Međunarodna arhivska konferencija „Tuzlanski ahrivski dani“, Tuzla, 27. i 28. septembar 2019. godine Tema: „Elektronski zapisi kao historijski izvori četvrte generacije – značaj, zaštita i korištenje“

1. mr. sc. Omer Zulić
Društvo arhivskih zaposlenika
TK
omer.arhiv@gmail.com
ULOGA PROPISA U
USPOSTAVLJANJU
SISTEMA UPRAVLJANJA
E-ZAPISIMA U BOSNI I
HERCEGOVINI
Međunarodna konferencija
„Tuzlanski arhivski dani“
„Hotel „Mellain“ Tuzla, 27.-28.09.2019.

2. Potrebe:
Dvadeset prvo stoljeće pred
arhiviste postavlja niz otvorenih
pitanja i izazova u dijelu
nastanka, postupanja i
upravljanja e-zapisima. Da bi se
na ista adekvatno odgovorilo
neophodni su valjani zakonski
okviri, odnosno zakonska
regulativa, koja nažalost u
bosanskohercegovačkim
okolnostima nije uređena u
skladu sa zahtjevima vremena.
Postoje neka parcijalna
rješenja, koja nisu dio
sistemskog rješenja.

3. Presjek zakonske regulative u BiH
Arhivsko zakonodavstvo BiH uređeno
je u skladu sa dejtonskim ustrojem.
Na nivou BiH pitanje e-zapisa
uređeno samo djelimično, samo za
institucije BiH,
Na nivou Federacije, nikako,
Na nivou Republike Srpske – dobro-
Zakonom je definisan i propisan način
postupanja i upravljanja zapisima u
digitalnoj formi, kao i uslovi i
informatičke pretpostavke za uspješno
i zakonito postupanje i čuvanje e-
zapisa. Osim toga donijet je niz
podzakonskih propisa kojima je ta
materija bliže definisana.

4. Posljedice:
Nesistemsko stvaranje i upravljanje e-zapisima,
Neadekvatna informatička oprema, programi i
sl,
Nemogućnost sistemskog pristupa i djelovanja
arhiva u smislu monitoringa, kontrole i praćenja
kako e-zapisa, tako i informatičkih tvrtki koje
nude određenu opremu, softverske pakete i sl,
Neizvjesnost u smislu
dugoročnog čuvanja,
preuzimanja, ali i korištenja
e-zapisa,

5. Dalji pravci djelovanja
- Donijeti propise kojima će se
definisati svi bitni elementi
Upravljanja e-zapisima i to:
Propisima bi naročito trebalo definisati slijedeće:
Obaveza registratura da konsultuju i pribavljaju
stručno mišljenje nadležnog arhiva,
Da registrature obavezno donose normativna
akta kojim regulišu sve ključne faze u
procesima stvaranja e-zapisa (kadrovi, oprema,
prostor i sl.) postupak stvaranja, postupanja i
čuvanja građe u digitalnom obliku i dostave
nadležnom arhivu na saglasnost,

6. Da su ponuđači usluga i opreme za informatizaciju, te
dugoročnu zaštitu registraturne građe u digitalnom
obliku dužni da pribave saglasnost Arhiva, kojom se
potvrđuje da ispunjavaju uslove i da su kvalifikovani za
pružanje usluga, informatičke opreme, odgovarajućih
softverskih programa, i edukacije u navedenim
procesima informatizacije,
Da registrature osiguraju dugotrajno čuvanje
elektronske arhivske građe, valorizaciju, popisivanje,
odabiranje, izlučivanje, migriranje, odnosno
prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima
sve do predaje digitalne arhivske građe nadležnom
arhivu, a po pravilu kada baze podataka budu
zatvorene, a digitalni dokumenti i predmeti do kraja
dovršeni i kompletirani,

7. Kadrovi
arhivski/informacijski stručnjaci u
arhivima/registraturama/informati
čkim firmama moraju da budu
inicijatori svih pozitivnih ideja i
prijedloga, koje za krajnji cilj
imaju uređenje oblasti
informatizacije poslova u
arhivima/registraturama. Naime,
klasični arhivisti, ukoliko nemaju
dodatno obrazovanje iz dijela
informacijskih tehnologija, u
suštini ne mogu odgovoriti
zadatku na terenu. Neće moći
markirati problem, niti ponuditi
odgovarajuća rješenja.

8. Inf. oprema (minimalni zahtjevi)
postaviti minimum zahtjeva, te definisati
minimum očekivanja, šta se želi dobiti od
određenog informacijskog sistema.
Pri tome naročitu pažnju treba obratiti na:
svrhu, opseg i način korištenja određenog programa;
minimalne hardverske i softverske zahtjeve;
mjere zaštite zapisa od neovlaštenog pristupa, mijenjanja i gubitka
podataka; format i strukturu zapisa;
predviđeni način trajne pohrane zapisa (npr. čuvanje u izvornom
formatu, konverzija u drugi format, kopiranje na drugi medij i dr.);
način (tehnologija na koji će se osigurati pristup podacima ako je
predviđeno čuvanje izvan izvornog hardv. i softverskog okruženja;
način predaje građe arhivu (format zapisa i medij,
aplikacija/tehnologija za pristup podacima koja treba omogućiti
iskoristivost podataka nakon predaje, dokumentacija o aplikaciji i
strukturi zapisa, dokumentacija o postupku pripreme za predaju)

9. Da se e-zapisi sistemski i po propisima, od strane
stručnih arhivskih i informacijskih stručnjaka, obrađuju,
primjenom propisane, adekvatne informacijske opreme,
u elektronskom obliku, da se u potpunosti dovršeni
predmeti arhiviraju i čuvaju na način kojim se
obezbjeđuje njihova vjerodostojnost i autentičnost i
obezbjeđuje mogućnost njihove migracije na nove
tehnološke platforme i konvertovanje u nove formate,
njihovo vrednovanje, odabiranje, izlučivanje,
evidentiranje, te u konačnici kao takvih preuzimanje u
arhive, njihovo dalje korištenje i sl.

10. Zaključak
U situaciji različitih i neujednačenih propisa,
sasvim opravdano se u zaključku postavlja
potreba donošenja i ujednačavanja postojećih
propisa u BiH, o zapisima na novim nosiocima
informacija.
U tom smislu neophodan je zajednički stručni
stav struke kako bi zakonodavna rješenja bila
cjelovita i usklađena sa potrebama i zahtjevima
vremena, ali i usklađena na nivoima donošenja
propisa.

11. To podrazumijeva zakonsko tretiranje
navedene problematike u svim fazama
uspostavljanja sistema upravljanja zapisima
na novim nosiocima informacija, od nastanka
zapisa do predaje nadležnom arhivu, sa
precizno definisanom obavezama i
odgovornostima arhiva, registratura i
informatičkih firmi.
U međuvremenu neophodno je veće
angažiranje nadležnih arhiva u segmentu
uključivanja i davanja stručnih uputa,
registraturama kako bi se uspostavio
jedinstven pristup, u dijelu uspostavljanja
sistema upravljanja zapisima na novim
nosiocima informacija,

12. HVALA NA PAŽNJI