Business discovery

1. AUTOMATIC BUSINESS
PROCESS DISCOVERY
2

2. Salve,
sono Mario Rossi il VP del Customer Service
della LuxuryCars S.p.A, azienda che opera
nell’automotive da molti anni.
Bentornati a quello che può essere definito
come un viaggio a puntate che vi porterà a
scoprire come il Process Mining sia riuscito a
cambiare il nostro modo di analizzare,
governare ed efficientare i processi più critici.
Per quelli che avessero perso le puntate
precedenti, è possibile reperirle a questo link:
http://www.processmining.guru/presentazione
-di-una-success-story/

3. Il processo che abbiamo analizzato attraverso
l’uso del Process Mining è quello legato al
tagliando delle nostre autovetture.
La LuxuryCars S.p.A ha una dimensione, in
termini di mercato servito, che si affaccia a tutto
il globo.
Uno delle nostre maggiori virtù che ci
contraddistingue, è l’attenzione che porgiamo al
cliente finale, anche in fase di post vendita.
Ultimamente i nostri indici di qualità hanno
evidenziato un calo che presumiamo derivi da
una cattiva gestione del processo del tagliando
delle vetture, in tutte le nostre filiali.

4. Il mio compito era quindi quello di
organizzare una squadra che ricercasse,
nel minor tempo possibile, una soluzione
efficiente ed efficace che permettesse di
analizzare questo processo nella maniera
più approfondita possibile, creando una
base solida e dettagliata su cui fare
Governance.
Lui è Carlo Verdi, nostro IT manager e
componente del team di ricerca.
Sarà lui a guidarvi oggi insieme ai
maggiori esperti italiani di Process
Mining.

5. Esatto!
Quello che voglio condividere con voi oggi è il
primo risultato che ci è stato presentato da OT
Consulting, società di consulenza leader
nell’utilizzo del Process Mining, che abbiamo
coinvolto per questo progetto.
Tutto quello che vedrete è stato ottenuto in
maniera automatica a pochi giorni dal meeting
iniziale. Un risultato incredibile!

6. Come ricorderete tutto parte dall’estrazione
degli eventi dai nostri applicativi riguardanti un
anno di tagliandi di autovetture, che abbiamo
fornito alla prima visita.
Una volta fatta qualche operazione di ETL, per
uniformare i diversi datasource provenienti dagli
applicativi che gestiscono il processo, abbiamo
provveduto ad importare i dati su
Una breve mappatura con le informazioni
necessarie ed in automatico, in pochi secondi..

7. Ecco che si ottiene un’immagine
aggregata che descrive il processo.
Essendo una vista per frequenze
mette in luce quelle
che sono le attività più o meno
frequenti (contraddistinte dall’intensità
del colore blu) e transizioni (maggiore
lo spessore, maggiore è la frequenza).
Ogni attività e transizione è
caratterizzata dal numero di
esecuzioni. Quali sono le attività
frequenti? Ingresso Officina, Inizio
Lavori, Inserimento tagliando, Fine
lavori e Chiusura.

8. 5 EVENTI
6d16h
7 EVENTI
5d
8 EVENTI
1wks
Variante 1 Variante 2 Variante 3
Ma non solo, possiamo disaggregare la vista precedente analizzandone le
varianti, dalla più frequente ( l’Happy Path) a quella più rara.
Ognuna di queste si contraddistingue per numero di attività e per Lead
Time.
Per esempio esiste una variante, la terza, che impiega una settimana con 3
attività in più rispetto alla variante più frequente.

9. Fantastico, ma come sapete noi abbiamo diverse
filiali dislocate in diversi continenti.
E’ possibile sapere come il processo viene gestito
nelle diverse parti del mondo?

10. IT
US
JP
Certo che si! La stessa vista è ottenibile
filtrando per filiale. Come si vede dalle
immagini, differiscono sia in termini di
frequenza che in ordine di esecuzione delle
attività. La filiale USA, ad esempio, si distingue
dalle altre per aver effettuato frequentemente
l’Inserimento tagliando prima dell’Ingresso

11. Queste viste sono sicuramente interessanti, sarebbe bello poterle
confrontare con il nostro modello di riferimento.
A dire la verità noi lo possediamo, in formato standard BPMN.
Ottimo!
Basta caricarlo e sfruttare la potenza del Process
Mining per quello che noi chiamiamo:
Conformance Checking.

12. IT
US
JPIn rosso le attività e transizioni
presenti nel modello di
riferimento ma mai effettuate
nella realtà. Viceversa in verde.
Come vedete, USA e JAPAN sono
meno Compliant della filiale
ITALIANA.

13. Davvero incredibile, ricapitolando
abbiamo ottenuto in pochi click e
automaticamente:
• Una vista complessiva che mi
suggerisce le attività e transizioni più
frequenti
• La possibilità di filtrare per varianti di
frequenza e per driver personalizzati
• Un Conformance Checking per capire
quanto siamo Compliant con il modello
di riferimento
C’è un modo per individuare la criticità
delle attività ragionando sui tempi e
non sulle frequenze?
Certamente!
, attraverso i suoi
algoritmi di Process Mining è in grado
di offrire altre viste interessanti!
Andiamo a vederle..

14. La vista che vedete al mio fianco permette
di analizzare il processo focalizzandosi
solamente sulle performance:
tempi medi di esecuzione e di attesa in coda
tra le attività, tempi di scodamento, risorse
medie e massime allocate per attività.
Andiamo nel dettaglio del processo:
Due sono le transizioni che impattano di
più:
- Tra Attesa ricambi e Spedizione dove il
tempo di attesa è di una settimana e 1
gg
- Tra Spedizione e Diagnosi in uscita dove
si impiega più di 5 gg.

15. Come ricorderete l’estrazione degli eventi
faceva riferimento ad un anno di tagliandi. Ci
si vuole soffermare su alcune finestre
temporali precise?
Nessun problema, lo si può fare utilizzando la
funzionalità di Animation che ripercorre
l’intero anno di analisi.
I pallini rappresentano le macchine ed i colori
evidenziano le performance delle attività in
quel preciso istante.
Siamo al 20 di Marzo, Spedizione Ricambi e
Assistenza hanno avuto qualche problema.

16. Sensazionale!
In questa puntata abbiamo osservato il disegno
del proceso automaticamente derivato dai dati
sia con una vista per frequenze che per tempi,
lo abbiamo confrontato con il nostro modello di
riferimento per osservare quanto siamo
Compliant ed abbiamo fatto un Replay
dell’intero anno di tagliandi.
Nella prossima invece parleremo di Process
Intelligence, un’evoluzione della più comune
Business Intelligence ma con un focus
esclusivamente orientato al processo e le sue
varianti.
Il viaggio si fa sempre più interessante.
Alla prossima!