Out of office procedure

1. PROCEDURA CONCEDIU
30.07.2014
Varianta 1
Page
1 of 2
INAINTE DE CONCEDIU
Concediul va fi aprobata DOAR dupa ce au fost indeplinite toate etapele
Pas Actiuni Responsabil Documente
1. Depunere cerere concediu Angajat>Superior
direct
Formular cerere de concediu
2. Trimitere notificare scrisa cu datele
absentei catre toti colaboratorii
(interni si externi)
Angajat>Clienti
Angajat<> Superior
Angajat<> CS
Email cu data plecare,data intoarcere;
date inlocuitor :nume, email,telefon
3. Setare mesaj de absenta in Outlook ce
va trimis automat tuturor celor ce
trimit e-mail-uri catre adresa
angajatului (mesaj “Out of Office”)
Angajat- Outlook Model de mesaj la finalul acestui
document
4. Discutie de predare sarcini
(inaintesi dupa concediu)
Angajat
<>Inlocuitor
5. Transmitere verbal a informatiilor
legate de activitatea desfasurata
Angajat<>
Inlocuitor
6. Intocmire Liste de Activitati Angajat<>
Inlocuitor
Angajat<> Superior
Angajat<> CS
Trimitere Email:
- Lista activitati recurente
- Lista specificitati client
- Lista activitati in desfasurare
- Lista activitati cesuporta
amanare
- Lista activitati in asteptare
7. Verificarea documentelor primitede la
anagajatul cepleaca in concediu
Inlocuitor
8. Preluare activitati desemnate de
anagajat(activitati in desfasurare,
activitati in asteptare,activitati si
solicitari noi)
Inlocuitor
9. Aprobare cerere de concediu
(cererea va fi aprobata DOAR dupa ce
au fost indeplinitetoate etapele mai
sus)
Superior
LA INTOARCEREA DIN CONCEDIU
Pas Actiuni Responsabil Documente
1. Scoaterea mesajul de absenta din Outlook Angajat
2. Verificarea e-mail-urileprimatepe parcursul
absentei si tratarea cazurileurgenet (care nu
au putut fi tratate de inlocuitor)
Angajat
3. Discutiecu inlocuitorul pentru fi pusi la curent
cu problemele ce nu au fost tratate sau sunt
inca in desfasurare.
Angajat<> Inlocuitor
4. Preluarea cazuriledeschise Angajat
5. Discutarea problemelepe careinlocuitorul le-
a avut la preluarea activitatilor pentru a
imbunatati procesul
Angajat<> Inlocuitor
Mesajul “Outof Office”inOutlook:
“Buna ziua,
In perioada …..nu voi fi la birou.

2. PROCEDURA CONCEDIU
30.07.2014
Varianta 1
Page
2 of 2
Pentru urgente,va rog sa contactatipe colegulmeu/ colega mea ……. la telefon 0728………. sau
email …………..@semmelrock.com
Mesajelenu vor fi redirectionateautomat,cererile ce nu vorfi trimise direct persoaneimai sus
mentionate vorfi revizuite la intoarcerea mea , incepand cu …….
Multumesc,
Nume….”