Presentatie gehouden op de Najaarsbijeenkomst Archiefinspectie Dordrecht d.d. 29 november 2012

1. Archiefinspectie Dordrecht
Met dank aan:
Provinciale Archiefinspectie Zuid-Holland
Regiobijeenkomst 29 november 2012
17 december 2012 1

2. Voorstellen
Gemeentelijke Archiefinspectie Regio
Robin Lassche
E: r.lassche@dordrecht.nl
T: 06 519 8 3344
17 december 2012 2

3. Verantwoord Vervangen
17 december 2012 3

4. Vervanging
Bewust vernietigen van documenten
Een kopie/reproductie in de plaats stellen van het origineel
17 december 2012 4

5. Begripsverwarring
Volgens de Van Dale
Substitutie = iets in de plaats stellen van
Vervanging = iets in de plaats stellen van
17 december 2012 5

6. Vormen van vervanging
- Van papier naar papier
- Van papier naar, digitale drager
- Van digitaal naar papier
- Van microfilm naar digitaal
- Van video naar DVD
enz.
17 december 2012 6

7. Wat is vervangen?
Informatie met behoud van context en functionaliteit
ongeschonden door de tijd brengen
- met behulp van de daarvoor - op dat moment -
meest geschikte methoden en technieken
- met waarborgen omtrent integriteit,
betrouwbaarheid en authenticiteit.
17 december 2012 7

8. Wijziging in 2013
- Machtiging verdwijnt uit de Archiefwet
- Eisen voor vervanging opgenomen in Archiefregeling
17 december 2012 8

9. Wettelijke grondslag
vervanging
Artikel 7 van de Archiefwet 1995
De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reprodukties,
teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen.
17 december 2012 9

10. Basiscriteria
- Na honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang
- Voldaan wordt aan (eisen van) goede, geordende en toegankelijke staat
Voldoen aan:
- Artikel 3 van de Archiefwet 1995
- Artikelen 2, 6 en 8 van het Archiefbesluit 1995
- Archiefregeling 2010
17 december 2012 10

11. AB - Artikel 2
1. Bij […] besluiten omtrent de vervanging van archiefbescheiden door
reprodukties en […..] wordt rekening gehouden met:
a. de taak van het desbetreffende overheidsorgaan;
b. de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;
c. de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel
erfgoed; en
d. het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor
overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch
onderzoek.
17 december 2012 11

12. AB - Artikel 6
1. De zorgdrager besluit tot vervanging van archiefbescheiden door reprodukties slechts
indien de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te
vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.
2. De zorgdrager maakt zowel bij een aanvraag om een machtiging als bedoeld in artikel 7
van de wet, als bij de bekendmaking van een besluit als bedoeld in het eerste lid
melding van de wijze waarop toepassing is gegeven aan artikel 2, eerste lid,
onderdelen c en d.
17 december 2012 12

13. AB - Artikel 8
De zorgdrager maakt van de vernietiging, vervanging of vervreemding een
verklaring op, die ten minste een specificatie van de vernietigde, vervangen of
vervreemde archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op
welke wijze de vernietiging, vervanging of vervreemding is geschied.
Een exemplaar van deze verklaring wordt bewaard door het overheidsorgaan
waaronder de archiefbescheiden zouden berusten, indien zij niet waren
vernietigd, vervangen of vervreemd.
17 december 2012 13

14. Archiefregeling
De nieuwe informatiedragers, bijvoorbeeld microfilms en optische schijven,
moeten voldoen aan de eisen die worden gesteld in de Archiefregeling,
die vanaf 1 april 2010 van kracht is.
17 december 2012 14

15. Stappenplan verantwoord
vervangen
Zorgdrager:
- Opstellen Handboek Vervanging
Zorgdrager / Extern instituut:
- Uitvoeren proefdigitalisering
- Beperkte kwaliteitsproef om technische instellingen te testen
- Resultaten te matchen aan de eisen
Extern instituut:
- Kwaliteitscontrole resultaten proefdigitalisering
17 december 2012 15

16. Stappenplan
Zorgdrager overleg met de archiefinspectie
- Overleg over nadere invulling technische en procedurele eisen t.b.v.
kwaliteitsborging.
- Afspraken over toetsingsmomenten, etc.
Zorgdrager
- Verkrijgen positief advies gemeentearchivaris en nemen besluit
vervanging
17 december 2012 16

17. Stappenplan
Archiefinspectie: beoordelen Handboek Vervanging
Archiefinspectie adviseert positief tot vervanging - na goedkeuring handboek
Zorgdrager: bekendmaking besluit tot vervanging d.m.v. publicatie
17 december 2012 17

18. Uitzonderingen
- Documenten die vanwege hun uitwendige vorm van belang zijn voor
het cultureel erfgoed
- Documenten met een symbolische waarde voor het cultureel erfgoed
- Documenten waarvan de authenciteit of integriteit niet vast staat
- Documenten die op grond van een wettelijke bepaling in de
oorspronkelijke vorm bewaard dienen te worden
17 december 2012 18

19. Wat doen we met
originele documenten?
Originele documenten moeten
vernietigd worden, anders kan er geen
sprake zijn van vervanging.
17 december 2012 19