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Alfresco im Einsatz bei SWM – Stadtwerke München, Simon Rittsteiger, Projekt Manager, Informations- und Prozesstechnik, Anwendungen

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Alfresco Day München 2016 - 14. Juni 2016 - #AlfrescoDayMunich - https://www.alfresco.com/de/veranstaltungen/alfresco-day-munchen-2016

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Alfresco im Einsatz bei SWM – Stadtwerke München, Simon Rittsteiger, Projekt Manager, Informations- und Prozesstechnik, Anwendungen

  1. 1. SWM ELBA: Der Elektronische Bauakt Juni 2016 Öffentlich
  2. 2. ELBA: Der Elektronische Bauakt Simon Rittsteiger Rittsteiger.Simon@swm.de
  3. 3. 1. Kurze Vorstellung der Stadtwerke München 2. Aufgabenstellung: Der Elektronische Bauakt 3. Lösung: Fred & Alfresco 4. Fazit Agenda
  4. 4. Kurzvorstellung SWM Stadtwerke München
  5. 5. Einer der größten deutschen Energieversorger Garant der kommunalen Daseinsvorsorge Unser Profil / Kurzporträt Eines der größten kommunalen Unternehmen Deutschlands Nachhaltiges Angebot: Strom, Erdgas, Fernwärme, Wasser, Bäder, Nahverkehr und Telekommunikation Bieten attraktive Leistungen zu einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis Juni 2016 / SWM Unternehmenspräsentation5 Begleiten seit über 125 Jahren das Leben in München
  6. 6. Unser Profil / Geschäftsgebiete Unsere Kernkompetenzen Juni 2016 / SWM Unternehmenspräsentation6  Strom: Erzeugung, Verteilung, Vertrieb  Erdgas: Produktion, Transport, Verteilung, Vertrieb  Fernwärme: Erzeugung, Verteilung, Vertrieb  Wasser: Gewinnung, Verteilung, Vertrieb  Bäder: Hallen-, Freibäder, Saunen, Eislauf  Mobilität: U-Bahn, Tram, Busse und mehr  Telekommunikation: Internet, Telefon und TV über Glasfaser
  7. 7. Kunden mehr als 1,2 Millionen (Energie und Wasser) Unser Profil / Unternehmensdaten Kennzahlen Mitarbeiter rund 9.700 Umsatz 2014 rund 6,1 Milliarden Euro Stromnetz rund 12.000 km Fernwärmenetz rund 800 km Erdgasnetz rund 6.000 km Wassernetz rund 3.200 km Verkehrsnetz rund 636 km Juni 2016 / SWM Unternehmenspräsentation7
  8. 8. ELBA: Der elektronische Bauakt
  9. 9. Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt  Die SWM (Infrastruktur GmbH) betreiben und erweitern die Versorgungsnetz- Infrastruktur und die Netzanschlüsse.  Es entsteht Dokumentation zu tausenden von Vorprojekten, Baufallprojekten, Netzanschluss-Vorgängen und Instandhaltungs-Aufträgen  ELBA – der elektronische Bauakt – vervollständigt die ECM Architektur durch einen digitalen Dokumenten-Prozess zur „Baumappe“:  Aufmaß-Unterlagen, Kostenberechnungen  Pläne  Schriftverkehr  Baustellen-Dokumentation  Angebote & Vertragsunterlagen  … Aufgabenstellung / Alfresco Day MünchenJuni 20169
  10. 10. Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt  Dokumente werden in Papier weitergegeben und am Ende digitalisiert  Verteilte digitale Aufbewahrung in Fachbereichen. Ausgangssituation vor ELBA Juni 2016 / Alfresco Day München10 Vertrieb Instand- haltung • SAP Planen & Bauen • SAP • Laufwerke Digitalisieren & Archivieren • Individual- Lösung (Java)
  11. 11. Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt  Digitale Prozesskette Ziel-Prozess mit ELBA / Alfresco Day MünchenJuni 201611 Vertrieb Instand- haltung • SAP Planen & Bauen • SAP • Alfresco, Fred QS & Archivieren • Individual- Lösung (Java)
  12. 12. Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt  Prozessfortschritt und Zuständigkeiten klar erkennen  Bei der Dokumentenablage so wenig Daten wie möglich per Hand erfassen  Benötigte Dokumente zu einem Vorgang schnell finden  Prozesse vorantreiben - ohne Kommunikation über SAP & DMS Aktionen hinaus Erfolgskriterien aus Sicht des Anwenders 12 / Alfresco Day MünchenJuni 2016
  13. 13. Lösung: Fred & Alfresco
  14. 14. Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt  Alfresco Enterprise  Technische Plattform passend zur Java-Strategie, war bereits als DMS im Einsatz  Fred (Xenit)  Alfresco Client für Windows-Anwender, ebenfalls bereits im Einsatz  Erleichterter Umstieg vom Windows-Explorer auf Alfresco Eingesetzte Tools / Alfresco Day MünchenJuni 201614 ELBA Weitere Bereiche webscript Archivwebscript
  15. 15. Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt  Zentrales Statusmodell als Ordner abgebildet (Alfresco)  Zugriffsrechte hängen auch vom Status ab  Suche über den Pfad möglich  Akten sind über den Status verknüpft: ggf. über mehrere Pfade zu finden … Prozessfortschritt und Zuständigkeiten klar erkennen 15 / Alfresco Day MünchenJuni 2016
  16. 16. Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt  Baumappen werden aus Vorlagen erzeugt und sind technisch als folder types modelliert. Metadaten kommen weitgehend aus dem SAP System.  Dokumente hochladen: Drag & Drop (Fred)  Ansicht in der Metadaten abhängig von Typ und Anwendungsfall Lesen o. Bearbeitung (Fred) …so wenig Daten wie möglich per Hand erfassen 16 / Alfresco Day MünchenJuni 2016
  17. 17. Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt  Kategorie als zentrales Merkmal am Dokument  Z. T. automatische, regelbasierte Kategorienzuordnung  Massenbearbeitung der Metadaten möglich (Fred) …so wenig Daten wie möglich per Hand erfassen 17 / Alfresco Day MünchenJuni 2016
  18. 18. Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt  Suchaufruf per link (Absprung aus SAP nach Fred)  Facettierte Suche  Gespeicherte Suchen … Benötigte Dokumente zu einem Vorgang schnell finden 18 / Alfresco Day MünchenJuni 2016
  19. 19. Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt  Webscript-Erweiterung für besondere Anforderungen  Schneller Aufruf von Webscripts über das Fred-Kontextmenü  Je nach Prozess manueller oder regelbasierter Statuswechsel (Alfresco) … Prozesse vorantreiben 19 / Alfresco Day MünchenJuni 2016
  20. 20. Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt  Email-Kommunikation durch ad hoc oder regelbasiert gestartete Workflows ablösen  Workflow-Taskansicht ist in Fred integriert … Prozesse vorantreiben 20 / Alfresco Day MünchenJuni 2016
  21. 21. Fazit
  22. 22. Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt  Dokumente und Metadaten sind in jedem Status einheitlich zugreifbar und geschützt  Mit Fred als Client wurde schnell eine hohe Nutzerakzeptanz erreicht  Verteilte Dokumentenablagen auf Laufwerken / in Outlook wurden abgeschafft  Alfresco ließ sich als Plattform leicht in die bestehende Systemlandschaft integrieren  Lösung wird kontinuierlich weiterentwickelt Projektziele erreicht / Alfresco Day MünchenJuni 201622
  23. 23. Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt  Es ist schwierig Papier-Prozesse auf den ersten Wurf in einem strikten Workflow zu übernehmen  Gewählte Lösung:  Erst Statusmodell einführen  Fachbereiche erarbeiten eine Prozesslösung in Excel  In späterer Iteration das „ausgereifte“ Excel wieder durch Metadaten-Modell und BPMN-Workflows ablösen.  Die Erweiterungsmöglichkeiten von Alfresco ausschöpfen: Custom Model, Behaviours & Policies, Webscripts, activiti, Rules  Gute Zusammenarbeit SWM-IT und Lessons Learned 23 / Alfresco Day MünchenJuni 2016
  24. 24. Zeit für Ihre Fragen

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