Manual book ini memberikan panduan penggunaan aplikasi Pangkalan Data Sekolah, Siswa, dan Guru tahun 2018 bagi sekolah. Panduan ini meliputi cara login, mengisi identitas sekolah, data rombel, data pegawai, siswa, serta cara mengupdate dan menghapus data.

1. MANUAL BOOK
GRESIK PDSERU
PANGKALAN DATA SEKOLAH SISWA DAN GURU
TAHUN 2018
DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN GRESIK
Jl. Arief Rahman Hakim No 02 Gresik. 031 3981593

2. MANUAL BOOK
PANGKALAN DATA SEKOLAH, SISWA DAN GURU TAHUN 2018 1
PANDUAN APLIKASI PANGKALAN DATA SEKOLAH SISWA DAN GURU BAGI SEKOLAH
1. Login Aplikasi
Buka Browser (Aplikasi ini disarankan memakai mozilla Firefox.)
Masukkan alamat aplikasi pada browser gresikpdseru.dispendik-gresik.net atau dispendik-
gresik.serveftp.net/gresikpdseru/login.php (gambar. 1)
Gambar 1 : Alamat Browser
Masukkan User dan Password yang telah diberikan oleh Dinas Pendidikan Kabupaten Gresik pada form
login (gambar. 2)
Gambar 2 : Tampilan Form Login
Apabila lupa password silahkan hub. Helpdesk PDseru Dinas Pendidikan Kabupaten Gresik, setelah
masukkan username dan password klik login , tunggu proses hingga muncul halaman dasboard (gambar 3)
Gambar 3: Halaman Dashboard
Masukkan Usernane
Masukkan Password
Klik Login

3. MANUAL BOOK
PANGKALAN DATA SEKOLAH, SISWA DAN GURU TAHUN 2018 2
2. Profil Sekolah
untuk melihat profil sekolah klik menu data pada dashboard sebelah kanan, Klik Profil
Gambar 4 : Menu Data
Gambar 5 : Tampilan Menu Profil
Menu Data
Menu Profil

4. MANUAL BOOK
PANGKALAN DATA SEKOLAH, SISWA DAN GURU TAHUN 2018 3
Pada menu Profil silahkan dicek kembali Identitas sekolah. Jika ada perubahan segera perbaiki dan klik
simpan, tunggu proses akan muncul halaman simpan data sukses (gambar 6)
Gambar 6 : Data berhasil di Update
3. Rombongan Belajar (Rombel)
Untuk menu rombel : klik data  klik rombel (gambar 7 )
Pada menu rombel terdapat fasilitas Lihat data, Tambah Data, dan hapus Data
Lihat data berfungsi untuk melihat data rombel yang telah di entrikan..
Tambah data berfungsi untuk entry data rombel
Hapus Data berfungsi menghapus data yang telah dientry
Gambar 7 : Tampilan Halaman Rombel
Untuk tambah data rombel : klik tambah data

5. MANUAL BOOK
PANGKALAN DATA SEKOLAH, SISWA DAN GURU TAHUN 2018 4
Gambar 8 : entry jumlah rombel
- Pilih tahun pelajaran
- Isikan jumlah rombel di masing-masing rombel
- Klik simpan
- Tunggu proses hingga muncul data berhasil disimpan (Gambar 9)
- Untuk mengecek data sudah tersimpan atau belum klik lihat data (gambar 10)
Gambar 9 : Data rombel berhasil disimpan
Isikan Jumlah rombel di
masiing-masing rombel
Pilih Tahun Pelajaran

6. MANUAL BOOK
PANGKALAN DATA SEKOLAH, SISWA DAN GURU TAHUN 2018 5
Gambar 10 : data rombel yang telah disimpan
4. Data Pendidik dan Tenaga Kependidikan (data pegawai)
Data pegawai berisi tentang transaksi data terkait tenaga pendidik dan tenaga kependidikan
Untuk membuka data pegawai : klik data  klik data pegawai  tunggu proses akan muncul halaman
data pegawai (gambar 11)
Gambar 11: tampilan data pegawai
Pada menu ini sekolah dimudahkan untuk melakukan transaksi updating dan menghapus data individu
pendidik maupun tenaga kependidikan. Selain updating sekolah juga bisa mencetak form data individu.
Updating data bisa dilakukan dengan cara : klik Update (gambar 12)
Gambar 12 : Menu Update
Klik Lihat data untuk melihat data rombel
Klik Update

7. MANUAL BOOK
PANGKALAN DATA SEKOLAH, SISWA DAN GURU TAHUN 2018 6
Setelah klik update maka akan muncul form Update Data Pegawai (Gambar 13)
Gambar 13 : Form Update Data Pegawai
Setelah muncul form update data pegawai masukkan NIP dan NUPTK (untuk non PNS kolom NIP dikosong,
sedang apabila belum memiliki NUPTK juga dikosongi) setelah itu klik proses. Tunggu beberapa saat akan
muncul dibagian bawah Data Pegawai (Gambar 14) dan Form Isian Update
Gambar 14 : Data Pegawai
Dari data pegawai (gambar 14) bisa dilihat apakah sudah sesuai dengan data individu jika belum bisa dilakukan
update melalu form isian dengan cara klik tab form isian (gambar 15).
Gambar 15 : tab form isian
1. Masukkan NIP
2. Masukkan NUPTK
3. Klik Proses
Klik form isian

8. MANUAL BOOK
PANGKALAN DATA SEKOLAH, SISWA DAN GURU TAHUN 2018 7
Setelah di klik maka akan muncul form data sebagai berikut :
Gambar 16 : Identitas Pegawai
Pada form identitas pegawai (gambar 16) terdiri dari variabel data sebagai berikut :
Variabel Isian Keterangan
Nama Nama Lengkap Sesuai KTP Data ini tidak bisa dirubah karena
sudah terintegrasi dengan data
Dinas Kependudukan dan Catatan
Sipil
Untuk merubah harus melalui
Dispendukcapil Gresik
Agama Agama Sesuai KTP
Tempat lahir Tempat Lahir Sesuai KTP
Tanggal Lahir Tanggal Lahir Sesuai KTP
Alamat Alamat Sesuai KTP
Desa Desa Sesuai KTP
RT RT Sesuai KTP
RW RW Sesuai KTP
Kecamatan Kecamatan Sesuai KTP
Kodepos Kodepos Sesuai KTP
NPWP Nomor Pokok Wajib Pajak Bisa di update
Email Email PTK (wajib) Bisa di update
No HP No HP (Wajib) Bisa di update
Jenis Kelamin Jenis Kelamin Bisa di update
Status Status Pernikahan Bisa di update
Foto Foto Individu (bukan swafoto) Klik choose
Pilih file foto dengan format .jpg
Batas ukuran 2 mb
Setelah identitas pegawai terisi bisa dilanjutkan pengisian data GTK (gambar 17).

9. MANUAL BOOK
PANGKALAN DATA SEKOLAH, SISWA DAN GURU TAHUN 2018 8
Gambar 17 : Data GTK
Pada form Data GTK (gambar 17) terdiri dari variabel data sebagai berikut :
Variabel Isian Keterangan
NUPTK Nomor NUPTK
NIG/NITK Nomor NIG/NUPTK
Jenis Pegawai Guru/Tenaga Kependidikan/
Struktural/ Pengawas/ Penilik
Pilih salah satu
Jabatan Kepala Sekolah/ Wakil Kepala
Sekolah/ Kepala Laboratorium/
Kepala Perpustakaan
Pilih salah satu
Status Pegawai PNS/GTT/GTY/GTTK2/THL Pilih salah satu
Gaji Pokok Jumlah gaji
TMT GTT PTT Terhitung Mulai Tanggal Format Tahun-bulan-tanggal
No SK GTT PTT No Surat Keputusan
TMT Guru/Pegawai Tetap Terhitung Mulai Tanggal Format Tahun-bulan-tanggal
No SK Guru/Pegawai Tetap No Surat Keputusan
TMT Guru/Pegawai Tetap
sekolah Induk
Terhitung Mulai Tanggal Format Tahun-bulan-tanggal
No SK Pembagian Beban
Mengajar
No Surat Keputusan
Bidang Studi Utama Induk Bidang Studi Utama Induk yang
diampu
Jam Mengajar Utama Induk Jumlah jam mengajar
Status Impassing Impassing/belum Pilih salah satu (untuk Non PNS)
No SK Impassing No Surat Keputusan
TMT Impassing Terhitung Mulai Tanggal Format Tahun-bulan-tanggal
Setelah identitas pegawai terisi bisa dilanjutkan pengisian data sertifikasi (gambar 18).
Gambar 18 : Sertifikasi

10. MANUAL BOOK
PANGKALAN DATA SEKOLAH, SISWA DAN GURU TAHUN 2018 9
Pada form Data Sertifikasi (gambar 18) terdiri dari variabel data sebagai berikut :
Variabel Isian Keterangan
No Peserta No Peserta Sertifikasi
No Sertifikat No Sertifikat Pendidik
Bidang Studi Sertifikasi Bidang Studi Sertifikasi
NRG Nomor Register Guru
Tgl Sert Pendidik Tanggal Sertifikat Pendidik Format Tahun-bulan-tanggal
Sert Melalui Kemendikbud/Kemenag Pilih salah satu
LPTK Sert LPTK Sertifikasi
Setelah data sertifikasi terisi bisa dilanjutkan pengisian riwayat pendidikan (gambar 19).
Gambar 19 : Riwayat Pendidikan dan Sedang Kuliah
Pada form Riwayat Pendidikan dan Sedang Kuliah (gambar 19) terdiri dari variabel data sebagai berikut :
Variabel Isian Keterangan
Pendidikan Terakhir Pilih Salah Satu
Jurusan Jurusan
Nama Sekolah Perguruan Tinggi Nama Sekolah Perguruan Tinggi
Tgl Lulus Tanggal Ijazah Format Tahun-bulan-tanggal
Jurusan Pndidikan S1/DIV Jurusan Pnddkn S1/DIV
Kependidikan / Tidak Kependidikan / Tidak Pilih salah satu
Lembaga Pnddkn S1/DIV Nama Universitas
Tgl Lulus S1/DIV Tgl Lulus S1/DIV
sedangkan form sedang menempuh pendidikan dan (gambar 19) terdiri dari variabel data sebagai berikut :
Variabel Isian Keterangan
Jenjang Pilih salah satu
Jurusan Jurusan Pendidikan
Nama Perguruan Tinggi Nama Universitas
Semester Semester saat ini

11. MANUAL BOOK
PANGKALAN DATA SEKOLAH, SISWA DAN GURU TAHUN 2018 10
Setelah data Pendidikan terisi bisa dilanjutkan pengisian Rekening Bank (gambar 20).
Gambar 20 : Data Rekening Aktif
Pada form Data Rekening Aktif (gambar 20) terdiri dari variabel data sebagai berikut :
Variabel Isian Keterangan
Nama Bank Nama Bank Untuk rekening Gaji/tunjangan
memakai Bank JatimCabang Cabang
Atas Nama Nama yang cantum pada Rekening
No Rekening No Rekening
Nama Bank Nama Bank Untuk rekening Sertifikasi memakai
Bank PemerintahCabang Cabang
Atas Nama Nama yang cantum pada Rekening
No Rekening No Rekening
Setelah semua data (identitas pegawai, GTK, Sertifikasi, Riwayat Pendidikan, Sedang kuliah dan rekening aktif)
terisi dan dipastikan benar maka proses terakhir klik tombol update (gambar 21)
Gambar 21 : Update Proses Data Individu
Klik Update jika
sudah benar

12. MANUAL BOOK
PANGKALAN DATA SEKOLAH, SISWA DAN GURU TAHUN 2018 11
Setelah proses update selesai hal yang perlu dilakukan adalah mencetak form (gambar 22) dengan cara
masuk pada menu data pegawai klik tombol Form Isian (warna kuning)
Gambar 22 : Cetak Form Isian
Setelah di klik maka akan muncul form Lembar Data Individu Pegawai, Guru Dan Tenaga Kependidikan
Sebagai berikut :
Gambar 23 : Lembar Data Individu Pegawai, Guru Dan Tenaga Kependidikan
5. Usulan Baru (Fitur ini dalam proses pengembangan)
6. Usulan Penghapusan
Usulan Penghapusan berfungsi untuk menghapus data pendidik dan tenaga kependidikan dengan kondisi :
- Pensiun
- Meninggal Dunia
- Mutasi ke Lembaga di bawah naungan Kemenag
- Mutasi ke Lembaga Non Formal
- Resign/ tidak Aktif Mengajar
Pada menu Usulan penghapusan terdapat fasilitas Lihat data, Tambah Data, dan Batalkan Penghapusan
Lihat data berfungsi untuk melihat guru/pegawai yang telah di entrikan/diusulkan.
Tambah data berfungsi untuk entry data guru/pegawai yang akan dihapus
Batalkan Penghapusan berfungsi membatalkan data yang telah dientry/diusulkan
Tahapan untuk mengusulkan penghapusan bisa dilihat pada gambar 24
Gambar 24 : Tambah data penghapusan
Klik Tambah data kemudian isikan tanggal Surat Pengunduran diri/ SK Pensiun/ SK Mutasi (format Tahun-
bulan-hari)  pilih nama GTK yang mau dihapus  pilih jenis penghapusan isikan keterangan dan Klik
simpan jika selesai maka nama akan muncul pada tabel penghapusan (gambar 25)
Klik Form Isian
Untuk Cetak
1. Klik Tambah data
Isikan
Data
Klik Simpan

13. MANUAL BOOK
PANGKALAN DATA SEKOLAH, SISWA DAN GURU TAHUN 2018 12
Gambar 25 : Usulan Penghapusan
Dari daftar usulan yang sudah dientry bisa dibatalkan dengan cara di centang pada baris yang dibatalkan
(gambar 25) kemudian klik batalkan penghapusan
7. Data Siswa
Pada menu Data Siswa terdapat fasilitas Lihat data, Download Format Excel, Upload Data, dan Hapus
Data
- Lihat data berfungsi untuk melihat data siswa yang telah di import dari file excel.
- Download Format Excel berfungsi sebagai template data siswa yang telah di sesuaikan dengan tabel
pada dapodik
- Upload Data berfungsi import data dari template excel yang telah terisi
- Hapus Data berfungsi untuk menghapus data yang telah di import
Tahapan pengisian data siswa
a. Klik Download Format Excel (gambar 26)
Gambar 26 : Download Format Excel
b. Pada Dialog box Simpan berkas klik OK
c. Kemudian Buka file excel hasil download
Di centang
Klik
Klik “Ok”

14. MANUAL BOOK
PANGKALAN DATA SEKOLAH, SISWA DAN GURU TAHUN 2018 13
d. Isikan data sesuai dengan format excel dengan cara copy data peserta didik dari dapodik pastekan
pada template excel (perhatian sesuaikan data dengan format text pada excel. Contoh tanggal format
tahun-bulan-tanggal) (gambar 27)
Gambar 27 : Format Excel yang telah terisi
e. Setelah selesai simpan file template dengan format <nama sekolah>.xlsx
f. Upload data siswa dengan cara klik upload data (gambar 27)
Gambar 27 : Upload Data
g. Pilih File excel yang telah disimpan (gambar 28) klik open/buka
Gambar 28 : File excel yang dipilih
Klik Upload Data

15. MANUAL BOOK
PANGKALAN DATA SEKOLAH, SISWA DAN GURU TAHUN 2018 14
h. Setelah dipilih, klik tombol proses
Gambar 29 : Dialog box proses upload
i. Pastikan semua data siswa terupload dengan melihat jumlah record yang tersimpan (gambar 30)
Gambar 30 : status record data yang terupload
j. Setelah data terupload bisa dicek dengan klik lihat data (Gambar 31)
Gambar 31 : Data yang telah terupload
k. Untuk menghapus data bisa dilakukan dengan cara satu persatu maupun sekaligus (Gambar 32)
Gambar 32 : Hapus Data
Klik Proses
1. Centang yang kan
dihapus satu
1. Centang jika semua
dihapus
Setelah dicentang
klik hapus data

16. MANUAL BOOK
PANGKALAN DATA SEKOLAH, SISWA DAN GURU TAHUN 2018 15
l. Setelah diklik hapus maka akan muncul dialog box seperti berikut :
Gambar 33 : Konfirmasi data akan dihapus
m. Klik oke untuk hapus, setelah itu akan muncul status data telah berhasil dihapus
Gambar 34 : Status data berhasil dihapus

17. MANUAL BOOK
PANGKALAN DATA SEKOLAH, SISWA DAN GURU TAHUN 2018 16
8. Merubah Password
- Pilih menu Ganti Password
- Masukkan Password lama
- Masukkan password baru
- Masukkan konfirmasi password baru
- Klik simpan
Gambar 35 : Ganti Password