Дитятьева Н.С, САФУ. Портальные технологии для создания единого корпоративного пространства и обеспечения эффективной системы управлени
•Download as PPTX, PDF•
0 likes•783 views
Recommended
Recommended
More Related Content
Viewers also liked
Viewers also liked (10)
Similar to Дитятьева Н.С, САФУ. Портальные технологии для создания единого корпоративного пространства и обеспечения эффективной системы управлени
Similar to Дитятьева Н.С, САФУ. Портальные технологии для создания единого корпоративного пространства и обеспечения эффективной системы управлени (20)
More from IBS
More from IBS (20)
Дитятьева Н.С, САФУ. Портальные технологии для создания единого корпоративного пространства и обеспечения эффективной системы управлени
- 1. Северный арктический федеральный университет Дитятьева Наталья Сергеевна Заместитель директора Дирекции Программы развития САФУ 23 мая 2014 года
- 2. Северный арктический федеральный университет «Портальные технологии для построения единого корпоративного пространства и обеспечения эффективной системы управления»
- 3. Северный арктический федеральный университет Корпоративный портал - это внутренний информационный ресурс организации Решает задачи: Обеспечивает процессы: Коммуникационные Организационные Аналитические Коллективная работа Хранение и анализ информации Организация бизнес- процессов вуза Разработка и управление документацией Организация доступа к системам управления вузом
- 4. Северный арктический федеральный университет Корпоративный портал Когда он нужен? Организационные потребности Информационные потребности Рост организации Усложнение организационной структуры Наличие филиалов Большая численность сотрудников Увеличение объёмов информации Увеличение бумажного документооборота Отсутствие удобного инструмента контроля исполнения поручений Отсутствие возможностей для удалённой работы
- 5. Северный арктический федеральный университет Ожидания руководства Повышение управляемости организации Единая точка доступа к информации и документации Принятие решений на основе актуальной аналитики Формирование корпоративной культуры Рост эффективности работы сотрудников
- 6. Северный арктический федеральный университет Ожидания сотрудников Оперативный доступ к информации и документам Возможность оперативного взаимодействия с руководством Рациональная организация рабочего пространства Удобная форма отчётности Минимальная потеря времени на выполнение задач
- 7. Северный арктический федеральный университет Возможности корпоративного портала Организационная структура Работа коллегиальных органов Задачи, поручения Автоматизированные бизнес-процессы Автоматизированные заявки и запросы Списки, реестры, справочники Аналитика и отчетность Управление проектами Интеграция с другими информационными системами Персональные карточки сотрудников Телефонный справочник Личные кабинеты Новости и объявления События Календари Центр документов Базы знаний Мгновенный поиск Единое информационное пространство Эффективная система управления
- 8. Северный арктический федеральный университет Карточка сотрудника | Списки сотрудников | Телефонный справочник Предназначение: Решение: Упростить взаимодействие сотрудников внутри организации Интеграция портала с кадровой системой 1С. Автоматизация выгрузки списка подразделений
- 9. Северный арктический федеральный университет Организационная структура организации | Подчиненность сотрудника Предназначение: Решение: Предоставить системную информацию об организационной структуре и должности каждого сотрудника Визуализация ответственности и полномочий внутри организации. Улучшение деятельности HR-службы
- 10. Северный арктический федеральный университет События | Новости и объявления | Календари| Полезная информация Предназначение: Решение: Оперативно информировать сотрудников о происходящих событиях, совещаниях. Бронировать переговорные комнаты. Обеспечить доступ к полезным ресурсам и сервисам. Доска объявлений. Гиперссылки. Wiki-страницы. Экспорт календарей в MS Outlook. Установка напоминаний
- 11. Северный арктический федеральный университет Центр документов Предназначение: Решение: За счёт создания корпоративной базы снизить затраты на поиск, подготовку и согласование документации Автоматизированные процессы согласования. Библиотеки документов, сгруппированные по видам Перекрестные ссылки между документами и библиотеками
- 12. Северный арктический федеральный университет Работа коллегиальных органов | Задачи | Поручения Предназначение: Решение: Сократить затраты на подготовку, проведение собраний и распространение результатов. Организовать удаленное управление поручениями и задачами. Повысить исполнительскую дисциплину. Автоматизированная система согласования и ознакомления с повесткой, документацией и протоколом собрания. Система делегирования поручений и задач. Контроль исполнения
- 13. Северный арктический федеральный университет Автоматизация бизнес-процессов | заявки и запросы Предназначение: Решение: Автоматизировать обеспечивающие процессы: документооборот, закупки, заявки на бронирование, запросы на документы Регламентированные формы документов. Распределение прав доступа. Контроль за ходом исполнения. Отчетность.
- 14. Северный арктический федеральный университет Управление проектами Предназначение: Решение: Организовать и контролировать работы по проектам проектных команд организации по средством удаленного доступа Узлы проектов. Библиотеки документов. Распределение ролей в проектах и прав доступа. Постановка и контроль исполнения задач. Отчетность по проекту
- 15. Северный арктический федеральный университет Практический эффект для САФУ Улучшение работы подразделений Соревновательный интерес к работе других подразделений Прослеживаемость процессов и взаимодействия подразделений Желание сотрудников делиться корпоративной информацией и улучшать свои процессы Формирование портальной корпоративной культуры
Editor's Notes
- Здравствуйте! Я сегодня поделюсь опытом внедрения корпоративного портала в университете. Расскажу что удалось сделать за два года существования проекта, с какими сложностями мы столкнулись и какой эффект в результате получили.
- На современном этапе развития организации оперируют такими понятиями как внутренние коммуникации, аккумулирование знаний внутри организации, доступность информации, прозрачность бизнес-процессов, персонализация ответственности, скорость принятия решений, снижение издержек, анализ результатов и прогнозы перспектив развития, - то есть тем, что повышает эффективность ее деятельности, добавляет дополнительные конкурентные преимущества. Проведение всех этих действий невозможно без современных информационных технологий, вот почему внедрение корпоративных информационных порталов стало необходимостью. Появление порталов стало возможным, благодаря развитию технологии Intranet, или, иначе, сети в пределах организации. Корпоративный портал – это внутренний информационный ресурс организации, который решает организационные, коммуникационные и аналитические задачи и обеспечивает коллективную работу хранение и анализ информации организацию и функционирование бизнес-процессов университета разработку и управление документацией организацию доступа к автоматизированным системам управления университетом
- Потребность в создании такой мощной системы испытывают организации в следующих случаях и САФУ не было исключением: Рост организации; сложная организационная структура; территориальная разрозненность подразделений; наличие филиалов; большая численность сотрудников Увеличение объемов, источников и маршрутов используемой информации; отсутствие единого центра консолидации, агрегирования и анализа информации; отсутствие возможности быстрого правомерного доступа к любой служебной информации Коммуникации основываются на почтовых рассылках, совещаниях, телефонных переговорах, ICQ (Skype и другие), новостях на информационных стендах и сайте Увеличение бумажного документооборота; длительные сроки согласования документов; сложность поиска документов; потеря документов Отсутствие удобного инструмента контроля исполнения поручений руководства Потребность в автоматизации процессов организации, в т.ч. рутинных Отсутствие возможности удаленной работы.
- Высшее руководство организации стремится к повышению эффективности работы организации и ожидает следующих результатов от внедрения портала Повышение управляемости организации Роста Эффективности работы сотрудников Наличие единой точки доступа к информации и документации Быстрая постановка задач подчиненным и контроль за их исполнением Принятие решений на основе фактов и актуальной аналитики Формирование корпоративной культуры
- В свою очередь для качественного выполнения своих функций каждый сотрудник стремится к: Оперативный доступа к информации и документации Автоматизация бизнес-процессов в том числе и рутинных и документооборота Эффективный производственный процесс, минимальные непроизводственные потери времени на выполнение своих задач Удобная форма отчетности Возможность оперативно взаимодействовать с руководством Рациональная организация рабочего информационного пространства
- Таким образом проанализировав существующие проблемы организации, а также ожидания сотрудников и руководства можно было решить и оправдать при помощи внедрения такой информационной системы как КП. И по инициативе первого проректора в 2011 году был запущен проект по разработке и внедрению КП в САФУ. Возможности КП большие, но главные два его преимущества, как показал уже опят внедрения, заключаются в возможности создания в организации ЕИП и ЭСУ. В САФУ ЕИП создано за счет следующих сервисов портала: Персональные карточки сотрудников Телефонный справочник Личные кабинеты Новости и объявления События Календари Центр документов Базы знаний Мгновенный поиск А ЭСУ за счет следующих сервисов: Организационная структура Работа коллегиальных органов Задачи, поручения Автоматизированные бизнес-процессы Автоматизированные заявки и запросы Списки, реестры, справочники Аналитика и отчетность Управление проектами Интеграция с другими информационными системами У каждой организации эти сервисы могут быть свои. Сейчас я расскажу о некоторых из этих сервисов.
- В крупных организациях мало кто знает друг друга в лицо, есть проблемы с поиском местонахождения или контактной информацией сотрудника. Выходом из сложившейся ситуации стало on-line отражение на КП всех сотрудников университета с их контактной информацией в привязке к соответствующим подразделениям. Вновь принятые или уволенные сотрудники появляются и исчезают с портала в течение одного рабочего дня. Такая оперативность достигается за счет интеграции портала с 1С Кадры. Внедряя этот сервис кроме прямой цели упрощения взаимодействия сотрудников внутри организации мы добились еще и следующих эффектов: Наличие персональных карточек сотрудников позволило переложить ответственность за актуализацию контактной информации с сервисной службы на сотрудников. Хочешь чтобы тебе звонили и находили, заполни о себе карточку. И поскольку все что делает на портале сотрудник отображается на нем, то наличие заполненной карточки сотрудника стао корпоративным требованием. улучшение деятельности HR-службы по ведению штатного расписания ввиду того что информация из 1С отражается на портале в общем доступе.
- Когда в университете начались активные реорганизация и организационные преобразования, то очень сложно стало отслеживать эти изменения. Актуальной информацией владели только работники кадровой службы. В настоящий момент за счет интеграции с 1С кадры на КП on-line отражается: Полный перечень подразделений университета с учетом уровней подчинённости: управление, отдел, входящий в состав управления. Оргструктура с учетом всех подчиненностей и взаимосвязей. Оргсруктура каждого сотрудника. Это позволяет очень легко ориентироваться в иерархии организации и осуществлении новых организационных преобразований, а также позволило улучшить деятельность кадровой службы по ведению структуры в 1с.
- Благодаря таким информационным сервисам, как объявления, новости, полезная информация, информация о вакансиях, гиперрсылки на другие сервисы университета, бронирование аудиторий каждый сотрудник или подразделение может самостоятельно оперативно сообщить другим подразделениям важную информацию, узнавать об отсутствующих топ-менеджерах на этой неделе (а это экономит массу времени при подписании документов) и тп. Информация в корпоративных календарях легко экспортируется в личный MS Outlook. Внедряя этот сервис кроме прямой цели оперативного информирования сотрудников о событиях мы добились следующих эффектов: Перемещение акцентов с Предоставления информации на самостоятельный ее поиск. Девиз такой: Есть новость – размести ее и не твоя проблема прочитали ее или нет. Хочешь узнать информацию – не жди ее рассылки а найди сам. Улучшили взаимодействие подразделений. Пример про сервис бронирования аудиторий и ИТ
- Единое хранилище документов «Корпоративного портала» снижает затраты времени на поиск информации, необходимой для работы. В нашем Центре документов размещены следующие виды документов:организационные, приказы и распоряжения, положения о подразделениях и должностные инструкции, нормативно-методические документы, формы и шаблоны, договора. Помимо очевидных эффектов от внедрения данного сервиса, мы добились следующего: 1) Сократили службу делопроизводства на 2 штатные единицы, ранее занимавшиеся распечаткой и распространением документов среди подразделений. 2) Убрали 90% корпоративных документов с сайта университета. Тк ранее только на сайте могли опубликовывать документы для всех сотрудников.
- Будучи секретарем одного из стратегически важных советов в университете, я столкнулась с большими трудозатратами, связанными с подготвокой собрания. Данный сервис сократил подготовку к собраниям с 5 дней до одного. Таким образом, с целью сокращения затрат на подготовку, проведение собраний и распространение результатов; организации удаленного управления поручениями и задачами; повышения исполнительской дисциплины на КП созданы узлы для каждого вида собраний, те порядка 10 собраний. Внутри каждого узла содержатся узлы с конкретными датами собраний, где люди размещают повестку, документы к собраниям, протоколы. Также наличие модуля Задач и поручений позволяет управлять заданиями для сотрудников, устанавливать сроки, формируйте итоговые отчеты по работе сотрудников.
- Возможности КП позволяют автоматизировать рутинные процессы, процессы связанные с оказанием внутренними подразделениями услуг сотрудникам, а также сложные межфункциональные процессы непосредственно под ваши нужды. В качестве простых процессов мы автоматизировали разного рода заявки: заявки на транспорт, на бухгалтерские, кадровые, архивные документы, бронирование аудиторий, размещение вакансий, заявки по ИТ. Помимо этого в каждом процессе формируется необходимая подразделению отчетность. Примером сложного меж функционального процесса являются процессы согласования договоров; согласование командировок. Колоссальный эффект был получен в экономии трудозатрат и в достижении прозрачности процессов. Что позволило их улучшать в дальнейшем. Пример – количество копий договоров сократилось с 5 до 2.
- Университет сейчас старается внедрить проектное управление, тк как показала практика в нем очень много работ ведется по принципу проектов. Даже пример проект по внедрению портала это тоже проект, где задействованы много разных подразделений. Для работы по проектам на узле Центра проектов созданы библиотеки проектов, каждая из которых включает возможность размещать документацию по проекту, обсуждать проект, отслеживать общий ход проекта. Наличие возможности автоматизировать проектное управление позволили безболезненно внедрить это управление в университете.
- Таким образом за два года существования проекта по разработке и внедрению КП помимо очевидных эффектов,которые получаются от внедрения любой ИС, хотелось бы озвучить те практические эффекты и преимущества, которые получила наш университет от внедрения этого проекта: Формирование портальной корпоративной культуры Неформальное смещение акцентов и ответственности на сотрудников за поиск и размещение информации Желание сотрудников делиться корпоративной информацией и улучшать свои процессы Прослеживаемость горизонтальных процессов и взаимодействия подразделений Соревновательный интерес к работе других подразделений Улучшение работы подразделений, результаты которой непосредственно отражаются на портале Переориентация сотрудников ИТ развивать ИТ среду «от портала» Теперь наш университет не мыслит работы без этого ИС. Проект удался и продолжает развиваться.