1. BestBrains
Styr gennem Kaos
Sven Bertelsen
www.bertelsen.org
1
©

2. De ustyrlige projekter
• Hvornår har du sidst oplevet et
projekt, der bare kørte efter planen?
– Ikke blot færdigt til tiden og budgettet
– Men hele vejen igennem?
– Og i alle detaljer som planlagt
• Nej vel?
• Det sker aldrig i projekter
– Heller ikke i byggeriet
• Så I er ikke alene
– Selv om I er ganske gode til det!
2

3. Vi ved det godt
• Vi ved det altid sker,
– men erkender det ikke
• Planer holder ikke
– Kvalitet og økonomi skrider, og der laves fejl
Hvorfor?
• Vores forståelse af projekter er forkert
• Vi tror projekter er forudsigelige
– Men det er de ikke
De er nemlig komplekse systemer!
3

4. Komplekse systemer?
• Kompleksitet er en ‘ny’ videnskab
– Baseret på viden vi har haft i mere end 100 år
– Men ignoreret, fordi det var for svært
• ‘Genopdaget’ med computeren
– Og nu en blomstrende videnskab
• Newton gav os simple ligninger
– Men de var for simple
• De tager ikke højde for feed-back,
• Som vi finder i alle virkelige systemer
• Men vi tror stadig på Newton!
4

5. Et udsagn om ordnede systemer
The present state of the system of nature is
evidently a consequence of what it was in the
proceeding moment.
If we conceive of an intelligence which at a
given instant comprehends all the relations
of the entities in this universe, it could state
the respective positions, motions and general
effects of all these entities at any time in
the past or future.
Piérre Simon de Laplace (1749-1829)
5

6. Havde han så ret?
• Det lyder rigtigt
– Verden er forudsigelig
• Vi kan planlægge vores projekter
– Og planerne kan holde
– Blot vi er omhyggelige nok
• Men der tager vi fejl
Hvorfor?
• Fordi verden slet ikke er forudsigelig
• Men kompleks og ikke-lineær
Der er feed back i skidtet!
6

7. Et udsagn om komplekse systemer
It may happen that small differences in the
initial conditions produce very great ones in
the final phenomenon.
A small error in the former produces
enormous errors in the latter.
Prediction becomes impossible.
Henri Poincaré (1882)
7

8. Projekter er komplekse systemer
• Projekter er altid komplekse
• Men Kompleksiteten ignoreres som regel
– Vi forenkler bare problemet
• Gør det kompliceret i stedet for
• For komplicerede problemer kan vi styre
• Det er let nok at planlægge projektet
– Problemet er, at projektet ikke kan følge planen
• Vi tror at små usikkerheder forbliver små
– Men sådan ser projektet ikke på det
Og derfor ender vi i kaos!
8

9. Kaos?
• Et begreb der er fyldt med følelser
– Men her en videnskabelig term:
• ‘Uforudsigeligt med den nøjagtighed vi
ønsker, i det tidsperspektiv vi har brug for’
– Og det er jo netop situationen, når vi lægger planer
• Planer er profetier, noget vi håber vil komme
til at ske
– Men som aldrig sker helt som vi håber
Planer holder ikke
Fordi de ikke kan holde!
9

10. 7 forudsætninger for forudsigelighed
- en sund opgave
Information
Foregående arbejder
Materialer
Opgave
Følgende arbejder
Plads
Mandskab
10
Materiel

11. Byggeriets hverdag
• Hver forudsætninger har sin usikkerhed:
– 5% - en virkelig trimmet byggeplads
– 10% - en almindelig god byggeplads
– 20% - en byfornyelse
– og hva’ så?
• 5% bliver til 30%
• 10% bliver til ca 50%
• 20% bliver til ca 80%
• Derfor bliver det hurtigt til kaos!
Lad os lige prøve

12. Små usikkerheder bliver store
Usikkerhed %
Antal
1
2
3
5
10
17
20
12
1
1%
2%
3%
5%
10%
17%
20%
3
3%
6%
9%
14%
27%
42%
49%
5
5%
10%
14%
23%
41%
60%
67%
7
7%
13%
19%
30%
52%
72%
79%
10
10%
18%
26%
40%
65%
84%
89%
20
50
18%
39%
33%
64%
46%
78%
64%
92%
88%
99%
97% 100%
99% 100%

13. En plan viser en række opgaver
?
Something
Something else
Something more
?
And even more
Then this
Then that
Something different
Plus a bit more
And quite a task
And even more
Finally
13

14. Det var problemet
Tænk lige over det
Nu er der pause!
14

15. Hvad kan man stille op med kaos?
• Tre muligheder
– Reducere usikkerhederne
• Skabe orden og forudsigelighed
– Reducere tidshorisonten
• Skabe sikrere forudsigelser
– Reducere behovet for nøjagtighed
• Gøre processen robust.
15

16. Det lyder jo smukt
• Men kan man det?
– Ja, det kan man
– Og det er ganske enkelt
• Ikke nye systemer
– Ingen Aps, LAN eller tablets
– Bare sund fornuft
• Starter du i morgen
– Ser du resultaterne senest om en måned
• Og investeringen er kun en mental omstilling
– Men den kan også være vanskelig!
16

17. Svaret er ‘Pull-styring’
• Og hvad menes der så med det?
• Pull er naturens måde at styre på
– Processen trækker selv sine forudsætninger
– Træet der gror
• Vi sørger for forudsætningerne er parat
– Vand, gødning, lys …
• Men det er træet selv, der bruger dem til at vokse.
17

18. Pull i projektet?
• En plan for hvor vi skal hen
– Men kun som rettesnor
• Handling i nuet
– Ud fra den aktuelle situation
• Mens planen alene er sigtepunktet
• Et effektivt flow af alle forudsætninger
– Det skaber sunde opgaver
– Og pull giver et effektivt flow uden spild
• Læring og forbedring hele tiden.
18

19. Last Planner – et pull system
• I byggeri projekter er svaret Last Planner™
– Det er dem tættest på processen der ‘trækker’
flowet af opgaver til udførelse
– Mens baglandet sørger for at der hele tiden er
‘sunde’ opgaver parat.
• Find projektets egne forudsætninger
– og deres flaskehalse
• Udvid flaskehalse nu og her
– Flaskehalsene bestemmer nemlig flowet
19

20. Fem trin
• Skab et godt samarbejde og deleger
– Uden sammenhold farer vi vild i kaos
• Planlæg hele processen fra start
– i fællesskab
• Etabler en pålidelig logstik
– Fokus på flaskehalsen og dens mindre brødre
– Altid sunde aktiviteter
• Lad processen styre sig selv
– Som træet
• Opsøg og lær af fejlene
– Fejl er for nyttige til at blive skubbet til side.
20

21. 1a: Skab samarbejde
• Sørg for en leder af processen
– Der koordinerer på tværs af alle fag og grupper
• Løser problemer
– Finder og fjerner flaskehalse
• Motiverer
– Får alle til at samarbejde
• Uden suboptimeringer
• Sikrer en pålidelig proces
– uden unødige stop-go situationer.
21

22. 1b: Brug PPU alle steder hvor muligt
• Procent af det Planlagte der blev Udført
• Registreres alle steder, hvor der laves aftaler
• Ikke en karakterbog!
– Men en metode til at afdække problemer
– Ofte flaskehalse
– Eller upålidelighed
• Find årsagen og grib ind
– Straks
– Så processen hele tiden bliver mere pålidelig.
22

23. 2: Planlæg processen
• Lav en samlet plan for hele processen
– Den bedst mulige proces
• Lav den som et samarbejde
– For eksempel som en PostIt plan
• Sørg for at alle accepterer planen
– Uden pres
• Fastfrys planen
– Den er stadig den bedste proces
– Det vi burde gøre
• Men husk fra start, at den ikke holder!
23

24. 3: Styr logistikken
• En rullende plan der sikrer sunde opgaver
– Look Ahead - Make Ready
• Et samarbejde: Hvem sikrer hvad?
– Hver uge
– 3 – 5 ugers horisont
• Tjek pålidelighed
– PPU  100%
– Følg op på alle svigt.
24

25. 4: Rullende arbejdsplanlægning
• Lad deltagerne nærmest processen selv
planlægge næste uges arbejder
– I fællesskab
• Se yderligere en uge frem
– For at sikre sunde opgaver
• Registrer pålideligheden
– PPU  80 – 90%
– For at sikre alle har noget at lave hele tiden
– Og for at finde de svage led i kæden
• Følg op på alle svigt.
25

26. 5: Stadig forbedring
• Systematisk eliminering af fejlkilder
– Fem gange Hvorfor?
• Gemba
– Gå ud og se
• Time out
– Tid til refleksion og læring
Og udbyg samarbejdet
26

27. Til slut
• Kaos er kommet for at blive
– Det må vi lære at leve med
• Styre efter situationen
– Ikke planen
• Reagere hurtigt
– Delegere og benytte pull-logistik
• Undgå bureaukrati og rapporter
– Holde fokus på fremdrift
• Lære omgående af fejlene
God fornøjelse
27

28. Vide mere?
• Seminar
• Bøger
–
–
–
–
Louise; Semiramis
Håndbog i Trimmet Byggeri
Bedre Byggeprocesser
McGraw-Hill rapport
• Coaching
• Skriv til mig:
sven@bertelsen.org
28