a vyhodnocovat změn a odchylek projektu oproti plánu a jejich dopady,
vyhodnocovat dopady nastalých nebo potenciálních externích ovlivnění a rizik projektu na
Business Case, plán a rozpočet projektu a navrhovat účinná protiopatření.
User Assurance
Smysl účasti seniorních zástupců uživatelů v řídících orgánech projektu spočívá v jejich průběžném
ujišťování se, že dopady řešení projektu na koncové uživatele zůstávají stále ve shodě s jejich
potřebami a očekáváními.
Pro jejich podporu plníme zpravidla tyto úkoly:
sledovat a reportovat v projektu o všech důležitých aspektech, které se dotýkají budoucích
uživatelů,
v rozsahu své působnosti zajišťovat kooperativní komunikaci s uživateli a zastupovat jejich
zájmy na projektu,
spolupracovat při analytických a návrhových pracích s dodavatelem na straně uživatelů,
zajišťovat, že uživatelské požadavky a specifikace jsou předkládány jako úplné, konkrétní a
jednoznačné, odsouhlasené uživateli,
zajišťovat, že jakékoliv změny v projektu jsou vyhodnocovány také s ohledem na zájmy
uživatelů a jsou jimi odsouhlasené,
aktivně se účastnit, zastupovat nebo podporovat uživatele při plánování, přípravě a výkonu
prověrek kvality procesů a dílčích výstupů v projektu,
v rozsahu své působnosti se účastnit, zastupovat nebo podporovat uživatele v rámci
uživatelských akceptačních testů.
Supplier Assurance
Externí, ale interní dodavatelé řešení a služeb odpovídají plně za zajištění dodávek jednotlivých částí
řešení a příslušných součinností.
Jako konzultanti v roli Project Assurance s příslušnou technickou kompetencí můžeme být pověření
také výkonem některých z následujících aktivit:
zajistit, že zadávání práce obsahuje vždy odkazy k nezbytným nebo žádoucím (projektovým
a technickým) standardům a že tyto standardy jsou v průběhu projektu průběžně a korektně
naplňovány,
v rozsahu své působnosti se vyjadřovat (navrhovat nebo stanovovat) a verifikovat dosažení
vhodných kvalitativních a akceptačních kritérií,
vyjadřovat se (navrhovat nebo stanovovat) a verifikovat splnění parametrů pro budoucí
provoz a údržbu řešení dodávaných projektem,
4. Project Assurance
Hauser, Tomas 3
verifikovat bezpečnostní požadavky zejména s ohledem na požadovanou úroveň
zabezpečení, integritu řešení a technickou splnitelnost a verifikovat jejich naplnění,
sledovat a vyhodnocovat věcný vývoj a postup na projektu, sledovat zaznamenané problémy
a konzultovat s projektovými manažery dodavatele potenciální nebo nastalé odchylky
od plánů nebo standardů projektu,
účastnit se prověrek kvality v žádoucím / možném rozsahu a zajistit adekvátnost a efektivitu
použitých postupů a technik,
vyhodnocovat dopady všech odchylek, včetně odchylek reportovaných z návazných nebo
souvisejících projektů,
vyhodnocovat dopady navrhovaných změn a v rozsahu své působnosti se vyjadřovat,
(navrhovat nebo schvalovat) RFCs, Off-Specifications a další změnové dokumenty týkající se
rozsahu projektu.
Věříme, že správně zvolené zajištěné Vašeho projektu je pro Vás tím správným způsobem, jak dostát
Vaší odpovědnosti vůči projektu a reálně zajistit jeho korektní průběh a úspěch.
---------------------------------------------------------------
Kontakt:
Tomáš Hauser
email : tomas.hauser@email.cz
mobil: 737 217 342
i http://it.toolbox.com/blogs/sap-library/responsibilities-of-project-assurance-in-prince2-project-management-
28676
