Membuat jadwal mengajar di MS. Excel dengan formatting conditional dan data validation untuk memeriksa kelengkapan dan keakuratan isian jadwal. Langkah-langkahnya meliputi pembuatan jadwal, pengisian data, pemformatan sel berdasarkan kondisi, dan validasi data untuk mencegah kesalahan pengisian.

1. Untuk pemula yang belum mengenal feature-feature MS. Excel 2007 lainnya, berikut penulis
sajikan langkah-langkah membuat jadwal mengajar atau jadwal pelajaran dengan formatting
cells:
 Buka MS. Excel, satu workshett kosong terbuka secara otomatis
 Pada Sheet 1, buatlah dan tentukan rancangan bentuk jadwal yang diinginkan, bentuk
vertical atau horizontal sekaligus distribusikan jumlah jampel setiap hari dari Senin
s.d. Sabtu sehingga jumlah jampel per Minggu sesuai dalam muatan kurikulum
sekolah.
Berikut contoh blanko jadwal yang berbentuk vertical.
 Pada Sheet yang sama di area lain yang tidak sebaris dengan jadwal, buatlah
tabel data yang memuat kode pengajar/mata pelajaran dan alokasi jumlah jampel
setiap kelas dalam satu Minggu.
( Jadwal dengan tabel data harus dibuat dalam satu Sheet yang sama , karena Conditional
Formatting tidak dapat bekerja pada Sheet yang berbeda jika menggunakan fungsi vlookup
reference).

2.  Langkah selanjutnya, pemformatan setiap Cell pada jadwal yang telah dibuat.
Untuk kondisi 1 (Pewarnaan untuk kondisi jadwal rangkap)
- Pilih range cell D8:T8 – Klik Tab Home – Klik Conditional Formatting –
klik Highlight Cells - klik duplicate values….
Maka muncul kotak dialog Duplicate values seperti berikut:
Jika anda tidak menginginkan warna baku yang disediakan, anda bisa klik menu dropdown
value with lalu klik custom format…, maka terbuka kotak dialog Format Cells:

3. Saya memilih Tab Fill untuk mewarnai cells dengan warna merah lalu OK.
(pilih Tab Font jika anda mau memilih Hurufnya saja yang diwarnai ).
Selanjutnya periksa Cells D8 s.d. T8 yang sudah kita format dengan duplikasi tadi.
Klik Conditional Formatting – klik Manage Rules … , maka tampak pada kotak dialog
berikut :
Pemformatan untuk Duplikcate values diterapkan pada range D8:T8. Klik Apply lalu OK.
Untuk kondisi 2 (Pewarnaan Cells untuk kondisi jumlah jampel kurang)
- Format Cell D8 dengan menggunakan formula (funggsi yang digunakan COUNTIF dan
VLOOKUP)
- Klik Conditional Formatting – klik New Rule… , maka terbuka kotak dialog berikut:
- Klik Use a formula to determine which cells to format – pada kotak tab Format value
where this formula is true ketikkan rumus berikut:
=COUNTIF(D$8:D$59,D8)<VLOOKUP(D8,$AO$72:$BE$96,3,FALSE) , lalu
Klik button Format – klik warna sesuai selera anda lalu OK .
Penjelasan :
Fungsi COUNTIF : untuk menghitung konten cell D8 dalam range cells D8:D59
(Range D8:D59 berisi 38 Cell yang mewakili jumlah 38 jampel per minggu untuk kelas 7A)

4. Fungsi VLOOKUP : untuk mencari konten D8 dalam table array (AO72:BE96) yang
merupakan jumlah jampel untuk kelas 7A mata pelajaran dengan kode pengajar yang
berkorespondensi dengan konten pada cell D8.
3 adalah nomor indeks kolom untuk alokasi jumlah jampel kelas 7A.
False : nilai range_lookup agar fungsi VLOOKUP mencari secara tepat tanpa harus
menyusun data tabel secara terurut.
Untuk kondisi 3 (Pewarnaan Cells untuk kondisi jumlah jampel berlebih)
Dengan langkah yang sama seperti untuk kondisi 2
- Format Cell D8 , klik cell D8
- Klik Conditional Formatting – klik New Rule… , maka terbuka kotak dialog berikut:
- Klik Use a formula to determine which cells to format – pada kotak tab Format value
where this formula is true ketikkan rumus berikut:
=COUNTIF(D$8:D$59,D8)>VLOOKUP(D8,$AO$72:$BE$96,3,FALSE) , lalu
Klik button Format – klik warna sesuai selera anda lalu OK – OK.

5. Formatting cell D8 dengan 3 kondisi selesai, untuk melihat pemformatan tadi
- Klik Conditional Formatting – klik Manage Rules … , maka tampak pada kotak
dialog berikut :
Dalam kotak dialog ini anda dapat menghapus, mengedit formula, menata urutan kondisi
formatting.
- Langkah selanjutnya Formatting cell E8, F8, s.d. T8 (sesuai jumlah kolom pada jadwal
yang anda buat).
Untuk pemformatan cell E8, F8, s.d. T8 tak perlu merumuskan seperti langkah diatas, kita
gunakan Format Painter pada group Clipboard sub tab Home.
Klik cell D8 – klik Format Painter – klik cell E8.
Untuk melihat hasil pemformatan pada cell E8 ,
Klik cell E8 – klik Conditional Formatting – klik Manage Rules … , maka tampak pada
kotak dialog berikut :

6. Untuk melihat sepintas formula, gerakkan pointer mouse hingga di atas formula, untuk
mengedit klik kondisi yang akan diedit – klik tab Edit Rule…
Dengan cara yang sama, format untuk cell F8, G8 , dst..
- Langkah selanjutnya Formatting range cell D9:T9 (sesuai jumlah kolom pada jadwal
yang anda buat)
Pilih range cell D8:T8 – klik Format Painter – klik cell D9
Maka range cell D9:T9 telah terformat.
Periksa cell D9 : Klik cell D9 – klik Conditional Formatting – klik Manage Rules … ,
maka tampak pada kotak dialog berikut :
Tampak untuk Duplicate value perlu diedit, klik Duplicate value – tulis pada kotak Applies
to :
=$D$9:$T$9.
Periksa lagi untuk cell E9 , dst.
Ulangi langkah pemformatan untuk baris berikutnya hingga tuntas.
Setelah semua cells sudah terformat dengan 3 kondisi tersebut, maka blanko jadwal
siap diisi dan perhatikan hasil pemformatannya .
Berikut contoh 3 kondisi yang tampak, kondisi rangkap(merah), kurang jam (hijau), dan
lebih jam (kuning).

7. Apabila kondisi jadwal terlihat berwarna putih seperti warna background, maka kondisi
jadwal telah benar.
WARNING:
Setiap cell anda harus mengetikkan satu persatu, jangan lakukan Copy- Paste untuk konten
yang sama, karena setiap cell telah diformat dengan format tertentu sehingga akan
mengubah formatting cell yang telah dibuat!!!.
 LANJUTAN :
- Untuk memeriksa kelengkapan setiap mata pelajaran yang dientrykan serta jumlah
jampelnya, anda dapat membuat daftar tabel pemeriksa di area lain pada Sheet yang sama
seperti tabel di bawah, atau pada Sheet yang lain (Hal ini lebih baik karena kita dapat
menampilkan 2 Sheet secara bersamaan dalam satu layar).
Tampak Kode mapel IS belum diisikan pada kelas 8A sejumlah 2 jampel.
- Formula untuk Cell AQ104 : =Countif(range kolom kelas 7A pada jadwal,criteria)
= Countif($D$8:$D$59,AO104)
Formulakan untuk Cell AR104, dst , untuk baris selanjutnya anda bisa Copy-Paste.
Untuk Kondisi jumlah jampel, prinsifnya membandingkan antara jumlah jam hasil
perhitungan fungsi Countif dengan jumlah seharusnya yang ada pada Tabel data.
Fungsi IF yang saya gunakan untuk formulanya tampak pada Formula Bar .
=IF(BF104=BF72,”TEPAT”,IF(BF104<BF72,”KURANG”&” “& (BF72-
BF104),”LEBIH”&” “&(BF104-BF72)))

8. - Untuk memeriksa jumlah jam setiap pengajar per hari dalam satu minggu, anda dapat
membuat tabel pemeriksa lagi, seperti berikut:
Tampak Kode BS pada hari jum’at tidak ada jam mengajar. Ini berguna untuk
memeriksa permintaan jam kosong mengajar.
Tampak pada formula bar Fungsi Countif(range cells hari senin pada jadwal,criteria).
- Untuk mencegah salah pengisian kode pengajar pada masing-masing kelas, anda dapat
menggunakan Data Validation.
Klik cell D8 – Klik tab Data – Klik Data Validation – klik Data Validation … , maka
tampak kota dialog berikut :
Pada tab Allow: pilih list , lalu ketikkan pada tab Source: Kode nama pengajar yang
mengajar di kelas 7A dan pisahkan dengan “,” (koma)
Tampak In-cell dropdown di ceklis berarti daftar kode pengajar pada cell D8 ditampilkan
dalam menu dropdown.
Untuk peringatan salah entry data, anda dapat klik tab Error Alert seperti kotak dialog
berikut:
Isi dengan teks yg diperlukan lalu OK.

9. Hasil validasi data pada cell D8, jika klik cell D8 tampak pada sebagai berikut:
Icon small triangle pada cell D8 merupakan menu dropdown jika anda klik berisi daftar kode
pengajar yang tadi dibuat.
Jadi anda dapat mengkliknya tanpa harus mengetikan lagi.
Icon small triangle tidak akan tercetak saat printing, jika settingan baku tidak dirubah.
Jika anda mengetikkan kode nama pengajar selain yang terdaftar tadi, maka muncul
peringatan kesalahan yang tadi telah dibuat. Ini kegunaannya data validasi sebagai
pembatasan.

10. Selanjutnya anda dapat melakukan validasi data yang sama untuk cell lainnya jika anda mau
!
Klik cell d8 – klik Data Validation – Data Validation … , lalu OK.
Klik atau pilih Cell lainnya lalu tekan F4 .