Анализ результатов опросов, проведенных Omyconf! в 2012г среди организаторов и участников деловых мероприятий

1. Результаты опросов организаторов
и участников деловых мероприятий
Основные аспекты организации и
проведения делового мероприятия
2012, Omyconf!
Москва, 2013 omyconf.com +7 (495) 565-30-54 support@omyconf.ru

2. Содержание
ОГЛАВЛЕНИЕ стр
1. ВСТУПЛЕНИЕ 3
2. ВВОДНЫЕ ДАННЫЕ 3
3. РЕЗУЛЬТАТЫ ОПРОСА «ОСНОВНЫЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЯ
ДЕЛОВОГО МЕРОПРИЯТИЯ» 4
4. РЕЗУЛЬТАТЫ ОПРОСА «ОЦЕНКА СЕРВИСА OMYCONF! ОРГАНИЗАТОРАМИ» 10
5. РЕЗУЛЬТАТЫ ОПРОСА «ОЦЕНКА СЕРВИСА OMYCONF! УЧАСТНИКАМИ» 12
6. КОНТАКТЫ 14
7. О КОМПАНИИ OMYCONF! 14
Москва, 2013 omyconf.com +7 (495) 565-30-54 support@omyconf.ru

3. Omyconf! - сервис для управления деловыми мероприятиями,
который обслуживает полный жизненный цикл мероприятия –
с момента планирования до непосредственной реализации
и коммуникации участников
ВСТУПЛЕНИЕ
В 2012 году компания Omyconf! проводила опрос среди организаторов деловых
мероприятий и их участников с целью выявить освновные потребности этих групп при
организации, проведении и участия в мероприятиях, а также понять, каким образом мы
можем помочь в удовлетворении данных потребностей с помощью нашего сервиса.
Кроме того, пристально наблюдая за развитием event-индустрии в мире, нам было
интересно оценить текущее положении и тенденции рынка России и СНГ, насколько
организаторы и профессионалы, посещающие конференции, готовы использовать
современные технологии, чтобы проводить мероприятия на качественно новом уровне, а
именно в сфере цифры и мобайл – стандарте ближайшего будущего.
Мы надеемся, что данный отчет будет полезен вам в плане понимания собственных
процессов организации мероприятий, покажет новые идеи, позволит внести изменения в
существующие процессы, чтобы соответствовать стандартам рынка.
ВВОДНЫЕ ДАННЫЕ
В течение 2012 году мы провели ряд опросов:
1) Основные аспекты организации и проведения делового мероприятия – среди
организаторов деловых мероприятий в России, СНГ и за рубежом;
2) Оценка сервиса Omyconf! Организатором – среди наших клиентов
3) Оценка сервиса Omyconf! участниками – среди участников мероприятий, на которых
работал сервис
Результаты данных опросов собраны в единый отчет для более полной картины.
В опросах приняли участие:
Профессиональные организаторы – 59%
Внутренние организаторы: 2-4 мероприятия в год – 24%
Внутренние организаторы: 1-2 мероприятия в год – 18%
Более 100 Более 700 Организуют более 5 Организаторов
организаторов участников мероприятий в год России и СНГ
Москва, 2013 omyconf.com +7 (495) 565-30-54 support@omyconf.ru 3

4. I. РЕЗУЛЬТАТЫ ОПРОСА «ОСНОВНЫЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ И
ПРОВЕДЕНИЯ ДЕЛОВОГО МЕРОПРИЯТИЯ»
ВОПРОС: Почему профессионалы посещают ваши мероприятия?
Основными целями конференций всегда являлись получение и обмен информацией, и
поиск новых бизнес возможностей.
Но в последнее время все большее значение приобретает потребность участников в
эффективных бизнес коммуникациях на мероприятии, налаживании бизнес контактов и
поиске новых бизнес возможностей (бизнес аспект) или просто встрече с
представителями своей индустрии для общения (социальный аспект).
Важность бизнес и социального аспекта подтвердили и наши респонденты:
Почему профессионалы посещают ваши
мероприятия
Социальный Бизнес аспект
аспект 33% 36%
Информационный
аспект 31%
Организация эффективной коммуникации на мероприятии дело не из легких.
Во-первых, наличие нескольких слоев: аудитория (физически присутствующие
участники, онлайн аудитория гибридных мероприятий), докладчики, экспоненты (если
есть выставка), спонсоры и партнеры, организаторы; и необходимость наладить
коммуникацию между всеми группами и отдельно взятыми группами.
Во-вторых, инфраструктура площадки до сих пор не всегда позволяет использовать
современные технологии.
В-третьих, организатору необходимо решить сначала насущные вопросы продвижения
мероприятия и логистики, и уже только после он начинает задумываться об
удовлетворении потребностей участников.
Поэтому нам важно было понять, какие основные трудности существуют для
организатора.
Москва, 2013 omyconf.com +7 (495) 565-30-54 support@omyconf.ru 4

5. ВОПРОС: Какие основные трудности существуют для вас как для организатора?
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
Вовлечение ROI Высокая Продвижение Работа с Другое
участников конкуренция программой
Из предложенных нами вариантов:
 высокая конкуренция
 высокие требования участников к ROI (эффективность инвестиций)
 вовлечение участников в активности мероприятия
 привлечение участников (продвижение)
 работа с контентом (программой)
основную сложность 53% организаторов видят в вовлечении участников.
Причиной можем назвать: устаревшие форматы мероприятия (докладчик-слушатель),
отсутствие или недостаток интерактива и edutainment, наличие отвлекающих моментов
(мобильные девайсы), иногда просто незнание основных потребностей своей аудитории.
Но еще большую сложность представляет вовлечение аудитории до и после
мероприятия, т.к. практически любое деловое мероприятие лимитировано только днями
его проведения (в среднем 1-2 дня), хотя работа с аудиторией начинается задолго до
мероприятия и должна продолжаться и после его окончания.
Поэтому следющий вопрос
ВОПРОС: Как вы вовлекаете участников до мероприятия и после мероприятия?
В среднем:
 70% организаторов прибегают к соцсетям
 40% используют свои внутренние социально-профессиональные сети (чаще это
используют профессиональные организаторы в рамках одной индустрии, например,
мероприятия в области маркетинга, либо крупные корпорации, которые являются
внтуренними организаторами).
Москва, 2013 omyconf.com +7 (495) 565-30-54 support@omyconf.ru 5

6.  Все больше организаторов (47%) начинают вывешивать список участников на сайтах
конференций, т.к. понимают, что для раздумывающего потенциального участника, цель
посещения мероприятия которого является поиск бизнес возможностей, это будет
весомым основанием для того, чтобы купить билет на конференцию.
 Некоторые организаторы отмечали использование спецпредложений, приглашение
интересных гостей, предварительные и пост опросы.
100%
80%
60%
40%
20% До
0% После
К сожалению, после просмотра презентаций на сайте конференции (если организатор
выкладывает презентации после окончания конференции), участников больше ничего
не держит на сайте, все общение, если и происходит, то только в соцсетях, а
мероприятие остается в прошлом, ограничиваясь лишь парой дней его проведения.
Мы предложили организаторам оценить идею «продления» периода
мероприятия и соответственно получения дополнительного дохода.
Москва, 2013 omyconf.com +7 (495) 565-30-54 support@omyconf.ru 6

7. Представьте, что вы можете предоставить доступ к наработанному
контенту мероприятия (презентациям, списку участников, результатам
ВОПРОС: опросов и голосований) и возможность общаться с ними тем
профессионалам, которые не смогли физически принять участие в
конференции. Как бы вы предоставляли такое «отложенное участие»?
 43% - платно
 стоимость доступа в среднем составляла бы 20-40% от стоимости участия
 53% - бесплатном
Интересно, что все иностранные респонденты продавали бы доступ. Это говорит о том,
что рынок России и стран СНГ еще не готов использовать подобные возможности в силу
ряда культурно-экономических особенностей.
Что касается гибридных мероприятий (профессионалы принимают участие как
физически, так и удаленно, наблюдая онлайн веб трансляцию), несмотря на то, что они
открывают новые возможности для всех вовлеченных сторон, популярность их еще
невелика - лишь 30% из респондентов организуют подобные мероприятия.
Кроме того, вовлечение удаленных участников является еще более сложной задачей,
нежели вовлечение реально присутствующих.
ВОПРОС: Какие возможности Вы предоставляете удаленным участникам?
Среди возможностей, которые организаторы предоставляют удаленным участникам
гибридного мероприятия, это в основном Twitter лента и доступ к презентациям
мероприятия:
Вовлечение на гибридных мероприятиях
33% 34% Доступ к
презентациям
Твиттер
33% Онлайн
трансляция
Москва, 2013 omyconf.com +7 (495) 565-30-54 support@omyconf.ru 7

8. ВОПРОС: Оцените важность следующих процессов при подготовке мероприятия
В итоге мы попросили организаторов оценить важность следующих процессов при
подготовке и проведении мероприятия (от от 1 до 5, где 5- максимальная важность).
120%
100%
80%
60%
1
40% 2
20% 3
0% 4
5
Как очевидно, основную важность представляет продвижение, логистика и
управление контентом мероприятия: 70-75% респондентов отметили
максимальную важность.
Что интересно получение статистики активности участников на мероприятии
(до/во время/после) организаторы оценили на четверку.
При этом особое внимание организаторы уделяют (хотя еще не всегда
предоставляют):
 организации деловой сети для участников (нетворкингу) – 61%
 предоставлению мобильного доступа – 48%
 присутствию в соцсетях – 41%
Эти цифры соответстуют потребностям участников:
МОБИЛЬНЫЙ НЕТВОРКИНГ
ДОСТУП
Москва, 2013 omyconf.com +7 (495) 565-30-54 support@omyconf.ru 8

9. ВОПРОС: Предоставляете ли Вы участникам мобильные приложения?
47% организаторов уже использовали то или иное приложение для конференций.
ВОПРОС: Что может остановить вас от использования мобильного приложения?
• высокая стоимость – 53%
• «непродвинутая» аудитория – 23% Аудитория
• плохая инфраструктура – 17% 23%
• сложность в использовании – 7%
Стоимость
Сложность 53%
7%
Инфраструктура
17%
ВОПРОС: Какие KPI успешного мероприятия Вы определяете?
 Количество участников
 Выполнение бюджета
 Прибыльность
 Информационный резонанс, широта освещения в СМИ
 Отзывы участников/посетителей
 Уровень удовлетворенности участников (их истории успеха)
 Количество партнеров и рост обращений партнеров
 Анализ показателей по сравнению с прошлыми годами
 Количество повторных и новых клиентов
 Качество докладов
Москва, 2013 omyconf.com +7 (495) 565-30-54 support@omyconf.ru 9

10. II. РЕЗУЛЬТАТЫ ОПРОСА «ОЦЕНКА СЕРВИСА OMYCONF!
ОРГАНИЗАТОРАМИ»
ВОПРОС: Какой сервис вы использовали на мероприятии?
Деловая сеть – 100%
Система аккредитации и печати бейджей – 30%
Как оказалось, не все организаторы готовы к автоматизации и оптимизации процессов
регистрации и управления контентом мероприятия: лишь немногие используют
профессиональные системы регистрации, большинство используют стандартные
программы (например, excel) и ведут регистрацию практически вручную.
ВОПРОС: Kакиe функции системы Omyconf! вам были наиболее полезны?
При этом в использовании нашей системы наибольшую пользу организаторы увидели в
системе управления контентом мероприятия и коммуникацией с участниками.
100%
90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
Управление Система Статистика Инструменты Обратная Все
контентом рассылки интерактива связь
Москва, 2013 omyconf.com +7 (495) 565-30-54 support@omyconf.ru 10

11. ВОПРОС: Какие факторы повлияли на выбор Omyconf?
120%
100%
80%
60%
40%
20%
0%
Инновационная фишка Полнофункциональная Нетворкинг и Стоимость
платформа интерактив для
участников
Все респонденты оценили сервис как инновационную фишку (система деловых
знакомств и вовлечения участников).
При этом возможность использовать полнофункциональную платформу оценили 60%
наших клиентов. Что неудивительно, т.к. большинство (70%) организаторов используют
разрозненные системы для решения каждой конкретной задачи в подготовке и
проведении мероприятия, и наличие централизованного управления мероприятием
открывает организаторам новые возможности.
ВОПРОС: В общем, насколько Вы удовлетворены сервисом?
Удовлетворенность сервисом
40% 5 баллов
60% 4 балла
Москва, 2013 omyconf.com +7 (495) 565-30-54 support@omyconf.ru 11

12. III. РЕЗУЛЬТАТЫ ОПРОСА «ОЦЕНКА СЕРВИСА OMYCONF!
УЧАСТНИКАМИ»
ВОПРОС: Какиe функции системы Omyconf! вам были наиболее полезны?
Медиа материалы
Уведомления и напоминания
Мобильный доступ
Карты, схемы
Обратная связь
Интерактив: вопросы, голосования
Переписка и обмен эл визитками
Нетворкинг и business match-making
Программа
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%
Наибольшую пользу участники получили в плане:
 поиска новых и поддержания имеющихся деловых контактов – система деловых
знакомств – 62%, обменом сообщений и эл. визитками - 44%;
 работы с программой (Agenda) – 70%
 мобильного доступа (Mobile access) – 58%
Москва, 2013 omyconf.com +7 (495) 565-30-54 support@omyconf.ru 12

13. ВОПРОС: Насколько следующие качества присущи сервису, на ваш взгляд?
70%
60%
50%
40%
30%
20% Согласен
10% Нейтрален
0%
Не согласен
Более 50% участников отметили сервис как Доступный, Легкий в использовании и
Интересная фишка.
Нейтральное отношение к таким параметрам как Полнофункциональность и
Необходимость.
ВОПРОС: Насколько сервис OMC удобен/прост в пользовании?
Удобство сервиса участники оценили в среднем на 4.
Было высказано много интересных идей, которые уже отчасти реализованы или
находятся в планах реализации.
При этом 80% отметили, что хотели бы использовать подобный сервис на всех
посещаемых мероприятиях, т.к. он помогает в планировании своего времени на
мероприятии и достижении своих бизнес целей.
75% участников начинают нетворкинг
ДО мероприятия
89,5% создают свое расписание ДО
мероприятия
Москва, 2013 omyconf.com +7 (495) 565-30-54 support@omyconf.ru 13

14. IV. О КОМПАНИИ OMYCONF!
СПАСИБО ЗА ВАШЕ ВНИМАНИЕ!
Надеемся, данный обзор проведенных Omyconf! опросов среди организаторов и
участников деловых мероприятий был полезен и интересен вам.
Если у вас есть вопросы или комментарии, будем рады их услышать.
Анна Барышева
Менеджер по работе с партнерами
офис: +7 495 565 30 54 доб. 104
abarysheva@omyconf.ru
Omyconf!
Omyconf - это первый российский сервис для подготовки и проведения бизнес-
мероприятий, который обслуживает полный жизненный цикл мероприятия - с момента
планирования до непосредственной реализации и коммуникации с клиентами,
используя самые востребованные технологии event-индустрии.
Мы уже помогли более 70 конференциям в России, СНГ и Европе, в разных деловых
сферах деятельности: маркетинг, ИТ, финансы, инновации, HR, транспортные,
инвестиционные.
Узнать больше о компании и продуктах: http://omyconf.com/ru
Наивысший индекс ААА в рейтинге молодых инновационных
российских компаний в технологической сфере
Russian Startup Rating 2012
ТОП 50 Российских стартапов
* Рейтинг проводился RBTH , PWC и Digital October Москва
Москва, 2013 omyconf.com +7 (495) 565-30-54 support@omyconf.ru 14