PENGANTAR ILMU ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN.ppt

PENGANTAR ILMU ADMINISTASI DAN
MANAJEMEN
Oleh:
Drs. Maha Atma Kadji, M.SI

Pertemuan Pertama:
PENGERTIAN DASAR ADMINISTRASI
• Kompetensi Umum:
Memahami konsep-konsep dasar dan ruang lingkup
administrasi.
• Kompetensi Khusus:
Mendeskripsikan pengertian, peranan, dan sejarah
perkembangan administrasi, komponen serta alur
pemikiran pendalaman administrasi

1. Arti Administrasi
Administrasi dapat dibedakan dalam 2 pengertian:
• Arti sempit
• Arti Luas

Administrasi dalam arti sempit:
• Berasal dari kata administratie (bahasa Belanda) yang
artinya meliputi kegiatan: catat-mencatat, surat-
menyurat, pembu-kuan ringan ketik-mengetik, agenda
dan sebagainya yang bersifat teknis ketata-usahaan
(clerical work).
• Administrasi (sempit) = Tata Usaha
• Tata Usaha adalah bagian kecil kegiatan dari pada
Administrasi (luas).

a. White : “Administration is a process common to all group
effort, public or private, civil or military, large scale or
small scale.” (Administrasi adalah suatu proses yang
pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok,
negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar
atau kecil).
b. Simon, dkk, : “Administration as the activities of groups
cooperating to accomplish common goals.” (Administrasi
sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan kerja
sama untuk menyelesaikan tujuan bersama).
Administrasi dalam arti luas berasal dari kata
Administration (bahasa Inggris).

c. Newman: “Administration has been defined as the
guidance, leadership and control of the effort of a group
of individuals towards some common goal.”
(Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan,
kepemimpinan dan pengawasan dari usaha-usaha
kelompok individu-individu terhadap tercapainya tujuan
bersama).
d. Kesimpulan: Administrasi dapat didefinisikan sebagai
"keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau
lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu dalam
rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan
sebelumnya dengan memanfaatkan sarana dan
prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil
guna"

Ciri-ciri administrasi:
a. Adanya kelompok manusia, yaitu kelompok yang
terdiri atas 2 orang atau lebih;
b. Adanya kerja sama dari kelompok tersebut;
c. Adanya kegiatan/proses/usaha;
d. Adanya bimbingan;
e. Adanya tujuan.

2. Peranan Administrasi
• Pertama :
Administrasi merupakan suatu seni sekaligus sebagai proses.
• Kedua :
Administrasi memiliki unsur-unsur tertentu, yaitu: adanya dua orang
atau lebih, orangorang tersebut bekerja bersama dalam hubungan
yang sifatnya formal dan hirarkhis, adanya tujuan yang ingin
dicapai, adanya tugas-tugas yang harus dilaksanakan dan
tersedianya sarana dan prasarana tertentu.
• Ketiga :
Bahwa administrasi sebagai proses kerja sama bukanlah
merupakan hal yang baru karena administrasi sesungguhnya timbul
bersamaan dengan timbulnya peradaban manusia.

Sekian
dan Sampai jumpa pada
pertemuan berikutnya

Pertemuan kedua:
Sejarah Perkembangan
Administrasi dan Managemen
• Fase pra-sejarah yang berakhir pada tahun 1 M.,
• Fase sejarah yang berakhir pada tahun 1886, dan
• Fase modern yang dimulai pada tahun 1886 dan
yang masil berlangsung hingga sekarang ini.

Fase Pra-sejarah
1. Peradaban Mesopotamia (pemerintahan,
perdagangan, komunikasi pengangkutan sungai)
2. Peradaban Babilonia (taman gantung)
3. Mesir Kuno (papirus dan tulisan mesir kuno)
4. Tiongkok Kuno (menciptakan suatu sistem
administrasi kepegawaian yang sangat baik,
tokoh-tokohnya: KONFUSIUS, CHOW dan MO TI)
5. Romawi Kuno (dapat dipelajari dari karya-karya
ahli filsafat terkenal, CICERO, terutama dalam
dua bukunya yang masing-masing berjudul: (1) De
Officii (The Office), dan (2) De Legibus (The Law).
6. Yunani Kuno (konsep demokrasi).

Fase Sejarah (Tahun 1 M sampai
dengan 1886)
• Gelapnya sejarah dunia pada umumnya selama 15
abad pertama dari sejarah dunia modern, bidang
administrasi dan managemen pun turut mengalami
kegelapan. Kita tidak dapat mengetahui banyak
tentang perkembangan administrasi dan
managemen dalam 15 abad itu.
• Timbulnya gereja Katholik Roma telah mempunyai
pengaruh besar terhadap perkembangan teori
administrasi dan managemen. Dengan perkataan
lain, gereja Katholik Roma telah memberikan
sumbangan yang besar terhadap perkembangan
administrasi dan managemen.

Zaman Modern
Fase terakhir daripada perkembangan administrasi dan
managemen diberi nama "Fase Modern" yang ditandai oleh
lahirnya Gerakan Managemen Ilmiah yang dipelopori oleh:
• FREDERICK W. TAYLOR,
Pada tahun 1886 di Amerika Serikat, TAYLOR, sebagai seorang
sarjana pertambangan, yang bekerja pada Midvale Steel
Company di Philadelphia mulai mengadakan penyelidikan-
penyelidikan dalam rangka usahanya mempertinggi efisiensi
perusahaan dan meningkatkan produktifitas para pekerja.
• HENRI FAYOL
Seorang ahli pertambangan di Perancis, bekerja pada salah satu
perusahaan tambang di sana dan menyelamatkan perusahaan
yang nyaris hancur akibat ketidakmampuan pimpinan
perusahaan untuk menggunakan sumber-sumber yang tersedia
bagi perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Perkembangan Administrasi dan
Managemen
sebagai Ilmu Pengetahuan

Tahap-tahap Ilmu Administrasi
Secara bertahap, perkembangan Ilmu
Administrasi, sejak lahirnya hingga sekarang Ilmu
Administrasi telah melewati empat tahap, yaitu:
• Tahap Survival (1886 sampai dengan 1930),
• Tahap Konsolidasi dan Penyempurnaan (1930-
1945),
• Tahap "Human Relations-' (1945-1959),
• Tahap Behaviouralisme (1959 hingga sekarang).

Pertemuan ketiga:
Administrasi sebagai ilmu (science) dan seni
(art)
 Kompetensi Umum:
Memahami Konsep-konsep dasar dan Ruang
Lingkup Administrasi.
 Kompetensi Khusus:
Mendeskripsikan Ruang lingkup Administrasi
dan manajemen

Pertemuan ketiga:
Administrasi sebagai ilmu (science) dan seni (art)
Art (timbul bersama dengan peradaban
manusia)
Administrasi dan Manajemen
Science (sejak 1886)
Sampai sekarang

Penggolongan Ilmu Administrasi
Administrasi dapat dibedakan dalam 2
golongan yaitu:
• Administrasi Negara; dan
• Administrasi swasta/niaga

Administrasi Negara (Public
administration) yaitu kegiatan-
kegiatan/proses/usaha di bidang
kenegaraan.
• Pfiffner dan Presthus : Administrasi Negara
adalah suatu proses yang berhubungan dengan
pelaksanaan kebijaksanaan Negara.
• Dimock : Administrasi Negara adalah kegiatan
negara dalam melaksanakan
kekuasaan/kewenangan politiknya.

Administrasi Swasta/Niaga (Private/Business
Administration), yaitu kegiatan-kegiatan/proses/usaha
yang dilakukan di bidang swasta/niaga. Administrasi
Niaga” (Business Administration) dapat diartikan
sebagai kegiatan-kegiatan organisasi niaga dalam
usahanya mencapai tujuan yaitu mencari keuntungan
(profit making).”

Perbedaan Administrasi Negara
dan Administrasi Swasta/Niaga
NO ADMINISTRASI NEGARA ADMINISTRASI SWASTA/NIAGA
1 Bertujuan memberikan pelayanan yang
sebaik-baiknya kepada masyarakat (public
service ).
Bertujuan memperoleh keuntungan sebesar-
besarnya (profit motive ).
2 Dalam mencapai tujuan dilakukan
berdasarkan ketentuan/peraturan perundang-
undangan yang berlaku (legalistic
approach ).
Dalam mencapai tujuan dilakukan dengan
kebijaksanaan yang bersifat menguntungkan
(tidak sangat terikat dengan ketentuan yang
telah diterapkan).
3 Dalam kegiatannya mengutamakan kebenaran
sesuai dengan prosedur yang telah
ditentukan (birokrasi – bureaucracy ).
Tidak selalu terikat dengan prosedur yang
berlaku, tetapi mengutamakan hasil yang
dicapai.
4 Cara kerjanya dianggap kurang efisien
(inefficient ).
Cara kerjanya sangat efisien (efficient ).
5 Bersifat monopolistik karena mengutamakan
kepentingan umum (no competition ).
Dalam kegiatannya bersaing bebas (free
competition ).
6 Dalam kegiatannya ditujukan bagi
kepentingan kesejahteraan rakyat banyak
(social welfare ), misalnya pembuatan
jalan/jembatan, pengairan, kesehatan, dan
lain-lain.
Dalam kegiatannya tidak mempertimbangkan
kepentingan kesejahteraan rakyat tetapi
memperhitungkan kepentingan kesejahteraan
individu atau kelompok.

Perbedaan dan Kesamaan Arti
Pendapat yang menyamakan arti
Administrasi dan Managemen:
 Newman : tidak membedakan antara
administrasi dan managemen.
 Dimock : Administrasi atau managemen
adalah suatu pendekatan yang terencana
terthadap permecahan semua masalah yang
kebanyakan terdapat pada setiap individu
atau kelompok baik negara atau swasta.

Pendapat yang membedakan arti administrasi dan
managemen:
 Farland : Administrasi ditujukan terhadap penentuan
tujuan pokok dan kebijaksanaannya, sedangkan
managemen ditujukan terhadap pelaksanaan
kegiatan dengan maksud menyelesaikan/mencapai
tujuan dan pelaksanaan kebijaksanaan.
 Ordway Tead : Administrasi adalah suatu proses dan
badan yang bertanggung jawab terhadap penentuan
tujuan, di mana organisasi dan managemen
digariskan.
 Menurut Ordway Tead : administrasi sebagai suatu
proses dan badan yang bertanggung jawab terhadap
penentuan tujuan, di mana organisasi dan
managemen digariskan, di sini sifatnya menentukan
garis besar daripada suatu kebijaksanaan dan
pemberian pangarahan (general policies), sedangkan
pada managemen, prosesnya ialah bagaimana secara
langsung kegiatan-kegiatan itu dilakukan untuk
merealisasikan suatu tujuan, dengan mengatur
tindakan-tindakan agar dapat tercapai tujuan itu.

Pendapat yang menyatakan hubungan antara
Administrasi, Organisasi dan Manajemen
• Qrdway Tead dan Dalton Mc. Farland: Administrasi
terdiri atas Organisasi dan Managemen.
• Dimock & Koenig: Inti daripada Managemen ialah
kepemimpinan (leadership is the key to management).
• Kepala/pimpinan mempunyai tanggung jawab dalam
proses pengambilan keputusan (decision making
process). Oleh karena itu dikatakan bahwa inti
daripada kepemimpinan ialah pengambilan keputusan.
• Selanjutnya dalam proses pengambilan keputusan,
yang perlu dipertimbangkan pimpinan ialah hubungan
antar manusia (human relation), oleh karena itu
dikatakan bahwa inti daripada pengambilan keputusan
ialah hubungan antara manusia (Human relation)

1
2
3
4
5
6
l. Administrasi
2. Organisasi
3. Managernen.
4. Kepemimpinan
5. Pengambilan Keputusan
6. Hubungan antar manusia

Pertemuan keempat:
Kecakapan administratif/managemen dan teknis
(administrative/managerial skill dan technical skill)
Henry Fayol:
Setiap tingkatan managemen, yaitu baik pada
pimpinan tingkat atas (top management), pimpinan
tingkat menengah (middle management), maupun
pada pimpinan tingkat bawah (lower management)
mempunyai beban tugas yang berbeda dalam
penyelesaian pekerjaan.

Perbedaan-perbedaan antara
ilmiah dan yang Non-Ilmiah

No Perbedaan Ilmiah Non Ilmiah
1
2
3
4
Filsafat yang dianut
Approach yang dipergunakan
Metode kerja
Cara bekerja
people centered
approach “efficiency and
economy” -pelaksanaan tugas
yang efisien dan ekonomis
metode kerja yang sistematis
dalam bentuk sistem dan pro-
sedur kerja yang sederhana dan
sesuai dengan kebutuhan,
proses pengambilan keputusan
yang didasarkan atas data-data
yang up to date, lengkap dan
dapat dipercayai, penempatan
orang yang sesuai dengan
bakat dan keahliannya (the
right man in the right place)
struktur yang sederhana dan
saluran komunikasi yang
bersifat fourway trafic (vertikal
dengan dua arah dan horizontal
dengan dua arah pula).
cara yang revolusioner dan
cepat
job centered
efektifitas; tercapainya
tujuanlah yang terpenting tidak
perduli pengorbanan yang
diberikan.
metode kerja yang tidak
sistematis dan cara bekerja
sering didasarkan kepada
”sistem” coba-coba (trial and
error) yang sering
mengakibatkan kesalahan,
kekeliruan, salah perhitungan
dan pemborosan.
cara-cara yang tradisional,
kurang daya cipta serta lamban

Pertemuan kelima:
PENDAPAT-PENDAPAT TENTANG
ADMINISTRASI DAN MANAGEMEN
Mendeskripsikan dan memahami Konsep-konsep
dasar perkembangan Ilmu Administrasi, Ruang
Lingkup Administrasi, Proses dan Fungsi
administrasi, Interaksi Administrasi dengan
Lingkungan, serta Hubungan Administrasi dengan
Organisasi.
Mendeskripsikan pengertian, peranan, dan sejarah
perkembangan Administrasi, Komponen serta Alur
pemikiran pendalaman Administrasi

Pendapat-pendapat tentang
managemen
• Managemen sebagai suatu sistem (management
as a system). Managemen adalah suatu kerangka
kerja yang terdiri dari berbagai bagian/komponen
yang secara keseluruhan saling berkaitan yang
diorganisasi sedemikian rapa dalam rangka
mencapai tujuan organisasi.
• Managemen sebagai suatu proses (management
as a process). Managemen adalah serangkaian
tahap kegiatan yang diarahkan pada pencapaian
suatu tujuan dengan pemanfaatan semaksimal
mungkin sumber-sumber yang ada.
• Managemen sebagai suatu fungsi (management
as a function). Managemen mempunyai kegiatan-
kegiatan tertentu yang dapat dilakukan sendiri-
sendiri tanpa menunggu selesainya kegiatan yang
lain, sekalipun kegiatankegiatan yang satu dan
lainnya sating berkaitan dalam rangka
pencapaian tujuan organisasi.

• Managemen sebagai suatu ilmu pengetahuan
(management as a science). Managemen adalah suatu ilmu
yang bersifat inter-disipliner dengan menggunakan
bantuan ilmu-ilmu sosial, filsafat dan matematika.
• Managemen sebagai kumpulan orang (management as
people/group of people). Managemen dipakai dalam arti
kolektif untuk menunjukkan jabatan kepemimpinan di
dalam organisasi, misalnya: kelompok pimpinan atas,
kelompok pimpinan tengah dan kelompok pimpinan bawah.
• Managemen sebagai kegiatan yang terpisah (management
as a separate activity). Managemen mempunyai kegiatan
tersendiri, jelas terpisah daripada kegiatan teknis lainnya.
• Managemen sebagai suata profesi (management as a
profession). Managemen mempunyai bidang pekerjaan
atau bidang keahlian yang tertentu. Seperti halnya bidang-
bidang lain, misalnya: Profesi di bidang kedokteran, profesi
di bidang hukum, profesi di bidang perpajakan, dan
sebagainya.

Definisi Managemen
• H. Koontz & O'Donnel, dalam
bukunya: "Principles of
Management", mengemukakan :
"Management involves getting things
done through and with people")
(Managemen berhubungan dengan
pencapaian sesuatu tujuan yang
dilakukan melalui dan dengan orang-
orang lain).

• Dr. R. Makharita, expert PBB yang
diperbantukan pada kantor Pusat Lembaga
Administrasi Negara dari tahun 1977-1980
memberikan definisi sebagai berikut:
Managemen adalah pemanfaatan sumber-
sumber yang tersedia atau yang berpotensial
di dalam pencapaian tujuan).
• Management resources (sumber/sarana
management), ialah: orang (man), uang
(money), material (material), peralatan/mesin
(machine), metode (method), waktu (time),
dan prasarana lainnya, yaitu tanah, gedung,
alat angkutan dan sebagainya.

• Ir. Tom Degenaars, expert PBB yang
diperbantukan pada Lembaga Administrasi
Negara, tahun 1978-1979 memberikan
definsi sebagai berikut: Managemen sebagai
suatu proses yang berhubungan dengan
bimbingan kegiatan kelompok dan
berdasarkan atas tujuan yang jelas yang
harus dicapai dengan menggunakan
sumber-sumber tenaga manusia dan bukan
tenaga manusia.

• Georfe R. Terry daIam bukunya: "Principles
of Management", memberikan definisi
sebagai berikut: "Managemen adalah suatu
proses yang dibeda-bedakan atas:
perencanaan, pengorganisasian,
penggerakan pelaksanaan dan pengawasan,
dengan memanfaatkan baik ilmu maupun
seni, agar dapat menyelesaikan tujuan yang
telah ditetapkan sebelumnya.

Beberapa pendapat ahli tentang
unsur manajemen/administrasi
1. William H. Newman : Pekerjaan seorang
Administrator/Manager dapat dibagi dalam 5 proses
(dengan akronim POASCO) yaitu:
(1) Perencanaan (Planning).
(2) Pengorganisasian (Organizing).
(3) Pengumpulan sumber (Assembling resources).
(4) Pengendalian kerja (Supervising).
(5) Pengawasan (Controlling).
2. Dalton E. Mc. Farland : ”Fungsi daripada Pimpinan" terdiri
dari 3 fungsi, (dengan akronim POCO) yaitu:
(I) Perencanaan (Planning);
(2) Pengorganisasian (Organizing)

3. F.W. Taylor : terdiri dari 3 fungsi dengan akronim
(PDO) yaitu:
(1) Perencanaan (Planning)
(2) Pembinan kerja (Directing)
(3) Mengatur pekerjaan (Organizing work).
Menurut Taylor di dalam Directing ini sudah tercakup
fungsi Supervising dan Controlling seperti
dikemukakan oleh William H. Newman.
4. H. Koontz & O’Donnell : terdiri dari 5 fungsi dengan
akronim (POSDICO) yaitu:
(1) Perencanaan (Planning);
(2) Pengorganisasian (Organizing);
(3) Penyusunan pegawai (Staffing);
(4) Pembinaan kerja (Directing);

5. Luther Gulick, terkenal dengan akronim POSDCORB :
(3) Penyusunan pegawai (Staffing);
(4) Pembinaan kerja (Directing);
(5) Pengkoordinasian (Coordinating);
(6) Pelaporan (Reporting);
(7) Anggaran (Budgeting).
6. George Terry dengan akronim POAC:
(3) Penggerakan Pelaksanaan (Actating);
7. John F. Mee, dengan akronim POMCO :
(3) Pemberian motivasi (Motivating);

Pertemuan Keenam:
PERKEMBANGAN ILMU
ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN
Memahami perkembangan Ilmu Administrasi,
Ruang Lingkup Administrasi.
Mendeskripsikan administrasi sebagai disiplin
ilmu, pelopor dan bapak administrasi, Hubungan
dengan ilmu lain, serta interaksi dengan
lingkungan

Administrasi sebagai sesuatu disiplin
ilmiah
• Berakhirnya perkembangan administrasi
sebagai seni semata-mata ditandai oleh
lahirnya "Gerakan Managemen IImiah"
yang dipelopori oleh Frederick W. Taylor
dari Amerika Serikat dan Henry Fayol dari
Perancis, pada akhir abad XIX.
• Mereka dianggap sebagal pelopor atau
Bapak Ilmu Administrasi/Managemen.

Perbedaan analisa antara
fayol dan taylor:
• H. Fayol: Pendekatannya mendasarkan diri atas
Administrative Management (managemen administratif).
F.W. Taylor: Mendasarkan analisanya atas Operative
management (managemen operatif).
• Administrative Management ialah suatu pendekatan dari
Pimpinan atas sampai ke tingkat pimpinan yang
terbawah sekalipun, termasuk para pekerjanya.
Operative Management ialah pendekatan dari bawah ke
tingkat yang lebih atas. Titik beratnya ialah efisiensi dan
produktivitas para pelaksananya yang terdapat di tingkat
bawah.

Henry Fayol (1841 - 1925)
• Henry Fayol adalah seorang insinyur bangsa
Perancis bekerja pada industri pertambangan.
• Berdasarkan analisanya, menyimpulkan bahwa
prinsip-prinsip pokok administrasi dapat
diterapkan/dijalankan pada semua bentuk
organisasi.
• Hasil karya ilmiahnya yang utama ialah:
Administration Industrielle et Generale (General
and Industrial Administration).
• Setelah pensiun dalam usia 72 tahun ia
menghabiskan sisa hidupnya dengan mendirikan
pusat studi administrasi dan mencoba untuk
menerapkan ideanya pada Administrasi Negara
(public Administration) di Perancis.

4. Prinsip-prinsip umum dari
pada Administrasi
Fayol membagi prinsip-prinsip itu menjadi 14 (empat belas)
bagian yaitu:
1. Pembagian pekerjaan (division of work)
2. Kewenangan dan tanggung jawab (authority and
responsibility)
3. Disiplin (discipline)
4. Kesatuan perintah (Unity of Command)
5. Kesatuan arah/tujuan (Unity of direction)
6. Mendahulukan kepentingan umum di atas kepentingan
individu (Subordination of individual to general interest)
7. Penggajian (Remuniration)
8. Sentralisasi (Centralization)
9. Skala hirarkhi (Scalar chain)
10. Tata tertib (Order)
11. Keadilan (Equity)
12. Stabilitas daripada jabatan (Stability of tenure)
13. Prakarsa (Initiative)
14. Solidaritas artara sesama kawan sekerja (Esprit de corps)

D. Frederick W. Taylor (1856 - 1916)
• Tahun 1878 F.W. Taylor mulai bekerja di perusahaan
pabrik baja Midvale Steel Company sebagai pekerja
biasa.
• Karena kecakapannya setelah 2 tahun, ia diangkat
menjadi Kepala Pekerja (Gang Boss).
• Kemudian dinaikkan pangkatnya lagi menjadi
Pengawas Pekerja (foreman) pada bengkel
pemeliharaan dan perbaikan mesin.
• Tidak lama kemudian diangkat lagi menjadi
Perencana (draftsman)
• Dan akhirnya menjadi Pimpinan ahli-ahli
teknik/insinyur (chief engineer).

• Kemajuan karir yang diperoleh dalam pekerjaannya
itu disebabkan karena prestasinya dalam memajukan
perusahaan pabrik baja tersebut.
• Taylor dapat memecahkan masalah inefisiensi dalam
pekerjaan perusahaan, dan menemukan bagaimana
pekerjaan harus dilakukan agar produktivitas
meningkat.
• Berdasarkan pengalamannya di pabrik baja tersebut,
Taylor menerbitkan karya ilmiahnya yaitu:
1. Shop Management (Managemen perbengkelan) pada
tahun 1903,
2. The Principles of Scientific Management (Asas-asas
managemen ilmiah) tahun 1911; dan
3. On the art of cutting Metals (Seni memotong barang
logam).

• Gerakan Managemen Ilmiah lahir pada
tahun 1886 karena pada tahun itu Taylor
sebagai seorang Sarjana Teknik yang
bekerja pada suatu perusahaan baja di
Philadelpia mulai mengadakan penyelidikan-
penyelidikan dalam rangka usahanya
meningkatkan efisiensi perusahaan dan
meningkatkan produktivitas para pekerja.
• Taylor melakukan studi yang disebut
dengan "Time and motion study" untuk
mempelajari penggunaan waktu oleh kaum
buruh serta gerak-gerik mereka dalam
melaksanakan pekerjaan.
• Hasil-hasil penyelidikan yang dijalankan
Taylor kemudian ditulisnya dalam suatu
buku yang berjudul: The Principles of
Scientific Management.

Studi tentang Gerakan dan waktu
(Time and Motion Study)
• Pada tahun 1898 Taylor diminta oleh Perusahaan pabrik baja
Bethlehem untuk memajukan perusahaan tersebut yang
mengalami kemunduran.
• Pertama-tama Taylor mompelajari pekerja-pekerja yang
mengangkat besi batangan (pig-iron handler) yang harus dibawa
dan diletakkan pada gerbong kereta api (raid road car).
• Tiap besi batangan itu beratnya ± 42 kg dan tiap pekerja dapat
mengangkut + 12,5 ton sehari. Berdasarkar atas percobaan dan
analisanya, ia sampai pada suatu kesimpulan bahwa:
a. Tidak semua pekerja melakukan pekerjaannya sesuai dengan
bakatnya maka perlu diadakan pemilihan pekerja yang baik;
b. Tiap pekerja harus melakukan pekerjaannya sesuai dengan
kemampuannya maka perlu diadakan latihan terhadap pekerja
agar dapat diperbaiki metode kerjanya;
c. Untuk menjaga produktivitas kerja yang baik maka perlu diadakan
pembagian waktu bekerja dan waktu beristirahat.
d. Produktivitas kerja akan terjamin, apabila diadakan sistem
standar hasil kerja dan sistem insentif.

Penelitian pekerja pada tempat menyekop biji besi dan biji
arang batu (the Shoveling of iron ore and rice coal).
Penelitian ini juga dilakukan di Pabrik baja Bethlehem
(Bethlehem Steel Company).
Setelah diadakan percobaan terhadap beberapa pekerja
dengan menggunakan sekop yang telah ditentukan, akhirnya
F.W. Taylor sampai pada suatu kesimpulan:
a) Para pekerja perlu dipilih mana yang sesuai (berbakat)
dengan pekerjaan tersebut, dan bila perlu dipindahkan ke
lain pekerjaan.
b) Pekerja yang telah dipilih harus dilatih menggunakan alat-
alat dan perlengkapan yang diperlukan sesuai dengan
metode yang telah ditentukan.
c) Diadakan pembagian kerja, yaitu: sebagai pelaksana
pekerjaan, dan yang mencatat hasil pekerjaan.
d) Menentukan standar dari pada alat (sekop) dengan berat ±
9,5 kg dan disediakan oleh Perusahaan.

Berdasarkan atas percobaan yang
dilakukan, ternyata diperoleh hasil:
a. Perusahaan dapat mengurangi pekerja dari
jumlah ± 500 orang menjadi 140 orang.
b. Hasil kerja setiap orang meningkat sehari yaitu
dari 16 ton menjadi 59 ton
c. Biaya tiap ton dari hasil kerja (termasuk
pengeluaran tata-usaha dan alat per lengkapan)
berkurang dari 7.2 cents menjadi 3.3 cents dollar
d. Upah pekerja naik dari $ 1.15 menjadi $ 1.88
sehari.

Pokok-pokok pendapat/teori F.W.
Taylor.
• Bahwa setiap unsur pekerjaan manusia, secara ilmiah
harus dikembangkan.
• Secara ilmiah harus memilih, melatih, mendidik dan
mengembangkan para pekerja, agar sesuai dengan
bakat/kemampuannya.
• Memupuk kerjasama dalam kelompok pekerjaan masing-
masing, agar secara sadar suka melakukan pekerjaan
sesuai dengan bakat atau kemampuannya.
• Mengadakan pembagian pekerjaan dan tanggung jawab
pekerjaan antara pimpinan dan para pelaksana atau antara
manager dan pekerja. Berdasarkan atas konsep tersebut
maka dibedakan antara pekerjaan perencanaan (planning)
dan pelaksanaan pekerjaan (execution), yaitu:
perencanaan dilakukan oleh pimpinan (Manager)
sedangkan pelaksanaan dilakukan oleh para pekerja. Oleh
karena itu fungsi manager menurut F.W. Taylor, dibagi
atas: a. Perencanaan (planning), b. Pembagian kerja
(directing) dan c. Mengatur pekerjaan (organizing of work).

Kesimpulan pendapat/teori Henry
Fayol dan Frederick W. Taylor.
1. Keduanya berorientasi kepada "efisiensi" dan
"produktivitas" kerja.
2. Hasil pemikiran kedua tokoh itu merupakan dasar
utama perkembangan dan pembangunan
administrasi/managemen sebagai ilmu
pengetahuan.
3. Kedua tokoh itu telah dapat meletakkan,
landasan yang kuat untuk mengembangkan ilmu
administrasi/managemen modern untuk periode
zaman modern sekarang ini.
4. Kedua tokoh itu telah dapat membuktikan bahwa
suatu penyelenyelesaian pekerjaan baik pada
organisasi negara/swasta tidak cukup hanya
dengan pendekatan ilmu teknik saja, tetapi
mutlak diperlukan pendekatan ilmu
administrasi/managemen.
5. Akibat orientasi H. Fayol dan F.W. Taylor pada
efisiensi dan produktivitas kerja, menimbulkan
perhatian para ahli banyak menyoroti unsur

Sekian
dan Sampai jumpa pada pertemuan berikutnya

Pertemuan Ketujuh:
ORGANISASI (ORGANIZATION)
Memahami interaksi administrasi
dengan lingkungan, serta hubungan
administrasi dengan organisasi.
Mendeskripsikan hubungan administrasi
dengan organisasi

Arti dan definisi Organisasi
Arti Organisasi:
• Organisasi bersifat statis:
Sekedar hanya melihat strukturnya. Organisasi adalah wadah
(wahana) kegiatan daripada orang-orang yang bekerjasama
dalam usahanya mencapai tujuan. Dalam wadah kegiatan itu
setiap orang harus jelas tugas, wewenang dan
tanggungjawabnya, hubungan dan tatakerjanya.
• Organisasi bersifat dinamis:
Dalam pengertian ini Organisasi dilihat daripada sudut
dinamikanya, aktivitas tindakan daripada tata hubungan
yang terjadi dalam organisasi itu, baik yang bersifat formal
maupun yang bersifat informal, misalnya aktivitas tata
hubungan antara atasan dan bawahan, tata hubungan antara
sesama atasan, dan sesama bawahan. Berhasil atau
tidaknya tujuan yang akan dicapai dalam organisasi,
tergantung sepenuhnya kepada faktor manusianya.

Definisi Organisasi:
• Menurut Mc. Farland, Organisasi didefinisikan sebagai
berikut ” An organization is an identifiable group of
people contributing their efforts toward the attainment
of goals” (Organisasi adalah suatu kelompok manusia
yang dapat dikenal yang menyumbangkan usahanya
terhadap tercapainya suatu tujuan).
• Menurut Dimock, organisasi didefinisikan sebagai
berikut: "Organization is the systematic bringing
together of interdependent part to form a unified whole
through which authority, coordination and control may
be exercised to achive c given purpose.") (Organisasi
adalah perpaduan secara sistematis daripada bagian-
bagian untuk membentuk suatu kesatuan yang bulat
melalui kewenangan. koordinasi dan pengawasan
dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditentukun).

Ciri-ciri Organisasi (The Characteristics of
Organization)
Berdasarkan definisi organisasi, dapat diberikan ciri-
ciri organisasi berikut:
1. Adanya suatu kelompok orang yang dapat dikenal;
2. Adanya kegiatan yang berbeda-beda tetapi satu sama
lain saling berkaitan (interdependent part) yang
merupakan kesatuan usaha kegiatan;
3. Tiap-tiap anggota memberikan sumbangan
usaha/tenaganya;
4. Adanya kewenangan, koordinasi dan pengawasan;
dan
5. Adanya suatu tujuan (the idea og goals).

Bentuk Organisasi (Form of
Organization)
Lima tipe organisasi yang umum dikenal
dewasa ini ialah:
1. tipe lini,
2. tipe lini dan staf,
3. tipe fungsional,
4. tipe matriks, dan
5. tipe panitia.

Organisasi Lini
Melihat ciri-cirinya, tipe lini hanya cocok dan tepat
untuk digunakan apabila:
1. Organisasi masih berukuran kecil,
2. Jumlah karyawan masih sedikit dan oleh karenanya
masih saling mengenal secara pribadi,
3. Tugas yang diemban tidak terlalu rumit,
4. Produk organisasi relatif homogen,
5. Hubungan atasan-bawahan masih bersifat personal,
6. Pengetahuan dan keterampilan yang dituntut dari
para karyawan belum terlalu spesialistik, dan
7. Sarana dan prasarana kerja relatif masih sederhana.

Organisasi Lini dan Staf
Ciri-ciri organisasi lini dan staf:
1. Organisasi besar dan kompleks
2. Jumlah karyawannya banyak
3. Hubungan kerja yang bersifat langsung tidak mungkin
lagi bagi seluruh anggota organisasi
4. Terdapat dua kelompok besar manusia di dalam
organisasi: 1) Line Personal; 2) staff personal yang
melaksanakan fungsi-fungsi staf (staff function)
5. Spesialisasi yang beranekaragam diperlukan dan
dipergunakan secara maksimal.

Organisasi Fungsional
Adalah suatu organisasi yang di dalamnya
tidak terlalu menekankan pada hirarkhi
struktural, akan tetapi lebih banyak
didasarkan kepada sifat dan macam fungsi
yang dijalankan.
Organisasi tipe panitia
Ciri-cirinya:
a. Tugas kepemimpinan dilaksanakan secara
kolektif oleh sekolompok orang
b. Semua anggota pimpinan mempunyai hak,
wewenang dan tanggung jawab yang sama.
c. Para pelaksana dikelompokan menurut
tugas yang harus dilakukan, dalam bentuk
task force.

Pertemuan Kesembilan:
KEPEPIMPINAN DAN MOTIVASI
Mendeskripsikan tentang Kepemimpinan,
Perencanaan, Pengawasan, Pengambilan
Keputusan, Sistem Administrasi Negara, dan
Administrasi Sumber Daya Manusia.
Medeskripsikan tentang kepemimpinan dalam
proses Administrasi, dan Motivasi.

Peranan Kepemimpinan
• Kepemimpinan memegang peranan yang sangat
penting dalam managemen. Kepemimpinan adalah
inti dari pada managemen. (Leadership is the key
to management/administroilon)
• Masyarakat yang sehat akan memilih pemimpin
yang sehat dan masyarakat yang tidak sehat
dengan sendirinya akan memilih pemimpin yang
tidak sehat (a sick group will select a sick leader).
• Pemimpin adalah orang yang menggambarkan
kehendak yang sesungguhnya dari kelompok
(Leader is a man who most closely reflect the
feeling of the group).
• Dari pendapat-pendapat para ahli tentang
Kepemimpinan dapat disimpulkan tiga teori
kepemimpinan yaitu:
1. Teori keturunan (heriditary theory).
2. Teori kejiwaan (psychological theory).
3. Teori lingkungan (Situational theory).

Definisi Kepemimpinan
• Pendapat Pertama, menyatakan kepemimpinan
sebagai suatu seni.
John Pfiffner:
Leadership is the art of coordinating and motivating
Individuals and group to achieve the desired end"
(Kepemimpinan adalah seni untuk mengkoordinasi dan
memberikan dorongan terhadap individu atau
kelompok untuk mencapai tujuan yang diinginkan).
• Pendapat kedua, menyatakan Kepemimpinan itu
sebagai suatu proses.
Dalton Mc. Farland: "Leadership as the process by
which an executive imaginatively direct, guides, or
influences the work of others, in choosing and
attaining particular ends" (Kepemimpinan sebagai
suatu proses di mana pimpinan digambarkan akan
memberikan perintah, pengarahan, bimbingan atau
mempengaruhi pekerjaan orang lain dalam memilih
dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan).

Fungsi dan kecakapan
Kepemimpinan
• Kecakapan konsepsional (conceptual skill).
Kemampuan mengetahui kebijaksanaan organisasi secara
keseluruhan.
2) Kecakapan kemanusiaan (Human skill).
Kemampuan untuk bekerja di dalam kelompok atau dengan
kelompok. Hal ini dimaksudkan untuk membangun suatu
usaha koordinasi di dalam suatu tim, di mana ia bertindak
sebagai pemimpin.
3) Kecakapan teknis (technical skill).
Penting bagi pimpinan tingkat menengah (Middle
management level) dan pimpinan tingkat bawah (Supervisory
or lower management level) di mana hubungan antara
pemimpin dan bawahan sangat dekat.
Prof. Katz membuat sintesa dari berbagai fungsi
kecakapan kepemimpinan yang dapat dibedakan ke
dalan 3 bagian, yaitu:

Fungsi dan kecakapan
kepemimpinan dapat diuraikan
antara lain sebagai berikut:
1. Mengetahui bidang tugasnya.
2. Peka atau tanggap terhadap keadaan lingkungannya.
3. Melakukan hubungan antar manusia (human relation)
dengan baik.
4. Mampu melakukan hubungan kerja/komunikasi
dengan baik ke dalam maupun ke luar.
5. Mampu melakukan Koordinasi.
6. Mampu mengambil keputusan secara cepat dan tepat.
7. Mampu mengadakan hubungan masyarakat.

Kewenangan dan Kepemimpinan
(Authority and leadership)
• Mary Parker Follett mengatakan bahwa
kewenangan dari pimpinan dapat hilang apabila ia
tidak mendapat persesuaian dengan para
bawahannya. Oleh karena itu dianjurkan bahwa
suatu kerja sama (team work) antara pimpinan dan
bawahan adalah mutlak.
• Kewenangan (authority) menurut Miss M.P. Follett
bukan kedudukan (position), bukan suatu hak yang
legal (menurut hukum) dan juga bukan sekedar
mengepalai orang-orang ataupun mengeluarkan
perintah.
• Kewenangan (authority) adalah usaha
mempengaruhi bawahan yang merupakan suatu
integrasi atas dasar konsensus secara suka rela.
• Apabila bawahan diberikan pengertian dengan
kenyataan-kenyataan yang ada dan diajak
berbicara bersama dalam suatu situasi yang baik,
tidak perlu perintah selalu diberikan, tetapi dengan
memberikan suatu prosedur kerja yang baik adalah

• Atas dasar teorinya ini Miss P. Follett tidak hanya
meletakkan asas-asas hubungan antar manusia (human
relation) dalam administrasi/managemen, tetapi juga
dinamika daripada kelompok pekerjaan dan teknik daripada
hubungan perburuhan yang modern.
• Chester Barnard, mengatakan kewenangan terletak pada
persetujuan yang mempunyai daya kekuatan (potentiality of
assent) yaitu yang tersebar luas berujud kesetiaan,
kesadaran anggota tentang tujuan bersama daripada
organisasi itu. Maksudnya ialah kesetiaan dan kesadaran
melaksanakan tujuan daripada suatu program, sekalipun
para pejabat yang terendah sekalipun, mempunyai kewe-
nangan yang nyata (actual power) untuk mengambil
keputusan yang terakhir dalam batas wewenangnya.
• Kesimpulan daripada teori-teori tersebut ialah bahwa
Pemimpin harus dapat membina kerja sama yang sebaik-
baiknya, menyelenggarakan hubungan informal di antara
anggota, menyelenggarakan prosedur kerja, pembagian.
kerja dan pendelegasian wewenang dengan tanggung jawab
yang sebaik-baiknya (division of work, delegation of authority
with responsibility).

Pertemuan Kesepuluh:
Kepemimpinan dalam
Managemen
Kepemimpinan Administratif dan
Management (Administrative and
Managerial Leadership).
• Kepemimpinan administratif (administrative
leadership), adalah kemampuan/bakat untuk
mensukseskan tercapainya tujuan dengan inisiatif
atau kreasikreasi baru dan penemuan baru.
• Kepemimpinan managemen (managerial leadership)
yaitu pemimpin/manager yang mempunyai
kemampuan untuk menyelesaikan tercapainya
tujuan dalam arti pelaksanaan yang bersifat teknis
operasional

Syarat-syarat, Sifat-sifat, Asas-
asas dan Prinsip-prinsip
Kepemimpinan
a. Watak yang baik (karakter, budi, moral)
b. Intelegensia yang tinggi
c. Kesiapan lahir dan batin
1. Syarat-syarat minimal yang harus dimiliki oleh
seorang Pemimpin adalah:

a. Sadar akan tanggung jawab.
b. Memiliki sifat-sifat Kepemimpinan yang menonjol.
c. Membimbing dirinya dengan asas-asas dan prinsip-
prinsip Kepemimpinan.
d. Melaksanakan kegiatan-kegiatan dan perintah-
perintah dengan penuh tanggung jawab serta
mampu membimbing anak buahnya dengan baik dan
menggemblengnya menjadi suatu kesatuan yang
efektif.
e. Mengenal anak buahnya, memahami sepenuhnya
akan sifat dan tingkah laku masing-masing dalam
segala macam keadaan, suasana dan pengaruh.
f. Paham akan cara bagaimana seharusnya mengukur
dan menilai kepemimpinannya.
2. Syarat-syarat lainnya yang diperlukan:

Sifat-sifat Kepemimpinan meliputi
antara lain:
a. Jujur
b. Berpengetahuan
c. Berani (Fisik dan Moral)
d. Mampu mengambil keputusan
e. Dapat dipercaya
f. Berinisiaf
g. Bijaksana
h. Tegas
i. Adil
j. Menjadi tauladan
k. Tahan UJi (Ulet)
l. Loyalitas
m. Tidak mementingkan diri sendiri
n. Antusias
o. Simpatik
p. Rendah hati

Tipe-tipe Pemimpin
1. Tipe pemimpin yang
otokratis,
2. Tipe pemimpin Yang
militeristis,
3. Tipe pemimpin Yang
Paternalistis.
4. Tipe Pemimpin Yang
kharismatis,
5. Tipe Pemimpin Yang
demokratis.
Dr. Sondang P. Siagian menguraikan tipe-tipe pemimpin sesuai
dengan pimpinan dalam berbagai bentuk organisasi,
menggolongkan tipe dalam lima golongan, yaitu:

Motivasi (Motivation)
1. Teori Berelson dan Steiner
Motivasi dalam pengertian umum adalah bentuk
"dorongan", "kehendak", "kebutuhan", "keinginan", dan
daya kekuatan lain yang ada kesamaannya.
Motif manusia didasarkan atas kebutuhan-kebutuhan,
yang dirasakan secara sadar atau tidak sadar.
Motivasi menyangkut reaksi berantai, yaitu dimulai
dari kebutuhan yang dirasakan (the Need), lalu timbul
keinginan atau sasaran yang hendak dicapai (Want),
kemudian menyebabkan usaha-usaha mencapai
sasaran/tujuan, yang berakhir dengan pemuasan
(satisfaction). (Need – Want – Satisfaction Chain)

2. Teori Douglas Mc. Gregor
1. Pada umumnya manusia tidak suka bekerja
(malas) dan bila mungkin ia akan menghindari
pekerjaan itu.
2. Orang-orang itu harus dipaksa, dibina,
dikendalikan, diancam (ditakut-takuti) dengan
sanksi (hukuman) agar dapat melaksanakan
usaha yang sebaik-baiknya untuk mencapai
tujuan organisasi.
3. Karyawan akan menghindari tanggung jawab,
dan mecari pengarahan formal bila mungkin.
4. Kebanyakan karyawan menempatkan
keamanan di atas semua faktor lain yang
terkait dengan kerja dan akan menunjukkan
ambisi yang rendah.
Douglas Mc. Gregor menciptakan konsep baru tentang motivasi
dalam managemen yang disebut Teori X dan Teori Y.
Teori X disebut: Pandangan tradisional dari Pembinaan dan
Pengendalian, yang berasumsi:

Teori Y, sebaliknya diperoleh dari suatu penemuan
penelitian ilmu pengetahuan tentang perilaku manusia
yang modern. Teori Y disebut: Keterpaduan tujuan
individu dan organisasi, yang berdasarkan anggapan-
anggapan sebagai berikut:
1. Karyawan memandang bahwa kegiatan usaha
fisik dan mental dalam pekerjaan adalah bersifat
alamiah baik dalam waktu bekerja maupun
dalam waktu istirahat atau bermain.
2. Orang-orang akan melakukan pengarahan diri
dan pengawasan diri apabila memiliki komitmen
pada sasaran.
3. Rata-rata orang dapat belajar untuk menerima,
bahkan mengusahakan tanggung jawab.
4. Kemampuan untuk mengambil keputusan
inovatif menyebar luas ke semua orang dan tidak
hanya milik mereka yang berada dalam posisi
manajemen.

3. Teori Abraham Maslow
Abraham Maslow adalah seorang ahli ilmu jiwa
(psychologist), mengemukakan teori motivasi yang dikenal
dengan hirarkhi kebutuhan (the hierarchy of needs).
Kebutuhan pokok manusia menurut A. Maslow sesuai dengan
tingkatannya (hirarkhinya) adalah sebagai berikut:
1. Kebutuhan fisik (physiological need)
2. Kebutuhan untuk memperoleh keamanan atau keselamatan
(security or sqfety need
3. Kebutuhan bermasyarakat (social need), atau kebutuhan
untuk menerima/ bekerjasama dalam kelompok (afiliation or
acceptance need),
4. Kebutuhan untuk memperoleh kehormatan (Esteem need),
5. Kebutuhan untuk memperoleh kebanggaan (self actualization
need).

4. Teori Arch Patton
Arch Patton salah seorang ahli di bidang motivasi dan
konpensasi, berpendapat bahwa masalah motivasi
adalah sangat komplek, karena kenyataannya
memotivasi orang-orang itu berbeda-beda, baik
terhadap individu maupun situasinya.
Arch Patton berpendapat bahwa motivator yang
sangat penting bagi pimpinan ialah sebagai berikut:
1. Tuntutan yang terdapat dalam pekerjaan (the
challengefound in work),
2. Kedudukan (status),
3. Kepemimpinan (leadership),
4. Persaingan (competition).
5. Ketakutan (fear).
6. Uang (money).

Pertemuan Kesebelas:
PERENCANAAN
Mendeskripsikan tentang, perencanaan,
pengawasan, pengambilan keputusan, sistem
administrasi negara, dan administrasi sumber
daya manusia
Mendeskripsikan tentang pengambilan
keputusan

Arti perencanaan
 Perencanaan adalah keputusan untuk waktu yang akan
datang, apa yang akan dilakukan, bilamana akan
dilakukan dan siapa yang akan melakukan.
 Perencanaan dimaksudkan untuk memperoleh sesuatu
dalam waktu yang akan datang, dan usaha/cara yang
efektif untuk pencapaiannya.
 Perencanaan adalah suatu keputusan apa yang akan
diharapkan dalam waktu yang akan datang.
 Perencanaan bukan suatu tindakan tetapi suatu proses
yang tidak mempunyai penyelesaian atau titik akhir.
 Perencanaan mempunyai 2 (dua) komponen, yaitu yang
bersifat pesimis dan optimis. Bersifat pesimis
berdasarkan atas kepercayaan bahwa apa yang
diinginkan tidak akan terjadi. Sedangkan yang bersifat
optimis berdadarkan atas kepercayaan bahwa sesuatu
yang diinginkan akan terlaksana.

1. Pendapat-pendapat ahli tentang perencanaan:
• Perencanaan sebagai suatu proses. Garth N. Jone
mendefinisikan perencanaan sebagai berikut: `Planning is
the process of selecting and developing the best course of
action to accomplish an objective’ (Perencanaan adalah
proses pemilihan dan pengembangan daripada tindakan yang
paling baik/menguntungkan untuk mencapai tujuan).
• Perencanaan sebagai fungsi managemen. Mc. Farland
mendefinisikan perencanaan sebagai berikut: 'Planning is the
function whereby executive anticipate the probable effects
of forces that will change the activities and objective of their
business’ (Perencanaan adalah fungsi di mana pimpinan
kemungkinan menggunakan pengaruh daripada
kewenangannya, yang dapat mengubah kegiatan dan tujuan
daripada organisasi).
• Perencanaan sebagai suatu keputusan. W.H. Newman
memberikan definisi: `Planning is deciding in advance what
is to be done, that is a plan, it is projected a course of action
(Perencanaan adalah keputusan apa yang akan dikerjakan
untuk waktu yang akan datang, yaitu suatu rencana yang
diproyeksikan dalam suatu tindakan).

Hirarkhi daripada perencanaan
(Hierarchy of plan)
Menurut Mc. Farland, Perencanaan di dalam suatu
organisasi, mengikuti adanya tingkat-tingkat Managemen
yaitu sesuai dengan perbedaan tingkat-tingkat kewenangan
(authority) dan pertanggungjawabannya (responsibility).
Kewenangan/Tanggungjawab
(Authotity/Responsibility)
Bentuk Perencanaan
(Planning)
Pimpinan tingkat atas
(Top Management)
Sasaran (goal)
Kebijaksanaan (Policies)
Rencana jangka Panjang (Long range plan)
Pimpinan Tingkat Menengah
(Middle Management)
Melengkapi sasaran (Suplementary goal)
Kebijaksanaan untuk mencapai sasaran (Policies)
Program (Programe)
Target (quotas)
Pimpinan Tingkat bawah
(Supervisory or lower Management)
Sasaran jangka Pendek (short range goal)
Melengkapi kebijaksanaan (supplementary policies)
Proyek (project)
Jadwal (Schedule)

Proses daripada Perencanaan
Menurut A .M. Williams proses perencanaan meliputi:
1. Menentukan; menetapkan dengan jelas maksud dan
tujuan.
2. Menentukan alternatif.
3. Mengatur sumber-sumber yang diperlukan.
4. Menentukan organisasi, metode dan prosedur.
5. Menentukan/menetapkan rencana itu sendiri.

W.H. Newman menyebut prosedur di atas sebagai
pendekatan analitis (analitical approach) dengan
langkah-langkah sebagai berikut:
1. Menentukan permasalahannya;
2. Berusaha mendapatkan fakta-fakta yang
penting/dibutuhkan;
3. Analisa informasi tersebut;
4. Pilihlah tindakan-tindakan alternatif;
5. Pertimbangkanlah altematif itu; dan
6. Ambillah keputusan itu.

Karakteristik perencanaan yang
efektif
Menurut Urwick karakteristik daripada
perencanaan yang baik adalah:
1. Bahwa perencanaan itu harus berdasarkan atas
tujuan yang jelas;
2. Rencana itu mempunyai sifat yang sederhana
(simple);
3. Rencana itu mudah diadakan analisa dan
diklasifikasikan dalam suatu tindakan dengan
menetapkan adanya standar;
4. Rencana itu bersifat supel (flexible);
5. Rencana itu mempunyai keseimbangan yang baik;
6. Tersedianya sumber-sumber yang dipergunakan
dalam pelaksanaan rencana itu.

Pertemuan Keduabelas:
PENGAWASAN
Mendeskripsikan tentang Kepemimpinan,
Perencanaan, Pengawasan, Pengambilan
Keputusan, Sistem Administrasi Negara, dan
Administrasi Sumber Daya Manusia
Mendeskripsikan tentang pengawasan

Arti, maksud, dan Tujuan
Pengawasan
• Arti Pengawasan
Mc. Farland: 'Control is the process by which an
executive gets the performance of his subordinates
to correspond as closely as posib1e to chosen plans,
orders, objectives, or policies, (Pengawasan ialah
suatu proses di mana pimpinan ingin mengetahui
apakah hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan
oleh bawahannya sesuai dengan rencana, perintah,
tujuan, atau kebijaksanaan yang telah ditentukan).
• Pengawasan harus berpedoman kepada:
1. Rencana (planning} yang telah diputuskan,
2. Perintah (order) terhadap pelaksanaan pekerjaan
(pef'omance),
3. Tujuan dan/atau
4. Kebijaksanaan yang telah ditentukan sebelumnya.

2. Maksud Pengawasan
Mencegah atau memperbaiki kesalahan, penyimpangan,
ketidak-sesuaian, penyelewengan dan lainnya yang tidak
sesuai dengan tugas dan wewenang yang telah ditentukan.
3. Tujuan Pengawasan
Agar hasil pelaksanaan pekerjaan diperoleh secara berdaya
guna (efisien) dan berhasil guna (efektif), sesuai dengan
rencana yang telah ditentukan sebelumnya.
4. Tugas (fungsi) pengawasan:
a. Mempertebal rasa tanggung jawab terhadap pejabat yang
diserahi tugas dan wewenang dalam pelaksanaan pekerjaan.
b. Mendidik para pejabat agar mereka melaksanakan
pekerjaannya sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan.
c. Untuk mencegah terjadinya penyimpangan, kelalaian dan
kelemahan, agar tidak terjadi kerugian yang tidak
diinginkan.
d. Untuk memperbaiki kesalahan dan penyelewengan, agar
pelaksanaan pekerjaan tidak mengalami hambatan dan
pemborosan-pemborosan.

Macam-macam Pengawasan
1. Pengawasan dari Dalam (Internal Control).
2. Pengawasan dari luar organisasi (External
Control).
3. Pengawasan Preventif.
4. Pengawasan Repressif.

Prinsip-prinsip Pengawasan
1. Pengawasan harus berorientasi kepada tujuan
organisasi
2. Pengawasan harus obyektif, jujur, dan
mendahulukan kepentingan umum
3. Pengawasan harus berorientasi terhadap
kebenaran menurut peraturan-peraturan yang
berlaku (wetmatigheld)
4. Pengawasan harus menjamin daya dan hasil guna
pekerjaan
5. Pengawasan harus berdasarkan atas standar
yang objektifi, teliti (accurate) dan tepat.
6. Pengawasan harus bersifat terus-menerus
(continue).
7. Hasil pengawasan harus dapat memberikan
umpan balik (feed-back) terhadap perbaikan dan
penyempurnaan dalam pelaksanaan,
perencanaan dan kebijaksanaan waktu yang akan
datang.

Peranan Pimpinan di dalam
proses pengawasan
• Pengawasan adalah fungsi Pimpinan yang
fundamental (pokok).
• Pengawasan dalam arti sebagai fungsi pimpinan
bukan dalam arti mendominasi (menguasai)
bawahannya, tetapi dalam arti memberikan
bimbingan dan pengarahan terhadap usaha-usaha
daripada bawahannya untuk mencapai hasil-hasil
yang dimaksudkan.

Prosedur Pengawasan
Di antara prosedur Pengawasan adalah sebagai
berikut:
1. Observasi, Pemeriksaan dan Pemeriksaan
kembali;
2. Pemberian contoh;
3. Catatan dan laporan;
4. Pembatasan Wewenang;
5. Menentukan peraturan-peraturan, perintah-
perintah dan prosedur;
6. Anggaran;
7. Sensor;
8. Tindakan disiplin.

Pertemuan Ketigabelas:
PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Mendeskripsikan tentang kepemimpinan,
perencanaan, pengawasan, pengambilan
keputusan, sistem administrasi negara, dan
administrasi sumber daya manusia
Mendeskripsikan tentang pengambilan
keputusan

A. Analisa masalah dan
pengambilan keputusan
• Masalah berarti tidak adanya keseimbangan antara
apa yang harus ("das sollen") dilakukan dengan
faktanya ("das sein") sekarang.
Kesukaran yang pokok daripada pengambilan
keputusan (decision maker) dan pelaksanaan tugas
pokoknya ialah menentukan mana yang menjadi
masalah yang utama (core problems) dan mana yang
menjadi masalah yang kedua (secondary problem).
• Pendekatan terhadap masalah dan pengambilan
keputusan terdapat dalam 3 langkah pokok:
1. Analisa masalah, yaitu penemuan daripada masalah;
2. Pemecahan masalah, yaitu penemuan pemecahan
daripada masalah; dan
3. Pengambilan keputusan, yaitu pemilihan dari suatu
tindakan yang diambil.

Definisi Keputusan
• Keputusan (decision) menurut Mc. Farland:
‘A decision is an act of choice wherein an
executive forms a conclusion about what muse or
must not be done in a given situation’ (Keputusan
ialah suatu tindakan pemilihan di mana pimpinan
menentukan suatu kesimpulan tentang apa yang
harus atau tidak harus dilakukan dalam suatu
situasi yang tertentu).
• Keputusan merupakan suatu perbuatan (sikap)
pemilihan daripada sejumlah, kemungkinan
alternatif dan sejumlah alternatif tersebut tidak
harus dipilih semua, tetapi dipilih beberapa saja,
atau dipilih satu saja.

Langkah-langkah/tahap-tahap
pokok dalam pengambilan
keputusan
Menurut W.H. Newman, dalam pengambilan
keputusan ini menyangkut 4 (empat)
langkah/tahap pokok, yaitu:
1. Menentukan diagnosa dari masalah yang
sebenarnya (Diagnose the problem properly);
2. Pikirkan satu atau lebih pemecahan yang baik
(conceive of one or more good solution);
3. Proyeksikan dan bandingkan konsekwensi
daripada alternatif (Project and compare the
consequences of such alternative);
4. Berilah penilaian perbedaan dari sejumlah
konsekwensi itu dan pilihlah langkah tindakannya
(Evaluate these different sets of consequences
and select a course of action).

Pertemuan Keempatbelas:
SISTEM ADMINISTRASI NEGARA
Mendeskripsikan tentang
kepemimpinan, perencanaan,
pengawasan, pengambilan keputusan,
sistem administrasi negara, dan
administrasi sumber daya manusia
Mendeskripsikan tentang Sistem
Administrasi Negara

A. Pranata Administrasi Negara
• Administrasi negara lebih luas dari
administrasi pemerintahan negara.
• Administrasi pemerintahan negara
merupakan bagian dari administrasi
negara.
• Pranata administrasi negara bergerak di
bidang eksekutif, legislatif, dan yudikatif
seperti dikemukakan oleh Monstesque
dengan trias politicanya.

B. Administrasi Pemerintahan
Negara
• Pihak eksekutif yang paling
bertanggungjawab dalam
menyelenggarakan administrasi
pemerintahan negara.
• Dalam kehidupan kenegaraan peranan
pihak eksekutif dengan seluruh jajaran dan
birokratisasinya sangat besar.
• sehingga adakalanya, meskipun tidak
tepat, administrasi negara diidentikkan
dengan administrasi pemerintahan negara.

Pendalaman administrasi
pemerintahan negara dapat
dilakukan dengan menyoroti paling
sedikit dua hal yakni:
1. Organisasi Pemerintahan Negara
2. Struktur Organisasi Pemerintahan Negara

1. Organisasi Pemerintahan Negara
• Sebagaimana halnya dengan berbagai organisasi
lainnya, organisasi pemerintahan negara perlu dikelola
berdasarkan prinsip-prinsip organisasi yang rasional.
Salah satu teori organisasi misalnya yang
dikemukakan oleh Henri Fayol, wajar dipertimbangkan
untuk digunakan.
• Prinsipprinsip tsb adalah: pembagian tugas, wewenang
dan tanggung jawab, disiplin kerja, kesatuan komando,
kesatuan arah, menempatkan kepentingan pribadi di
bawah kepentingan umum, imbalan, pola sentralisasi
dan desentralisasi, rentang kendali, keteraturan,
perlakuan yang adil, stabilitas kekaryaan, prakarsa,
dan jiwa korsa.

1. Pentingnya koordinasi yaitu upaya
sadar untuk menyatukan gerak
langkah semua satuan kerja yang
terlibat dalam penyelesaian tugas
organisasi.
2. Pendekatan kesisteman yang pada
dasarnya berarti bahwa organisasi
dipandang, diperlakukan dan
digerakan sebagai suatu kesatuan.
• Dalam menentukan dan memilih tipe dan
struktur organisasi yang tepat, harus pula
diperhitungkan :

2. Struktur Organisasi
Pemerintahan Negara
• Berbagai tipe organisasi: tipe lini, tipe lini
dan staf, tipe fungsional, tipe matriks dan
tipe panitia.
• Tipe lini dan staf yang dianggap paling
cocok digunakan oleh organisasi-
organisasi besar, seperti dalam lingkungan
pemerintahan negara.

Penerapan Organisasi Lini dan Staf
di Lingkungan Pemerintahan
• Dalam suatu pemerintahan yang menganut
sistem presidensial (presiden berperan
selaku kepala negara dan sekaligus selaku
kepala pemerintahan) penerapan tipe lini
dan staf adalah sebagai berikut:

1. Presiden selaku kepala eksekutif
membawahi sejumlah pejabat yang pada
dasarnya digolongkan pada tiga kelompok,
yaitu:
a) kelompok pertama, yang memiliki status sebagai
menteri, pejabat yang diperlakukan seperti
menteri dan para pejabat lain yang karena sifat
tugasnya bertanggung jawab langsung kepada
dan berada di bawah presiden.
b) Kelompok kedua, yaitu para pejabat senior yang
karena sifat tugas dan tanggung jawabnya dirasa
perlu diberi status dan diperlakukan sebagai
menteri.
c) Kelompok ketiga, adalah para pejabat senior lain,
misalnya di Indonesia para ketua lembaga
pemerintah non departemen, yang diangkat dan
diberhentikan oleh presiden serta bertanggung
jawab langsung kepada presiden.

2. Di lingkungan kepresidenan, biasanya
terdapat kesekretariatan negara yang
dipimpin oleh seorang pejabat tinggi yang
tidak jarang diberi status menteri negara.
Kesekretariatan negara bertugas
menyelenggarakan kegiatan penunjang bagi
presiden baik selaku kepala negara maupun
selaku kepala pemerintahan.

C. Fungsi-fungsi pemerintahan
Negara
I. Fungsi Pengaturan. Dasar penyelenggaraan: Sebagai
negara negara hukum yang pada intinya bahwa dalam
kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan negara semua
orang dan semua pihak terikat dan harus taat kepada
berbagai peraturan perundang-undangan yang berlaku di
negara yang bersangkutan. Salah satu bentuk pengaturan
yang dilakukan oleh aparatur pemerintah adalah
perizinan.
II. Fungsi Pelayanan. Dalam upaya meningkatkan
kesejahteraan seluruh rakyat, pemerintah dituntut
memberikan pelayanan tertentu. Misalnya, mengurus
kesejahteraan orang-orang jompo, yatim piatu dan cacad
fisik. pelayanan dibidang kesehatan (immunisasi balita,
penyediaan pusat kesehatan masyarakat, mendirikan dan
mengelola rumah sakit, menyediakan sarana pendidikan,
menciptakan dan mengelola balai latihan kerja.
Teori modern administrasi negara mengemukakan bahwa
pelayanan sesungguhnya juga mencakup kemudahan
akses dalam berhubungan dengan aparatur pemerintah
untuk sesuatu urusan atau kepentingan tertentu.

D. Paradigma Administrasi Negara
• Keseluruhan paradigma administrasi negara
berangkat dari dan bermuara pada peranannya
selaku “abdi seluruh masyarakat.”
• Oleh karenanya, dalam menyelenggarakan
fungsinya, baik yang bersifat pengaturan maupun
pelayanan, administrasi negara perlu
mengupayakan agar memiliki ciri-ciri ideal seperti
orientasi pelayanan, netralitas, orientasi kerja,
loyalitas, kejujuran, stabilisator, dinamisator,
katalisator, modernisator, kepeloporan,
keteladanan, sikap adil, sikap antisipatif dan
proakitf.

E. Etika Pegawai Negeri
• Keseluruhan paradigma aparatur negara yang diuraikan di
atas dapat diterjemahkan menjadi “etika pegawai negeri”.
Artinya keseluruhan paradigma tersebut harus terwujud
dalam pola pikir, pola tindak dan perilaku para pegawai
negeri dalam menyelenggarakan fungsi dan tugas yang
dipercayakan kepadanya.
• Penerjemahan dimaksud dapat diukur dengan paling sedikit
empat jenis pendekatan, yaitu: pendekatan legal,
pendekatan moral, pendekatan administratif, dan etos kerja.
• Selanjutnya suatu pemerintahan negara yang ingin secara
bertahap mewujudkan kondisi yang ideal selalu berupaya
melakukan pembangunan administrasinya dengan
menggunakan empat pendekatan yaitu:
(1) Pengembangan system (system building),
(2) Pengembangan kelembagaan (institution building),
(3) pengembangan dan Pemeliharaan citra (image building
and
maintenance), serta
(4) Pengembangan kapasitas kerja (capacity building).

F. Kultur Organisasi
Lima fungsi kultur organisasi yaitu:
• Fungsi sebagai penentu batas-batas
perilaku dalam arti menentukan apa yang
boleh dan tidak boleh dilakukan, apa yang
dipandang baik atau tidak baik,
menentukan yang benar dan yang salah,
• Menumbuhkan jati diri suatu organisasi
dan anggota-nya,
• Menumbuhkan komitmen kepada
kepentingan bersama di atas kepentingan
individual atau kelompok sendiri,
• Sebagai tali pengikat bagi seluruh
anggota organisasi, dan
• Sebagai alat pengendali perilaku anggota
organisasi yang bersangkutan.

G. Administrasi Pembangunan
• Seluruh konsep, teori dan prinsip-prinsip
Administrasi Pembangunan berangkat dari
hakikat pembangunan dan diarahkan
kepada penyelenggaraan seluruh kegiatan
pembangunan agar berdaya guna, berhasil
guna dan tepat guna dalam rangka
pencapaian tujuan negara tertentu.
• Definisi pembangunan : Upaya sadar suatu
negara bangsa mewujudkan perubahan dan
pertumbuhan menuju masyarakat modern
dan dalam rangka pembinaan kehidupan
berbangsa dan bernegara yang maju dan

Dari definisi pembangunan di atas
dapat dikemukakan hal-hal sebagai
berikut:
1) Pertama, pembangunan tidak terjadi
dengan sendirinya, tetapi harus dilakukan
secara sadar.
2) Kedua, pembangunan pada hakikatnya
berupaya mewujudkan perubahan dalam
kehidupan bermasya-rakat, berbangsa dan
bernegara ke arah pola kehidup-an yang
lebih baik dari yang dikenal sebelumnya.
3) Ketiga, pertumbuhan yang diinginkan
adalah pertum-buhan dalam arti
kuantitatif dan kualitatif serta mencakup
seluruh segi kehidupan masyarakat,
bangsa negara yang bersangkutan.
4) Keempat, konsep lain yang tedapat dalam
definisi di atas adalah modernisasi yang
menyangkut pandangan hidup dan cara

Daftar Referensi
1. Ali Mufiz, 2004, Pengantar Ilmu
Administrasi Negara, Universitas
Terbuka, Jakarta
2. Atmosudirdjo, Prajudi, 1985, Dasar-
Dasar Ilmu Administrasi, Ghalia
Indonesia, Jakarta
3. Handayaningrat, Soearno, 2000,
Pengantar Ilmu Administrasi dan
manajemen, CV Haji Masagung,
Jakarta
4. Siagian, P. Sondang, 2001, Kerangka

Soal Ujian Akhir
Semester
1. Uraikan pendapat anda tentang
hubungan administrasi dan peradaban
manusia.
2. Uraikan bagaimana hubungan
administrasi dengan upaya peningkatan
kesejahteraan masyarakat.
3. Uraikan pendapat anda tentang konsep
administrasi.
4. Bagaimana pendapat anda tentang
penyelenggaraan administrasi di
lingkungan pemerintahan selama ini?

PENGANTAR ILMU ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN.ppt

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to PENGANTAR ILMU ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN.ppt

Similar to PENGANTAR ILMU ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN.ppt (20)

PENGANTAR ILMU ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN.ppt