Activities Analysis

1. RESOURCES &
ACTIVITIES
ANALYSIS
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2. Salve,
sono Mario Rossi il VP del Customer Service
della LuxuryCars S.p.A, azienda che opera
nell’automotive da molti anni.
Bentornati a quello che può essere definito
come un viaggio a puntate che vi porterà a
scoprire come il Process Mining sia riuscito a
cambiare il nostro modo di analizzare,
governare ed efficientare i processi più critici.
Per quelli che avessero perso le puntate
precedenti, è possibile reperirle a questo link:
http://www.processmining.guru/presentazione
-di-una-success-story/

3. Il processo che abbiamo analizzato attraverso
l’uso del Process Mining è quello legato al
tagliando delle nostre autovetture.
La LuxuryCars S.p.A ha una dimensione, in
termini di mercato servito, che si affaccia a tutto
il globo.
Uno delle nostre maggiori virtù che ci
contraddistingue, è l’attenzione che porgiamo al
cliente finale, anche in fase di post vendita.
Ultimamente i nostri indici di qualità hanno
evidenziato un calo che presumiamo derivi da
una cattiva gestione del processo del tagliando
delle vetture, in tutte le nostre filiali.

4. Il mio compito era quindi quello di
organizzare una squadra che ricercasse,
nel minor tempo possibile, una soluzione
efficiente ed efficace che permettesse di
analizzare questo processo nella maniera
più approfondita possibile, creando una
base solida e dettagliata su cui fare
Governance.
Lei è Roberta Viola, nostra HR Manager e
componente del team di ricerca.
Sarà lei a guidarvi oggi insieme ai maggiori
esperti italiani di Process Mining.

5. Buongiorno,
OTConsulting società di consulenza italiana leader
nell’utilizzo del Process Mining, è la realtà che
abbiamo scelto per guidarci in questo viaggio.
Nelle puntate precedenti abbiamo parlato di
Process Discovery, Conformance Checking e
Performance. Non è ancora stato affrontato il tema
al quale io sono più sensibile, ovvero quello delle
Risorse.

6. Come vi avevo già accennato il processo del
tagliando delle vetture ci vede impegnati con più
di 500 dipendenti, distribuiti in tutto il mondo su
5 filiali.

7. Quindi mi state dicendo che posso
vedere in automatico le relazioni che
ci sono tra le attività e le risorse?
Addirittura tra le risorse stesse?
Come abbiamo visto nelle precedenti
puntate tra le informazioni degli
eventi estratti all’interno degli
applicativi, le risorse responsabili delle
attività sono tra quelle necessarie.
Queste informazioni possono essere
analizzate successivamente attraverso
due features automatiche, potenti ed
esclusive di :
- Activity map
- Social Net

8. Esattamente! Nel dettaglio:
- L’Activity Map è una matrice RACI che permette di
aggregare le relazioni tra le attività e le risorse, cioè capire
chi fa cosa
- Il Social Net invece, mette in relazione le risorse stesse
permettendo di identificare graficamente le relazioni tra
le risorse e chi svolge attività simili.
Activity Map Social Net

9. La struttura organizzativa complessa non è un
problema. La versatilità delle Features sta
proprio nel poter visualizzare le informazioni
utilizzando diversi drivers di analisi. Nel caso in
esame ad esempio le diverse filiali.

10. Entriamo nel dettaglio osservando un caso particolare.
La correlazione tra le attività e le risorse viene messa in evidenza anche all’interno
della Dashboard. Analizziamo ad esempio l’attività Richiesta di Assistenza.
Si possono notare dei picchi nel tempo di attesa in coda in corrispondenza di Marzo
ed Agosto, periodi dell’anno in cui, guardano l’activity load, possiamo notare che la
risorsa Leda Reinger, in generale la più implicata nell’attività, non ha effettuato
questo di tipo di attività. A prima vista sembra che vi sia una correlazione diretta tra
la sua assenza e il picco sugli SLA. Sarebbe interessante verificare se non era
effettivamente a lavoro o ha fatto altre attività nel periodo.

11. Verificando nel Resource Load e
nell’Activity Map la risorsa Leda
Reinger è coinvolta anche in altre
attività, però nel periodo preso in
esame risultava effettivamente
assente, dato che non ha svolto altri
tasks.

12. Risorse che svolgono
attività simili
Relazioni tra
risorse
Per approfondire maggiormente l’analisi è molto utile il Social Net. Nelle diverse
viste scopriamo ad esempio quanto Leda Reinger collabori con le altre risorse e
soprattutto quanti Tasks comuni possiede con le altre risorse. Sulla base delle
precedenti analisi e vista il suo impatto sulle performance potrebbe aver senso
assegnarle un nuovo ruolo. Come cambiano le viste?

13. La possibilità di assegnare ruoli diversi alle risorse non fa altro che rendere più chiara
l’analisi. Come si può notare dalle due viste la clusterizzazione mette in evidenza:
- Il livello di collaborazione tra diversi ruoli
- La possibilità di identificare Tasks comuni a risorse che ricoprono ruoli differenti
Relazioni tra
risorse per ruolo
Tasks
comuni

14. Fantastico!
Devo ammettere che nella mia carriera non
avevo ancora incontrato uno strumento così
potente che riuscisse in automatico a
relazionare le singole risorse con le attività che
compongono un particolare processo critico. Il
tutto attraverso viste estremamente intuitive e
compliant con i dati.
Davvero la ciliegina sulla torta!

15. Eccoci arrivati alla fine!
Con la puntata di oggi termina il nostro viaggio,
affrontato assieme ai nostri partner di OT Consulting
che ci hanno fatto scoprire quanto il Process Mining
ed in particolare possa garantire una
visione sui processi mai raggiunta prima.
Uno strumento che rivoluziona il modo di fare
Governance di processo, essendo da un lato
estremamente rapido in quanto automatico ed allo
stesso tempo fedele alla realtà.
Analisi grafica dei Workflow su diverse viste, analisi
avanzata delle performance focalizzata sulle singole
varianti, Conformance Checking ed analisi delle
relazioni tra le risorse.
Il tutto con un semplice click!

16. Noi come LuxuryCars S.p.A abbiamo deciso di
non fermarci qui. Abbiamo deciso di utilizzare
come strumento standard per
la Governance dei nostri processi.
Non lasciarti sfuggire l’occasione di far fare un
salto di qualità alla tua azienda.
Fai come noi, contatta OT Consulting ed avrai
realmente i tuoi processi a portata di mano!