3. תמצית מנהלים
כאן יש לרשום תמצית של כל הסעיפים במסמך – היקף תמצית המנהלים בין ½ עמוד לעמוד אחד
1. יעדים
המערכת הינה פלטפורמה לניהול אנשי הקשר של הארגון אשר מסונכרנת
ומתעדכנת באופן רציף עם אפליקציית כרטיסי ביקור דיגיטאליים . המערכת
באה לפתור את בעיית עדכניות אנשי הקשר של החברה עקב שימוש בכרטיסי
ביקור קלאסיים . חזון המערכת הוא ניהול ושמירת קשר עדכני ורלוונטי עם
אנשי הקשר של החברה תוך ארגון כלל אנשי הקשר בצורה קלה ופשוטה
לשימוש . המערכת מיועדת לחסוך בעלויות השיווק של החברה , לשפר את
קשרי הלקוחות והרלוונטיות של הארגון מול אנשי הקשר. הערכת ה- ROIהיא:
31.2
2. היישום המוצע
המערכת תבוסס על ניהול מרוכז של מאגר אנשי הקשר הארגוניים בתצורת כרטיסי ביקור
דיגיטליים תוך שמירה אוטומטית על עדכניות המידע. המערכת מיועדת להחליף את השימוש
בכרטיסי הביקור הרגילים כאשר במקום זאת ייעשה שימוש בטלפונים חכמים כמקור שיתוף
ואיסוף המידע ובמערכת הארגונית לשם שמירה על עדכניות, סידור וגישה למידע. תיושם
אבטחה מחמירה בכדי לשמר פרטיותם של משתפי המידע ואי זליגת מידע למקורות לא
רצויים.
3. טכנולוגיה
המערכת מבוססת שרתים מרכזים ומסדי מידע. גישת אנשי שטח לשירות על ידי אפליקציות
סלולר ) ,IOSאנדרואיד וווינדוס פון(. גישה ארגונית לשירות מהדפדפן דרך פורטל WEB
ארגוני. גישת משתמשים גלובליים ליצירת וניהול כרטיסי ביקור דיגיטליים אישיים.
4. מימוש המערכת המשוער
היישום המתוכן להיות מוטמע עד לאפריל 4102
5. עלות צפויה
עלויות הפיתוח המשוערות:
$000,051
עלויות התקנה והטמעה משוערות: $000,01
עלויות התפעול השוטף המוערכות:
$005,02 בשלוש השנים הקרובות
4. יעדים
1.
ה ק ד מ ה*
C O N N E C T I O Nהינה פתרון למשתמש העסקי ו / או הפרטי לעיצוב , ניהול וסנכרון
כרטיסי ביקור דיגיטליים.
במסמך זה אנו נתרכז בפן העסקי של המערכת, ישנם משתמשים פרטיים אך פירוט על משתמשים
אלו יורחב בשלבים הבאים.
1.1 * ל ק ו ח / מ ו מ ח ה ה י י ש ו ם
1.1.1
* לקוח / משתמש ע י ק ר י
הלקוח העיקרי של המערכת בפן העסקי יהיו אנשי השיווק והמכירות
כמשתמשי קצה.
מנהלי החטיבות השיווקיות הינם מומחי היישום , משתמשי המערכת
בחטיבות אלו יהיו המשתמשים אשר יצרו את הכמות הגדולה ביותר של
קשרים עם לקוחותיהם , ולכן להם תהיה התועלת הגדולה ביותר מן השימוש
במערכת.
מנהלי החטיבות יהיו המאפיינים העיקריים של צרכי המערכת מתוקף
הכרתם את צרכי התפקיד והחטיבות השונות.
5. 2.1 * י ע ד י ם ו מ ט ר ו ת
1.2.1
* יעדים
1. חזון המערכת הוא ניהול ושמירת קשר עדכני ורלוונטי של עובדי הארגון
בצורה פשוטה וקלה עם אנשי הקשר שלה. המערכת מיועדת לחסוך בעלויות
השיווק של החברה, לשפר את קשרי הלקוחות והרלוונטיות של הארגון מול אנשי
הקשר.
2.2.1
* מטרות ו ק ר י ט ר י ו ן ה צ ל ח ה
1. הגדלת כמות אנשי הקשר )לידים( המקושרים למערכות החברה ב-%02 בשנה
הראשונה להפעלת המערכת ובכך להגדיל את פוטנציאל נתח השוק של החברה.
2. מניעת אובדן אנשי קשר של החברה )ע"י שינוי פרטים של לקוחות רדומים או
שינוי בעלי תפקידים( בטווח של שנתיים
3. הפחתת עלויות ניהול מערך אנשי הקשר )לידים( בכ-%05 תוך שנה
4. אימוץ של כ-%57 מתוך המשתמשים הפוטנציאלים בחברה תוך שנה
*כל המטרות הנ"ל קשורות ותלויות אחת בשנייה להצלחת המערכת, ולכן הדירוג אינו
רלוונטי.
3.1 * ב ע י ו ת
מאגר אנשי הקשר לא עדכני
תיאור הבעיה: אנשי הקשר של הגורמים השונים בארגון לא עדכניים ברשימות של
החברה מה שגורם לקשר לקוי ולא רלוונטי עימם.
גורם: אין קשר רציף ושוטף ברמה הרצויה מול אנשי הקשר של כל הגורמים בחברה
תוצאה: לקוחות רדומים, הפסד מכירות, השקעה מיותרת בהוצאות שיווק ואנשי שיווק
מתוסכלים
כרטיסי הביקור לא מגיעים למערכת
תיאור הבעיה: אי סדר ועודף בכרטיסים
גורם: כרטיסי הביקור נזרקים בארנק, בתיק, על השולחן ובמגירות. חלקם אפילו לא
זוכים להיות מוזנים למערכת אנשי הקשר של החברה
תוצאה: אובדן לקוחות פוטנציאליים, אובדן זמן בחיפושים אחר כרטיס הביקור שהלך
לאיבוד
ניהול לא נכון של אנשי הקשר
תיאור הבעיה: אנשי קשר לא מנוהלים באופן נכון במערכות הקיימות
גורם: חוסר אחידות בקטלוג שמירת איש הקשר לבין הנתונים בפועל
6. תוצאה: כפילות מידע, אי יכולת לאחזר מידע על איש קשר מסוים או גישה לאנשי קשר
לא נכונים תחת קטגוריה מסוימת
5.1 * תכנית עבודה שנתית
תוכנית שנתית ליישום
חודש בשנה
מאי-31
שלבים בתהליך
היישום
יונ-31
סיום שלב
הייזום
יול-31
אוג-31
ספט-31
סיום האפיון
ועיצוב המערכת
אוק-31
סיום פיתוח
אפליקציה
פבר-41
ינו-41
דצמ-31
נוב-31
טסטים ונסכרון בין
סיום פיתוח האפליקציה בגרסותיה
טסטים
השונות למערכת
לאפליקציה המערכת
מרץ-41 אפר-41
יישום והשקת
המערכת בחברה
6.1. 3 ישימות ה מ ע ר כ ת : א י כ ו ת ו ט י ב
בעיות התכנות
• התנגדות של ההנהלה לשינוי של צורת העבודה, כיוון שמדובר בעניין טקסי של החלפת כרטיסי הביקור יש סיכוי להתנגדות
• חיבור המערכת עם המערכות הקיימות בחברה
אילוצים
• החברה חייבת לעבוד עם סמארטפונים
1 .7 אופק הזמן
ציין טווחי זמן בחיי המערכת:
מתי היא חייבת להיות מוכנה?
למערכת אין טווח זמן בו היא חייבת להיות מוכנה.
מהו משך חיי המערכת המשוער?
מכיוון שמדובר בפתרון טכנולוגי שניתן לשדרוג באופן מערכי, אין טווח לסוף חיי המערכת.
7. יישום
2.
0.2 * ת פ י ס ה כ ל ל י ת
ניהול מרוכז של מאגר אנשי הקשר הארגוניים בתצורת כרטיסי ביקור דיגיטליים תוך
שמירה אוטומטית על עדכניות המידע.
1.2 * א ו פ י ו מ צ ב כ ל ל י ש ל ה י י ש ו ם
ב ש ו ק.
המערכת המדוברת הינה חדשנית ואינה קיימת כיום
1.1.2 * מצב ק י י ם
2.2 *
כיום אין סטנדרט לניהול אנשי קשר
אנשי הקשר מתחלקים היום בין רשימות פרטיות של משתמשים בארגון בתוכנת
האאוטלוק או בסלולרי שלהם, לבין רשימות חלקיות בכל מחלקה.
אין אחידות טכנולוגית. חלק מאנשי הקשר בסלולר, חלק באאוטלוק, חלק בקבצי
אקסל או טקסט וחלק במערכת ה- .CRMלעתים קרובות אנשי הקשר נשארים
ככרטיסי ביקור מודפסים במגרה או על השולחנות הפרטיים בארגון.
אנשי קשר שהם לקוחות מנוהלים במערכת ה- CRMאך לא אנשי קשר מסוגים אחרים.
אין סנכרון בין רשימות אנשי הקשר ברמה ארגונית.
ברוב המקרים הרשימות פתוחות ונגישות ללא הרשאות.
אין יכולת לעדכן אנשי קשר מידית ברגע שהם משנים את פרטיהם וברמה ארגונית.
אין יכולת לאנשי השטח לעקוב באופן מיידי ושוטף אחר עדכון פרטים של איש קשר
במידה והמידע על כרטיס הביקור המודפס כבר לא עדכני )שינוי טלפון, מייל, כתובת,
מקום עבודה וכ"ו(.
המידע המועבר באמצעות כרטיס ביקור מודפס הוא מינימלי ולרוב יש צורך בתוספת
מידע רב הנכתב על גבו.
בשיטת כרטיסי הביקור המודפסים אין אפשרות לבחור את המידע המשותף עם אנשי
הקשר בזמן החלפת הפרטים, המידע קבוע ומודפס מראש על כרטיס הביקור.
משתמשים ו מ ע ר כ ו ת מ ש י ק ו ת
משתמשים חוץ ארגוניים אשר משתמשים במערכת ככרטיס ביקור דיגיטלי אישי דרך
האפליקציות הסלולריות וממשק WEBייעודי.
משתמשי האפליקציות הסלולריות. אנשי השטח הבאים במגע עם לקוחות, אנשי
מקצוע וספקים.
משתמשי המערכת הארגונית הינם כלל עובדי הארגון אשר יש להם צורך כלשהו
בעבודה מול אנשי הקשר של הארגון.
המערכת מתממשקת מול מערכות הפעלה סלולריות שונות ) IOS, Androidוכו'(,
מתממשקת עם מערכות הפעלה ומערכות מידע ארגוניות.
הצפי הוא שכל מערכות השיווק, מכירות, סחר, שירות לקוחות בפורמטים מסוימים,
רכש, לוגיסטיקה וכמובן דרגי ניהול צפויים להשתמש במערכת בצורה כזו או אחרת
באופן שוטף במהלך היום יום שלהם בתפקיד.
8.
הערכה שלנו שבכל חברה ובכל חטיבה יהיו צורך בשימוש שונה במערכת
ובאפליקציה ולכן קשה כרגע לכמת את השימוש באחוזים.
2 .4 מנשק תפעולי
מטרת הפתרון שלנו הוא לפשט ולשדרג את האופן שבו ארגונים ומשתמשים פרטיים
שומרים על הקשרים שלהם )למשתמשים אין צורך בניסיון או ידע מיוחד במחשבים(.
המערכת תהיה מאוד משמעותית לארגונים והן למשתמש הפרטי משום שהיא נותנת
פתרון אמיתי לצורך קיים ששווה הרבה מאוד כסף.
31.2 שאילתות ודו" חות
רשימת אנשי קשר לפי פילטר רצוי )מקום, זמן, תפקיד, חברה וכו(
רשימת אנשי קשר לפי הרשאה )אנשי קשר השייכים המורשים למשתמש מסויים(
דו"ח המפרט את הקשרים החדשים והשינויים בקשרים קיימים בארגון לתקופה
מסוימת
דו"ח המפרט מבנה ארגוני ושינויים בחברה מסוימת שקשורה לארגון
71.2 * אבטחת מידע
שמירת פרטיות בעלי כרטיסי הביקור הדיגיטאליים כדי שמידע שלא אושר לשיתוף לא
יעבור לידיים לא רצויות.
אבטחת המידע על השרתים המרכזיים ברמת מסד מידע מורשה.
העברת מידע מאובטח בין מכשירי הסלולר כך שמכשיר שאינו מאושר לא יוכל
להשתמש במידע המשודר בין המכשירים המשתפים מידע.
רמת אבטחת המידע במערכת תהיה מאוד גבוהה בהתאם לתקנים המחמירים ביותר
מכיוון שמדובר בפרטים חסויים שאסור שייפרצו או ייגנבו ע"י גורמים עוינים או כאלה
הרוצים להשתמש למטרות אחרות )חוק צנעת הפרט(.
9. טכנולוגיה ו ת ש ת י ת
3.
0.3 * א ר כ י ט ק ט ו ר ה ו ת פ י ס ה כ ל ל י ת
מערכת מבוססת שרתים מרכזים ומסדי מידע.
גישת אנשי שטח לשירות על ידי אפליקציות סלולר ) ,IOSאנדרואיד וווינדוס פון(
גישה ארגונית לשירות מהדפדפן דרך פורטל WEBארגוני.
גישת משתמשים גלובליים ליצירת וניהול כרטיסי ביקור דיגיטליים אישיים.
10. מימוש
4.
1.4 * ג ו ר מ י ם מ ע ו ר ב י ם
מנכ"ל- המנכ"לית תהיה מעורבת באפיון הבסיסי של המערכת ובצרכים של הארגון
מהמערכת.
מנהלי חטיבות – הגדרת צרכים מפורטת מהמערכת ואפיון ממשקים והתאמה לכל
אחת מהחטיבות.
מנהל ) ITגוף חיצוני(- סנכרון וחיבור למערכות הקיימות בחברה.
3.4 * ה ש ל ב ה ב א – ה מ י י ד י
אפיון המערכת ע"י הגורמים הרלוונטיים כמשתמשי קצה וכמנהלי המערכת.
7.4 * ה ש ת ל ב ו ת ב א ר ג ו ן – ה נ ע ת ה מ ע ר כ ת
השיווק בחברה, מנהלי החטיבות, יישאפו להניע את תהליך הפיתוח ולהטמיע את
המערכת בהקדם האפשרי מכיוון שהם הגורם אשר לו האינטרס הגדול ביותר
להפעלתה.
11. עלות -
5. *
משאבים
* עלות ה ק מ ה
1.5
1.1.5
*
עלויות ה פ י ת ו ח
העלות המוערכת לפיתוח גרסה ראשונית למערכת - $000,07
עלות הפיתוח תכלול מרכיבים כמו רכש תוכנה וחומרה, עלות כוח אדם שהושקעה
בפיתוח וכיוב'
גורמי העלות במערכת:
אפיון האפליקציות והמערכת- $000,51
עיצוב הממשק $0004
פיתוח האפליקצייה לגרסת בטא $000,04
2.1.5
* התקנה ו ה ט מ ע ה
עלויות ההתקנה וההטמעה – $000,01
הדרכה והטמעת המערכת עבור אנשי ה-) ITגוף חיצוני( – $000,5- יום הדרכה, יום
התקנה, 5 ימי תמיכה למשתמשי המערכת בחברה.
עבור עובדי החברה- ימי עבודה עבור הדרכה ולמידת המערכת הן באופן חטיבתי והן
באופן אישי )מנהלים ועובדים( – אובדן כולל של 02 ימי עבודה במצטבר של עובדים
ו-5 ימי עבודה במצטבר למנהלים- $000,4
זמן אבוד עקב תקלות ראשוניות בשימוש ובהתקנה של המערכת עד לעבודה מלאה-
$000,1
2.5* ע ל ו ת ש ו ט פ ת
1.2.5
* תפעול ו ת ח ז ו ק ה ש ו ט פ י ם
העלויות השוטפות של המערכת מתחלקות למספר גורמים:
עלות שרת ענן ל-3 שנים – $000,41 )שירותי הענן של אמזון(
תחזוקה שוטפת באמצעות אנשי ה- ITשל החברה כיומיים בחודש ל-3 שנים – $000,71
12. נספחים
שונות ונספחים נוספים
ראיונות עם בעלי עניין בחברה
סיכום ראיון עם מנכ" ל החברה
כיום אני לא מרוצה מהאופן שבו אנחנו מנהלים את אנשי הקשר של החברה ובתקשורת השיווקית
שלנו מולם. יש לחברה לקוחות אשר משנים די תכופות את המבנה שלהם ואת בעלי התפקידים
בחברות ופעמים רבות האינפורמציה מגיעה אלינו מאוחר מדי, הניוזלטרים וחומרי השיווק
מגיעים ליעדים לא רלוונטיים ואני מקבלת תלונות ממנהלי הלקוחות שלנו שקשה להם להגיע לכל
הגורמים בחברות שהם עובדים איתם. המערכת המוצעת מדברת על שינוי האופן שבו נתקשר עם
הלקוחות שלנו, הספקים ובכלל כל איש קשר שאנחנו עובדים אתו או קשורים אליו בצורה כזאת
או אחרת. המערכת תעזור לנו לצמצם או אף לבטל עבודה מיותרת מול אנשי הקשר שלנו, תשמור
אותנו קונקרטיים ותעזור לנו להגיע ללקוחות חדשים ולקוחות שעד היום היו רדומים אצלנו ולא
היה לנו אינפורמציה עליהם. אומנם אני צופה קשיים מסוימים ביישום שלה מול הלקוחות
והספקים שלנו ואני מבינה שמדובר בתהליך שייקח תקופה אך היתרונות עולים על החסרונות
במקרה הזה.
סיכום ראיון עם מנהל תיקי לקוחות בחברה
במצב הקיים אני מוצא את עצמי נפגש עם כל מיני חברות ולקוחות פוטנציאליים ואת כרטיסי
הביקור שלהם אני שומר במגירה במשרד, לרוב אני לא מכניס את איש הקשר למערכת אלא אם
כן אני מיד מתחיל לעבוד אתו ולאחר מכן קורה שהרבה פעמים אני לא מוצא את איש הקשר שאני
מחפש או מישהו אחר בחברה מחפש. אני משקיע לא מעט זמן בשמירה על קשר עם הלקוחות
שלי והרבה פעמים עקב חוסר באינפורמציה על שינויים בחברה אני מאבד את היתרון הניהול
הלקוח. כפי שאני מבין המערכת תעזור לפתור את הבעיה הזאת וגם תקל עלי להכניס לקוחות
חדשים ולשמור על קשר טוב יותר גם עם לקוחות שהיום אני לא מגיע אליהם בכלל.
בבליוגרפיה
•
שאלות ותשובות בנושא רישום מאגרי מידע:
http://www.justice.gov.il/MOJHeb/ILITA/faq/faqregistration.htm
• כתבה על נושא כרטיסי הביקור הדיגיטליים:
http://www.theglobeandmail.com/report-on-business/careers/career-advice/going/1632355digital-the-new-look-of-business-cards/article
•
אפליקציה לכרטיסי ביקור דיגיטליים עם שינויים קלים לפרטי, עסק וחברה )שיתוף בעזרת
:(QR
/http://prestoh.com
•
כרטיסי ביקור דיגיטליים )ממש דומה לרעיון אבל מותאם למשתמש פרטי ולא לחברה, שיתוף
על ידי שליחה ל- IDייחודי( :
/http://www.snapdat.com
•
כתבה בנושא למה לא לצפות מכרטיסי ביקור דיגיטליים להחליף את השיטה הרגילה )מלפני
שנה וחצי אבל נלקח בחשבון(:
13. http://thenextweb.com/apps/2011/12/01/digital-business-cards-dont-hold-your-breath/
:מערכת ליצירה, עקיבה ושיתוף כרטיסי ביקור דיגיטליים
•
: ?Can’t We Retire the Business Card
http://boss.blogs.nytimes.com/2009/11/02/cant-we-retire-the-business-card/
•
:?Is the business card dead
http://theweek.com/article/index/224945/is-the-business-card-dead
•
http://www.cardcloud.com/
TED 2013: Here, the Business Card Is Not Dead •
:דוגמה לכך שלמרות שכרטיסי הביקור אמורים להיות בשלב הדעיכה, ההרגל חזק מהקדמה
http://www.linkedin.com/today/post/article/20130308001134-13780238-ted-2013-thebusiness-card-is-not-dead
