Organizarea timpului cu ajutorul outlook Outlook based time management

1. Organizarea timpului cu ajutorul Outlook-ului
Raluca Marinescu
04.06.2014
1/6/2015

2. Adaugarea unei intalniri in calendar – pasul 1
 In coloana din stanga, avem
optiunea Calendar
 In bara de sus, avem optiunea New Items de
unde putem selecta Appointment
SAU

3. Adaugarea unei intalniri in calendar – pasul 2
 Alegem subiectul invitatie in spatiu Subject
 Strabilim momentul desfasurarii intalnirii/sedintei din meniu (Start time/End time)
 Alegem cu cat timp inainte sa primim un memento al intalnirii stabilite (de la 5 min pana la 2 saptamani)

4. Adaugarea unei intalniri in calendar – pasul 3
 Din bara de sus, folosim optiunea Scheduling Assistant.
 Aici alegem ora desfasurarii evenimentului
 Din bara de sus, cu optiunea Invite Attendees, invitam participantii
 Tot pentru adaugarea participantilor, putem scrie direct numele persoanelor, in bara din stanga
numita All Attendees

5. Adaugarea unei intalniri in calendar – pasul 4
 In bara de sus, alegem optiunea Recurrence pentru a stabili repetarea intalnirii
 Alegem ora de inceput, ore incheierii si durata evenimentului
 Selectam frecventa repetitiei intalnirii
 Bifam ziua desfasurarii
 Incheiem folosind butonul OK

6. Adaugarea unei sarcini in calendar – pasul 1
 In meniul de Outlook, stanga jos, avem optiunea Tasks

7. Adaugarea unei sarcini in calendar – pasul 2
 Alegem optiunea New task

8. Adaugarea unei sarcini in calendar – pasul 3
 Trecem subiectul
 Alegem data de incepere si de incheiere
 Setam un memento in ziua si la ora dorite

9. Adaugarea unei sarcini in calendar – pasul 4
 Incheiem cu optiunea Save&Close din bara de sus, nu inainte de a introduce continutul invitatiei,
detalii despre subiecul dezbatut

10. Adaugarea unei sarcini in calendar
 Odata create, sarcinile noi
si intalnirile planificate, le puteti
vedea in bara din dreapta a
Outlook-ului, sub calendar

11. Setare mesaj out of office - pasul 1
 In bara de sus, utilizam optiunea File

12. Setare mesaj out of office - pasul 2
 In noul ecran, alegem optiunea Automatic Replies

13. Setare mesaj out of office - pasul 3
 Bifam optiunea Send automatic replies
 Bifam optiunea Only send during this time range, pentru a limita perioada de trimitere a measjului
 Alegem data inceperii si terminarii (perioada cat lipsim din birou)
 Completam mesajul in spatiul Inside My Organization

14. Setare mesaj out of office - pasul 4
 Completam mesajul in spatiul Outside My Organization, pentru a ne asigura ca mesajul este transmis
catre toata lumea
 Incheiem cu butonul OK

15. Setare mesaj out of office - pasul
 Pentru oprirea trimiterii mesajului de absenta de la birou, din optiunea de setare a mesajului,
folosim butonul Turn Off