Georges Fabry, Group Credit Controller van IKO Europe, een producent van dakdichtingen met vestigingen in Canada, de VS en Europa. Hij werkt vanuit het financiële shared service center in Antwerpen en beheert het centrale kredietmanagement voor de Benelux, Frankrijk, Duitsland en Slowakije. De verschillende sites in die landen werkten traditioneel heel onafhankelijk, maar nu legt men veel striktere gemeenschappelijke regels op. De financiële afdeling heeft daarbij de leiding in handen en beslist over betalingstermijnen, kredietlimieten en andere voorwaarden. Tegelijk is de samenwerking met de verkoopafdelingen heel intens.

1. 1
Credit Management & Sales
Een praktische benadering

2. 2
The IKO - Group
IKO is een “family-owned” bedrijf van de 3de generatie en bevindt zich
in US, Canada en Europe. We zijn voornamelijk actief in alles omtrent
dakbedekking en toebehoren.
Onze voornaamste produkten/activiteiten zijn :
- Shingles
- Roofing
- Isolatie
- Waterproofing
- Contracting
Georges Fabry – Group Credit Control03/09/2015

3. 3
The IKO – Group in Europa
03/09/2015 Georges Fabry – Group Credit Control
Briggs Amasco
IKO Plc Group
Meple
Roofmart
IKO Insulations SAS
IKO NV IKO Sales NebiprofaAsphaltco IKO Insulations Bitasco Trading
Touwen
IKO Dachschindeln
IKO Slovakia
IKO Ireland
ATAB NV

4. 4
IKO - produkten
03/09/2015
Georges Fabry – Group Credit Control

5. 5
IKO - Contracting

6. 6

7. 7
Mijn rol in IKO....
Wie ben ik ?
• Accountancy - Expeditie
• Logistiek
• Uitzendconsulent
• Aankoop
• 2001 – Ham
• Group Credit Control
• E313
Credit
Control
SSC
ATAB
group
Nebi
Group
Bitasco
Trading
BV
IKO
Insul.
Group
Tortolani
SA
UK ?
Frankrijk
?
IKO
Sales
Group
03/09/2015 Georges Fabry – Group Credit Control

8. 8
Organisatie Credit Control IKO
SSC
• De afdeling bestaat uit 5,5 FTE en is verantwoordelijk voor 15FD’s :
– Credit control
– Cash application
In 2014 :
• +100 000 fakturen
• +/- 4.500 kopende klanten
• +/- 1.000 nieuwe klanten
• Verkoop in ongeveer 70 landen
• Klanten zijn :
– DIY ketens
– Handelaars
– Professionele dakdekkers (grote en kleine)
– Eenmanszaken
Georges Fabry – Group Credit Control03/09/2015

9. 9
Autoriteit Credit Control
• Credit control heeft een beslissende rol in bepaling van de limiet
• Sales heeft hierin wel inbreng
• Regels voor credit control zijn vastgelegd voor :
– Bepalen van limieten
– Bepalen van eigen risico
– Nieuwe klanten
– Klanten die een juridisch verleden hebben
 Indien geen overeenstemming : beslissing door
CEO Europe
Georges Fabry – Group Credit Control03/09/2015

10. 10
Credit Management tools
• Kredietverzekering
• Handelsinformatie
• Informatie van Sales
• Informatie binnen andere vestigingen
• Credit management software tool
Informatie van Sales :
- Wat voor klant ?
- Soort werk dat klant doet
- Welke omzet wordt verwacht ?
- ....
Georges Fabry – Group Credit Control03/09/2015

11. 11
Samenwerking met Sales
Wanneer wordt samengewerkt met Sales ?
- Aanmaken van klanten
- Cash collection proces
- Risk Assessment
- Dispute management
- Klanten bezoek
- Order vrijgave
03/09/2015 Georges Fabry – Group Credit Control

12. 12
Aanmaken van klanten
Georges Fabry – Group Credit Control03/09/2015
Proces aanmaken van klanten

13. 13
Aanmaken van klanten
• Screening van klanten VOOR aanmaak
• Beperkt aantal betaalcondities beschikbaar
• Afwijkende condities enkel mogelijk na goedkeuring CFO Europe
• Correctere info voor data management
indien afwijkingen wordt er contact genomen met Sales
aanmaak van klanten vnl door binnendienst
 grote verschillen in werking
voorkomende problemen :
Andere bedrijfsgegevens dan de aanvraag
KVK nr behoort bv toe aan andere naam
 betaalconditie is reeds afgesproken met de klant
Georges Fabry – Group Credit Control03/09/2015

14. 14
Kredietbeslissingen
• Limietbeslissingen worden automatisch bij aanmaak van de klant
aan de binnendienst meegedeeld
• Sales reps worden regelmatig op de hoogte gebracht van limieten
van klanten
• Beslissingen worden in 1ste fase niet aan de klant meegedeeld
03/09/2015 Georges Fabry – Group Credit Control

15. 15
Risk assessment
• Facts (waar hechten we belang aan) :
– Betaalgedrag
– Nakomen van beloftes
– Projecten (partners, duurtijd,...)
– Verkoop van soort product
• Figures :
– Tussentijdse cijfers
– Verzekerde dekking bespreken met verzekeraar
– Cijfers van kredietinformatie bespreken met Sales
• Feeling : zeer belangrijke factor binnen het bedrijf
– Kennis van je klanten
– Kennis van je sales reps
– Soorten klanten kennen (jonge-oude)
Georges Fabry – Group Credit Control03/09/2015

16. 16
Order vrijgave
• Orders worden geblokkeerd op basis van de KL of in geval dat de
klant op ‘Automatic CH’ staat (nav slechte ervaring met klant door
CC)
• Manuele vrijgave door Credit Control
• Overleg met Sales indien er twijfel is
De uiteindelijke beslissing ligt bij Credit Control
 dit is een van de grootste spanningsvelden in de
samenwerking met Sales
03/09/2015 Georges Fabry – Group Credit Control

17. 17
Cash collection proces
Cash collection proces via CM software waar verschillende profielen
ingesteld kunnen worden.
Profielen zijn vrij standaard bv :
• RO
• H1
• H2
• Info sales
• Deurwaarder
• Juridisch incasso
Georges Fabry – Group Credit Control03/09/2015

18. 18
Sales in cash collection +
reporting
• Voor juridisch incasso eerst contact met Sales
• Wekelijks sales rapport
• Maandelijks aanwezig op sales meeting
• Maandelijkse rapportering naar management :
– KPI’s :
• DSO
• Aging
• Loss ratio
• % cn’s vs fact
• Nieuwe aangemaakte klanten
• Order releases per maand
– Top klanten
– Aging van klanten + 100K euro openstaand + eigen risico
Georges Fabry – Group Credit Control03/09/2015

19. 19
Sales in cash collection +
reporting
• Voordelen :
– Sales reps zijn altijd op de hoogte
– Meer betrokkenheid
– Management stelt vragen aan Sales nav sales rapport
– Kredietverzekering geeft maximale termijnen aan voor incasso
• Nadelen
– Niet alle sales reps kijken sales rapport na
– Vertraging in het proces (ja,maar onze klant....)
Georges Fabry – Group Credit Control03/09/2015

20. 20
Dispute management
Doelstelling credit control :
• prijs/kwantiteit moet binnen 4 weken opgelost worden
Wie :
• Sales rep/binnendienst moet klachten oplossen
• Credit Manager : nota maken op factuur
• Enkel opvolging door credit control
 Wordt niet snel (graag) besproken door Sales
 Snelheid oplossen klacht is voor verbetering vatbaar
 Contracten met DIY ketens zijn ingewikkeld
 Communicatie tussen Sales en binnendienst
03/09/2015 Georges Fabry – Group Credit Control

21. 21
Klanten bezoeken
Welke – wanneer ?
• Grotere probleemklanten
• Op vraag van sales reps
• Op vraag van CC
• Voordeel :
– Mensen leren kennen + inschatten
– Gebouwen zien (staat, grootte, ordelijkheid,.....)
03/09/2015 Georges Fabry – Group Credit Control

22. 22
Area’s for improvement
Salesgerichte ‘Area’s for Improvement’
• Automatisering Sales rapport
• Decision maker voor Sales
• Rapportering van klachten en opvolging
• Communicatie van Sales reps over projecten, nieuwe klanten,
prospecten,...naar credit control  pro-actiever
03/09/2015 Georges Fabry – Group Credit Control

23. 23
Questions ?