Mikä on tietopyyntö? Miten tietopyyntöön tulee vastata? Materiaalissa käydään läpi vastauksia näihin kysymyksiin käytännön tilanteiden kautta.

1. Tietopyyntöön ja tiedusteluihin
vastaaminen kunnassa - käytännön
tilanteita
Tuuli Tarukannel

2. 2
Esimerkkejä määräajoista
•Lainsäädännössä ei ole aina täsmennetty asioiden käsittelyn ja palvelujen
toteuttamisen viivytyksettömyyden merkitystä. Huom! Kuitenkin esitettävä
asianosaisen pyynnöstä arvio päätöksen antamisajankohtasta.
•Julkisuuslain 14 §:n 4 momentin mukaisesti:
• Tieto julkisesta asiakirjasta on annettava mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään kahden
viikon kuluessa siitä, kun viranomainen on saanut asiakirjan saamista koskevan pyynnön.
• Jos pyydettyjä asiakirjoja on paljon tai niihin sisältyy salassa pidettäviä osia tai jos muu niihin
rinnastettava syy aiheuttaa sen, että asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai
muutoin tavanomaista suuremman työmäärän, asia on ratkaistava ja tieto julkisesta asiakirjasta
annettava viimeistään kuukauden kuluessa siitä, kun viranomainen on saanut asiakirjan saamista
koskevan pyynnön.
•Asian selvittämiseen liittyy kuitenkin määräaikoja. (esim. kuulemisen määräaika ja
selvityspyynnön määräaika jne.)

3. 3
Asioiden käsittely on julkista
Erotettava ns. virallisen tiedontarve ja muu tiedon tarve. Jälkimmäisessä liikutaan
”vapaammassa maailmassa” eli voidaan hakea ja antaa tietoa julkisista aineistoista julkisilla
kanavilla. Virallista tiedonsaantia ohjaavat viralliset normit mm. lainsäädäntö, virastojen
ohjeistukset jne.
Hallinto perustuu julkisuusperiaatteeseen (PL 12 §)
Viranomaisen asiakirjat ovat julkisia, jollei julkisuutta ole välttämättömien syiden vuoksi
lailla erikseen rajoitettu. Jokaisella on myös oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta.
Julkisuusperiaate julkisuuslaissa: Asiakirjojen julkisuudesta voidaan tehdä poikkeuksia vain
lailla ja välttämättömien syiden vuoksi. Julkisuuslaissa säädetään myös salassapidon
perusteista.

4. 4
Tiedusteluun vastaaminen
•Viranomaisella on velvollisuus vastata ilman aiheetonta viivytystä toimivaltaansa
kuuluviin, asiallisiin tiedusteluihin.
•Hallintolain mukaisen neuvontavelvollisuuden toteuttaminen edellyttää, ettei
tiedustelun lähettäjä jää epätietoiseksi siitä, mitä hänen tiedustelulleen on tapahtunut.
•Kaikki tietopyynnöt eivät ole perustuslain tai julkisuuslain oikeuttamia tietopyyntöjä,
eikä viranomaisen tarvitse vastata niihin kaikkiin. Vaikka viestiin täytyisikin vastata, ei
siinä välttämättä tarvitse luovuttaa pyydettyjä tietoja tai perustella tietojen salaamista.
Hyvä hallintotapa edellyttää, että viranomainen vastaa niihin viesteihin, joita sille on
lähetetty koskien sen toimintaa viranomaisena. Esimerkkejä viesteistä, jotka eivät koske
viranomaisten toimintaa tai vaikuta mitenkään kysyjän oikeusturvaan, ovat mainokset,
tiedotusluonteiset materiaalit, mielipidetiedustelut, yleiset kyselyt. (Koski & Kuutti,
Läpinäkyvyys kunnan toiminnassa – tietopyyntöihin vastaaminen 2016)

5. 5
Yhteydenottoihin vastaaminen
Hallintokanteluun olisi tullut vastata
OKV/1251/1/2017, 11.5.2018: Apulaisoikeuskanslerin sijainen kiinnitti kaupungin pysäköinninvalvonnan huomiota hallintolain
hallintokantelua koskevien säännösten noudattamiseen. Kantelija oli toimittanut kaupungin pysäköinninvalvonnalle
hallintokanteluksi nimeämänsä sähköpostiviestin, mutta siihen ei ollut vastattu. Saadun selvityksen mukaan viesti oli tulkittu
asiaksi, joka oli haluttu saattaa pysäköinninvalvonnan tietoon. Viestin otsikointi hallintokanteluksi oli jäänyt huomioimatta. Viestiin
ei ollut lähetetty muuta vastausta kuin automaattinen vastausviesti.
Apulaisoikeuskanslerin sijainen totesi, että kantelijan lähettämän viestin otsikko ja sisältö voivat antaa erilaisen kuvan viestin
luonteesta. Kantelijan hallintokanteluksi nimeämään viestiin olisi ollut kuitenkin perusteltua vastata hallintolain hallintokantelua
koskevien säännösten mukaisesti.
Puhelinpalvelussa olisi tullut antaa neuvontaa kohtuullisessa ajassa:
OKV/498/1/2017, 27.2.2018: Apulaisoikeuskanslerin sijainen kiinnitti viraston huomiota velvollisuuteen noudattaa hyvään
hallintoon kuuluvaa palveluperiaatetta ja velvollisuuteen antaa puhelinpalvelussa neuvontaa asianmukaisesti ja kohtuullisessa
ajassa. Kantelijan virastolta saamassa selvityspyyntökirjeessä oli mainittu puhelinnumero, johon soittamalla olisi voinut saada
ohjeita ja lisätietoja asiasta. Kantelija ei kuitenkaan ollut saanut palvelua puhelimitse useista soittoyrityksistä huolimatta.
Apulaisoikeuskanslerin sijainen katsoi, että kantelija ei ollut saanut haluamaansa puhelinpalvelua hyvän hallinnon edellyttämällä
tavalla. Verohallinto kertoi selvityksessään reagoineensa puhelinpalveluidensa ruuhkaan tavoitellun palvelutason saavuttamiseksi.
Virasto oli myös pahoitellut puhelinpalvelun ruuhkautumisesta kantelijalle aiheutunutta haittaa.

6. 6
Tiedusteluun vastaaminen
Tiedusteluun olisi tullut vastata:
OKV/1382/1/2017, 16.3.2018, Apulaisoikeuskanslerin sijainen kiinnitti kunnan huomiota
viranomaisen palveluperiaatteeseen ja velvollisuuteen vastata asiointia koskeviin tiedusteluihin.
Kunta ei ollut vastannut tiedusteluihin, joita kantelija oli tehnyt kuntalaisaloitteensa käsittelyn
etenemisestä.
Tiedusteluun tulee vastata asianmukaisesti ja ymmärrettävästi:
OKV/1049/1/2017: Kantelija oli lähettänyt tiedusteluja usealle viranomaiselle, ja hänelle oli jo
vastattu samaa asiakokonaisuutta koskeviin kysymyksiin työ- ja elinkeinoministeriöstä. Hänen
myöhemmin työ- ja elinkeinoministerille lähettämiinsä sähköpostiviesteihin ei ollut vastattu.
Oikeuskansleri totesi, että mikäli viranomainen katsoo, että asiaan on jo aikaisemmin vastattu
riittävästi, tulee tiedusteluun lähettää tämän sisältöinen vastaus. Tiedustelijalle on myös
mahdollista ilmoittaa, että asian käsittely on päättynyt eikä hänelle enää vastata samaa asiaa
koskeviin tiedusteluihin, jos niihin on jo asianmukaisesti useamman kerran vastattu.

7. 7
Tiedusteluun vastaaminen
Tiedusteluun olisi tullut vastata kohtuullisessa ajassa
OKV/155/1/2017, 15.1.2018
Apulaisoikeuskansleri kiinnitti viraston huomiota hyvän hallinnon vaatimuksiin tiedusteluihin vastaamisessa. Kantelija oli
lähettänyt virastolle tiedustelun, jossa hän oli esittänyt kysymyksiä auton määräaikaiskatsastuksesta. Apulaisoikeuskanslerin
mukaan tiedusteluun olisi tullut vastata ripeämmin, koska tiedustelu oli sisällöltään lyhyt ja yksilöity ja koska vastaamisen
viipymisen vuoksi asiakkaan oikaisuvaatimusaika kului umpeen.
Tiedusteluun ja asiakirjapyyntöön on vastattava
OKV/179/1/2016, 19.1.2017: Apulaisoikeuskansleri kiinnitti kunnanviraston, ympäristölautakunnan ja kunnanhallituksen
huomiota viranomaisen neuvontavelvollisuuteen sekä velvollisuuteen antaa pyynnöstä arvio asian ratkaisemisen ajankohdasta.
Kunnan toimijoiden huomiota kiinnitettiin myös viranomaisen palveluperiaatteeseen ja asiakirjapyynnön käsittelyä koskeviin
säännöksiin. Lisäksi ympäristölautakunnan tietoon saatettiin apulaisoikeuskanslerin näkemys kantelun kohteena olevan
viranhaltijan esteellisyydestä kanteluasian käsittelyssä.
Kantelijat eivät olleet saaneet vastauksia tiedusteluihinsa, jotka koskivat yksityistien tiekunnan päätöksestä tehdyn valituksen
käsittelyvaihetta. Heille ei myöskään ollut annettu tietoa tai vastausta asiakirjapyyntöön, joka koski ympäristölautakunnan
tiejaoston kokouksessa käsillä ollutta asiakirjaa.

8. 8
Tietopyyntöön vastaamisen määräaika
•Tietopyyntöön on vastattava.
• Tieto julkisesta asiakirjasta on annettava mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään kahden
viikon kuluessa siitä, kun viranomainen on saanut asiakirjan saamista koskevan pyynnön ->
erityisolosuhteet, tiedot annettava kuukaudessa
• Viivytyksettömyys tarkoittaa myös sitä, että tietopyyntöön pitää reagoida nopeasti, vaikkei
antaisikaan heti itse tietoa.
Esimerkiksi:
•Jos asian nopea ratkaiseminen ei ole mahdollista, tiedonpyytäjälle olisi pitänyt ilmoittaa, että asian
selvittäminen vaatii lisäaikaa (EOA 661/4/96)
• Viranomaisen ja sitä edustavan yksittäisen viranhaltijan on tehtävä asiakirjapyynnön perusteella
laissa säädetyssä ajassa joko myönteinen tai kielteinen, pääsääntöisesti kirjallinen ratkaisu.
Vastaamatta jättäminen ei ole ratkaisu. (OKV 1273/1/2010.)
• Vaikka ollaan sitä mieltä, että kyse ei ole julkisuuslain mukaisesta viranomaisen asiakirjasta, on
pyyntöön vastattava (EOA 1387/2002)

9. 9
Tietopyyntöön vastattava määräajassa
Asiakirjapyyntöön olisi tullut vastata määräajassa
OKV/1419/1/2017, 16.3.2018: Apulaisoikeuskanslerin sijainen kiinnitti viranomaisen huomiota julkisuuslain
säännöksiin asiakirjapyynnön viivytyksettömästä käsittelystä. Viranomainen oli vastannut kantelijan tekemään
asiakirjapyyntöön vasta sen jälkeen, kun kantelijan asiasta tekemään kanteluun oli pyydetty selvitystä.
Asiakirjapyyntöön olisi tullut vastata nopeammin
OKV/1130/1/2017, 22.1.2018: Apulaisoikeuskansleri kiinnitti viranomaisen huomiota velvollisuuteen
noudattaa julkisuuslain säännöksiä asiakirjapyyntöjen käsittelyssä. Viranomainen oli vastannut kantelijan
asiakirjapyyntöön yli kuukauden kuluttua pyynnön esittämisestä. Viranomaisen mukaan asian selvittäminen
oli vaatinut runsaasti teknisiä tarkistuksia ja aikaa vievää tietojenkäsittelyn tarkoituksenmukaisuuden ja
tietojen oikeellisuuden arviointia. Lisäksi asiakirjojen yksilöinti oli saattanut olla haasteellista, koska kantelija
oli toimittanut useita samaan asiaan liittyviä samankaltaisia asiakirjapyyntöjä.
Apulaisoikeuskanslerin mukaan asiakirjapyynnön käsittelyn viivytyksettömyys on arvioitava tapauskohtaisesti,
mutta julkisuuslain asettamista ehdottomista määräajoista ei kuitenkaan voi poiketa. Viranomaisen esiin
tuomilla tapauskohtaisilla seikoilla on merkitystä arvioitaessa sitä, olisiko asiakirjapyyntöön pitänyt vastata
viivytyksettä ja viimeistään kahden viikon vai kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä. Kantelijan
tapauksessa kuukaudenkin enimmäisaika oli ylittynyt.

10. 10
Asiakirjapyynnön huolellinen käsittely
Asiakirjapyyntö olisi tullut käsitellä lainmukaisesti
OKV/1174/1/2017, 11.9.2017: Apulaisoikeuskansleri saattoi poliisilaitoksen tietoon käsityksensä asiakirjapyynnön asianmukaisesta
käsittelystä, sillä kantelijan asiakirjapyyntöä ei ollut käsitelty lain edellyttämin tavoin. Apulaisoikeuskanslerin mukaan tiedon
pyytäjää on tarvittaessa avustettava yksilöimään asiakirja, josta hän haluaa tiedon. Lisäksi asiakirjan luovuttamisesta kieltäytymisen
syyn tulee perustua lakiin, ja tiedon pyytäjälle on annettava selkeä tieto mahdollisuudesta saattaa asiakirjapyyntöä koskeva asia
viranomaisen valituskelpoisella päätöksellä ratkaistavaksi.
Asiakirjapyyntö olisi tullut käsitellä huolellisemmin
OKV/1382/1/2016, 8.9.2017: Apulaisoikeuskansleri kiinnitti käräjäoikeuden huomiota huolellisuuteen asiakirjapyyntöjä
käsiteltäessä, sillä kantelija ei ollut saanut pyytämäänsä haastehakemusta ennen apulaisoikeuskanslerin käräjäoikeuteen
lähettämää selvityspyyntöä. Kantelijan asiakirjapyyntö oli kadonnut käräjäoikeudessa todennäköisesti inhimillisen erehdyksen takia.
Toisessa tapauksessa kantelija oli pyytänyt erään rikosasian tuomiota sen julistamispäivänä. Käräjäoikeuden mukaan tuomio oli
valmistunut ja siten tullut julkiseksi vasta noin kaksi kuukautta sen julistamisen jälkeen. Viive oli johtunut käräjätuomarin muista
töistä ja kyse oli ollut töiden etusijajärjestykseen asettamisesta lain suoman harkintavallan puitteissa. Tuomio oli lähetetty sekä
asianosaisille että kantelijalle sen valmistumispäivää seuraavana päivänä.
Apulaisoikeuskanslerin mukaan käräjäoikeudella oli ollut perusteltu syy saattaa tuomio kirjalliseen muotoon viiveellä.
Käräjäoikeuden olisi kuitenkin ollut perusteltua tiedottaa kantelijalle siitä, ettei tuomio ollut saatavilla vielä sen julistamispäivänä.

11. 11
Perusteltu päätös
Asiakirjapyyntöön on annettava perusteltu päätös
OKV/1281/1/2016, 11.9.2017: Apulaisoikeuskansleri saattoi kaupungin tietoon näkemyksensä,
jonka mukaan asiakirjapyyntöä koskevia julkisuuslain menettelysäännöksiä on noudatettava myös
silloin, kun viranomaisella ei ole pyydettyä asiakirjaa.
Ensimmäisessä tapauksessa kantelija ei ollut saanut pyytämäänsä kaupunginhallituksen
kokouksessa esitettyä selvitystä, koska kaupungin mukaan selvitys oli annettu suullisesti.
Apulaisoikeuskansleri totesi, että kantelijalle oli ilmoitettu syy, miksi pyydettyä asiakirjaa ei voida
luovuttaa, mutta hänelle olisi lisäksi tullut antaa tieto siitä, että asia voidaan saattaa viranomaisen
ratkaistavaksi. Häneltä olisi tullut myös tiedustella, haluaako hän asian siirrettäväksi viranomaisen
ratkaistavaksi.
Toisessa tapauksessa kantelija ei ollut saanut työsähköposteistaan koostuvaa tallennetta, joka olisi
laadittu hänen irtisanomisensa jälkeen. Kantelija oli pyytänyt saada asiassa valituskelpoisen
päätöksen, jos hänelle ei anneta tallennetta. Kantelijalle oli vastattu, ettei tallenne ole kaupungin
hallussa. Apulaisoikeuskanslerin mukaan kantelijalle olisi tullut antaa asiassa perusteltu,
valituskelpoinen päätös.

12. 12
Perusteltu päätös
Asiakirjapyynnön tekijälle tulee tarjota mahdollisuus saada valituskelpoinen päätös
OKV/376/1/2016, 13.2.2017: Apulaisoikeuskanslerin sijainen kiinnitti huomiota
asiakirjapyynnön käsittelyä koskevien julkisuuslain säännösten noudattamiseen.
Viraston työntekijä oli asiakirjapyynnön käsittelyn yhteydessä arvioinut, että hän ei
voinut luovuttaa kaikkia kantelijan pyytämiä tietoja julkisuuslain salassapitoa
koskevien säännösten vuoksi. Apulaisoikeuskanslerin sijaisen mukaan tässä tilanteessa
kysyjälle olisi pitänyt ilmoittaa, että tietopyyntöä koskeva asia voidaan saattaa
viranomaisen ratkaistavaksi, ja häneltä olisi pitänyt tiedustella, haluaako hän siirtää
asian viranomaisen ratkaistavaksi.

13. 13
Perusteltu päätös
Asiakirjapyyntöön on annettava valituskelpoinen päätös
OKV/68/1/2016, 12.1.2017: Apulaisoikeuskansleri kiinnitti asiakirjapyyntöä käsitelleiden tahojen huomiota
velvollisuuteen noudattaa julkisuuslain menettelysäännöksiä ja antaa asiakirjan pyytäjälle valituskelpoinen
päätös. Ylimpien laillisuusvalvojien ratkaisukäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että valituskelpoinen päätös
on tehtävä myös silloin, kun viranomaisella ei ole pyydettyä asiakirjaa tai pyydetty asiakirja ei viranomaisen
mielestä ole julkisuuslain tarkoittama asiakirja.
Kantelija oli pyytänyt useaan kertaan kaupungin viranhaltijoilta ja perusturvalautakunnalta asiakirjoja. Hän ei
ollut saanut niitä, koska kaupungin näkemyksen mukaan kyseessä olevat konsultaatiokysymykset ja -vastaukset
olivat muistiinpanoja eikä niitä siten voitu pitää viranomaisen asiakirjoina. Lisäksi kyseiset muistiinpanot oli
hävitetty. Kantelijalle ei ollut annettu asiakirjapyyntöön valituskelpoista päätöstä.
Apulaisoikeuskanslerin mukaan asiakirjapyynnön käsittelystä annettuja säännöksiä on noudatettava riippumatta
siitä, mikä käsitys viranomaisella on pyydetyn asiakirjan luonteesta. Menettelysäännösten tarkoituksena on
mahdollistaa se, että kysymys asiakirjan luonteesta voidaan saattaa hallintotuomioistuimen ratkaistavaksi.
Tämän vuoksi viranomaisen on asiakirjan luovutuksesta kieltäytyessään tehtävä asiassa valituskelpoinen päätös.

14. 14
Oikeus hakea muutosta
Tietopyyntöä koskevaan päätökseen olisi ollut oikeus hakea muutosta
OKV/1142/1/2016, 26.6.2017: Apulaisoikeuskanslerin sijainen kiinnitti huomiota velvollisuuteen liittää
päätökseen oikeansisältöiset muutoksenhakuohjeet.
Kantelija oli pyytänyt poliisilaitokselta tietoja rikosasiasta, jossa hän ei ollut asianosaisena. Poliisilaitos
oli kieltäytynyt antamasta tietoja vedoten muun muassa siihen, että asian esitutkinta oli kesken.
Kantelijan pyynnöstä poliisilaitos oli antanut kirjallisen päätöksen tietojen epäämisestä. Päätöksessä oli
mainittu, ettei asiassa ole muutoksenhakuoikeutta.
Apulaisoikeuskanslerin sijaisen mukaan kyseessä oli hallintopäätös, johon julkisuuslain nojalla voi hakea
muutosta valittamalla hallinto-oikeuteen. Hän totesi, että poliisilaitos ei ollut tältä osin toiminut
julkisuuslain edellyttämällä tavalla.

16. KIITOS!
info@hallintoakatemia.fi
www.hallintoakatemia.fi