1. Хоть на край света, хоть за край
Или… что нужно сделать, чтобы зарубежный пресс-тур прошел
успешно
2. Этапы подготовки к проекту
2 месяца – разработка концепции, формирование программы
1-1,5 месяца – переговоры со СМИ, визовые и финансовые
вопросы, подрядчики
1-2 недели – оплаты, уточнение
деталей
3. Что вы должны знать еще до начала
работы над проектом?
Необходимо ли
проводить пресс-тур
Оценка актуальности и
самодостаточности
Кто или что помогут
сделать пресс-тур более
интересным для СМИ
Информационный
повод
Каким СМИ однозначно
будет интересна
поездка
Подбор категорий СМИ
Можем ли мы привлечь
другие категории СМИ?
Что для этого
необходимо?
4. Что вы должны знать еще до начала
работы над проектом?
Сложность перелета:
продолжительность, наличие
прямых рейсов
Особенности
пребывания в Сроки и условия
стране получения визы
Другие важные детали
Общие вопросы
Количество, продолжительность
официальных мероприятий
Насыщенность Время, потраченное на
программы трансфер
Наличие знаковых
мест, которые захотят посетить
журналисты
5. Бюджетирование
Статьи затрат Ст-ть, ед. Кол-во Общая ст-ть
Визовые вопросы
Транспорт
Перелет в обе стороны
Трансфер виз Борисполь
Трансфер по стране!!!!!
Проживание и питание
Отель!!!
Завтраки
Обеды
Ужины
Развлекательная часть
Пресс-пакеты
Фотограф/оператор
Досуговые мероприятия
Другие расходы
Незапланированные, командировочные,
мобильная связь, др.
6. Что важно помнить о журналистах
• Они…
– Хотят спать не меньше 6 часов
– Не готовы жертвовать едой ради большего количества информации (питание -
каждые 3-4 часа)
– Любят фотографироваться
– Требуют показать им место, где можно купить сувениры
– Любят поговорить (и клиент тоже)
• На 9-10 журналистов – 1 представитель агентства
– И ПРОСТО ПОСТОЯННО ОПАЗДЫВАЮТ!!!
7. Составляем программу
Первый день (17.03.), Вылет - 16.03 Второй день (18.03)
20:30 Сбор в Борисполе 08:30-09:00 Завтрак в отеле
20:30-21:30 Регистрация, прохождение контроля 09:00-11:45 Трансфер в …
22:40-03:10 Перелет 11:45-12:25 Экскурсия по заводу №2
Прилет в ….., прохождение границы, получение 12:25-13:00 Экскурсия по заводу №1
03:10-03:20 13:00-13:30 Пресс-ланч
багажа
03:30-04:00 Трансфер в отель, поселение 13:30-15:30 Пресс-брифинг
15:30-16:00 Экскурсия на ……
04:00-8:30 Отдых
16:00-16:45 Экскурсия в парк …... Трансфер в ресторан
08:30-09:00 Завтрак в отеле
16:45-18:30 Ужин в ресторане …….
09:00-09:30 Трансфер для встречи с …….
10:00-11:30 Встреча с ……. 18:30-21:00 Трансфер в ……., в отель
11:30-12:00 Трансфер для встречи с …… С 21:00 Свободное время
12:00-13:30 Встреча с …..
14:00-16:00 Обед в ресторане …….. Третий день (19.03)
16:00-18:30 Экскурсия по городу 08:30-09:30 Завтрак в отеле, выселение из отеля
19:30-21:00 Ужин в ресторане …… 09:30-10:00 Трансфер в …..
Трансфер в отель (при необходимости), 10:00-12:00 Экскурсия по …..
С 21:00 12:00-15:30 Сюрприз от компании
свободное время
15:30-16:30 Трансфер в аэропорт
16:30-17:30 Регистрация на рейс
18:25-19:15 Перелет в Киев
С 19:45 Встреча журналистов, развоз по домам
8. Трансфер
В Украине
• Трансфер виз Борисполя
– Добираемся сами
– Коллективные сборы – советую заказывать такси централизовано
– Время приезда – за 2-2,5 часа до вылета
По стране
• Такси
– Если вы передвигаетесь по одному городу несколько раз в день
– Если вас 2-4 человека
– Если возникают дополнительные поездки (съемочные группы телеканалов)
• Минивен/автобус
– Если вас – больше 5
– Если вы будете передвигаться в окрестностях города, по стране и достаточно часто
менять локацию
– Кто и как развлекает в поездке?
• Как заказать?
– Ищите крупную туристическую компанию, специализирующуюся на въездном
туризме
9. Проживание
• Как выбрать отель
– Спросите у клиента или знакомых
– Изучите профильные сайты
– Выбирайте подходящий по цене и расположению
• Как селить?
– Сотрудники агентства живут вместе
– Журналисты – по решению клиента или на выбор
• Если клиент не против индивидуального расселения, узнайте у
журналистов, может, они захотят жить в одном номере
– Узнайте относительно номеров для курящих/некурящих
10. Питание
• Уточните пожелания журналистов
• Найдите рестораны через специальные городские сайты welcome to…
• Можете не заказывать предварительно, если:
– Вас меньше 5-7 человек
– У вас достаточно свободный график
• Обязательно закажите еще до пресс-тура, если:
– Вас много
– График насыщенный
• Форма оплаты – наличная. Обращайте внимание на чаевые!
11. Официальная часть
• Как правило, организацией занимается местный офис
• Ваши задачи:
– Передать вводную информацию: количество журналистов, вопросы для
индивидуальных интервью и т.п.
– Уточнить, планируют ли местные представители компаний свои активности,
подарки и т.п.
– Оговорить ланч/фуршет, обеспечение напитками
– Декорирование помещения – баннеры, флажки и т.п.
– Подготовить пресс-пакеты
• Каким должен быть пресс-пакет? Вариантов много, требование одно –
информативность и компактность
12. Дополнительные информационные
поводы
• Планируйте на свободное время, вместо развлекательных мероприятий
• Желательно, рядом с вашим основным местом проживания
• С журналистами должен находиться сопровождающий, если дополнительные
встречи важны для выхода основного материала
• Если речь идет о других встречах журналистов, то:
– Вы не платите за трансфер
– Вы не сопровождаете журналиста
– Вы не разрешаете их назначать во время официальных встреч
13. Развлечения
• Должны…
– Соответствовать концепции пресс-тура
– Быть максимально интересными для всех
– Быть знаковыми в рамках страны – ключевые достопримечательности
– Согласованы заранее
• Журналисты имеют право отказаться от участия в развлекательных мероприятиях
• Что делать, если они требуют выдать деньги?
14. Nota bene!
• У вас должны быть:
– Ксерокопии паспортов журналистов
– Миллион копий сценариев
– Все необходимые телефоны, включая журналистов
– Аптечка
– Диктофон, фотоаппарат
– Достаточные суммы денег
• Журналисты должны:
– Знать об особенностях пребывания в стране
– Иметь сценарий, мини-разговорник, ваш номер и экстренные номера
телефонов, адрес места проживания (на языке страны пребывания)
15. Нюансы
• Знакомьте журналистов с клиентом, особенно с теми сотрудниками, которые
участвуют в подготовке пресс-тура
• Будьте вежливыми со всеми, сдержанными… до последнего
• Готовьтесь отвечать на миллионов вопросов, связанных с информационным
поводом, спикерами и фактами о стране
16. И, главное…..
• В пресс-тур едут работать и
журналисты, и сотрудники агентства
