Кейс: Внедрение системы управления HR-данными

1. Кейс: Внедрение системы
управления HR-данными

2. Контекст
2
Генеральный директор крупной российской компании потребовал от HR директора
предоставлять ему и руководителям бизнес-подразделений ключевые HR-
показатели, наряду с другими бизнес-показателями, на «рабочем столе
руководителя» в режиме реального времени.
На тот момент HR-департамент рассчитывал и предоставлял менеджменту
компании HR-метрики один раз в квартал. Этим занимался специальный аналитик.
Он отправлял запросы в разные департаменты по электронной почте, получал от
них данные, выверял, устранял ошибки и оформлял отчет в Excel. Подготовка
отчета занимала месяц.
HR-директор решила использовать эту возможность для того, чтобы во-первых,
внедрить наборы операционных HR-показателей в качестве инструмента принятия
решений на разных уровнях компании, а во-вторых, определить, какие данные
нужно начать собирать сейчас, чтобы в будущем иметь возможность принимать
решения о персонале и HR-процессах на основе данных на принципиально новом
уровне.

3. Задачи
3
HR-директор Валентина поставила перед командой
проекта следующие задачи:
1. Автоматизировать сбор данных из разных HR-систем и
других учетных систем компании, сверку данных и
проверку качества
2. Запустить удобную систему показателей, доступных в
режиме реального времени руководителю любого
уровня. Руководитель должен иметь возможность
смотреть на данные по своему департаменту/ функции,
иметь возможность «провалиться» в детали.
3. Разработать roadmap по сбору данных для будущих
проектов

4. Этапы проекта
4
Работа команды состояла из следующих этапов:
1. Была проведена диагностика экосистемы HR-данных и
разработан roadmap на ближайшие 1 и 5 лет
2. Внедрена система MDM (управления мастер-данными)
для HR. Кроме того, на этом этапе была проведена
очистка и нормализация исторических данных
3. Запущено цифровое хранилище HR-данных
4. Настроена система панелей HR-показателей
(«дэшбордов») для руководителей разного уровня

5. Этап 1: Диагностика
5
1. Выявить системные проблемы в управлении данными - с точки зрения IT-
систем и технологий, методологии и ответственности участников процесса;
2. Получить независимую оценку текущего качества HR-данных;
3. Определить quick wins (быстрые решения, которые дадут максимальный
эффект) и долгосрочный план действий.
1. Опрос и интервью вовлеченных сторон (владельцев данных и IT-
инфраструктуры, аналитиков, пользователей отчетов);
2. Анализ качества данных на примере предоставленных компанией HR-данных
из всех имеющихся систем.
2 недели
• Отчет о состоянии процессов управления данными в HR в формате:
• Процессы работы с данными;
• Типология данных и их приоритезация для организации клиента;
• Количественная оценка полноты, сбалансированности и консистентности
данных;
• Ограничения и возможности текущего состояния данных.
Почему диагностика
была необходима?
Что включала в
себя диагностика?
Сколько времени это
заняло?
Каков был результат?

6. Диагностика: иллюстрация
6
В частности, в рамках диагностики была описана
карта информационных систем компании, в которых
хранятся HR-данные:
В качестве одной из системных проблем
была выявлена следующая:
Информация о сотруднике возникает и
ведется в нескольких источниках. Из-за
этого одинаковые данные в разных
источниках отличаются не только
форматом, но и трактовкой и даже
значением!
Так как компания не планировала менять
текущий набор HR-решений, в качестве
решения было предложено внедрение
MDM-системы (системы управления мастер-
данными)

7. Этап 2: Внедрение системы управления мастер-данными. Очистка и
нормализация исторических данных
7
Что включает в себя MDM-система?
1. Комплексное MDM-решение (IT-платформа), интегрирующее
справочники с HR-системами и автоматизирующее процесс
ведения справочников;
2. Регламент процесса управления мастер-данными;
3. Обучение специалистов, отвечающих за исполнение процесса
управления мастера-данными.
4. Полное сопровождение процесса управления мастер-данными
по модели BPO (business process as a service)
Кроме того, в проект также было включено выполнение
комплексного протокола - сопоставления данных из различных
источников, исправления, очистки, обогащения накопленных
данных.
Какие возможности дало внедрение MDM-системы?
• Управление HR-процессами на основе данных,
интегрированных из различных систем при оптимальной
стоимости владения;
(управление мастер-данными выполняется
профессиональной командой IBS с гибкой и контролируемой
тарификацией в зависимости от объема выполненных работ
и выполнения планового уровня сервиса (SLA);
• Значительное сокращение трудозатрат при формировании
отчетности и аналитики.
Какие задачи решила MDM-система?
1. Гармонизация данных, хранящихся в различных источниках (HR-
системах);
2. Объединение всех HR-данных в единую модель «цифрового
следа» сотрудника;
3. Запуск и поддержка регламентированного процесса управления
HR-данными.
Сколько времени занял проект
6 месяцев (включая обучение специалистов)

8. Этап 3: Создание цифрового хранилища
8
Что включает в себя цифровое
хранилище?
Что является результатом
создания цифрового хранилища?
Сколько времени занял запуск
цифрового хранилища?
• Автоматическая интеграция с учетными системами Клиента;
• Система хранения и обработки HR-данных;
• Базовый перечень аналитических отчетов;
• Обученная команда поддержки Клиента.
• Интегрированная платформа отчетности и аналитики,
сокращающая время и трудозатраты на формирование
отчетов и исследований;
• Постоянно совершенствуемая система данных для
управления всеми этапами современного HR-цикла от
привлечения до увольнения;
• Источник данных для использования предиктивных
алгоритмов.
3 месяца

9. Этап 4: Настроена система панелей HR-показателей
(«дэшбордов») для руководителей разного уровня
9
Какая работа была выполнена
на этом этапе?
Сколько времени
потребовалось?
• Сбор требований к отчетам от бизнес-пользователей;
• Определение ролевой модели и полномочий доступа;
• Визуализация панели показателей на выбранной BI-
платформе
• Интеграция BI-платформы с цифровым хранилищем.
1 месяц
Благодаря проделанной на этапах 1-3 работе, время,
необходимое на собственно запуск панелей HR-
показателей значительно сократилось.

10. Примеры визуализации панелей показателей
10

11. Оценка трудозатрат на дополнительные аналитические задачи до
и после внедрения системы управления данными
11
Разработка
нового
отчета
Аналитическое
исследование
Без системы управления
данными
С системой управления
данными
Общее время
3. разработка
регулярного отчета
2. создание прототипа
отчета
1. постановка задачи
бизнес
аналитик
ИТ
бизнес
сервис
ИТ
Общее время
4. принятие решений
3. анализ данных и
подготовка выводов
2. подготовка и выгрузка
данных
1. постановка задачи
бизнес
сервис
ИТ
Общее время
4. принятие решений
3. анализ данных и
подготовка выводов
2. подготовка и выгрузка
данных
1. постановка задачи
бизнес
аналитик
ИТ

12. Россия, 127434, Москва,
Дмитровское шоссе, 9Б
тел.: +7 (495) 967-8080
факс: +7 (495) 967-8081
www.ibs.ru www.twitter.com/ibs_ru
ibs@ibs.ru www.facebook.com/IBS.ru