Hoofdstuk 4 van BAB

1. Hoofdstuk 4 : ERP
systemen en integratie met
Bibliotheeksystemen

2. CVO VOLT
Interleuvenlaan 5 • 3001 Heverlee • T 016 22 48 10 • tko.info@cvovolt.be
Justus Lipsiusstraat 69 • 3000 Leuven • T 016 22 4 46 • tko.info@cvovolt.be
www.cvovolt.be
1. Data-integratie (1)
• Veel informatie al aanwezig in andere
systemen
• Niet meer alle informatie in ILS
• Zeker niet meer intypen
• Data via een elektronische koppelen
herbruiken

3. CVO VOLT
Interleuvenlaan 5 • 3001 Heverlee • T 016 22 48 10 • tko.info@cvovolt.be
Justus Lipsiusstraat 69 • 3000 Leuven • T 016 22 4 46 • tko.info@cvovolt.be
www.cvovolt.be
1. Data-integratie (2)
Enkele voorbeelden
• Linken met een leveranciersplatform (vb. Claim
informatie voor tijdschriften)
• Inladen van bibliografische beschrijvingen
• Koppeling tussen ILS en een
bevolkingsregister / studentenadministratie
• Koppeling tussen een ERP-systeem en een
ILS

4. CVO VOLT
Interleuvenlaan 5 • 3001 Heverlee • T 016 22 48 10 • tko.info@cvovolt.be
Justus Lipsiusstraat 69 • 3000 Leuven • T 016 22 4 46 • tko.info@cvovolt.be
www.cvovolt.be
2. Wat is een ERP-systeem? (1)
= Enterprise Resource Planning
• Ondersteuning van alle processen binnen
een organisatie
• Bestaat uit modules voor specifieke taken
• Georganiseerd vanuit een centrale
databank

5. CVO VOLT
Interleuvenlaan 5 • 3001 Heverlee • T 016 22 48 10 • tko.info@cvovolt.be
Justus Lipsiusstraat 69 • 3000 Leuven • T 016 22 4 46 • tko.info@cvovolt.be
www.cvovolt.be
2. Wat is een ERP-systeem? (2)
• Voorbeelden van ERP-systemen
– SAP
– PeopleSoft
– ProCure
– Odoo
– Compiere
– iDempiere

6. CVO VOLT
Interleuvenlaan 5 • 3001 Heverlee • T 016 22 48 10 • tko.info@cvovolt.be
Justus Lipsiusstraat 69 • 3000 Leuven • T 016 22 4 46 • tko.info@cvovolt.be
www.cvovolt.be
2. Wat is een ERP-systeem? (3)
• Voorbeelden van processen
– Beheer van soft- en hardware binnen de organisatie
– Uitwerken van procedures en workflows voor werkplanning
– Inkopen van goederen via een gemeenschappelijk platform
(een e-catalogus), waarop leveranciers informat kunnen
plaatsen
– Human resource management of
personeelsbeleid/beheer/planning
– Boekhouding en financiële processen
 Laatste van groot belang voor ILS

7. CVO VOLT
Interleuvenlaan 5 • 3001 Heverlee • T 016 22 48 10 • tko.info@cvovolt.be
Justus Lipsiusstraat 69 • 3000 Leuven • T 016 22 4 46 • tko.info@cvovolt.be
www.cvovolt.be
3. Technisch IDE (1)
• IDE = Electronic Data Interchange
• Automatische uitwisseling van gegevens

8. CVO VOLT
Interleuvenlaan 5 • 3001 Heverlee • T 016 22 48 10 • tko.info@cvovolt.be
Justus Lipsiusstraat 69 • 3000 Leuven • T 016 22 4 46 • tko.info@cvovolt.be
www.cvovolt.be
3. Technisch IDE (2)

9. CVO VOLT
Interleuvenlaan 5 • 3001 Heverlee • T 016 22 48 10 • tko.info@cvovolt.be
Justus Lipsiusstraat 69 • 3000 Leuven • T 016 22 4 46 • tko.info@cvovolt.be
www.cvovolt.be
3. Technisch IDE (3)
Stappen in het proces :
• Gegevens invoeren voor koppeling
• Export vanuit ILS in EDI-format (XML)
• Verzenden via FTP
• Antwoord versturen met aangepaste
gegevens
• ILS ontvangt file via FTP
• Inladen file met aangepaste gegevens

10. CVO VOLT
Interleuvenlaan 5 • 3001 Heverlee • T 016 22 48 10 • tko.info@cvovolt.be
Justus Lipsiusstraat 69 • 3000 Leuven • T 016 22 4 46 • tko.info@cvovolt.be
www.cvovolt.be
3. Technisch IDE (4)
Voorbeeld : Koppeling tussen ILS en
tijdschriftenleverancier
Problematiek van claimen
– Veel opzoekwerk
– Veel typwerk
– Tijdrovend voor de bibliotheek

11. CVO VOLT
Interleuvenlaan 5 • 3001 Heverlee • T 016 22 48 10 • tko.info@cvovolt.be
Justus Lipsiusstraat 69 • 3000 Leuven • T 016 22 4 46 • tko.info@cvovolt.be
www.cvovolt.be
3. Technisch IDE (5)

12. CVO VOLT
Interleuvenlaan 5 • 3001 Heverlee • T 016 22 48 10 • tko.info@cvovolt.be
Justus Lipsiusstraat 69 • 3000 Leuven • T 016 22 4 46 • tko.info@cvovolt.be
www.cvovolt.be
3. Technisch IDE (6)

13. CVO VOLT
Interleuvenlaan 5 • 3001 Heverlee • T 016 22 48 10 • tko.info@cvovolt.be
Justus Lipsiusstraat 69 • 3000 Leuven • T 016 22 4 46 • tko.info@cvovolt.be
www.cvovolt.be
4. Koppeling op factuurniveau

14. CVO VOLT
Interleuvenlaan 5 • 3001 Heverlee • T 016 22 48 10 • tko.info@cvovolt.be
Justus Lipsiusstraat 69 • 3000 Leuven • T 016 22 4 46 • tko.info@cvovolt.be
www.cvovolt.be
4. Koppeling op factuurniveau
Workflow stappen :
• Bestellling enkel aanmaken in ILS (en
versturen)
• Ontvangst : Materiaal registreren in ILS
• Factuur invoeren in ILS
• Koppeling van factuur naar ERP
• Betaling factuur in ERP
• Terugkoppeling naar ILS
• Catalografische afwerking

15. CVO VOLT
Interleuvenlaan 5 • 3001 Heverlee • T 016 22 48 10 • tko.info@cvovolt.be
Justus Lipsiusstraat 69 • 3000 Leuven • T 016 22 4 46 • tko.info@cvovolt.be
www.cvovolt.be
4. Koppeling op factuurniveau
Voordelen :
• Geen dubbel werk
• Bibliotheekpersoneel : werkt enkel in ILS
• Financiële gegevens : in beide systemen
Nadelen :
• Bestelling enkel in ILS
• Ontvangst enkel in ILS
• Bibliotheek is een uitzondering

16. CVO VOLT
Interleuvenlaan 5 • 3001 Heverlee • T 016 22 48 10 • tko.info@cvovolt.be
Justus Lipsiusstraat 69 • 3000 Leuven • T 016 22 4 46 • tko.info@cvovolt.be
www.cvovolt.be
5. Koppeling op bestelniveau

17. CVO VOLT
Interleuvenlaan 5 • 3001 Heverlee • T 016 22 48 10 • tko.info@cvovolt.be
Justus Lipsiusstraat 69 • 3000 Leuven • T 016 22 4 46 • tko.info@cvovolt.be
www.cvovolt.be
5. Koppeling op bestelniveau
Workflow stappen :
• Bestelling wordt aangemaakt in ILS
• Bestelling gekoppeld naar ERP via IDE
• Bibliotheekpersoneel zoekt bestelling op
in EPR en vervolledigt deze
• Versturen bestelling vanuit ERP
(bestelbon = organisatie)
• Materiaal registreren in ILS en ERP

18. CVO VOLT
Interleuvenlaan 5 • 3001 Heverlee • T 016 22 48 10 • tko.info@cvovolt.be
Justus Lipsiusstraat 69 • 3000 Leuven • T 016 22 4 46 • tko.info@cvovolt.be
www.cvovolt.be
5. Koppeling op bestelniveau
Workflow stappen :
• Factuur naar financiële diensten voor
betaling (na controles)
• Catalografische afwerking

19. CVO VOLT
Interleuvenlaan 5 • 3001 Heverlee • T 016 22 48 10 • tko.info@cvovolt.be
Justus Lipsiusstraat 69 • 3000 Leuven • T 016 22 4 46 • tko.info@cvovolt.be
www.cvovolt.be
5. Koppeling op bestelniveau
Voordelen :
• Financiële diensten hebben volledig plaatje
• Facturen niet meer verwerkt door bibliotheek
• Bibliotheken zijn geen uitzondering meer
Nadelen
• Bibliotheekpersoneel moet zowel in ILS als
ERP werken
• Stukje dubbel werk (registratie)
• Financiële gegevens moeilijker bereikbaar voor
bibliotheek